For more information with regard to this Notice, you may reach us at

Transcription

1 Dear Sir/Madam, Pursuant to the Personal Data Protection Act 2010 of Malaysia that came into force on 15 November 2013, we are writing to inform you that we will process your personal data in accordance with our Personal Data Notice appended below. Please take note that we will continue to handle your personal data with the same manner of care as we have been doing. You may at any time, at your convenience peruse and review the details of any personal data which we have retained about you at our office located at MALAYSIA MARINE AND HEAVY ENGINEERING SDN BHD, WEST YARD, PLO 3, JALAN PEKELILING, PASIR GUDANG, JOHOR. For more information with regard to this Notice, you may reach us at Thank you. Yours faithfully, MALAYSIA MARINE AND HEAVY ENGINEERING HOLDINGS BERHAD (NOTE : THIS IS A COMPUTER GENERATED DOCUMENT. NO SIGNATURE IS REQUIRED)

2 RE: PERSONAL DATA NOTICE 1. This notice is issued pursuant to the Personal Data Protection Act 2010 ( Act ) and for the purpose of this notice, "Personal Data" shall have the meaning as ascribed to it under the Act. This notice applies to the persons governed under the Act and serves to inform you how your personal data is controlled, processed and/or used by Malaysia Marine and Heavy Engineering Sdn Bhd (MMHE) For purpose of this Notice, Personal Data includes data collected and to be collected before and after issuance of this Notice. 2. The Personal Data controlled, processed and/or used by MMHE includes your name, position, company s name, contact details (telephone number, fax number, address and address), banking information and/or other information, as applicable, relevant to the purposes as listed in paragraph 3 below. 3. Your Personal Data is collected from information which you have provided us, and where necessary, from third parties and also from the public domain. The purposes of which your personal data may be controlled, processed and/or used by MMHE are including, without limitation: (a) Assessing your registration / commercial transaction application; (b) Profiling of your company as our visitors, vendors, subcontractors, suppliers, clients, agents or business partners; (c) Facilitating / conducting our business with you and/or your company; (d) Communicating / responding inquiries with you and other persons in your company; (e) Conducting statistical analysis and credit risk search of your company; (f) Pursuing any legitimate interest of our group of companies which includes recovery of any sums due (if applicable); (g) Compliance of any regulatory requirements applicable to our nature of business under any laws, rules, regulations, by laws, and/or compliance of any policies, guidelines or convention; (h) Disclosure for tax, legal, accounting and/or other regulatory purposes; (i) Ensuring corporate governance, security, fraud prevention, and (j) Any other purpose that is incidental or ancillary to the above purpose and/or connected to the operation, administration, development or enhancement of our nature of business. 4. We may disclose and/or transfer your Personal Data to the following: Our associated companies and group of companies under MMHE, any other person under a duty of confidentiality to MMHE; Any governmental or non-governmental organization agencies, bodies or departments; Any vendors or service providers as MMHE may determine to be necessary; The legal advisers of MMHE or other professional advisers and consultants engaged by MMHE;

3 Any other person to whom MMHE may determine is necessary and appropriate under law. 5. Any Personal Data supplied by you will be retained by MMHE as long as necessary for the fulfilment of the purposes stated above pursuant to our internal practices, regulatory requirements, legal or accounting requirements. 6. All reasonable efforts and practical steps are made to ensure that any Personal Data held by MMHE is kept up-to-date and is protected against any loss, misuse, modification, unauthorized or accidental access or disclosure, alteration or destruction. 7. If you do not give us your consent to control, process or use your Personal Data for any of the above purpose, please contact us in writing within 14 days from date of this notice. In the event we do not hear from you by then, we shall regard that you have consented to our usage. 8. If you revoke or withdraw your consent to our usage of your Personal Data, this may affect MMHE S ability to fulfill the purposes mentioned above and your ability to enjoy the full range of the benefits provided above. 9. Please note that MMHE may still process your Personal Data without your consent, in circumstances recognised and permitted by law. 10. You are entitled to access to your Personal Data held by MMHE and request correction of the Personal Data that is inaccurate, incomplete, misleading or not up-to-date. 11. If you wish to request access to your Personal Data or to correct your Personal Data, you may send your request in writing to the following address: Legal Manager, Legal & Corporate Secretarial Affairs, Malaysia Marine and Heavy Engineering Sdn Bhd, West Yard, PLO 3, Jalan Pekeliling, Pasir Gudang, Johor. enquiries@mmhe.com.my Your request shall be subject to any applicable legal restrictions, conditions and a reasonable time period. 12. By interacting, engaging or continuing to engage with us, you consent to our usage of your Personal Data as mentioned above. 13. Please also note that from time to time, we may request for new data from you and by providing us with your Personal Data, we shall regard that you have consented to our usage of such data. 14. This Personal Data notice is provided in both English and the Malay language. In case of any inconsistencies between these two, the English version shall prevail.

