Manual Pembelajaran. Tajuk Kursus: Pengenalan kepada sistem OfficeCentral. Julai Authentic Venture Sdn Bhd

Transcription

1 Manual Pembelajaran Tajuk Kursus: Pengenalan kepada sistem OfficeCentral Julai Authentic Venture Sdn Bhd

2 TABLE OF CONTENTS 1 - PENGENALAN DAFTAR DAN LOG MASUK KE SISTEM LOG MASUK PERMULAAN SUSUNATUR APLIKASI KONFIGURASI SISTEM KONFIGURASI AKAUN JABATAN-JABATAN DALAM SYARIKAT (DEPARTMENTS) CAWANGAN-CAWANGAN ATAU LOKASI DALAM SYARIKAT (LOCATIONS) JAWATAN-JAWATAN DALAM SYARIKAT (DESIGNATIONS) KLASIFIKASI KERJA DALAM SYARIKAT (JOB CLASSIFICATIONS) CUTI UMUM CUTI NEGERI HUMAN RESOURCE MANAGEMENT SYSTEM (SISTEM PENGURUSAN PEKERJA) STAFFS MANAGEMENT (PENGURUSAN PEKERJA) LEAVES MANAGEMENT (PENGURUSAN CUTI) ATTENDANCE MANAGEMENT (PENGURUSAN MAKLUMAT KEHADIRAN) MOVEMENT MANAGEMENT (PENGURUSAN PERGERAKAN PEKERJA) COURSES (KURSUS) PAYROLL (SISTEM PENGURUSAN GAJI) KONFIGURASI PENGIRAAN GAJI (PROFIL GAJI) ELAUN/PENGURANGAN GAJI PEKERJA (ADJUSTMENTS) SLIP GAJI KEWANGAN TUNTUTAN PEKERJA (CLAIM) Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 1

3 7.2 PENDAHULUAN (ADVANCES) PERMOHONAN BAYARAN (PAYMENT REQUISITION) BAUCER PEMBAYARAN (PAYMENT VOUCHERS) BAUCER BAYARAN TUNAI RUNCIT (PETTY CASH VOUCHERS) MODUL PENGURUSAN HUBUNGAN PELANGGAN (CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT / CRM) PEMILIHAN (SELECTIONS) KATEGORI BUKU HARGA (PRICEBOOK CATEGORIES) INDEKS PENCAPAIAN STAFF (KEY PERFORMANCE INDEX / KPI) BUKU HARGA (PRICEBOOK) INVENTORI (INVENTORY) BUKU CONTACT (CONTACT BOOK) POTENSI JUALAN/PROJEK (POTENTIALS) KOMUNIKASI (COMMUNICATIONS) INVOICING PERAKAUNAN (ACCOUNTING) KONFIGURASI PERAKAUNAN TRANSAKSI PERKAUNAN (ACCOUNTING TRANSACTIONS) IMPORT TRANSAKSI (IMPORT TRANSACTIONS) MELULUSKAN TRANSAKSI PENGHUTANG DAN PEMIUTANG (DEBTORS AND CREDITORS) LAPORAN PERAKAUNAN DASHBOARD Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 2

4 1 - PENGENALAN OfficeCentral merupakan satu sistem yang menggunakan teknologi awan (internet cloud-based software) dan merangkumi modul-modul penting untuk menguruskan sesebuah syarikat iaitu HRMS, Kiraan Gaji (Payroll), Akaun dan Pengurusan Pelanggan (CRM). OfficeCentral adalah satu aplikasi web yang direka khas untuk syarikat-syarikat industri kecil dan sederhana untuk membantu mereka menguruskan syarikat mereka dengan lebih mudah dan lancar. Hubungi Kami Authentic Venture Sdn. Bhd. ( H) 906B, Tingkat 2, Blok D Kompleks Diamond, Bangi Business Park Bandar Baru Bangi Selangor, Malaysia. P: / E: sales@ventures.com.my Sekiranya anda memerlukan sebarang bantuan/pertanyaan berkenaan system OfficeCentral, sila hubungi kami atau di support@ventures.com.my. Hakcipta Terpelihara Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 3

5 2 DAFTAR DAN LOG MASUK KE SISTEM OfficeCentral merupakan aplikasi web yang direka khas untuk syarikat-syarikat industri kecil dan sederhana untuk membantu mereka menguruskan syarikat mereka dengan baik. Untuk mengakses sistem ini, para pengguna boleh menggunakan Google Chrome atau Mozilla Firefox (atau mana-mana Internet Browser yang bersesuaian). OfficeCentral mengandungi beberapa modul seperti berikut: Accounting Payroll CRM HRMS OfficeCentral Point of Sale 2.1 LOG MASUK Gambar 2.1 Log Masuk ke Sistem OfficeCentral LOG MASUK Untuk log masuk ke sistem, sila layari ke Masukkan nama pengguna (username) dan juga kata laluan (password) anda untuk mengakses sistem OfficeCentral Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 4

6 MENGAPA? Dengan menggunakan nama pengguna dan kata laluan, hanya anda yang boleh akses akaun anda. Pastikan anda tidak berkongsi kata laluan anda dengan orang lain untuk mengelakkan penyalahgunaan akaun dan data. Sekiranya anda khuatir bahawa kata laluan anda telah diketahui oleh orang lain, anda boleh menukarkan kata laluan anda setelah log masuk ke sistem. PENDAFTARAN Untuk yang belum mempunyai nama pengguna, boleh mendaftar dengan menekan link Click here to Register di bahagian atas dan isikan data yang diperlukan. akan digunakan sebagai username. Gambar 2.2: Pendaftaran untuk Sistem OfficeCentral HOME Setelah log masuk ke sistem, anda akan pergi ke page Home seperti di bawah: Gambar 2.3 : Home Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 5

7 3 - PERMULAAN Seperti sistem-sistem aplikasi web yang lain, OfficeCentral dibahagikan kepada beberapa bahagian untuk memudahkan user untuk menggunakan sistem tersebut. Setiap bahagian dan data dibahagikan seperi berikut: 3.1 SUSUNATUR APLIKASI Menu Utama Menu Kedua Bahagian Data MENU UTAMA Gambar 3.1 : Susun atur aplikasi OfficeCentral Menu Utama berada di bahagian atas aplikasi mengandungi menu alikasi. Terdapat beberapa menu besar yang ditunjukkan melalui gambar untuk membantu pengguna melayari sistem dengan cepat dan mudah. MENU KEDUA Menu Kedua pula diletakkan di bahagian bawah Menu Utama. Menu Kedua mengandungi hyperlinks, enjin carian, info pengguna dan juga butang logout. BAHAGIAN DATA Bahagian Data pula terletak di bahagian bawah Menu Kedua dan mengandungi ruangan paling besar. Kesemua data dalam sistem terletak di bahagian ini. MENGAPA? Dengan menggunakan susun atur yang seragam ini membolehkan anda menguruskan akaun anda dengan mudah dan berkesan Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 6

8 4 KONFIGURASI SISTEM 4.1 KONFIGURASI AKAUN TUKAR KATA ATAU KATA LALUAN (SEKIRANYA PERLU) Selepas anda pergi ke menu Settings, pergi ke bahagian Account seperti gambar di bawah: CARA MENUKAR Gambar 4.1 : Settings > Account 1. Isikan anda di bahagian kiri dan tekan butang Change 2. Sila pastikan anda dieja dengan betul kerana kesemua notifikasi berkenaan OfficeCentral akan dihantar ke ini. 3. Nama pengguna anda masih menggunakan nama pengguna yang asal walaupun anda menukar anda di sini. CARA MENUKAR KATA LALUAN 1. Anda boleh menukar password anda jika anda merasakan password yang asal tidak selamat digunakan. 2. Anda perlu isikan kata laluan sekarang (Current Password) dan juga kata laluan yang baru sebanyak dua kali. (New Password & Confirm New Password) 3. Apabila telah selesai isi maklumat yang diperlukan, tekan submit di bahagian bawah page Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 7

9 PROFIL SYARIKAT Setelah selesai, anda pergi ke bahagian seterusnya iaitu Company Profile. Anda akan lihat seperti gambar di bawah: Gambar 4.2 : Settings > Account > Company Profile MENGAPA? Profil syarikat adalah penting untuk diisikan kerana ia akan digunakan dalam laporan dan juga sebarang dokumen seperti Quotation yang dikeluarkan melalui OfficeCentral KONFIGURASI PROFIL SYARIKAT Isikan borang Company Profile sehingga lengkap. 1. Anda hendaklah mengisi semua maklumat yang diperlukan didalam Company Profile tersebut. Basic Information: Informasi tentang syarikat. Informasi ini penting kerana kesemua reports di dalam OfficeCentral akan menggunakan data di sini. Contact Person Information: Orang yang boleh dihubungi sekiranya terdapat apa-apa terbaru tentang OfficeCentral. Address: Masukkan alamat syarikat yang ingin ditunjukkan dalam report, sebutharga dan sebagainya yang disediakan melalui OfficeCentral. Financial Information: Masukkan nombor pendaftaran syarikat untuk institusi-institusi tersebut untuk kegunaan menyediakan report gaji. Additional Information: Masukkan data syarikat untuk membolehkan OfficeCentral memaklumkan kepada anda sekiranya terdapat sistem atau feature terbaru yang bersesuaian dengan syarikat anda. Apabila telah selesai semuanya, tekan butang Save Changes di bahagian atas kanan page dan tekan Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 8

10 CARA MENUKAR LOGO SYARIKAT 1. Anda juga boleh meletakkan lambang/logo company dengan pergi ke bahagian Logo seperti gambar di bawah. Gambar 4.3: Logo Syarikat 2. Jika anda ingin meletakkan gambar, tekan butang Choose File dan pilih gambar yang anda mahukan. 3. Jika anda ingin menukar gambar, tekan butang Choose File dan pilih gambar yang anda mahukan. 4. Selepas itu, anda tekan butang Upload dan logo company akan ditunjukkan seperi dalam gambar di atas. 5. Apabila telah selesai semuanya, tekan butang Save Changes di bahagian atas kanan page. 6. Dengan ini, semua maklumat berkenaan dengan syarikat anda telah pun diisi beserta dengan logo/lambang syarikat. 4.2 JABATAN-JABATAN DALAM SYARIKAT (DEPARTMENTS) MENAMBAHKAN JABATAN-JABATAN DALAM SYARIKAT Untuk menambahkan jabatan-jabatan (departments) dalam syarikat anda pergi ke bahagian Settings di dalam menu Settings. 1. Pergi ke Settings tersebut dan anda akan lihat isi kandungan didalamnya seperti Departments, Locations, Designations, Job Classifications, Public Holidays dan State Holidays. 2. Tekan di Departments. 3. Anda akan lihat departments yang telah sedia ada. Jika ada tambahan departments di syarikat anda, tekan sahaja dia butang Add di bahagian atas Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 9

11 Gambar 4.4: Departments MENGAPA? Kebanyakan syarikat mempunyai lebih dari satu jabatan. Dengan menamakan jabatan yang baru selaras dengan jabatan-jabatan yang wujud di syarikat anda, anda dapat mengklasifikasikan perkerja anda dengan lebih mudah. CARA MENAMBAH JABATAN (DEPARTMENT) BARU 1. Isikan maklumat yang diperlukan. Gambar 4.5: Tambah Department baru Contoh: Name : Human Resource Description : Mengurus hal-ehwal pekerja Apabila telah selesai, tekan butang Save di bahagian kanan atas page. 2. Lakukan ini berulang kali sehingga kesemua jabatan dalam syarikat anda telah ditambah Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 10

