Projekti kavandamine

Transcription

1 Projektijuhtimine tarkvaarenduses Teema 2: Projekti kavandamine Peeter Normak 1

2 4.10 tunni kava 1. Kodutöö nr 1: Ettepanekud konspekti ja esitluse täiendamiseks Analüüsiülesanded Projektiideede esitlused 2. Projektiplaani koostamise kavandamine. 3. Projektiplaani struktuur, alaeesmärgid ja tegevused. 4. Projekti ajagraafik. 5. Riski- ja kvaliteedihalduse kavandamine. 6. Tulemuste levitamine ja rakendamine; projekti mõju hindamine. 7. Eelarve koostamine. 8. Projektiplaani vormistamine. 2

3 Kodutöö nr 1 3

4 Kodutöö nr 1 (töö õppematerjaliga) 1. Peatükkide 1 ja 2 iga 2. taseme alateema kohta kirjelda kahe lausega, mida oleks antud alajaotuses võinud käsitleda põhjalikumalt nii loengus kui ka konspektis: kokku 2x(6+8) = 28 lauset. 2. Sõnasta peatüki 3 kohta kolm küsimust või probleemi, mida võiks järgmises tunnis diskuteerida või käsitleda põhjalikumalt. 3. Näide: projektijuhi personaalsete kompetentside võrdlus eesti- ja ingliskeelse õpperühmade vahel. 4

5 Kodutöö nr 1 (analüüs) 1. Analüüsi loengukonspekti lisas 2 olevat projekti esialgset kava. Millised on selle suurimad nõrkused ning millised aspektid oleksid võinud selles olla põhjalikumalt avatud? 2. Projekti vajaduse põhjendus Lae alla ja täida failis PJ-Kodutoo-1.pdf sätestatud ülesanded. Kirjuta välja (ja võta 4. okt. loengule kaasa) ülesannete nr 4, 5, 9, 10, 11, 12 lahendused. 5

6 Kodutöö nr 1 projekti vajaduse põhjendus 1. Sõnasta ITjuht projekti vajaduse põhjenduse kolm kõige suuremat: tugevust puudust. 2. Eeldusel, et ITjuht projekti taotlus ei olnud edukas eelkõige nõrga vajaduse põhjenduse pärast, mis olid teie arvates eitava otsuse olulisimad põhjused? 3. Sõnasta TVjuht projekti vajaduse põhjenduse kolm kõige suuremat: tugevust puudust. 4. Sõnasta TVjuht projekti vajaduse põhjenduse kolm kõige suuremat tugevust ja kolm kõige suuremat puudust võrreldes ITjuht projekti vajaduse põhjendusega. 6

7 Projektiideed (realiseeritakse sinisega märgitud) 1. Tartumaa alushariduse juhtide digipööre. 2. Tallinna kesklinna lasteaiale haridustehnoloogilise õppeklassi loomine. 3. Arvutiklassi loomiseks vajalike ressursside taotlemine. 4. Õpihaldussüsteemide kaardistus. 5. Tunnikava Infootsingutund üldhariduskoolides (3 nädiskava). 6. Digilõhe (õpetajate haridustehnoloogiliste pädevuste määratlemine). 7. Nutiseadmete kasutamine. Seenioritele ( Vaata maailma jätkukursus). 8. Tahvelarvutid kutsekooli (eeluuring). 9. Tarkvaraprojekt Kooliralli (kontseptsioon ja üldine disain). 10. Üliõpilaste ootused õppeainele Interdistsiplinaarne projekt (uuring). 11. Vaenlase kuvamise äpp. 12. Veebipõhine koolitusprogramm/õpikeskkond uue töötaja koolitamiseks. 13. Koostöö huvi- ja üldhariduslike koolide vahel. 14. MF (minifirma) Digitund (Väätsa põhikooli näitel). 15. Kas osta kooli tahvelarvuteid (uuring vajaduse väljaselgitamiseks)? 16. Digiõppepäevad õppevarapank. 7

8 Projekti kavandamise faasi eesmärk Kvaliteetse projektiplaani õigeaegne esitamine 8

9 Projekti kavandamise faasi ülesanded 1. Leida antud tingimustes optimaalne projekti eesmärgi saavutamise meetod (kuidas saavutada projekti eesmärk?). 2. Koostada projektiplaan (kuidas projekti eesmärgi saavutamine kirjeldada?). 3. Saavutada projektiplaani aktsepteeritus olulisemate osapoolte poolt (kuidas saavutada projekti tunnistamine osapoolte poolt vajalikuks?). 9

10 Projektiplaani koostamine 10

11 Projektiplaani koostamise kavandamine 11

12 Projektiplaani kavandamise põhitegevused Kavandamiskoosolek (füüsiline!): 1. Projekti eesmärgi ja selle saavutamise põhitegevuste kokkuleppimine. 2. Projektiliikmete vahel projektiplaani koostamise ülesannete jagamine (sh peavormistaja kokkuleppimine ning sisseostuvajaduse määratlemine). 3. Projektiplaani koostamise ajagraafiku fikseerimine. 4. Projektiplaani koostamisel kasutatavate suhtlusvahendite kokkuleppimine. 12

13 Juht liikmetele Projektiplaani koostamise ajagraafik I - näide Liikmed juhile Juht liikmetele Liikmed juhile Toomas Jaan Jaan? Jaan Jaan Rein Rein? Kai Tiiu Tiiu, Kai Kai Tiiu Kai Kai? Kõik Juht ise Rein,Kai,Toomas? Kõik Jaan Jaan T0 T1 T2 T3 T4 Tähtaeg ( T3 1. TO tähtaegade T1...T4 ja muud kokkulepped (näiteks: viited täpsustada alles kuupäevaks 13