12 CARA MENGUBAHSUAI DATA Anda boleh mengubahsuai maklumat Department dengan menekan butang Edit pada department yang hendak diubahsuai. CARA MEMADAM DATA Anda boleh juga memadam mana-mana data yang tidak diperlukan dengan menekan butang Delete pada data yang hendak dipadam. Hanya data yang belum digunakan sahaja yang boleh dipadam. Data yang sudah dipadam tidak boleh dikembalikan semula. 4.3 CAWANGAN-CAWANGAN ATAU LOKASI DALAM SYARIKAT (LOCATIONS) OfficeCentral membenarkan anda menambahkan cawangan-cawangan dan lokasi dalam syarikat anda. MENGAPA? Kebanyakan syarikat mempunyai lebih dari satu lokasi ataupun cawangan. Dengan menamakan lokasi atau cawangan yang baru selaras dengan lokasi-lokasi yang wujud di syarikat anda, anda dapat mengklasifikasikan perkerja anda dengan lebih mudah. Hal ini juga membolehkan sistem mengira cuti dengan automatik dengan mengambilkira public holiday dan state holiday berdasarkan lokasi pekerja. MENAMBAHKAN LOKASI DALAM SYARIKAT Untuk menambahkan cawangan-cawangan syarikat anda pergi ke bahagian Settings di dalam menu Settings. 1. Pergi ke Settings tersebut dan anda akan lihat isi kandungan di dalamnya seperti Departments, Locations, Designations, Job Classifications, Public Holidays dan State Holidays. 2. Tekan Locations. 3. Anda akan lihat Locations yang telah sedia ada. Jika ada tambahan lokasi di syarikat anda, tekan sahaja dia butang Add di bahagian atas. Gambar 4.6: Locations Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 11

13 CARA MENAMBAH LOKASI BARU 1. Isikan maklumat yang diperlukan. Gambar 4.7: Tambah Location baru Contoh: Country State Name Description : Malaysia : Selangor : Bandar Baru Bangi Branch Office : No. 906B, Level 2, Block D, Kompleks Diamond, Bandar Baru Bangi. 2. Apabila telah selesai, tekan butang Save di bahagian kanan atas page. 3. Lakukan ini berulang kali sehingga kesemua cawangan dalam syarikat anda telah ditambah. CARA MENGUBAHSUAI DATA Anda boleh mengubahsuai maklumat Location dengan menekan butang Edit pada location yang hendak diubahsuai. CARA MEMADAM DATA Anda boleh juga memadam mana-mana data yang tidak diperlukan dengan menekan butang Delete pada data yang hendak dipadam. Hanya data yang belum digunakan sahaja yang boleh dipadam. Data yang sudah dipadam tidak boleh dikembalikan semula Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 12

14 4.4 JAWATAN-JAWATAN DALAM SYARIKAT (DESIGNATIONS) Dalam sistem OfficeCentral, setiap pekerja boleh menjawat satu jawatan. Oleh itu, anda boleh menambahkan jawatan-jawatan yang terdapat dalam syarikat anda di bahagian Designations. MENGAPA? Kebanyakan syarikat mempunyai lebih dari satu jawatan. Dengan menamakan jawatan yang baru selaras dengan jawatan-jawatan yang wujud di syarikat anda, anda dapat merekodkan jawatan perkerja anda dengan lebih mudah. CARA MENAMBAH JAWATAN BARU 1. Pergi ke Settings kembali dan klik di Designations. 2. Sistem akan memaparkan jawatan-jawatan yang telah sedia ada didalam system. Gambar 4.8: Tambah Designation baru 3. Jika anda mahu menambah jawatan lain di dalam syarikat, tekan butang Add seperti yang ditunjukkan dalam gambar di atas. Gambar 4.9: Tambah Designation baru Contoh: Name Description : Driver : Membawa kenderaan Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 13

15 4. Apabila telah selesai, tekan butang Save di bahagian kanan atas page. CARA MENGUBAHSUAI DATA Anda boleh mengubahsuai maklumat jawatan dengan menekan butang Edit pada data yang hendak diubahsuai. CARA MEMADAM DATA Anda boleh juga memadam mana-mana data yang tidak diperlukan dengan menekan butang Delete pada data yang hendak dipadam. Hanya data yang belum digunakan sahaja yang boleh dipadam. Data yang sudah dipadam tidak boleh dikembalikan semula. 4.5 KLASIFIKASI KERJA DALAM SYARIKAT (JOB CLASSIFICATIONS) Dalam sistem OfficeCentral, anda boleh menambahkan klasifikasi kerja dalam syarikat. Dengan ini, anda dapat mengklasifikasikan pekerja anda dengan lebih mudah. MENGAPA? Klasifikasi pekerja digunakan untuk memberikan keistimewaan yang berlainan untuk klasifikasi pekerjaan yang berlainan seperi jumlah cuti tahunan dan sebagainya. Jika semua pekerja diberi cuti yang sama sahaja, maka tidak perlu untuk membuat apa-apa penambahan pada bahagian ini. CARA MENAMBAHKAN KLASIFIKASI KERJA DALAM SYARIKAT 1. Jika anda ingin membuat sebarang penambahan pada bahagian ini, tekan pada butang Add. Tekan pada link Delete untuk memadam mana-mana cuti yang tidak diperlukan. Link Edit pula digunakan sekiranya ingin mengubahsuai data tersebut. Gambar 4.10: Tambah Job Classification baru Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 14

16 Gambar 4.11: Tambah Job Classification baru Contoh: Name Description : Pelajar Praktikal : Pelajar praktikal dari universiti 2. Apabila telah selesai, tekan butang Save di bahagian kanan atas page. CARA MENGUBAHSUAI DATA Anda boleh mengubahsuai maklumat data dengan menekan butang Edit pada data yang hendak diubahsuai. CARA MEMADAM DATA Anda boleh juga memadam mana-mana data yang tidak diperlukan dengan menekan butang Delete pada data yang hendak dipadam. Hanya data yang belum digunakan sahaja yang boleh dipadam. Data yang sudah dipadam tidak boleh dikembalikan semula. 4.6 CUTI UMUM Public Holiday adalah bertujuan untuk meletakkan apa-apa cuti yang disyhtihar didalam negara (cuti umum) yang diikuti oleh syarikat. MENGAPA? Dengan memasukkan cuti ke dalam sistem, sistem akan mengira bilangan cuti yang diambil oleh pekerja secara automatik. Jika terdapat sebarang cuti lain yang diambil selain dari cuti yang terdapat didalam sistem ini, anda boleh menambah cuti tersebut. Oleh itu, sekiranya anda mempunyai pekerja yang bekerja di negara yang berlainan, anda masih boleh menggunapakai OfficeCentral dengan berkesan. MENAMBAHKAN CUTI UMUM YANG DIIKUTI OLEH SYARIKAT 1. Anda boleh menekan butang Add untuk menambah cuti-cuti lain yang diperlukan dan link Delete untuk memadam mana-mana cuti yang tidak diperlukan. Link Edit pula digunakan sekiranya ingin mengubahsuai data tersebut Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 15

17 Gambar 4.12: Tambah Public Holiday baru 2. Anda hendaklah mengisi maklumat yang dikehendaki di page tersebut. Gambar 4.13: Tambah Public Holiday baru Contoh: Country : Malaysia Name : Maulidur Rasul Description : Menyambut kelahiran Nabi Public Holiday Date : 12 January Apabila telah selesai, tekan butang Save di bahagian kanan atas page. CARA MENGUBAHSUAI DATA Anda boleh mengubahsuai maklumat data dengan menekan butang Edit pada data yang hendak diubahsuai Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 16

18 CARA MEMADAM DATA Anda boleh juga memadam mana-mana data yang tidak diperlukan dengan menekan butang Delete pada data yang hendak dipadam. Hanya data yang belum digunakan sahaja yang boleh dipadam. Data yang sudah dipadam tidak boleh dikembalikan semula. 4.7 CUTI NEGERI State Holiday bertujuan untuk meletakkan apa-apa jenis cuti yang diikuti oleh syarikat anda mengikut negeri masing-masing. MENGAPA? Dengan memasukkan cuti ke dalam sistem, sistem akan mengira bilangan cuti yang diambil oleh pekerja secara automatik. Jika terdapat sebarang cuti lain yang diambil selain dari cuti yang terdapat didalam sistem ini, anda boleh menambah cuti tersebut. Oleh itu, sekiranya anda mempunyai pekerja yang bekerja di negara yang berlainan, anda masih boleh menggunapakai OfficeCentral dengan berkesan. MENAMBAHKAN CUTI NEGERI YANG DIIKUTI OLEH SYARIKAT 1. Anda boleh menekan butang Add untuk menambah dan link Delete untuk memadam mana-mana cuti yang tidak diperlukan. Link Edit pula digunakan sekiranya ingin mengubahsuai data tersebut. Gambar 4.14: Tambah State Holiday baru 2. Anda hendaklah mengisi maklumat yang dikehendaki di page tersebut Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 17

19 Gambar 4.15: Tambah State Holiday baru 3. Contoh : State : Selangor Name : Hari Keputeraan Diraja Selangor Description : Menyambut Kelahiran Sultan Selangor State Holiday Date : 3 April 2014 CARA MENGUBAHSUAI DATA Anda boleh mengubahsuai maklumat data dengan menekan butang Edit pada data yang hendak diubahsuai. CARA MEMADAM DATA Anda boleh juga memadam mana-mana data yang tidak diperlukan dengan menekan butang Delete pada data yang hendak dipadam. Hanya data yang belum digunakan sahaja yang boleh dipadam. Data yang sudah dipadam tidak boleh dikembalikan semula Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 18

20 5 - HUMAN RESOURCE MANAGEMENT SYSTEM (SISTEM PENGURUSAN PEKERJA) OfficeCentral Human Resource Management System merupakan sistem pengurusan pekerja dan mengandungi beberapa module seperti berikut: Leave Management (Pengurusan Cuti) Attendance Management (Kedatangan) Movement Management (Pergerakan) Staff Management (Pengurusan Pekerja) OfficeCentral HRMS Trainings Management (Kursus) 5.1 STAFFS MANAGEMENT (PENGURUSAN PEKERJA) PENGURUSAN MAKLUMAT PEKERJA Untuk mengakses module Human Resources Management System, pergi ke butang Human Resource (lambang orang) dan klik pada Staff di bahagian tersebut. MENGAPA? Dengan memasukkan maklumat pekerja ke dalam sistem, segala butiran-butiran penting disimpan di dalam sistem dan akan memudahkan pencarian maklumat pada masa hadapan. Hal ini akan menjimatkan masa berbanding perlukan masa untuk membuka dan membelek maklumat dalam fail pekerja tersebut di pejabat. CARA MENAMBAH PEKERJA DAN MAKLUMAT PEKERJA 1. Klik pada List of Staffs. Tujuannya untuk menambah bilangan pekerja yang bekerja di syarikat. 2. Anda boleh menekan butang Add untuk menambahkan pekerja. Tekan butang Edit untuk mendapatkan maklumat mengenai pekerja tersebut Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 19

21 Gambar 5.1: Tambah staff baru 3. Isikan semua maklumat yang diperlukan berkaitan dengan staff tersebut. 4. Contoh : Name : Sara Binti Ali Staff number : 002 Identification number : Gambar 5.2: Maklumat berkaitan staff 5. Apabila telah selesai, tekan butang Save di bahagian kanan atas page. 6. Selapas itu, pergi ke bahagian More Information dibahagian kiri bawah page tersebut. Tujuannya adalah untuk manambah maklumat-maklumat lain berkaitan dengan staff tersebut dan memudahkan CEO atau mana-mana kakitangan menghubungi staff tersebut Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 20

22 Klik disini untuk menanbah maklumat lain mengenai staff tersebut. Gambar 5.3: Maklumat Tambahan berkaitan staff 7. Anda akan lihat page seperti dibawah. Tekan butang Add New untuk menambah maklumat staff tersebut. Gambar 5.4: Maklumat tambahan berkaitan staff 8. Isikan maklumat yang diperlukan di page tersebut Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 21

23 Gambar 5.5: Maklumat tambahan berkaitan staff Contoh: Staff : Sara Binti Ali Name : Emergency Contact (Encik Ali) Description : Sekiranya berlaku kecemasan Phone : MobilePhone : abc@yahoo.com Address : No.656, TKP 10, TAMAN KANTAN PERMAI, 45200, AMPANG, SELANGOR DARUL EHSAN 9. Apabila telah selesai, tekan butang Save di bahagian kanan atas page. 10. Anda akan lihat page seperti dibawah yang telah dikemaskini. Gambar 5.6: Maklumat yang telah dikemaskini 11. Kemudian, pergi semula ke bahagian staff, klik pada List of Staff. Klik butang Edit pada nama staff tadi Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 22

24 12. Anda akan nampak butang Approvers pada bahagian kiri page tersebut. Tekan butang Approvers tersebut dan anda akan lihat page seperti di bawah. Gambar 5.7: Level of approvers 13. Tujuannya adalah untuk melihat siapakah approver untuk staff tersebut. Approver merupakan orang yang meluluskan permohonan untuk staff tersebut. Dalam OfficeCentral, anda boleh menambahkan bilangan approvers dan juga level of approval untuk setiap staff. Level of Approval: Bilangan tingkat kelulusan. Untuk syarikat yang mempunyai lebih dari 1 level kelulusan, kesemua level perlu lulus terlebih dahulu sebelum permohonan tersebut diluluskan. Bilangan approver dalam satu level yang sama: Salah seorang daripada approver boleh meluluskan permohonan untuk membolehkan permohonan tersebut diluluskan. 14. Jika ingin membuat penambahan approver, tekan pada butang Add Approver dan isikan maklumat yang diperlukan Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 23

25 Gambar 5.8: Untuk menambah level of approvers 15. Apabila telah selesai, tekan pada butang Save di bahagian kanan atas page. 16. Untuk melihat semula,pergi ke Approver dan lihat penambahan yang telah dibuat. 17. Untuk memadamkan seseorang approver, tekan butang X pada nama approver tersebut. CARA MENGUBAHSUAI DATA Anda boleh mengubahsuai maklumat data dengan menekan butang Edit pada data yang hendak diubahsuai. CARA MEMADAM DATA Anda boleh juga memadam mana-mana data yang tidak diperlukan dengan menekan butang Delete pada datayang hendak dipadam. Hanya data yang belum digunakan sahaja yang boleh dipadam. Data yang sudah dipadam tidak boleh dikembalikan semula LEAVES MANAGEMENT (PENGURUSAN CUTI) PENGURUSAN MAKLUMAT CUTI PEKERJA Dalam modul ini, anda boleh menguruskan maklumat cuti pekerja termasuklah cuti tahunan dan sebagainya. Sistem OfficeCentral membolehkan para pekerja memasukkan permohonan cuti dan supervisor pula boleh meluluskan permohonan mereka secara online. OfficeCentral boleh mengira bilangan cuti yang diberikan dan tidak membenarkan pekerja memohon cuti melebihi had yang ditetapkan. Untuk akses ke modul ini, anda pergi ke Leave Management dan klik pada Leave Types. 1. Anda akan melihat jenis-jenis cuti yang terdapat didalam syarikat mengikut Akta Pekerjaan 1955 yang telah ditetapkan oleh kerajaan. 2. Sekiranya anda ingin menambah jenis cuti lain, pergi ke butang Add untuk menambah jenis cuti Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 24

26 Gambar 5.9: Untuk tambah cuti baru 3. Masukkan maklumat yang diperlukan. Gambar 5.10: Untuk tambah cuti baru Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 25

27 4. Contoh: Name : Comppasionate Leave Description : Sekiranya berlaku kematian Minimum days to apply : -7 Leave allocation : Annually Setting : Allow probation Leave type parent : None 5. Minimum days to apply adalah dimana pekerja perlu meminta cuti sebelum/selapas dari hari yang telah ditetapkan oleh syarikat. Jika 3,bermaksud pekerja perlu memohon cuti selewat-lewatnya 3 hari sebelum cuti tersebut. Jika -3 (nombor negatif), bermakna perkerja perlu meminta cuti selewat-lewatnya 3 hari selepas cuti tersebut. 6. Apabila telah selesai, tekan butang Save di bahagian kanan atas page. 7. Maklumat tambahan: Leave Allocation: Cara bilangan cuti diberikan kepada pekerja. Sekiranya Annually, bermaksud pekerja mendapat keseluruhan cuti pada waktu awal bekerja. Sekiranya anda menggunakan sistem pro-rate, maka, anda perlu memilih Daily sebagai leave allocation anda. Allow Probation?: Sila tandakan / pada kotak ini sekiranya anda membenarkan staff di bawah tempoh percubaan untuk memohon cuti ini. Leave Type Parent: Sekiranya balance cuti tersebut bergantung kepada cuti yang lain, sila pilih cuti yang lain tersebut sebagai Leave Type Parent. Sebagai contoh, sekiranya anda inginkan setiap kali staff memohon Emergency Leave ditolak dari Annual Leave, anda letakkan Annual Leave sebagai Leave Type Parent kepada Emergency Leave semasa sesi konfigurasi. CARA MENGUBAHSUAI DATA Anda boleh mengubahsuai maklumat data dengan menekan butang Edit pada data yang hendak diubahsuai. CARA MEMADAM DATA Anda boleh juga memadam mana-mana data yang tidak diperlukan dengan menekan butang Delete pada data yang hendak dipadam. Hanya data yang belum digunakan sahaja yang boleh dipadam. Data yang sudah dipadam tidak boleh dikembalikan semula LEAVES ENTITLEMENT SETTINGS (KONFIGURASI BILANGAN KELAYAKAN CUTI) KONFIGURASI BILANGAN CUTI PEKERJA Seterusnya, anda pergi ke Leave, Entitlement Settings dan klik pada link tersebut. Anda akan lihat seperti gambar dibawah. Entitlement Settings merupakan konfigurasi bilangan cuti berdasarkan klasifikasi kerja, jenis cuti dan juga bilangan tahun bekerja di syarikat tersebut Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 26

28 MENGAPA? Dengan menggunakan Leave Entitlement Settings ini, anda boleh melakukan konfigurasi di dalam sistem OfficeCentral untuk mengira bilangan cuti secara automatik berdasarkan klasifikasi dan maklumat pekerja tersebut. Ini akan menjimatkan masa yang anda perlukan untuk mengira bilangan cuti untuk setiap staff berdasarkan maklumat masing-masing seperti tarikh masuk kerja dan juga klasifikasi kerja. CARA KONFIGURASI Kemudiaan Klik pada Bulk Create untuk mengisi maklumat secara pukal dalam satu-satu masa. Anda boleh rujuk pada gambar di bawah. Klik di sini untuk menambahkan maklumat berkaitan cuti dengan kuatiti yang banyak dalam satu masa. Gambar 5.11 : Entitlement settings 1. Anda boleh tekan butang Add untuk tambah, butang Edit untuk mengubahsuai data dan butang Delete untuk memadam data. Klik disini untuk tambahkan maklumat Gambar 5.12 : Bulk Create Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 27

29 Gambar 5.13: Untuk tambah Default Leave Entitlements 2. Jika anda ingin membuat apa-apa penambahan, tekan butang Add dan anda akan lihat seperti di bawah. 3. Isikan segala maklumat yang diperlukan. Gambar 5.14: Untuk tambah kumpulan lain 4. Apabila telah selesai, tekan butang Save di bahagian kanan atas page. CARA MENGUBAHSUAI DATA Anda boleh mengubahsuai maklumat data dengan menekan butang Edit pada data yang hendak diubahsuai. CARA MEMADAM DATA Anda boleh juga memadam mana-mana data yang tidak diperlukan dengan menekan butang Delete pada datayang hendak dipadam. Hanya data yang belum digunakan sahaja yang boleh dipadam. Data yang sudah dipadam tidak boleh dikembalikan semula Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 28

30 5.2.3 LEAVES ENTITLEMENTS PROCESSING (PEMPROSESAN KELAYAKAN CUTI) MEMPROSES PENGIRAAN KELAYAKAN CUTI YANG DIBERIKAN KEPADA PEKERJA 1. Seterusnya, pergi ke Leaves dan klik pada Entitlement. 2. Di sini, anda boleh memproses bilangan cuti (leave entitlement) untuk diberikan kepada pekerja anda. Mereka hanya boleh memohon cuti sekiranya mereka mempunyai leave entitlement. 3. Jika anda ada membuat apa-apa penambahan pada Leave Types atau sebarang modifikasi terhadap Default Leave Entitlement Settings, anda hendaklah klik pada Reprocess untuk memproses bilangan kelayakan cuti yang baru kepada para pekerja anda ALL LEAVE APPLICATIONS (SENARAI PERMOHONAN CUTI) SENARAI PERMOHONAN CUTI Dalam OfficeCentral, anda boleh melihat senarai permohonan cuti. Tujuannya adalah untuk melihat kesemua cuti yang telah dihantar oleh pekerja. AKSES MODUL 1. Seterusnya, pergi kepada Leaves dan All Leaves. Gambar 5.15: Untuk tambah cuti 2. Anda boleh juga tekan butang Add untuk memohon cuti bagi pihak pekerja-pekerja yang tidak dapat akses kepada sistem ini. 3. Masukkan segala maklumat yang diperlukan. Gambar 5.16: Untuk tambah cuti Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 29

31 4. Apabila telah selesai, tekan butang Save di bahagian kanan atas page YOUR LEAVE ENTITLEMENT (KELAYAKAN CUTI ANDA) SENARAI KELAYAKAN CUTI Dalam OfficeCentral, anda boleh melihat senarai kelayakan cuti (leave entitlement) anda, jumlah cuti, bilangan cuti yang telah digunakan dan bilangan cuti yang masih ada. AKSES MODUL 1. Seterusnya, pergi kepada Leaves dan klik pada Your Entitlement. 2. Page ini akan memaparkan jenis-jenis cuti yang ada dan jumlah baki cuti yang masih ada. Gambar 5.17: Maklumat mengenai cuti Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 30

32 5.2.6 APPROVE LEAVE (MELULUSKAN PERMOHONAN CUTI) 1. Seterusnya, anda pergi ke Leaves dan klik pada Approve Leaves. 2. Tujuannya adalah untuk kita meluluskan cuti yang diminta oleh pekerja kita. Hanya admin dan approver sahaja yang dibenarkan untuk meluluskan cuti tersebut. 3. Untuk meluluskan permohonan cuti, tekan Approve. Untuk menolak permohonan tersebut, tekan Reject. Untuk melihat maklumat lanjut, tekan butang Details Gambar 5.18: Untuk meluluskan cuti APPLY LEAVE (PERMOHONAN CUTI) Seterusnya anda pergi kepada Leaves dan klik pada Your Leaves. 1. Halaman ini adalah untuk kita memohon cuti untuk diri kita sendiri 2. Anda boleh tekan butang Add untuk memohon cuti.. Gambar 5.19 : Untuk minta cuti 3. Masukkan segala maklumat yang diperlukan. 4. Apabila telah selesai, tekan butang Save di bahagian kanan atas page Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 31