14 Projektiplaani koostamise ajagraafik II Võimalikud erisused projektiplaani koostamisel:! rohkem kui üks tsükkel! vahepealsete nõupidamiste läbiviimine! põhimõtteliste muudatuste sisseviimine ( docs! teksti ühisloome (näit. Google Näited:! Teksti kompilatsioon: SF taotlemise ebaõnnestumine 2002.! Eelleping: Göteborgi loobumine.! Kontakt: ERASMUS (tööstusdoktor) õppekavaprojekti mitteesitamine. 14

15 Soovitused (projektiplaani koostamise ajagraafik) Kavanda problemaatiliste tegevuste läbiviimiseks ajavaru. Arvesta kokkulepete täitmisega viimasel hetkel. Arvesta kokkulepete mittetäitmise võimalustega. Projektiplaan tuleks kokku panna ühe (äärmisel juhul kahe tihedalt koostööd tegeva) inimese poolt. 15

16 Projektiplaani koostamise üldskeem Projektiplaani koostamise üldskeem on üldjuhul tagant ettepoole : Projekti eesmärk " Alaeesmärgid/Tegevused " Ajagraafik " Eelarve Suurte projektide puhul kavandatakse tegevused sageli alaeesmärkide (töörühmade) kaupa. 16

17 Projektiplaani struktuur, alaeesmärgid ja tegevused 17

18 Näide projektiplaani struktuur 1. Üldjuhul nõutavad projektiplaani alajaotused: põhiandmed (sh projekti eesmärk, kestvus, maksumus, juhtiv institutsioon) taust (sh vajadus, projektiliikmete eelnev tegevus antud valdkonnas) tegevused ajagraafik organisatsioon/haldamine tulemuste levitamise ja rakendamise kavad eelarve mõjuhinnang lühikokkuvõte NB! Kui tellija poolt on seatud mingid nõuded, siis tuleb neid ka sisuliselt (st mitte formaalselt) järgida. Näide: EL 5 RP taotlus: 6 FR + 1 BE. 18

19 Lisaks võib olla nõutud kirjeldada: $ partneritevaheline senine koostöö Projektiplaan - täiendavad aspektid $ koostöö ettevõtete ja projektiväliste institutsioonidega $ kasutatavad metoodikad ja vahendid $ projekti tulemi edasiarendamise perspektiivid $ rahvusvahelisus $ kasutatavate mõistete definitsioonid $ vastavus standarditele, autoriõiguse regulatsioonidele ja eetikanormidele $ projekti loogiline maatriks $... Erinevate aspektide arvestamine: vahepealne auditeerimine, hindamiskriteeriumid (sh lävendid ja kaalud). 19

20 Alaeesmärkide ja tegevuste määratlemine - põhimeetodid Põhimeetoditeks on (NB! Neid võib kasutada ka kombineeritult):! ülalt alla ( top-down ) esmalt määratletakse põhieesmärk, seejärel alaeesmärgid, misjärel tegevused! analoogia rakendamine aluseks võetakse varem teostatud sarnase projekti plaan! juhiste rakendamine lähtutakse etteantud struktuurist! alt üles ( bottom-up ) kõigepealt kirjeldatakse nõuete komplekt, misjärel need rühmitatakse ja määratletakse alaeesmärgid rühmiti. 20

21 Alaeesmärkide ja tegevuste määratlemine - põhiprobleemid 1. Põhiprobleemid:! alaeesmärgid on liiga kitsad, ei taga projekti eesmärgi saavutamist! alaeesmärke on liiga palju ja nad ei ole struktureeritud! kohustused/õigused/vastutus ja alaeesmärgid ei ole kooskõlas ( lennueskadrill! motivatsioonisüsteem ja alaeesmärgid ei ole kooskõlas (N: (... kaasajastada,! alaeesmärgid ei ole mõõdetavad (N: parandada, 2. Isetegemise (teenuste sisseostmise) dilemma: Do what you can do best outsource the rest. 3. Absoluutse ja suhtelisuse dilemma (ala)eesmärkide määratlemisel ja tulemuslikkuse hindamisel: leida tasakaal kvaliteedi ja projekti vajaduste vahel. 21

22 Näide: projektiplaani struktuur I (koolituskursuse/mooduli ( loomiseks 1. BACKGROUND, RATIONALE AND OBJECTIVES 1. Describe the educational and socio-economic rationale for the proposed course module. 2. Describe the educational level and the priority area. 3. Identify clearly the target groups (learners), their educational needs and their requirements for support. 4. Outline the short-, medium- and long-term market for the proposed course module. 5. Describe the expected impact and benefits of the proposed course. 6. Identify the reasons for applying a multi-country app roach to the development (and dissemination) of the course. 7. Describe how the course ties in with existing educational structures in the partner countries. 8. Define clear and measurable objectives and expected outputs of the project. 2. METHOD 1. Describe the course module design and structure, development methodology, curriculum structure and content, duration, tutoring approach, learner assessment methods and, where relevant, the applied accreditation system. 2. Describe the different study material components which will be included in the course package (printed and electronic course material, teacher and learner guides, tuition and learner assessment systems etc.). 3. Describe media and technologies to be used for the development of the course material. 4. Describe media and technologies to be used for the delivery of the courses. 5. Describe anticipated learner support methods and roles of teachers and tutors. 6. Describe the role of Phare distance education study centres in the development and delivery of the course. 7. Describe methods for measuring the efficiency and effectiveness of the course and the applied methods, including learner and teacher/tutor satisfaction. 8. Describe needs for and approaches to training of course developers, teachers/tutors and study centre staff who will be involved with the proposed course. 22