33 5.3 ATTENDANCE MANAGEMENT (PENGURUSAN MAKLUMAT KEHADIRAN) MAKLUMAT KEDATANGAN PEKERJA Dalam OfficeCentral, anda boleh melihat senarai maklumat kehadiran pekerja. Dalam modul ini, anda boleh merekodkan masa masuk dan keluar pekerja-pekerja anda. Maklumat dari modul ini boleh digunapakai semasa pengiraan gaji nanti sekiranya diperlukan. AKSES MODUL 1. Pergi ke bahagian Attendance dan klik pada Daily. 2. Tujuannya adalah untuk merekod kedatangan pekerja-pekerja di dalam syarikat. 3. Anda boleh mengisi maklumat yang berkaitan mengenai kehadiran pekerja tersebut. Gambar 5.20 Rekod kedatangan pekerja 4. Apabila telah selesai, anda boleh klik pada butang Update Attendance Record pada bahagian atas kanan. 5.4 MOVEMENT MANAGEMENT (PENGURUSAN PERGERAKAN PEKERJA) PENGURUSAN PERGERAKAN PEKERJA Dalam OfficeCentral, anda boleh melihat senarai pergerakan pekerja anda. Pekerja anda boleh merekodkan pergerakan mereka dalam OfficeCentral. MENGAPA? Dengan menggunakan modul ini, anda boleh memantau pergerakan pekerja anda. Ini akan memudahkan anda untuk memantau perkara-perkara yang dilakukan oleh pekerja anda ketika mereka keluar dari pejabat. Modul ini juga boleh disambungkan dengan module Claims dalam Finance. AKSES MODUL 1. Pergi ke bahagian Movement dan klik pada All Movements Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 32

34 2. Tujuannya adalah untuk melihat setiap pergerakan yang dibuat oleh pekerja-pekerja di syarikat anda. Gambar 5.21 : Untuk tambah pergerakan didalam syarikat 3. Jika anda ingin menambah apa-apa pergerakan didalam syarikat. Tekan butang Add. 4. Isikan kesemua maklumat yang diperlukan. Gambar 5.22: Isikan maklumat berkaitan pergerakan 5. Contoh : Name : Mohamad Khairulnaqib Movement type : Company purpose Purpose : Meeting with client Start date : 12 Feb, :00 End date : 12 Feb, : Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 33

35 6. Apabila telah selesai, tekan Save di bahagian kanan atas YOUR MOVEMENT (PERGERAKAN ANDA) SENARAI PERGERAKAN ANDA Dalam OfficeCentral, anda boleh melihat senarai pergerakan anda. AKSES MODUL 1. Seterusnya, anda pergi ke Movement dan klik pada Your Movement. 2. Halaman ini akan memaparkan pergerakan yang telah dilakukan oleh anda. 3. Jika anda ingin menambah pergerakan lain, tekan butang Add. Gambar 5.23 : Untuk tambah pergerakan 4. Isikan segala maklumat yang diperlukan dalam borang tersebut. Gambar 5.24 : Isikan maklumat berkaitan pergerakan Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 34

36 5. Apabila telah selesai, tekan butang Save di bahagian kanan atas. 5.5 COURSES (KURSUS) SENARAI KURSUS Dalam OfficeCentral, anda boleh melihat senarai kursus yang ada untuk pekerja anda. AKSES MODUL 1. Pergi ke Courses. 2. Tujuannya adalah untuk melihat atau menambah apa-apa kursus untuk pekerja yang dijalankan di dalam syarikat. 3. Untuk menambah apa-apa kursus, tekan pada butang Add. Gambar 5.25: Untuk tambahkan kursus di dalam syarikat 4. Isikan maklumat-maklumat yang diperlukan dalam borang tersebut Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 35

37 Gambar 5.26: Isikan maklumat berkaitan dengan kursus tersebut 5. Contoh Name : Kursus OfficeCentral Description : Latihan menggunakan software OfficeCentral Contact Person : Hazzim Contact number : Contact hazzim@ventures.com.my *Sekiranya kursus dijalankan oleh orang luar, boleh masukkan maklumat penyedia latihan dalam bahagian contact. 6. Apabila telah selesai, tekan butang Save di bahagian kanan atas boring tersebut. 7. Kemudian, tekan Details pada kursus tersebut untuk mengisi maklumat yang berkaitan Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 36

38 Gambar 5.27: Masukkan maklumat berkenaan dengan kursus 8. Apabila telah selesai, tekan butang Add. 9. Kursus atau aktiviti yang ingin diadakan telah pun ada untuk dilihat oleh pengguna yang lain. 6- PAYROLL (SISTEM PENGURUSAN GAJI) Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 37

39 OfficeCentral juga mempunya modul pengurusan gaji pekerja (Payroll). Dalam modul ini, anda boleh mengira gaji pekerja, menyediakan laporan gaji dan juga menyediakan borang-borang statutori yang perlu dihantarkan ke badan-badan kerajaan pada setiap bulan. 6.1 KONFIGURASI KONFIGURASI Dalam OfficeCentral, anda boleh melakukan konfigurasi sistem untuk menyesuaikan OfficeCentral dengan polisi pengiraan gaji syarikat anda. Dalam modul ini, anda boleh menambahkan bank untuk pembayaran gaji, matawang dan sebagainya. KONFIGURASI BANK 1. Pergi ke bahagian Payroll, Settings dan klik pada Banks. 2. Jika anda mempunyai bank lain, tekan Add. 3. Isikan maklumat yang diperlukan pada pages tersebut. Gambar 6.1: Untuk tambah bank lain 4. Contoh Bank Short Code : CIMB Bank : CIMB 5. Apabila telah selesai, tekan butang Save di bahagian kanan atas page Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 38

40 KONFIGURASI MATAWANG 1. Seterusnya, anda klik pada Currencies 2. Tujuannya adalah untuk memasukkan jenis mata wang yang digunakan dalam syarikat untuk pembayaran gaji. KONFIGURASI TUJUAN PERUBAHAN Gambar 6.2: Untuk tambah matawang lain 1. Seterusnya, anda klik pada bahagian Adjustment Purpose. 2. Tujuannya untuk memasukkan apa-apa jenis perubahan gaji seperti elaun tambahan (atau potongan) yang diberikan kepada pekerja. 3. Klik pada butang Add untuk menambah jenis Adjustment Purpose yang baru. Gambar 6.3: Untuk tambah elaun-elaun lain yang diberikan kepada pekerja 4. Isikan maklumat yang diperlukan Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 39

41 Gambar 6.4: Isikan semua maklumat yang berkenaan dengan elaun 5. Apabila telah selesai, tekan butang Save di bahagian kanan atas. 6. Contoh Name : Attendance Allowance Shortcode : ATTNALLW Description : Elaun kedatangan *Shortcode adalah singkatan yang akan ditunjukkan dalam slip gaji. KONFIGURASI KUMPULAN GAJI (PAYROLL GROUPS) 1. Seterusnya, anda klik pada Groups. 2. Tujuannya adalah untuk memasukkan cara kiraan gaji pekerja mengikut kumpulan. 3. Jika cara pengiraan gaji untuk setiap pekerja adalah sama sahaja, anda boleh meletak satu sahaja kumpulan pada bahagian ini. 4. Untuk menambah kumpulan lain, tekan pada butang Add. Gambar 6.5: Untuk tambah kumpulan lain 5. Isikan maklumat yang terdapat pada borang tersebut Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 40

42 Gambar 6.6 : Isikan semua maklumat berkaitan dengan kiraan gaji kumpulan 6. Contoh Name : Standard Description : Standard Salary Calculation Type : Based on 5 working days per week (Monday-Friday) No. of working days : 20 **Hanya perlu sekiranya memilih pengiraan berdasarkan hari per month Total Hours per Day : 8 7. Apabila telah selesai, tekan butang Save di bahagian kanan atas. 8. Jika anda ingin melihat semula kumpulan yang telah diletakkan, klik pada Groups semula Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 41

43 6.2 PENGIRAAN GAJI (PROFIL GAJI) PROFIL GAJI PEKERJA Dalam OfficeCentral, setiap pekerja yang dibayar gaji perlu mempunyai profil gaji. Segala maklumat gaji seperti jumlah gaji pokok, nombor akaun bank, matawang gaji dan sebagainya direkodkan di dalam profil gaji ini. AKSES MODUL 1. Untuk melihat senarai profil gaji, anda perlu pergi ke bahagian Payroll Profiles dan klik pada View List. 2. Untuk melihat profil gaji mengikut perkerja, klik pada Payroll Profile pada nama pekerja tersebut. Gambar 6.7: Untuk masukkan maklumat gaji berkaitan pekerja 3. Isikan segala maklumat yang berkaitan dengan pekerja tersebut Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 42

44 Gambar 6.8: Isikan maklumat berkaitan gaji pekerja 4. Apabila telah selesai, tekan butang Save di bahagian kanan atas halaman tersebut. 6.3 ELAUN/PENGURANGAN GAJI PEKERJA (ADJUSTMENTS) ELAUN/PENGURANGAN GAJI PEKERJA Dalam OfficeCentral, anda boleh merekodkan elaun ataupun pengurangan gaji pekerja. Sekiranya elaun ataupun pengurangan itu perlu dilakukan pada setiap bulan, anda boleh rekodkan Expiry Date semasa konfigurasi dan sistem akan mengambilkira penambahan/pengurangan tersebut secara automatik semasa pemprosesan gaji. AKSES MODUL 1. Untuk akses module ini, klik pada Adjustment. 2. Tujuannya adalah untuk memasukkan apa-apa jenis elaun atau pengurangan kepada pekerja di syarikat anda. 3. Klik pada butang Add untuk memilih dan memasukkan elaun atau pengurangan kepada pekerja anda Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 43

45 Gambar 6.9: Untuk masukkan elaun kepada pekerja 4. Pilih dan isikan maklumat yang terdapat di dalam borang tersebut. Gambar 6.10: Isikan maklumat berkaitan dengan pekerja Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 44

46 5. Contoh Staff Name : Muhammad Nur Hazzim Adjustment purpose : Elaun Kedatangan Adjustment Description : Elaun Kedatangan Remark : Kedatangan penuh bulan ini Calculation Type : Fixed Value Amount : 200 Date Effective : 1 Feb 2014 Date expired : 28 Feb 2014 Pay Run Number : 1 6. Apabila telah selesai, tekan butang Save di bahagian kanan atas. 6.4 SLIP GAJI SLIP GAJI PEKERJA Setelah selesai pemprosesan gaji, OfficeCentral akan menyediakan slip gaji pekerja secara automatic. Sekiranya pekerja anda mempunyai akses ke OfficeCentral, mereka akan dapat memuat turun slip gaji ini dengan mudah tanpa perlu mengganggu Jabatan Sumber Manusia di syarikat anda. PEMPROSESAN GAJI 1. Untuk memproses gaji, anda perlu pergi ke Salary Slips dan klik pada View All. 2. Selepas itu, klik pada butang Process untuk memasukkan maklumat berkanaan gaji pekerja anda. 3. Masukkan maklumat-maklumat yang berkenaan berkaitan dengan pages tersebut. 4. Seterusnya, tekan butang proses untuk memproses gaji pada bulan tersebut. Ini sekaligus akan menyediakan slip gaji secara automatik tanpa memerlukan kerja tambahan. Gambar 6.11: Masukkan maklumat untuk kiraan gaji 5. Seterusnya, anda akan lihat maklumat mengenai gaji pekerja anda seperti di bawah Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 45

47 Gambar 6.12: Maklumat berkenaan dengan gaji pekerja 6. Anda boleh juga memuat turun maklumat slip gaji pekerja dengat menekan lambang PDF untuk format PDF, WORD untuk format WORD dan EXCEL untuk format EXCEL. Pekerja yang mempunyai akses pula hanya boleh memuat turun slip gaji dalam format PDF. 7 - KEWANGAN MODUL KEWANGAN OfficeCentral juga mempunyai modul kewangan untuk merekodkan data-data berkenaan dengan kewangan seperti claim dan pembayaran. Anda boleh akses modul kewangan seperti berikut: Gambar 7.1: Modul Kewangan (Finance) Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 46