23 Näide: projektiplaani struktuur II (koolituskursuse/mooduli loomiseks WORK CONTENT AND SCHEDULE 1. Phases: Define clearly the different phases of the project and outline the tasks and activities to be undertaken as well as the outputs within the various phases. 2. Task Sheet: Fill-in Form C1 for each of the defined tasks and activities. 3. Project Flowchart: Set up a global Project Flowchart with clear identification of tasks and activities, outputs and milestones, the period and location in which the activities will take place. A sample flowchart is provided in Form C2. However, you are, of course, free to design your own flowchart according to the specific nature and structure of your project). PROJECT MANAGEMENT 1. Set up an organisation chart, clearly identifying the chosen management structure (such as steering commit tee, project manager, task managers etc.) as well as roles and responsibilities of the participating partner organisations. 2. Describe the management capability of the contracting Coordinator and Lead Partner. 3. Describe management techniques and quality assurance procedures. 4. Describe the communication structures and techniques that you will set up in order to ensure efficient communication among the partners during the lifetime of the project. 23

24 Näide: projektiplaani struktuur III (koolituskursuse/mooduli ( loomiseks 1. THE CONSORTIUM 1. Describe shortly the profile of the Consortium, its partners and the key staff members to be involved in the project. Describe their relevant experience in the production of distance education course material and cooperation at an international level. Include CVs of key staff members. Full partner profiles should be given in Section E of the application forms. 2. Describe the mechanisms for involving the users in the project. 2. INFORMATION AND DISSEMINATION PLANS 1. Describe your plans for informing potential users, authorities and organisations about the project and its results. 2. Describe your marketing plans: How will you announce the course module and how will you inform and provide counselling to potential learners. 3. EXPLOITATION PLANS 1. Describe the consortium s plans for further exploitation and development of the course after the end of the project, i.e. once the course module has been developed and tested, the pilot implementation has been completed and the evaluation data are available. 4. ECONOMIC AND SOCIAL IMPACT 1. Estimate the potential economic and social impact of the proposed course module in particular and the impact of the project on the further development of distance education in the participating organisations and countries in general. 2. Describe the project s relevance to European integration. 24

25 Näide: koolitusprojektide hindamiskriteeriumid I Üldhariduskoolile suunatud koolitusprojektide puhul hinnatavad näitajad: 1. Kas ja kuidas on projekt seotud üldhariduskoolis kehtiva õppekavaga? 2. Kas projekt aitab kaasa kogu Eesti hariduse arengule ja kui pikas perspektiivis võib tulemust oodata? 3. Kas projekti raames loodavad väärtused on kasutatavad enamikes koolides (st on olemas piisav tehniline ja inimjõuline ressurss)? 4. Kas projekti eelarve on reaalne? 5. Kas projekti ajakava on reaalne? 6. Kas projekti läbiviijad on piisavalt kvalifitseeritud? 7. Millised võivad olla projekti võimalikud negatiivsed tagajärjed Eesti koolile ja haridussüsteemile? 8. Hinnang koolitusmaterjalidele 9. Hinnang koolituse praktilisele tööle 10. Hinnang projektitaotluse vormistuslikule küljele 11. Hinne projektile kümne palli skaalal. 25

26 Näide: koolitusprojektide hindamiskriteeriumid II 1. Hinne 10: väljapaistev projekt (äärmiselt aktuaalne, parimad võimalikud koolitajad, projektitaotlus põhjalikult läbi töötatud, eelarve adekvaatne). Taotlus rahuldada täies mahus, ilma mingite muudatusteta. 2. Hinne 8: väga hea (aktuaalne, heatasemelised koolitajad, projektitaotlus põhjalikult läbi töötatud, eelarve adekvaatne). Taotlus rahuldada, võib-olla mõningate ebaoluliste muudatustega. 3. Hinne 6: rahuldav (aktuaalne, koolitajate tase rahuldav, projektitaotlus rahuldavalt läbi töötatud, eelarve adekvaatne). Taotlus rahuldada, arvestades ekspertkomisjoni pakutud muudatustega. 4. Hinne 5: tinglikult rahuldav (aktuaalne, koolitajate tase rahuldav, projektitaotlus rahuldavalt läbi töötatud). Taotlus uuesti esitada, arvestades ekspertirühma soovitustega. 5. Hinne 4: puudulik (ei ole aktuaalne või koolitajate tase mitterahuldav või ei ole projektitaotlus rahuldavalt läbi töötatud). Taotlust mitte rahuldada. 6. Hinne 2: äärmiselt nõrk (ei ole aktuaalne, koolitajate tase mitterahuldav, projektitaotlus ei ole rahuldavalt läbi töötatud). Taotlust mitte rahuldada, taotluse uuestiesitamine perspektiivitu ka ümbertöötatud kujul. 7. Hinne 1: perspektiivitu (antud tüüpi koolitust põhimõtteliselt ei toetata). 8. Juhul, kui ei ole tegemist puhta variandiga, siis saab hinde osas rakendada kaalutud keskmist ning siduda projekti rahastamine teatud tingimuste täitmisega

27 Diskussioon Millised on teenuste sisseostmise (outsourcing) olulisemad positiivsed ja võimalikud negatiivsed aspektid? 27

28 Sisseostmise positiivsed aspektid Tuleb eristada toote ja teenuse ostmist (procurement ja outsourcing). Sisseostmise positiivsed aspektid: 1. Tarnija läbi kaasatakse projekti täitmisse täiendav kompetents. 2. Võimaldab fokuseeruda põhitegevustele. 3. Soetatavate ressursside valik on suurem ja dünaamilisem. 4. Võimaldab inimressursside paindlikumat kasutamist. Otsustamise põhivahendiks on kulu- ja riskianalüüs tuleb valida variant, mille puhul riskide realiseerumisest tulenevad kahjud oleksid väiksemad. 28

29 Sisseostmise ohud 1. Projektijuhi võimalused protsesse mõjutada on piiratumad, mistõttu teenusega seonduvate probleemide lahendamine võib venida. 2. Tarnija on vähem kursis tellija organisatsiooni, probleemide ja nõuetega, mistõttu saadud teenus erineb oodatavast. 3. Konfidentsiaalse info lekkimine, intellektuaalomandi vargus. 4. Sõltuvus tarnijaorganisatsiooni seisundist (pankrot). 5. Lepingus mittekajastatud varjatud kulude kandmine. 6. Teenusega kaasnevad kõrvaltegevused on ebakvaliteetsed. N: tellitud veebilehe inglise keel on halb. 7. Halduskoormuse kasv. 8. Pärsib enda arendamise motivatsiooni. 29

30 Diskussioon 1. Millistel juhtudel võiks projekti kavandamisel võtta aluseks eelkõige tegevused, millistel juhtudel alaeesmärgid? 2. Millistel juhtudel võiks projektide planeerimisel kasutada alt-üles meetodit? 3. Millistest valikukriteeriumitest lähtuksite mingi teenuse sisseostmisel? 30

31 Soovitused (projektiplaani koostamine) 1. Võimalusel osale eksperdina/retsensendina projektiplaanide hindamisel. 2. Võimalusel tutvu teiste poolt koostatud edukate projektiplaanidega ja retsensioonidega. 3. Projektiplaani koostamisel arvesta kindlasti hindamiskriteeriumitega (sh lävendite ja kaaludega kui need peaksid olema kehtestatud). 31

32 Projekti ajagraafik 32

33 Projekti ajagraafik - mõiste Ajagraafik on projekti alaeesmärkide, tegevuste ja nendevaheliste seoste kujutus ajateljele. Ajagraafik:! aitab saada projektist terviklikku ülevaadet (sh tegevustevahelisi seoseid)! võimaldab paremini planeerida ressursse! aitab otsustada, millal oleks vaja korrigeerida oma tegevusi! vähendada riske. Ajagraafiku põhilised esitusviisid: lintdiagramm (bar chart, Gantt chart) nooldiagramm (CPM chart, PERT chart). 33

34 Põhimeetodid ajakulu hindamisel:! Eksperthinnangud Projekti ajagraafik koostamise meetodid! Analoogiliste varasemate projektide analüüs! Simuleerimine! Põhjus-tagajärg analüüs. Kriitilisel ahelal peavad olema suubumispuhvrid; nende kestvuse määratlemisel arvestada riske. Projekti võimaliku kestvuse hindamise rusikareegleid : 25% (x+4y+z)/6. 34

35 Projekti ajagraafik - mõjurid Ajagraafiku koostamisel arvestamist vajavad faktorid:! inimestel on harjumus teha töö tähtajaks ka juhul, kui tähtaeg on liiga pikk,! inimestel on harjumus hinnata tööks kuluvat aega liiga optimistlikult,! tegevuse hakitus pärsib süvenemist ja viib aja ülekulule,! ajaületused kumuleeruvad, üksikule tegevusele kuluva aja kokkuhoid kogu projekti seisukohalt reeglina ajavõitu ei anna,! mingi tegevuse esmakordne sooritus võib osutuda väga aeganõudvaks, kogemuste olemasolu on oluline tegevuste kiirendamise faktor ( kompetents annab tugevuse, kogemus kiiruse,! fookus kriitilisele ahelale. Oluline ei ole mitte niivõrd aja kokkuhoid, kuivõrd aja ülekulu vältimine. 35

36 Soovitused (ajagraafik) 1. Ajagraafiku koostamisel ei saa lähtuda vaid kavandatava projekti tegevustest, vaid tuleb arvestada ka täitjate muude tegevuste ja kohustustega (vanemaja õppepuhkused, teistes projektides osalemine jmt). 2. Mingis lõigus tähtaja ületamisel tuleks kogu ajagraafik üle vaadata: reeglina ajaületust tasa teha ei õnnestu, pigem vastupidi. 36

37 Haldamise kavandamine Eesmärk: kirjeldada projekti subjektid ning nende töökorraldus. Haldamise olulisimad aspektid:! projektimeeskonna ja tugiüksuste (järelvalverühm/supervisory group, nõunike rühm) struktuur ja ülesanded. N: vastutusmaatriks - responsibility (assignment) matrix (RACI matrix): R Responsible (kes teeb), A Accountable (kes kontrollib ja võtab töö vastu), C Consult (kes nõustab), I Informed (keda peab informeerima). SG roll.! töö ja aruandluse korraldus! riski- ja kvaliteedihaldus, konfliktide käsitlemine Tähtsus on projekti keerukusest/mahust eksponentsiaalses sõltuvuses. Näited: 1) EL 5.RP 6.RP 7.RP; 2) partnerit. Väikesemahuliste projektide puhul (eriti individuaalsete projektide puhul) ei pruugi projektiplaan projekti haldamist üldse käsitleda. 37

38 Riski- ja kvaliteedihalduse kavandamine 38

39 Riskihaldus definitsioon ja ülesanne 1. Risk on tegevuse tulemi mõõdik, mis mõõdab ebasobiva tulemi saamise võimalikkust (st mõõdab soovitud tulemuse saamise määramatust). 2. Risk on tõenäosuslik suurus; lihtsaim arvutusvalem M/N. 3. Riskihalduse ülesandeks on riskide hoidmine soovitaval tasemel kuluefektiivsel viisil. 39

40 Riskihaldus - üldskeem Üldskeem: Riski identifitseerimine Riski analüüs Riski vähendamine. Põhiprobleem: leida optimaalne riskide haldamise kulutuste tase (projektiti võib olla see erinev, kuid üldjuhul ei tohiks see ületada.( maksumusest 10% projekti NB! Riskide all peab käsitlema nii projektisiseseid kui väliseid riske. NB! Üldjuhul on riskide suurimaks allikaks inimene, vähemal määral informatsioon/andmed ja seejärel taristu. 40