48 7.1 TUNTUTAN PEKERJA (CLAIM) TUNTUTAN PEKERJA Setelah anda masuk ke module kewangan, tekan Claims untuk mengakses module Tuntutan Pekerja. Dalam modul ini, anda boleh melihat kesemua tuntutan yang telah dihantarkan oleh pekerja anda. MENGAPA? Tanpa sistem pengurusan tuntutan yang berkesan, masalah-masalah seperti tuntutan yang salah atau dihantar dua kali berkemungkinan berlaku. Dengan menggunakan OfficeCentral, anda boleh melihat kesemua tuntutan yang telah dihantar oleh pekerja anda dan juga memantau kesemua tuntutan supaya tiada penyalahgunaan berlaku. Selain itu, pekerja anda juga dapat menyemak status kelulusan dan pembayaran melalui OfficeCentral tanpa perlu mengganggu Jabatan Kewangan di syarikat anda. Hal ini akan menjimatkan masa dan kos operasi. MENAMBAH CLAIM Gambar 7.2: Untuk tambah claim 1. Jika anda ingin menambahkan tuntutan, tekan butang Add seperti di atas. Gambar 7.3: Maklumat mengenai tuntutan Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 47

49 3. Seterusnya, isikan maklumat yang berkaitan. Selepas mengisi segala maklumat yang diperlukan, klik pada butang Create. Untuk makluman anda, anda boleh memilih Advance yang berkaitan sekiranya tuntutan tersebut adalah untuk pendahuluan (advance) yang pernah diambil sebelum ini. Sekiranya tuntutan tersebut adalah berdasarkan pergerakan (movement) pekerja, anda boleh memilih movement yang berkaitan. 4. Anda dapat lihat seperti gambar di bawah. Gambar 7.4: Isikan butiran tuntutan (claim) 5. Untuk item merujuk kepada pekara yang digunakan seperti minyak, tol dan sebagainya. Manakala untuk amount merujuk kepada jumlah bayaran. Sekiranya terdapat tambahan anda boleh klik pada butang + dan seterusnya klik butang Save. Gambar 7.5: Maklumat mengenai claim 6. Anda akan lihat data yang dimasukkan tadi. Seterusnya, anda boleh Edit untuk melakukan sebarang modifikasi atau Delete untuk memadam data yang salah Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 48

50 Gambar 7.6: Tekan approve atau reject untuk meluluskan atau menolak tuntutan 7. Pihak yang meluluskan boleh meluluskan sebarang tuntutan yang dilakukan oleh pekerja anda dengan pergi ke Approve Claims seperti dalam gambar di atas. 7.2 PENDAHULUAN (ADVANCES) PENDAHULUAN Setelah anda masuk ke module kewangan, tekan Advances untuk mengakses module Permohonan Pendahuluan. Dalam modul ini, anda boleh melihat kesemua permohonan pendahuluan yang telah dihantarkan oleh pekerja anda. MENGAPA? Tanpa sistem permohonan pendahuluan yang berkesan, masalah-masalah seperti pendahuluan yang salah atau dihantar dua kali berkemungkinan berlaku. Dengan menggunakan OfficeCentral, anda boleh melihat kesemua permohonan pendahuluan yang telah dihantar oleh pekerja anda dan juga memantau kesemua pendahuluan supaya tiada penyalahgunaan berlaku. Selain itu, pekerja anda juga dapat menyemak status kelulusan dan pembayaran melalui OfficeCentral tanpa perlu mengganggu Jabatan Kewangan di syarikat anda. Hal ini akan menjimatkan masa dan kos operasi. AKSES MODUL 1. Klik pada Advances, dan klik butang Add New untuk menambahkan permohonan pendahuluan yang baru. Gambar 7.7: Pendahuluan (Advances) Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 49

51 Gambar 7.8: Maklumat mengenai pendahuluan (advances) 2. Isikan maklumat yang berkenaan dan seterusnya klik butang Save. Gambar 7.9: Meluluskan atau menolak permohonan pendahuluan 3. Pihak yang meluluskan boleh meluluskan sebarang pendahuluan yang dipohon oleh pekerja anda dengan pergi ke Approve Advances seperti dalam gambar di atas. 7.3 PERMOHONAN BAYARAN (PAYMENT REQUISITION) PERMOHONAN BAYARAN Setelah anda masuk ke module kewangan, tekan Payment Requisitions untuk mengakses module Permohonan Bayaran. Dalam modul ini, anda boleh melihat kesemua permohonan bayaran yang telah dihantarkan oleh pekerja anda. Modul ini biasanya digunakan oleh pegawai yang bukan dari jabatan kewangan untuk memohon bayaran untuk pihak ketiga seperti kontraktor atau pembekal. MENGAPA? Tanpa sistem permohonan bayaran yang berkesan, masalah-masalah seperti permohonan bayaran yang salah atau dihantar dua kali berkemungkinan berlaku. Dengan menggunakan OfficeCentral, anda boleh melihat kesemua Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 50

52 permohonan bayaran yang telah dihantar oleh pekerja anda dan juga memantau kesemua permohonan supaya tiada penyalahgunaan berlaku. Selain itu, pekerja anda juga dapat menyemak status kelulusan dan pembayaran melalui OfficeCentral tanpa perlu mengganggu Jabatan Kewangan di syarikat anda. Hal ini akan menjimatkan masa dan kos operasi. AKSES MODUL 1. Selepas itu, anda pergi ke Payment Requisitions dan klik pada All Payment Requisition. 2. Tujuaannya adalah untuk membuat sebarang permohonan untuk menyediakan bayaran. Gambar 7.10: Menambahkan permohonan bayaran yang baru 3. Isikan semua maklumat yang terdapat dalam borang tersebut. Gambar 7.11: Isikan maklumat mengenai permohonan bayaran (payment requisition) Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 51

53 4. Contoh Staff (Requester) : Muhammad Nur Hazzim Pay to : Tenaga Nasional Berhad Purpose : Pembayaran bil elektrik 5. Apabila telah selesai, tekan butang Save di bahagian kanan atas page. 6. Isikan maklumat yang terdapat dalam borang tersebut. Gambar 7.12: Isikan maklumat mengenai permohonan bayaran tersebut 7. Contoh Invoice No : Description : Pembayaran bil elektrik Amount : Apabila telah selesai, tekan butang Save di bahagian kanan atas page. 9. Maklumat mengenai permintaan pembayaran akan keluar di bahagian Payment Requisition. 10. Pelulus boleh meluluskan atau menolak permintaan pembayaran tersebut dengan pergi ke Approve Payment Requsitions Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 52

54 7.4 BAUCER PEMBAYARAN (PAYMENT VOUCHERS) BAUCER PEMBAYARAN Setelah anda masuk ke module kewangan, tekan Payment Vouchers untuk mengakses module Baucer Pembayaran. Dalam modul ini, anda boleh melihat kesemua baucer pembayaran yang telah dikeluarkan oleh pekerja anda. MENGAPA? Tanpa sistem permohonan bayaran yang berkesan, masalah-masalah seperti bayaran yang salah atau dibayar dua kali berkemungkinan berlaku. Dengan menggunakan OfficeCentral, anda boleh melihat kesemua baucer bayaran yang telah dikeluarkan. Selain itu, anda juga dapat mencari baucer pembayaran dengan mudah sekiranya diperlukan pada masa hadapan. Hal ini akan menjimatkan masa dan kos operasi. AKSES MODUL 1. Untuk akses ke modul ini, anda perlu pergi ke Payment Vouchers dan klik pada View List. 2. Tujuannya adalah untuk membuat apa-apa jenis bayaran. 3. Anda boleh juga membuat bayaran untuk Payment Requisition, Claims dan Advances menggunakan Payment Vouchers tersebut. Gambar 7.13: Untuk tambah baucer bayaran 4. Isikan maklumat yang terdapat pada borang tersebut Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 53

55 Gambar 7.14: Isikan maklumat mengenai baucer bayaran Contoh Pay To : Tenaga Nasional Berhad Date issued : 28 Feb 2014 Description : Pembayaran bil elektrik 5. Apabila telah selesai, tekan butang Save di bahagian kanan atas page. 6. Isikan maklumat yang terdapat pada borang tersebut. Gambar 7.15: Isikan maklumat mengenai bayaran tersebut Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 54

56 7. Contoh Invois No : Description : Pembayaran bil elektrik Amount : Apabila telah selesai, tekan butang Save di bahagian kanan atas page. 9. Maklumat mengenai pembayaran akan keluar di bahagian Payment Vouchers. 10. Anda atau pihak pelulus boleh meluluskan atau menolak pembayaran tersebut dengan pergi ke Approve Leave dan menekan butang Approve atau Reject. 7.5 BAUCER BAYARAN TUNAI RUNCIT (PETTY CASH VOUCHERS) BAUCER BAYARAN TUNAI RUNCIT Setelah anda masuk ke module kewangan, tekan Petty Cash Vouchers untuk mengakses module Baucer Tunai Runcit. Dalam modul ini, anda boleh melihat kesemua baucer tunai runcit yang telah dikeluarkankan oleh pekerja anda. MENGAPA? Tanpa sistem baucer bayaran yang berkesan, masalah-masalah seperti bayaran yang salah atau dibayar dua kali berkemungkinan berlaku. Dengan menggunakan OfficeCentral, anda boleh melihat kesemua baucer bayaran yang telah dikeluarkan. Selain itu, anda juga dapat mencari baucer pembayaran dengan mudah sekiranya diperlukan pada masa hadapan. Hal ini akan menjimatkan masa dan kos operasi. AKSES MODUL 1. Untuk akses modul ini, anda perlu pergi ke Petty Cash Vouchers dan klik pada View List. 2. Tujuannya adalah untuk membuat apa-apa jenis bayaran secara tunai menggunakan tunai runcit. 3. Kebiasaannya pembayaran secara tunai adalah untuk amaun yang kecil. Gambar 7.16: Untuk tambah petty cash vouchers 4. Tekan butang Add untuk membuat pembayaran. 5. Isikan maklumat yang terdapat dalam borang tersebut Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 55

57 Gambar 7.17: Isikan maklumat mengenai baucer bayaran tunai runcit 6. Contoh Pay to : Pustaka Buku Date issued : 20 Feb 2014 Total : 40 Description : Beli alatan tulis dan buku 7. Apabila telah selesai, tekan butang Save di bahagian kanan atas page. 8. Maklumat mengenai pembayaran akan keluar di bahagian Petty Cash Vouchers. 9. Anda atau pihak pelulus boleh meluluskan atau menolak pembayaran di Approve Petty Cash Vouchers tersebut dengan menekan butang Approve atau Reject Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 56

58 8.0 MODUL PENGURUSAN HUBUNGAN PELANGGAN (CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT / CRM) Dalam OfficeCentral, terdapat juga satu modul pengurusan hubungan pelanggan atau lebih dikenali sebagai Customer Relationship Management. Dalam modul ini, anda boleh menguruskan maklumat dan data berkenaan dengan pelanggan-pelanggan anda dan juga memantau hubungan antara syarikat anda dan para pelanggan anda. CARA AKSES Untuk akses modul ini, anda perlu tekan menu besar Customer Relationship Management PENGGUNAAN Pertama sekali, anda perlu menyediakan konfigurasi yang betul untuk membolehkan anda menggunakan sistem ini secara lebih efektif dan besesuaian dengan polisi syarikat anda. 8.1 PEMILIHAN (SELECTIONS) Untuk dibahagian CRM ini yang pertama sekali anda mestilah melakukan pilihan. Klik dibahagian Setting, kemudian pilih pada Selection dan klik pada View List. Sekiranya anda ingin tambah Selection klik pada butang Add, manakala untuk padam kandungan hanya klik pada butang Delete. Gambar 9.1: CRM Selections 1. Seterusnya anda akan lihat segala maklumat seperti didalam gambar di bawah. Gambar 8.1: Maklumat dibahagian Selections Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 57