41 Riskihaldus riski analüüsi elemendid 1. Riski analüüsil tuleks määratleda järgmised elemendid: Riskiallikad Riskitasemed (väga madal madal keskmine kõrge väga kõrge) Kuluhinnangud (tühine väike... katastroofiline) Kestvuse hinnangud. Osapoolte riskitaluvus (kaotuse kandmise võime) 2. Analüüsi tulemused on otstarbekas esitada kas tabeli (igale riskile üks rida) või maatriksi (igas lahtris riskide loetelu, millel on ühesugune tõenäosus-mõju; skaalaks väga madal-madal-keskminesuur-väga suur) kujul. 3. Riskide vähendamise tegevus on otstarbekas juba algselt kavandada vaid juhul kui Hind(p 1 #p 2 ) << (p 1 -p 2 )$h, h riski realiseerumise hind 41

42 Võimalikke tehnikaid:! kirjalike allikate analüüs! ajurünnak! Delphi-tehnika! intervjuud! SWOT-analüüs ( analüüs! diagrammanalüüs (põhjus-tagajärg!... Riskide määratlemise tehnikad Näited realiseerunud riskidest: EMT autode loosimine; EITS pankrott. Riskide määratlemise tehnikad võivad projekti erinevatel etappidel olla erinevad, vt ka PMBOK Guide peatükk Project Risk Management. 42

43 Diskussioon 1. Millised on olnud teie osalemisel täidetud projektide olulisemad ajakava ületamise põhjused? 2. Loetleda võimalikke riske, mis tulenevad vähesest koostööst tarbijaga. 43

44 Diskussioon Kuidas defineerida kvaliteet? 44

45 Kvaliteedi mõiste käsitlus ajaloolises (20.sajand) perspektiivis 1. Edwards Deming: kvaliteet on pidev täiustumine, mis saavutatakse senise kogemuse analüüsi, tulemuste interpreteerimise ja edasises tegevuses arvestamise läbi. 2. Joseph Juran: kvaliteet on kasutatavuse määr. Esmane on määratleda ning mõtestada kasutaja vajadused. Propageeris 80:20 suhet (Pareto printsiip: 80% probleeme tuleneb 20% põhjustest). 3. Philip Crosby: kvaliteet on nõuetele vastavuse määr. See tuleb tagada preventiivselt, mitte katse-eksituse meetodil. 4. Genichi Taguchi: eelnevalt määratletud eesmärgist erinevuse määr. Käsitles toote kvaliteeti koos selle loomise protsessi kvaliteediga. 5. Tänapäeval ei ole ühtset käsitlust: filosoofias, äris, muusikas jne erinavad käsitlused. Üldiselt tolerantsipiirkonda (alumise ja ülemise piiriga määratud vahemikku) kuuluvus. 45

46 Kvaliteedihaldus/juhtimine Kvaliteet on suhteline, mitte absoluutne kategooria (hambumuse või kammikujund). Kvaliteedihalduse protsessid: kvaliteedi planeerimine/kavandamine (standardite/raamistike, dokumentide, indikaatorite jmt määratlemine) Kvaliteedikindlustus (kvaliteeti tagavate tegevuste läbiviimine) Kvaliteedikontroll (tulemuste jälgimine ja muudatuste kavandamine). Kvaliteedistandardid peaks määratlema juba projekti planeerimise faasis. Oluline määratleda head kvaliteediindikaatorid (olemuslikud karakteristikud). Näide: e-õpe. 46

47 Kvaliteedikindlustuse põhimõtted ja vahendid Kvaliteedihalduse planeerimisel tuleb määratleda kvaliteedikindlustuse põhimõtted ja vahendid, nagu näiteks: (..., tagasisideküsitlused! koostöö tarbijaga (kaasamine, piloteerimine,! informeeritus/kompetentsus (koolitus, uuringud, )! projektisisene koostöö (vastatikune informeeritus, tegevuse kooskõlastatus, )! toetavad protsessid (testimine, töövahendite haldus, analüüsid,..)! laiema konteksti arvestamine (Näide: tööelu (potentsiaalsed!) vajadused kutsekirjeldus/kutsestandard õppekava kvalifikatsioon/kutse atesteerimine). Kvaliteedikindlustuse vahendid võivad olla nii projektisisesed kui ka projektivälised. 47

48 EFQM täiuslikkuse põhimõtted 5 võimaldajat; juhtimine, inimesed, strateegia, partnerlus, protsessid. 4 tulemust: inimesed, klient/tarbija, ühiskond, tulemuslikkus. Põhimõtted: 1. Tulemustele orienteeritus 2. Kliendikesksus 3. Eestvedamine ja eesmärgi ühtsus 4. Protsessidele ja faktidele tuginev juhtimine 5. Töötajate arendamine ja kaasamine 6. Pidev õppimine, innovatsioon ja parendamine 7. Partnerluse arendamine 8. Ettevõtte sotsiaalne vastutus EFQM - European Foundation for Quality Management (

49 Soovitus (kvaliteedihaldus) 1. Kvaliteetse tulemi eelduseks on selle tulemini viiva protsessi kvaliteet, mistõttu tuleks määratleda ja mõõta ka protsessi kvaliteeti mõõtvad indikaatorid ning vastavalt ka oma protsesse täiustada ( kas me teeme õigeid asju õigesti ). 2. Kvaliteediindikaatorid peaks juba projektikavandamise faasis kokku leppima. Probleem: kvaliteediindikaatorid ja kvaliteedikindlustuse vahendid (vähemal määral ka kvaliteedikindlustuse põhimõtted) on projektispetsiifilised. 49