59 2. Anda boleh menentukan nama baru dan juga pilih jenis yang bersesuaian seperti Jenis Akaun, Lead Source dan banyak lagi. Gambar 8.2: Maklumat di dalam Selections 8.2 KATEGORI BUKU HARGA (PRICEBOOK CATEGORIES) Kategori Pricebook adalah kategori produk atau perkhidmatan yang anda tawarkan kepada pelanggan anda. Anda perlu menetapkan kategori yang bersesuaian dengan syarikat anda untuk menjadikan penggunaan sistem lebih efektif dan bersesuaian dengan polisi syarikat. 1. Untuk melakukan ini, sila klik pada Settings dan pilih Pricebook Categories. 2. Klik Add untuk membuat kategori pricebook baru. 3. Klik Edit untuk mengubah suai item yang dipilih. 4. Klik Delete untuk memadam item yang dipilih. Gambar 8.3: Maklumat Pricebook Category 7. Anda boleh menentukan Name dan Description kategori yang baru Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 58

60 8.3 INDEKS PENCAPAIAN STAFF (KEY PERFORMANCE INDEX / KPI) Modul ini untuk menilai keupayaan seseorang jurujual secara individu untuk mencapai sasaran yang ditetapkan dalam sistem OfficeCentral. 1. Klik pada Salespeople KPIs untuk melihat butiran KPI mereka atau untuk mengemaskini KPI mereka. Gambar 8.4: Maklumat berkenaan KPI pekerja 2. Klik Details untuk melihat status KPI jurujual. 3. Klik Update KPI untuk menambahbaikan. 4. Anda boleh menetapkan Sasaran tahunan dan bulanan. Leads akan dikira berdasarkan bilangan leads yang baru ditambah ke dalam sistem. Accounts akan dikira berdasarkan bilangan akaun yang baru ditambah ke dalam sistem. Meetings akan dikira berdasarkan bilangan mesyuarat yang dihadiri dan direkodkan dalam Meetings di dalam sistem. Potentials akan dikira berdasarkan amaun potensi projek yang direkodkan dalam OfficeCentral. Sales akan dikira berdasarkan amaun jualan. 5. Klik pada Key Performance Indicators dan pilih KPIs Records. 6. Pada halaman ini, anda akan dapat melihat rekod KPI jurujual untuk tarikh tertentu. Gambar 8.5: Rekod KPI Pekerja Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 59

61 Anda juga dapat melihat pencapaian KPI pekerja anda melalui timeline seperti berikut: Gambar 8.6: Rekod KPI pekerja dalam bentuk timeline Dari data-data yang direkodkan dalam OfficeCentral, sistem ini juga akan dapat hasilkan dashboard untuk tatapan maklumat pencapaian syarikat secara menyeluruh: Gambar 8.7: Dashboard pencapaian jualan, pelanggan dan sebagainya Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 60

62 8.4 BUKU HARGA (PRICEBOOK) Pricebook adalah senarai barangan yang dijual oleh syarikat. Contohnya produk syarikat. Untuk menyenaraikan produk syarikat, anda perlu klik pada butang Add di bahagian Pricebook. Klik disini untuk tambahkan produk. Gambar 8.8: Pricebook 1. Klik pada butang "Add" untuk mewujudkan harga Item yang baru. 2. Contoh : Unit Harga Per Unit Peratus Komisen isavailable isunlimited : Kilogram (Kg), setiap pengguna, setiap dozen, dan lain-lain : Harga yang dikenakan bayaran setiap unit. : Komisen diberi kepada jurujual. Ini digunakan untuk mengira komisen. : Tersedia untuk dijual. : Biasanya perkhidmatan ditandakan sebagai Unlimited. Sekiranya ditandakan, sistem tidak akan mengira inventori untuk item ini. 8.5 INVENTORI (INVENTORY) Inventori adalah senarai bilangan barangan atau produk yang dijual oleh syarikat. Inventori perlu ditambah apabila ada pembelian yang baru dan sistem akan tolak bilangan dalam inventori secara automatik apabila terdapat sebarang pembelian ataupun Delivery Order yang dikeluarkan melalui sistem. Klik disini untuk tambahkan transaksi inventori Gambar 8.8: Pricebook 1. Klik pada butang "Add " untuk mewujudkan transaksi inventori baru. 2. Contoh : Pricebook Pilih item pricebook tersebut. Location Pilih lokasi transaksi inventori. Number Of Units Letakkan nombor positif untuk menambah inventori atau nombor negatif untuk mengurangkan inventori. Cost Price Per Unit sila masukkan ke dalam harga kos setiap unit Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 61

63 8.6 BUKU CONTACT (CONTACT BOOK) LEADS Gambar 8.9: Leads Klik di add New untuk tambah Leads yang baru. 1. Leads adalah peluang-peluang jualan (sama ada syarikat atau individu) yang dikumpulkan dari pelbagai sumber semasa proses pemasaran. Contoh: Pertukaran kad perniagaan semasa majlis ataupun seminar berlangsung. Individu itu mungkin menjadi pelanggan anda. 2. Apabila anda berada di dalam modul CRM, klik pada butang "CONTACT BOOK", dan pilih "Leads" seterusnya, klik "Add New". 3. Klik pada Add New dan anda boleh menambah Leads yang baru. 4. Isikan segala maklumat yang berkaitan dengan pelanggan anda. 5. Leads boleh diubah kepada Account sebaik sahaja anda mendapati pelanggan itu berpotensi untuk berurusan jualbeli dengan syarikat anda. Klik disini untuk Convert Lead to Account Gambar 8.10: Convert Lead to Account Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 62

64 6. Untuk pergi ke bahagian Convert Leads to Account, anda hendaklah pergi ke bahagian Back to list dan klik dibahagian Details. 7. Anda boleh rujuk gambar dibawah: Filter Details Gambar 8.11: Leads Details 8. Gunakan Filter untuk menapis maklumat berdasarkan keperluan pilihan anda. 9. Klik pada Details untuk melihat butiran, mengedit maklumat utama atau memadam. ACCOUNTS 1. Accounts syarikat (atau individu) yang mempunyai peluang jualan. Mereka mungkin pelanggan masa lalu, atau mereka juga mungkin bakal pelanggan anda. 2. Semua Accounts adalah pelanggan anda. Accounts syarikat bergantung kepada perniagaan anda, Accounts juga boleh digunakan untuk merekod maklumat individu yang merupakan pembayar servis anda. 3. Untuk membuat penambahan baru ataupun hendak membuat penambahan dan juga untuk memadamkan maklumat yang tidak berkaitan, anda hanya perlu klik butang Add New, Edit ataupun Delete. Proses ini sama dengan proses untuk menambahkan di bahagian Leads pada sebelum ini. Gambar 8.12: Isikan Maklumat yang berkaitan di Account Information Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 63

65 CONTACTS 1. Contacts adalah individu yang berada dalam hubungan yang berkaitan dengan Accounts anda. 2. Contacts mungkin individu, mungkin kenalan tambahan selain daripada pelanggan. Gambar 8.13: Isikan maklumat yang berkaitan di bahagian Contact Information 3. Anda hendaklah klik pada "Create New Contact" laman di mana anda boleh menambah kenalan baru. 4. Kenalan sentiasa hendaklah disertakan dengan Accounts. Menambah nota pada Contact Merakam panggilan telefon yang dibuat. Merakam mesyuarat telah dilakukan Menghantar e-mel kepada Gambar 8.14: Segala maklumat tambahan boleh diisikan pada link berwarna biru. 5. Apa-apa maklumat sejarah hubungan yang ditambah di Contacts juga akan dikemaskini dengan Accounts nya dilampirkan Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 64

66 8.7 POTENSI JUALAN/PROJEK (POTENTIALS) 1. Potentials merupakan senarai projek atau jualan yang berpotensi untuk syarikat anda. Contoh: Tender. 2. Anda boleh klik pada butang Potentials dan klik dibahagian Add New untuk membuat senarai potensi jualan ataupun projek Potentials yang baru. Isikan segala maklumat yang berkaitan diruang kosong yang disediakan. Setelah selesai isikan segala maklumat yang berkaitan, anda mestilah klik pada butang Save untuk menyimpannya. 3. Sila rujuk gambar dibawah. Pilih Syarikat yang berpotensi didalam senarai Accounts syarikat anda. Gambar 8.15: Potential Informations 4. Anda boleh menambah nota dalam usaha untuk mengetahui kemajuan "Potentials" ini. 5. Pada halaman View List, anda akan dapat melihat peluang yang ada. Gambar 8.16: Maklumat tentang Potentials Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 65

67 8.8 KOMUNIKASI (COMMUNICATIONS) Dalam modul Communications, anda dapat merekodkan segala aktiviti mesyuarat dan rekod panggilan telefon yang telah berlangsung dengan kenalan didalam Contact. Communications secara automatik akan disertakan dengan Accounts hubungi, anda hendaklah memastikan semua komunikasi direkodkan dengan betul. PERJUMPAAN (MEETINGS) 1. Klik pada Communications, pilih Meetings dan klik Add New. Masukkan nama meeting yang telah berlangsung. Pilih Nama Individu yang telah anda berurusan. Gambar 8.17: Meeting Information 2. Sebelum anda isikan maklumat di ruang Meeting, anda mestilah memasukkan senarai nama pelanggan anda diruang Contacts Book terlebih dahulu. Setelah mengisikan maklumat diruangan Contact Book, Isikan maklumat dan tekan butang Create atau Save. 3. Untuk makluman anda, setelah anda mengisi makluman di ruangan Meeting, secara automatik segala pergerakan akan keluar di ruangan Movement di bahagian HRM Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 66

68 PANGGILAN TELEFON (PHONE CALL) 1. Klik pada Communications, pilih Phone Call dan klik Add New. Gambar 8.18: Contact Informations 2. Isikan maklumat dan tekan butang Create atau Save. 3. Apabila telah selesai, tarikh akhir hubungan dengan pelanggan juga akan dikemaskini oleh sistem secara automatik Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 67

69 8.9 INVOICING 1. Aliran Proses invois. Quotation Order Acceptance Delivery Order Invoice Receipt Gambar 8.19: Proses aliran Invoicing SEBUT HARGA (QUOTATIONS) 1. Quotations adalah dokumen yang anda hantar kepada pelanggan berpotensi untuk memberikan harga produk anda. Ia juga dikenali sebagai Sebut Harga. 2. Klik pada Invoicing, pilih Quotations dan klik Add New. 3. Pilih Account yang anda mewujudkan sebut harga yang berkaitan dengan Akaun. 4. Isikan semua bidang-bidang lain seperti yang dikehendaki. Anda boleh menambah butiran barangan sebut harga selepas anda klik butang Create. Gambar 8.20: Isikan maklumat yang berkaitan dibahagian ini. 5. Apabila sebut harga telah di buat, anda akan dapat melihat butiran sebut harga Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 68

70 Gambar 8.21: View List setelah anda isikan semua maklumat 6. Senarai Quotations. Gambar 8.22: Quotations Details Edit Delete Finalize Generate Order Acceptance : Untuk melihat butiran sebut harga. : Untuk mengubah suai maklumat sebut harga dan barangan : Untuk memadam sebut harga : Untuk memuktamadkan sebut harga, yang bermaksud bahawa petikan ini tidak boleh lagi diubah suai. : Untuk menjana Perintah Penerimaan secara automatik berdasarkan maklumat sebut harga ini Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 69

71 ORDER ACCEPTANCES 1. Order Acceptance adalah sama dengan Purchase Order di mana pelanggan boleh mendaftar pada Order Acceptance untuk menunjukkan bahawa mereka bersetuju dengan sebutharga yang telah dihantarkan dan ingin membuat pesanan. 2. Dengan menggunakan Order Acceptance, pelanggan anda tidak perlu menyediakan Purchase Order. Walaubagaimanapun, jika pelanggan anda menyediakan satu, anda boleh masih merekodkan nombor rujukan Purchase Order sebagai rujukan di dalam Order Acceptance dengan melaksanakan nombor Purchase Order dalam Nombor Rujukan semasa membuat Order Acceptance. 3. Klik pada Invoicing, pilih Order Acceptance dan klik Add New. 4. Pilih Account dan klik pada Order Acceptance. 5. Isikan semua maklumat lain seperti yang dikehendaki. 6. Anda boleh menambah Order Acceptance butiran barangan selepas anda klik butang "Create". 7. Contoh: Gambar 8.23: Order Acceptance Details Edit Delete Finalize Generate Delivery Order : Untuk melihat butiran Order Acceptance. : Untuk mengubah suai maklumat Order Acceptance dan barangan. : Untuk memadam Order Acceptance. : Untuk memuktamadkan Order Acceptance, yang bermaksud bahawa ini Order Acceptance tidak boleh lagi diubahsuai. : Untuk menjana Order Acceptance secara automatik berdasarkan maklumat Order Acceptace Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 70

72 DELIVERY ORDER 1. Klik pada Invoicing, pilih Delivery Order dan klik Add New. 2. Pilih Account dan klik pada Delivery Order. 3. Isikan semua bidang-bidang lain seperti yang dikehendaki. 5. Anda boleh menambah butiran barangan Delivery Order selepas anda klik butang "Create". 6. Pada halaman ini, anda akan dapat lihat untuk memilih item dari pricebook atau menambah item 7. Anda boleh menambah lebih dari satu item dalam satu Delivery Order. Gambar 9.23 : Delivery Order INVOICES 1. Klik pada Invoicing, pilih Invoices dan klik Add New. Gambar 9.24 : Invoices Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 71

73 2. Isikan semua maklumat seperti yang dikehendaki. 3. Anda boleh menambah Invois barangan butiran selepas anda klik butang "Create". 4. Semak Proforma Invois jika ini adalah "Proforma Invois" (Pelanggan tidak berhutang wang kepada syarikat itu sehingga mereka membayar kerana barangan hanya akan dihantar selepas bayaran diterima). 5. Contoh : Details : Untuk melihat butiran Invois Edit : Untuk mengubah suai maklumat Invois dan barangan Delete : Untuk memadam Invois Finalize :Untuk membincangkan Invois, yang bermaksud bahawa Invois ini tidak lagi diubah suai. Generate Receipt :Untuk menjana Resit secara automatik berdasarkan maklumat yang Invois itu. RECEIPTS 1. Klik pada Invoicing, pilih Receipt dan klik Add New. Gambar 9.25 : Receipt 2. Isikan semua maklumat seperti yang dikehendaki. 3. Anda boleh menambah Invois barangan butiran selepas anda klik butang "Create". 4. Setelah penerimaan telah dibuat, anda akan dapat melihat butiran penerimaan Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 72

74 9 PERAKAUNAN (ACCOUNTING) 9.1 KONFIGURASI PERAKAUNAN Sebelum Menggunakan OfficeCentral Perakaunan, anda mestilah mengkonfigurasikan / menetapkan beberapa tatacara tetapan terlebih dahulu. MENGAPA? Dengan konfigurasi sistem, anda boleh menyesuaikan penggunaan OfficeCentral dengan polisi yang sedia ada dalam syarikat anda. AKSES MODUL 1. Untuk akses module perakaunan, tekan butang Accounting pada menu utama. 2. Seterusnya, pergi ke bahagian Settings dan klik pada menu tersebut. 3. Kemudian pilih dan klik pada Close Account untuk menentukan masa pembukaan akaun syarikat dan tempoh berakhir akaun syarikat anda pada tahun berkenaan. Klik disini Gambar 8.1: Dashboard 4. Selepas klik pada Close Account, kemudian tekan pada butang Add Accounting Period. 5. Masukkan segala maklumat yang berkenaan di ruang kosong yang telah disediakan. 6. Contohnya: Title : Close Account Open Date : 1/1/2014 (masukkan tarikh buka akaun) Expected Closing Date : 31/12/2014 (masukkan tarikh tutup akaun) 7. Tidak semestinya buka dan tutup akaun pada awal dan akhir tahun sahaja. Ia bergantung kepada tarikh buka dan tutup akaun syarikat anda. Misalnya, 1/7/ /6/ Setelah selesai klik pada butang Submit Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 73

75 Masukkan segala maklumat yang berkenaan diruang kosong Gambar 8.2: Isikan segala maklumat 9. Kemudian kembali kepada Setting semula dan klik pada Chart of Account. 10. Klik pada Current Asset dan kemudiannya klik pada simbol seperti anak panah tunjukkan pada Gambar untuk Current Asset. 11. Kemudian pilih dan klik pada Bank Account dan masukkan segala jenis Bank Syarikat yang ada. 12. Contohnya: CIMB Bank, Bank Islam dan lain-lain. Klik pada simbol disini untuk membuka dan melihat akaunakaun yang tedapat di bawah header tersebut. Gambar 8.3: Klik Pada Simbol + Nama Akaun (Akan ditunjukkan di dalam Carta Akaun dan digunakan sepanjang sistem. Gambar 8.4: Maklumat akaun Klik pada butang Add untuk tambah maklumat. Baki pembukaan semasa akaun dicipta berdasarkan tarikh mula akaun. 13. Setelah selesai, klik pada butang Add Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 74

76 14. Setelah selesai bahagian Bank Account, seterusnya pergi ke bahagian Debtors. 15. Masukkan nama-nama Penghutang yang berhutang dengan syarikat anda. Langkah-langkahnya sama seperti sebelumnya. Segala maklumat yang salah boleh di edit dan dipadamkan. 16. Kemudian untuk tambahkan segala maklumat yang berkaitan di bahagian seperti Fixed Asset, Current Liability, Long-Term Liability, Shareholder s Equity Account, Reveneu Accounts, Costs of Goods Sold, dan Overhead anda boleh mengikuti langkah-langkah seperti di bahagian Bank Account sebelumnya dan klik pada butang add untuk tambah segala maklumat. Klik pada butang add untuk tambah akaun Detail. Klik pada butang Add as Header untuk tambah akaun Header. Anda boleh menambahkan lebih banyak akaun di bawah header. Gambar 8.5: Chart of Account Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 75

77 9.2 TRANSAKSI PERKAUNAN (ACCOUNTING TRANSACTIONS) Dalam OfficeCentral Accounting, segala laporan dihasilkan daripada transaksi yang dimasukkan oleh pengguna. MENGELUARKAN INVOIS (ISSUE INVOICE) 1. Pergi ke bahagian Transactions dan klik. 2. Selepas itu pilih Issue Invoice untuk melakukan transaksi berkaitan dengan mengeluarkan invois. 3. Gunakan kaedah Transaksi ini jika anda mengeluarkan invois kepada entiti lain. Sistem secara automatik akan menapis akaun yang berkaitan dengan aktiviti "Issue Invois". 4. Isikan semua maklumat yang diperlukan dan pilih akaun untuk debit dan kredit untuk transaksi tersebut. Anda boleh memilih lebih dari satu akaun untuk debit atau kredit tetapi keseluruhan jumlah debit dan kredit mestilah sama. 5. Anda boleh lampirkan dokumen sebagai rujukan dengan klik pada butang Choose File dan pilih dokumen tersebut. Ini akan memudahkan anda untuk merujuk pada masa hadapan. 6. Dalam mengeluarkan invois, pengguna dibenarkan untuk menambah butiran invois jika diperlukan. 7. Selepas mengisi semua maklumat yang diperlukan, klik butang Submit. 8. Anda boleh rujuk gambar di bawah untuk maklumat lanjut. Tarikh Transaksi Klik dan Masukkan Maklumat Invois Tarikh Invois Tarikh hantar Invois Diskripsi Invois Penambahan kepada Penghutang Rekod ke dalam akaun jualan Tekan butang ini untuk masukkan transaksi Gambar 8.6: Transaksi mengeluarkan invois 10. Sekiranya ingin masukkan maklumat barangan secara terperinci, klik pada Insert Invois Detail Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 76

78 Isikan Nama Produk, Kuantiti, Kos setiap Unit. Klik Untuk Tambah Produk Masukkan jumlah keselurahan untuk debit dan kredit. Pastikan jumlah debit dan kredit seimbang. Pilih projek yang berkenaan (jika ada) Tekan butang ini untuk masukkan transaksi Gambar 8.7: Sambungan transaksi mengeluarkan invois 11. Apabila selesai mengisi semua maklumat, anda hendaklah pergi ke butang Submit untuk memasukkan transaksi tersebut. 12. Sekiranya anda telah melakukan sebarang transaksi, anda hendaklah ke Approve Transaction untuk meluluskan transaksi tersebut. Hal ini kerana, hanya transaksi yang telah diluluskan sahaja dapat dilihat dalam laporan yang dikeluarkan Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 77

79 MENERIMA INVOIS (RECEIVE INVOICE) 1. Pergi ke bahagian Transactions dan klik. 2. Selepas itu pilih Receive Invoice untuk melakukan transaksi berkaitan dengan mengeluarkan invois. 3. Gunakan kaedah Transaksi ini jika anda menerima invois daripada entiti lain. Sistem secara automatik akan menapis akaun yang berkaitan dengan aktiviti "Receive Invoice". 4. Isikan semua maklumat yang diperlukan dan pilih akaun untuk debit dan kredit untuk transaksi tersebut. Anda boleh memilih lebih dari satu akaun untuk debit atau kredit tetapi keseluruhan jumlah debit dan kredit mestilah sama. 5. Selepas mengisi semua maklumat yang diperlukan, klik butang Submit. 6. Anda boleh rujuk gambar di bawah untuk maklumat lanjut. Tarikh Transaksi Tarikh Invois Tarikh terima Invois Debit ke dalam akaun yang bersesuaian Pilih pemiutang Tekan butang ini untuk masukkan transaksi Gambar 8.6: Transaksi mengeluarkan invois Pilih projek yang berkaitan (jika ada) 7. Apabila selesai mengisi semua maklumat, anda hendaklah pergi ke butang Submit untuk memasukkan transaksi tersebut. 8. Sekiranya anda telah melakukan sebarang transaksi, anda hendaklah ke Approve Transaction untuk meluluskan transaksi tersebut. Hal ini kerana, hanya transaksi yang telah diluluskan sahaja dapat dilihat dalam laporan yang dikeluarkan Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 78

80 MENGELUARKAN PEMBAYARAN (ISSUE PAYMENT) 1. Untuk merekodkan transaksi berkenaan dengan pengeluaran pembayaran, klik pada transaksi (transactions) pada menu sebelah kiri dan klik pada Pengeluaran Bayaran (Issue Payment). 2. Isikan semua maklumat yang diperlukan dan pilih akaun yang bersesuaian untuk mendebit dan untuk kredit transaksi. Anda boleh memilih lebih dari satu akaun dalam satu masa, walau bagaimanapun, anda mesti memastikan jumlah keseluruhan debit dan kredit adalah sama. 3. Anda boleh lampirkan dokumen untuk rujukan dengan klik pada butang Pilih fail Choose File dan pilih dokumen tersebut. 4. Anda boleh memilih Invois (With Invoice) yang berkaitan ataupun memilih Baki Tertunggak (Outstanding Balance). Dengan memilih invois, sistem akan mengira jumlah bayaran pada invois yang telah diterima. Sekiranya jumlah bayaran sudah mencukupi, invois tersebut akan dikeluarkan secara automatik dari senarai invois. 5. Selepas mengisi semua maklumat yang diperlukan, klik butang Submit. 6. Anda boleh rujuk gambar di bawah untuk maklumat lanjut. Kaedah Bayaran Pilih Invois yang berkenaan Tarikh Transaksi Diskripsi transaksi Tarikh Bayaran Vaucer Masukkan jumlah keselurahan untuk debit dan kredit. Pastikan jumlah debit dan kredit seimbang. Tandakan / di sini sekiranya ingin sistem sediakan Payment Voucher secara automatik. Masukkan transaksi Gambar 8.8: Issue Payment 7. Setelah lengkapkan semua maklumat, anda hendaklah klik pada butang Submit. 8. Kemudian, anda mestilah ke Approve Transactions semula untuk meluluskan transaksi tersebut Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 79