50 Tulemuste levitamine ja rakendamine, projekti mõju hindamine 50

51 Tulemuste levitamine ja rakendamine Tulemi levitamine (dissemination): eesmärgiks teavitamine. Tulemi rakendamine (exploitation): eesmärgiks juurutamine. Rakendamine on hierarhilise iseloomuga: mingi projekti tulem võib leida rakendust järgmises, järgmise tulem omakorda rakendust jne. Näide 1: Laste intellektuaalsete võimete kujunemise alased uuringud Intellektuaalsete võimete arendamiseks koolitusmetoodikate väljatöötamine Koolitusmetoodikate rakendamiseks juhendmaterjalide väljatöötamine Pilootkoolituste (ja samaaegselt tegevusuuringu) läbiviimine Näide 2: liigutustegevuse analüüs (videooperaator, programmeerija, matemaatik, anatoom, treener). Sageli liigitatakse projekti tulemi levitamise ja rakendamisega seotud tegevusi projektiväliste tegevuste hulka. 51

52 Projekti mõju võib olla mitmemõõtmeline:! lühiajaline või pikaajaline! lokaalne, rahvuslik, rahvusvaheline Projekti mõju hindamine! otsene või kaudne (rahvusvaheline mõõde, Eesti-sisene koostöö, kogemuste omandamine)! spetsiifiline või universaalne/valdkonnaülene (näiteks koostöö tihendamine või ressursi suurendamine). Projekti (tulemi) mõju võib olla märkimisväärne isegi juhul, kui projekti eesmärk jääb formaalselt saavutamata (Näide: Tempus JEP 11202). Projekti mõju hindamine (ja selle hilisem tagamine) on paljude avaliku sektori (sh EL; küsimus: miks?) poolt finantseeritavate projektide probleem. 52

53 Eelarve koostamine 53

54 Eelarve koostamise lähteandmestik Projekti eelarve hõlmab kõikide projekti täitmiseks vajalike ressursside hinnangut rahalises väljenduses. Seejuures peab silmas pidama laiemat konteksti, sh projekti ajalistest raamidest väljaulatuvat (näiteks tarkvaraarendusprojektis testimiskulude vähendamine võib põhjustada ülalhoiukulude olulise suurenemise tarkvara kasutuselevõtul). Eelarve koostamine tugineb järgmistele andmetele:! tegevus- ja ajakava (mis omakorda tulenevad projekti eesmärkidest/ ( skoobist ( vahendid! planeeritavad ressursid (sh tehnoloogilised! kulu/hindemäärad! Ajalooline ja muu täiendav informatsioon (näiteks pikemaajaliste projektide korral inflatsioonihinnang). 54

55 Eelarvepositsioonid Nõutavad eelarvepositsioonid kehtestab projekti finantseerija. Sagedamini esinevad eelarvepositsioonid: Töötasukulud Üldkehtivad tööjõumaksud (Eestis sotsiaal- ja töötuskindlustusmaks) Töövahendid Lähetuskulud Sidekulud Muud kulud Kasutatakse põhiliselt järgmiseid meetodeid:! alt-üles meetod: leitakse kõikide tegevuste kulud ning liidetakse. Vajadusel korrigeeritakse tegevusi.! analoogia kasutamine (ülalt-alla meetod): lähtutakse mingi sarnase varasema projekti tegelikest kuludest.! parameetriline meetod: lähtutakse mingist formaalsest kulumudelist. 55

56 Eelarve - probleemid 1. Kaudsete (sh infrastruktuuri) kulude probleemid:! määratlemise keerulisus. N: TLÜ teadusprojektide üldkulud! Aktsepteeritavus. 2. Olulisemad probleemid/vead:! kulud on mittetäielikud (näiteks töötuskindlustusmaks arvestamata)! arvutusvead! ebareaalsed (kas liiga kõrged või liiga madalad) hinnad! projekti seisukohalt mittevajalikud või ebapiisavalt põhjendatud kulud! mittelegaalsed kulud. N: Doc@Home. 3. Kaasfinantseerimine. 4. Võimalike kokkuhoiuvõimaluste äranäitamine. NB! Oluline on (mittekirjutatud) heade tavade arvestamine. 56

57 Diskussioon Millised on asutustevahelise töörühma plussid ja miinused ühe asutuse inimestest moodustatud töörühma suhtes? 57

58 Projektiplaani vormistamine 58

59 Projektiplaani vormistamise üldised aspektid 1. Projektiplaani vormistamisel arvestamist vajavad aspektid:! formaalsed nõuded! loogilisus, terviklikkus ja ülevaatlikkus. N: OPAH esimene taotlus.! piisavus/täielikkus ja kompetentsus/põhjendatus (igale retsensendi võimalikule küsimusele on vastus)! arusaadav, korrektne ja adekvaatne keelekasutus! Tilk tõrva meepotis põhimõtte arvestamine (üks mittearusaadav või problemaatiline lause võib osutuda ( saatuslikuks N: TPÜ juristi kandidaat Pedagoogika Ülikool 2. Vormistamise tehnoloogia:! portfoolio kasutamine projektiplaani üksikute osade koostamisel (vajadusel ( kokkulepped ( koostamisel! sobiva arvutitarkvara kasutamine (eelkõige ajagraafiku ja eelarve! indikaator NB! Projektiplaani kvaliteet on projektimeeskonna kvaliteedi 59

60 1. Vormistamisel vajavad erilist tähelepanu:! sissejuhatus! lühikokkuvõte Projektiplaani fookused 2. Sissejuhatus: asjakohasus. N: digitaalse teadusinfo kättesaadavus e-õpe. fokuseeritus veenvus 3. Lühikokkuvõte:! projekti põhieesmärk! olulisemad alaeesmärgid ja/või metoodikad ( hüpoteesid! muud olulisemad aspektid (näiteks teadusprojektide puhul 4. Lühikokkuvõtte probleemid: märksõnad ja olulisima kajastamine (tulenevalt mahupiirangust) 60