81 PENERIMAAN PEMBAYARAN (RECEIVE PAYMENT) 1. Untuk merekodkan transaksi berkenaan dengan penerimaan pembayaran, klik pada transaksi (transactions) pada menu sebelah kiri dan klik pada Penerimaan Pembayaran (Receive Payment). 2. Isikan semua maklumat yang diperlukan dan pilih akaun yang berkaitan untuk debit dan kredit. 3. Anda boleh lampirkan dokumen untuk rujukan dengan klik pada butang Choose File. 4. Anda boleh memilih Invois (With Invoice) yang berkaitan ataupun memilih Baki Tertunggak (Outstanding Balance). Dengan memilih invois, sistem akan mengira jumlah bayaran pada invois yang telah diterima. Sekiranya jumlah bayaran sudah mencukupi, invois tersebut akan dipadamkan secara automatik dari senarai invois. 5. Selepas mengisi semua maklumat yang diperlukan, klik butang Submit. 6. Anda boleh rujuk gambar di bawah untuk maklumat lanjut. Pilih Invois yang berkenaan Tarikh Transaksi Maklumat resit yang diberikan Kaedah Bayaran Masukkan jumlah keselurahan untuk debit dan kredit. Pastikan jumlah debit dan kredit seimbang. Tekan butang ini untuk masukkan transaksi Pilih projek yang berkenaan jika ada. Gambar 8.8: Receive Payment 7. Setelah lengkapkan semua maklumat, anda hendaklah klik pada butang Submit untuk memasukkan transaksi tersebut. 8. Kemudian, anda mestilah ke Approve Transactions semula untuk meluluskan transaksi yang dimasukkan Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 80

82 PENGELUARAN NOTA KREDIT (ISSUE CREDIT NOTE) 1. Untuk membuat transaksi pengeluaran nota kredit, klik pada Transaksi (transactions) pada menu sebelah kiri dan klik pada Issue Credit Note. 2. Isikan semua maklumat yang diperlukan dan pilih akaun yang bersesuaian untuk debit dan kredit. 3. Anda boleh lampirkan dokumen untuk rujukan dengan klik pada butang Choose Fail dan pilih dokumen tersebut. 4. Anda juga boleh memilih projek yang berkaitan dengan transaksi tersebut (jika ada). 5. Pilih invois yang berkaitan dengan nota kredit tersebut. 6. Selepas mengisi semua maklumat yang diperlukan, klik butang Submit. Klik dan Pilih Invois Tarikh Transaksi Jumlah Transaksi Pilih Fail/Dokumen Pilih projek yang berkaitan jika ada Tekan butang ini untuk masukkan transaksi Gambar 8.9: Issue Credit Note Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 81

83 PENERIMAAN NOTA DEBIT (RECEIVE DEBIT NOTE) 1. Untuk membuat transaksi penerimaan nota debit, klik pada Transaksi pada menu sebelah kiri dan klik pada Receive Debit Note. 2. Isikan semua maklumat yang diperlukan dan pilih akaun yang bersesuaian untuk debit dan kredit. 3. Anda boleh lampirkan dokumen untuk rujukan dengan klik pada butang Choose Fail dan pilih dokumen tersebut. 4. Pilih invois yang berkaitan dengan nota debit tersebut. 5. Anda juga boleh memilih projek yang berkaitan dengan transaksi tersebut (jika ada). 6. Selepas mengisi semua maklumat yang diperlukan, klik butang Submit untuk masukkan transaksi. Klik dan Pilih Invois Tarikh Transaksi Jumlah Transaksi Pilih Fail/Dokumen Pilih projek yang berkaitan jika ada Tekan butang untuk masukkan transaksi Gambar 8.9: Receive Credit Note Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 82

84 OTHERS (LAIN-LAIN) 1. Untuk membuat transaksi-transaksi lain, klik pada Transaksi pada menu sebelah kiri dan klik pada Transaksi Others. 2. Transaksi ini membolehkan anda membuat urus niaga dengan lebih flexibliti yang mungkin diperlukan dalam kes-kes tertentu. Anda boleh membuat transaksi dari mana-mana akaun yang diperlukan. Ingin diingatkan bahawa anda mestilah mempunyai ilmu dalam bidang perakaunan untuk menggunakan kaedah ini bagi mengelakkan sebarang kekeliruan/kesilapan. 3. Isikan semua maklumat yang diperlukan dan pilih akaun untuk debit dan untuk kredit yang bersesuaian. 4. Anda boleh lampirkan dokumen untuk rujukan dengan klik pada butang Choose Fail dan pilih dokumen itu. 5. Anda juga boleh memilih projek yang berkaitan dengan transaksi tersebut (jika ada). 6. Selepas mengisi semua maklumat yang diperlukan, klik butang Submit untuk memasukkan transaksi tersebut. Nombor Baucer Bayaran Deskripsi transaksi Masukkan jumlah keselurahan untuk debit dan kredit. Pastikan jumlah debit dan kredit seimbang. Tekan butang ini untuk masukkan transaksi Gambar 8.10: Lain-lain transaksi Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 83

85 9.3 IMPORT TRANSAKSI (IMPORT TRANSACTIONS) Integrasi OfficeCentral Perakaunan dan modul-modul lain dalam OfficeCentral seperti pengiraan gaji dan juga kewangan membolehkan pengguna untuk menguruskan pejabat dengan mudah. Pengguna boleh merakam transaksi gaji (tuntutan, pendahuluan, gaji, cukai pendapatan, bayaran berkanun) dengan mengambil jumlah dan maklumat daripada modul-modul lain yang terkandung di dalam OfficeCentral. MENGAPA? Ini akan memudahkan dan menjimatkan masa anda tanpa perlu berulang kali mengisi semula data untuk tujuan perakaunan. CARA AKSES Untuk akses ke modul ini, anda perlu pergi ke menu sebelah kiri dan tekan pada menu Import Transactions. IMPORT TRANSAKSI GAJI (PAYROLL) 1. Hanya data-data gaji yang telah dimuktamadkan (finalized) boleh diimport ke dalam sistem Perakaunan. 2. Untuk mengakses halaman ini, klik Transaksi pada menu sebelah kiri dan klik pada Import Transactions dan klik pada menu Payroll. 3. Contohnya, jika pengguna sudah memproses gaji untuk bulan tertentu dan gaji tersebut telah muktamad, pengguna boleh merakam transaksi pada OfficeCentral Perakaunan. Laman ini akan menunjukkan semua gaji (sudah dimuktamadkan). 4. Untuk import gaji, pertama sekali anda perlu pilih bulan dan tahun yang berkaitan. Sejurus selepas ini telah dipilih, senarai gaji yang telah dimuktamadkan dan yang masih belum diimport masuk ke sistem perakaunan akan ditunjukkan. 5. Anda perlu tekan / pada nama yang ingin di import dan seterusnya klik butang Calculate Values untuk mengira jumlah. 6. Seterusnya, anda perlu memilih akaun untuk debit dan kredit untuk gaji, EPF, SOCSO dan sebagainya. 7. Kemudian, anda perlu memilih tarikh transaksi. 8. Tekan butang Submit untuk memasukkan transaksi tersebut. 9. Anda boleh rujuk pada mukasurat sebelah untuk contoh memasukkan transaksi ini Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 84

86 Pilih Bulan Gaji Kira Jumlah Nilai Pilih Akaun yang Sesuai Klik untuk Hantar Transaksi Tarikh Transaksi Gambar 8.11: Import data gaji dari modul Payroll IMPORT TRANSAKSI TUNTUTAN (CLAIMS) Anda juga boleh import transaksi dari modul kewangan seperti tuntutan seperti di bawah: Import Pelbagai Jenis Tuntutan. Gambar 8.12: Import transaksi Claim Pilih akaun yang berkaitan untuk debit dan kredit Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 85

87 9.4 MELULUSKAN TRANSAKSI Selepas melakukan sebarang transaksi, semua urus niaga mesti diluluskan untuk mengelakkan sebarang kesilapan. Hanya transaksi yang diluluskan sahaja yang akan ditunjukkan di dalam laporan-laporan yang dikeluarkan oleh sistem OfficeCentral. CARA AKSES Untuk akses ke modul ini, anda perlu pergi ke menu sebelah kiri dan tekan pada menu Approve Transactions. PENGGUNAAN 1. Anda boleh mencari transaksi tertentu dengan memilih tarikh urus niaga yang dibuat dengan memilih Date To dan Date From pada pilihan carian di bahagian atas halaman. 2. Kenalpasti transaksi yang anda ingin luluskan dan klik pada ikon berwarna hijau di sebelah kanan setiap urus niaga. 3. Untuk menolak urusniaga, klik pada ikon pangkah berwarna merah. 4. Untuk membetulkan transaksi, sila klik pada ikon putih yang menunjukkan pen dan kertas. 5. Laporan perakaunan akan dihasilkan secara automatik setelah urus niaga telah diluluskan. Meluluskan Approved Menolak Rejected Gambar 8.13: Appore / Reject transaksi Tekan untuk lakukan sebarang modifikasi pada transaksi tersebut Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 86

88 9.5 PENGHUTANG DAN PEMIUTANG (DEBTORS AND CREDITORS) 1. Pada menu sebelah kiri, terdapat Deptors dan Creditors menu di mana pengguna boleh pergi untuk melihat maklumat pemiutang dan penghutang mereka. 2. Jenis penyenaraian disediakan untuk kedua-dua penghutang dan pemiutang di bawah menu ini adalah Statement, Ledger, dan Aging Trend. 3. Gunakan pilihan carian Search di bahagian atas halaman untuk mendapatkan paparan yang dikehendaki. Gambar 8.14: Creditor Aging Trend Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 87

89 9.6 LAPORAN PERAKAUNAN OfficeCentral Perakaunan membolehkan pengguna untuk menjana laporan dengan memilih kriteria pada pilihan carian Search. CARA AKSES Untuk melihat laporan perakaunan, klik pada Accounting Reports pada sebelah kiri menu dan memilih jenis laporan yang anda ingin menjana dalam senarai menu sub. PENGGUNAAN 1. Untuk melihat laporan perakaunan, klik pada Accounting Reports pada sebelah kiri menu dan pilih jenis laporan yang anda ingin janakan dalam senarai menu. 2. Gunakan pilihan carian Search di bahagian atas halaman untuk mendapatkan laporan perakaunan yang dikehendaki. 3. Antara laporan-laporan yang boleh dihasilkan termasulah Trial Balance, Balance Sheet, Profit and Loss, General Ledger dan sebagainya. 4. Laporan tersebut boleh diimport ke PDF, Excel atau Word dengan mengklik pada butang yang berkenaan. Gambar 8.15: Contoh laporan Trial Balance Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 88

90 9.7 DASHBOARD OfficeCentral Perakaunan juga menyediakan dashboard yang mengandungi carta-carta dan graf yang berkaitan dengan kedudukan kewangan syarikat dan juga perakaunan untuk memudahkan pihak syarikat untuk melihat data secara menyeluruh. CARA AKSES Untuk melihat dashboard, klik pada Dashboard pada sebelah kiri menu dan pilih jenis laporan yang anda ingin lihat. PENGGUNAAN 1. Klik pada Dashboard untuk melihat Financial Dashboard, Main Dashboard, Profit & Lost, Profit & Lost (Cumulative), Aging, Budget, Balance Sheet, and Trend. Gambar 8.16: Financial Dashboard Gambar 8.17: Profit and Loss Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 89