61 Eesmärk: projekti sisu ülevaatlik esitamine tabeli kujul. Tabelis olevate suuruste selgitus:! Indikaatorid võivad olla nii kvalitatiivsed kui kvantitaiivsed ( raammaatriks ) Projekti loogiline maatriks! Kontrollimeetodid hõlmavad nii projektisiseseid kui -väliseid instrumente! Eelduse ja riskid hõlmavad nii projektisiseseid kui -väliseid eelduseid ja riske! Tulemuste sõnastus on üldisem, nende kirjeldus konkreetsem! Sisendite all kajastatakse nii projekti täitmiseks vajalik olemasolev kui ka veel mitteolemasolev ressurss Artefaktid Indikaatorid Kontrollimeetodid Eeldused ja riskid Projekti üldeesmärk Indikaatorite loetelu Hindamise meetodid ja vahendid Otsesed/vahetud eesmärgid ( alaeesmärgid ) Projekti tulemuste loetelu Tulemuste kirjeldus Projekti tegevuste loetelu Tegevuste tulemite loetelu Tegevusi käsitlevad dokumendid Projekti sisendite loetelu (kui pole üldeesm. eelduste all)

62 Kodutöö nr 2 (töö õppematerjaliga) 1. Loe läbi projektijuhtimise konspekti peatükid 4 ja Peatüki 3 kuni 2. taseme alateemani 3.13 kirjelda kahe lausega, mida oleks antud alajaotuses võinud käsitleda loengukonspektis põhjalikumalt: kokku 13 lauset. 3. Sõnasta peatükkide 4 ja 5 kohta kokku kolm küsimust või probleemi, mida võiks järgmises tunnis diskuteerida või käsitleda põhjalikumalt. 4. Saada punktide 2 ja 3 all kirjapandu hiljemalt aadressile pnormak@tlu.ee. 5. Tutvu käesolevas esitluses punase kirjaga märgitud allikatega. 62

63 Kodutöö nr 2 (analüüs) 1. Sõnasta tervikliku kvaliteedijuhtimise (Total Quality Management, TQM) põhimõtted ja analüüsi, milles seisneks nende põhimõtete rakendamine teie poolt kavandatud projekti täitmises. 2. Tutvu projektijuhtide eetikakoodeksi Project Management Professional Code of Professional Conduct põhinõuetega ning määratle, milliste nõuete järgimine on olulisim teie igapäevases professionaalses tegevuses. 3. Analüüsi dokumendis IVA2_esmane-projektiplaan.doc olevat esmast projektiplaani ning leia vastused järgmistele küsimustele: a) Millised on selle dokumendi kolm suurimat puudust? b) Millised on selle dokumendi kolm suurimat tugevust? c) Eeldusel, et see taotlus ei leidnud toetust, mis võisid olla toetuse mittesaamise olulisimad põhjused juhul kui 1) taotlus esitati EITSA-ile, 2) taotlus esitati äriettevõttele (koos tekstis EITSA asendamisega ning pakkumisega toote valmimisel kõik õigused äriettevõttel üle võtta)? 63

64 Kodutöö nr 2 (eksamitöö koostamine) 1. Koos projektmeeskonna teiste liikmetega koosta valitud projekti esialgne plaan. 64

65 Järgmine loeng: Pühapäev 18. oktoobril kell Teema: Projektide täitmine ja lõpetamine 65

66 Mida käsitleda loengus põhjalikumalt? 1. Programmi ja skoobi mõisted. 2. Projekti kavandamise kulude katmine. 3. Koostöö mittesujumisel ebamugavast partnerist loobumise otsustamine. 4. Kuidas projekti kavandamisel arvestada võimalusega, et saadakse vajalikust väiksem summa. 5. Hea idee müümise meetodid. 6. Näiteid finantseerijate prioriteetide kohta. 7. Rohkem visualiseerida. 66

67 Mida käsitleda konspektis põhjalikumalt? 1. Raamistikud ja mudelid (PMBOK Guide, PMCD FW, PMMM, POMMM, ) on käsitletud liiga põhjalikult. 2. Näiteid erinevatest projektitüüpidest, nende eripärast. 3. Rohkem Eesti institutsioonidest (Kvaliteediühing, jutimiskvaliteedi auhind, projektijuhi kutsestandard, infolehed), ka näiteid (suurte projektide näiteid vähemaks). 4. Vajaduse (AsIs-ToBe vahe) hindamine. 5. Potentsiaalsed finantseerijad Eestis ja rahvusvaheliselt. 6. SMART-nõudeid. 7. Näiteid projektide taasesitamise kohta. 67

68 Mida käsitleda täna põhjalikumalt? 1. SWOT roll projektide kavandamisel. 2. Mõjuanalüüs 3. Näited Eesti riigiinstitutsioonide poolt rahastatavate projektide seast, mis kõnetaksid just haridustehnolooge (realistlik ja kontekstis) 4. Kvaliteedi- ja riskihaldus. 5. Projekti eelarve - kui üksikasjalik peaks olema? 6. Projekti kavandamise eeldatav ajakulu. 7. Kuidas käituda, kui tellijal ja täitjal on projekti nõuete osas eriarvamused? 68

69 IKT kutsehariduse... esialgse kava nõrkused Vähene informeeritus: 1) REKK esitas 2004.a ESF projekti RÕK-ide (sh IT) koostamiseks, 2) kutsekvalifikatsioonisüsteem oli olemas. Probleemide ja tegevuskava vähene kooskõla: probleemina on nimetatud kutseõppeasutuste ja tööturu vähest koostööd. Projekti eesmärkides see ei kajastu. Liialt laialivalguv (mittefokuseeritus): 1) kutseharidust reguleerivate normdokumentide väljatöötamine, 2) õppekavade koostamise tugisüsteemi loomine, 3) kutseõpetajate koolitussüsteemi väljatöötamine, 4) õpihaldus-süsteemi, kursuste ja õpiobjektide väljatöötamine. Kaasfinantseerimise 25% kataks HTM vaid juhul, kui taotleja oleks kutseõppeasutus, mitte ülikool. Kokkuvõte: ülikooli ressursse liigselt kurnav, samas kui ülikooli arendamisse mitte eriti panustav. 69

70 ITjuht tugevused ja nõrkused Tugevused: 1. On toodud ära vastavus riiklike strateegiatele ja arengukavadele. 2. Õppekava täitmiseks on kavandatud oluline veebitugi. 3. Kavandatud on tihe koostöö ettevõtetega. Nõrkused: 1. Vajadust pole sisuliselt põhjendatud (tekst ei vasta pealkirjale). 2. Tekst ei ole akadeemiline: halvasti struktureeritud, mittefokuseeritud, üldsõnaline ja täis kirjavigu; väited on viitamata/põhjendamata. 3. Terminoloogiline ebakorrektsus ( ettevõte - äriettevõte, rahvusvaheline õpikeskkond ). 4. Tekst on deklaratiivne ( Kolmandaks soodustab arendatav õppekava IKT alast rahvusvahelist koostööd. ). Oleks pidanud kirjeldama kavandatavaid meetmeid ja laskma hindajatel otsustada, kas need soodustavad piisavalt rahvusvahelist koostööd. 5. Ei selgu ülikooli võimekus projekt edukalt täita; pigem seatakse see võimekus kahtluse alla ( Hetkel puudub IT juhtimisvaldkonnaga seotud uurimissuund, rõhumine ettevõtete spetsialistide kaasamisele). 6. Ei selgu, kas projekti kavandamisel tugineti asjakohastele analüüsidele ja uuringutele. 70

71 ITjuht mittetoetamise põhjused 1. Vajadust pole sisuliselt põhjendatud (tekst ei vasta pealkirjale). 2. Ei selgu ülikooli võimekus projekt edukalt täita; pigem seatakse see võimekus kahtluse alla ( Hetkel puudub IT juhtimisvaldkonnaga seotud uurimissuund, rõhumine ettevõtete spetsialistide kaasamisele). 3. Tekst ei ole akadeemiline: halvasti struktureeritud, mittefokuseeritud, üldsõnaline ja täis kirjavigu; väited on viitamata/ põhjendamata. 71

72 TVjuht tugevused ja nõrkused Tugevused: 1. Projekt tugineb analüüsile. 2. Vajadus on põhjendatud. 3. Taotleja võimekus projekt kvaliteetselt täita on veenvalt välja toodud. 4. Tekst on hästi struktureeritud ja korrektse keelekasutusega. Puudused: 1. Ei ole käsitletud koostööd teiste ülikoolidega. 2. Ei ole käsitletud vastavust riiklike strateegiate ja arengukavadega. 3. Välisüliõpilaste värbamisele on pühendatud ebaproportsionaalselt palju ruumi. 72

73 TVjuht tugevused-nõrkused võrreldes ITjuht taotlusega Tugevused: 1. Vajadus on põhjendatud. 2. Taotleja võimekus projekt kvaliteetselt täita on veenvalt välja toodud. 3. Tekst on hästi struktureeritud ja korrektse keelekasutusega. Nõrkused: 1. Ei ole käsitletud vastavust riiklike strateegiate ja arengukavadega. 2. Ei ole käsitletud koostööd ettevõtetega. 3. Ei ole käsitletud koostööd teiste ülikoolidega. 73

74 PMCD Framework Personal competencies (186, 102) ( 14 (30, Communicating 6.1 Actively listens, understands and responds to stakeholders (11,4) 6.2. Maintains lines of communication (3,4) 6.3 Ensures quality of information (12,3) 6.4 Tailors communication to audience(4,3) ( 25 (30, Leading 7.1 Creates a team environment that promotes high performance (6,10) 7.2 Builds and maintains effective relationships (8,6) 7.3 Motivates and mentors project team members (8,7) 7.4 Takes accountability for delivering the project (8,2) 7.5 Uses influencing skills when required (9,4) ( 15 (19, Managing 8.1 Builds and maintains the project team(5,6) 8.2 Plans and manages for project success in organized manner (6,7) 8.3 Resolves conflict involving project team or stakeholders (7,2) ( 17 (32, Ability Cognitive 9.1 Takes a holistic view of project (6,4) 9.2 Effectively resolves issues and solves problems (9,2) 9.3 Uses appropriate project management tools and techniques (5,8) 9.4 Seeks opportunities to improve project outcome (12,3) ( 14 (17, Effectiveness 10.1 Resolves project problems (9,2) 10.2 Maintains project stakeholder involvement, motivation and support (6,7) 10.3 Changes at the required pace to meet project needs (3,5) 10.4 Uses assertiveness when necessary (6,3) ( 10 (43, Professionalism 11.1 Demonstrates commitment to the project (14,0) 11.2 Operates with integrity (9,2) 11.3 Handles personal and team adversity in a suitable manner (6,1) 11.4 Manages a diverse workforce (3,5) 11.5 Resolves individual and organizational issues with objectivity (11,2) Numbriline identifikaator eesti rühm: suurim erinevus p-des 7.5 ja

75 Eesti laste mõtlemine - olematu disjunktsioon Logic operators and quan1fiers at age 10 to a 90% 80% 77% 70% 60% 50% 49% 40% 30% 20% 16% 23,0% 10% 0% 2% 7% 5% 2% 1,0% Erika Matsak,

76 1. Hind 2. Tarnija kompetents ja kogemused Teenuse sisseostmise valikukriteeriumid 3. Tarnija poolt projekti eesmärkide mõistmine 4. Tehniline lahendus 5. Senine koostöökogemus 6. Tarnija tootmisvõimekus 7. Lepingutingimused (sh garantiitingimused, omandiküsimused, riskide jagunemine jne) 8. Tarnija majanduslik seis 9. Referentsid 76