4 PER: NOTIS DATA PERIBADI 1. Notis ini dikeluarkan sejajar dengan Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 (Akta) dan bagi tujuan notis ini, Data Peribadi membawa maksud seperti yang tercatat di dalam Akta. Notis ini dikuatkuasakan kepada orang yang berkaitan dengan Akta dan bertujuan untuk memberitahu anda bagaimana Data Peribadi anda dikawal, diproses dan/atau diguna oleh Malaysia Marine and Heavy Engineering Sdn Bhd ( MMHE ). Untuk tujuan Notis ini, Data Peribadi termasuk data yang telah dikumpul dan yang akan dikumpul sebelum dan selepas pengeluaran Notis ini. 2. Data Peribadi yang dikawal, diproses dan/atau diguna oleh MMHE termasuk nama anda, jawatan, nama syarikat, butiran-butiran untuk dihubungi (nombor telefon, nombor faksimili, dan alamat), butiran-butiran bank dan/atau maklumat lain yang berkaitan dengan tujuan seperti yang tersenarai dalam para 3 di bawah. 3. Data Peribadi anda dikumpul daripada maklumat yang telah diberikan kepada kami, dan di mana perlu, dari pihak-pihak ketiga dan juga pihak awam. Data Peribadi anda mungkin dikawal, diproses dan/atau diguna oleh MMHE untuk tujuan berikut: (a) Menilai permohonan pendaftaran / permohonan transaksi komersil anda; (b) Memprofilkan syarikat anda sebagai pembekal, subkontraktor, pelanggan dan rakan kongsi perniagaan; (c) Menjalankan / memudahkan aktiviti-aktiviti perniagaan dengan anda/atau syarikat anda; (d) Berkomunikasi / memberi maklum balas kepada pertanyaan anda atau pekerjapekerja lain di syarikat anda; (e) Untuk analisis statistik dan penyemakan risiko kredit syarikat anda; (f) Untuk menuntut pembayaran apa-apa wang yang terhutang kepada kumpulan syarikat kami; (g) Untuk mematuhi keperluan regulatori yang berkaitan dengan perniagaan kami di bawah undang-undang, peraturan, regulasi, undang-undang kecil dan/atau mematuhi mana-mana polisi, garis panduan atau konvensi; (h) Menggunakan maklumat anda untuk tujuan cukai, perundangan, perakaunan dan/atau tujuan regulatori lain; (i) Untuk tujuan tadbir urus korporat, keselamatan, pencegahan penipuan dan (j) Apa-apa tujuan lain yang berkaitan dengan tujuan di atas dan berkaitan dengan operasi, pentadbiran dan perkembangan perniagaan kami. 5. Kami mungkin menzahirkan dan/atau memindah Data Peribadi anda kepada pihak-pihak berikut: Syarikat-syarikat berkaitan dengan MMHE dan syarikat-syarikat di dalam kumpulan MMHE, individu di bawah tugasan rasmi MMHE; Mana-mana pihak kerajaan awam atau bukan kerajaan, agensi, badan-badan atau jabatan;

5 Pihak ketiga yang menyediakan perkhidmatan kepada MMHE dan yang mana adalah perlu dan sesuai; Penasihat-penasihat perundangan MMHE atau penasihat/konsultan lain yang dilantik oleh MMHE; Mana-mana pihak sekiranya kepentingan MMHE atau kepentingan awam menuntut/mewajarkan penzahiran Data Peribadi anda. 5. Sebarang Data Peribadi yang diberi oleh anda akan disimpan oleh MMHE selagi diperlukan bagi tujuan seperti yang tersenarai di atas menurut amalan-amalan dalaman kami, keperluan regulatori, perundangan atau keperluan perakaunan. 6. Segala usaha yang munasabah dan langkah-langkah praktik akan diambil bagi memastikan sebarang Data Peribadi yang dipegang oleh MMHE disimpan lengkap dan terkini dan dilindung dari sebarang kehilangan, salahguna, ubahsuai, akses atau penyebaran tanpa izin atau tak disengaja, pengubahan atau dimusnahkan. 7. Sekiranya anda tidak memberi kami kebenaran untuk mengawal, memproses atau mengguna Data Peribadi anda bagi apa-apa jua tujuan seperti di atas, sila hubungi kami secara bertulis dalam tempoh 14 hari dari tarikh notis ini. Sekiranya kami tidak mendengar apa-apa berita daripada anda pada waktu itu, kami akan menganggapkan bahawa anda bersetuju dengan penggunaan Data Peribadi anda oleh kami. 8. Sekiranya anda membatalkan atau menarik balik persetujuan untuk MMHE memproses Data Peribadi anda, ia mungkin menjejaskan MMHE daripada menjalankan tujuan yang dinyatakan di atas dan anda juga tidak dapat menikmati kesemua perkhidmatan dan produk MMHE. 9. Sila ambil maklum bahawa MMHE masih boleh memproseskan Data Peribadi anda tanpa kebenaran anda, dalam keadaan yang diizinkan oleh undang-undang. 10. Anda berhak mengakses Data Peribadi anda yang dipegang oleh MMHE dan memohon pembetulan Data Peribadi yang anda dapati adalah tidak tepat, tidak lengkap, mengelirukan atau tidak kemaskini. 11. Sekiranya anda ingin memohon akses Data Peribadi anda atau membetulkan Data Peribadi anda, anda boleh menghantar permohonan secara bertulis kepada alamat berikut: Pengurus Perundangan, Legal & Corporate Secretarial Affairs, Malaysia Marine and Heavy Engineering Sdn Bhd, West Yard, PLO 3, Jalan Pekeliling, , Pasir Gudang, Johor. Emel: Sila maklum permohonan anda adalah tertakluk kepada had-had yang ditentukan di bawah undang-undang, syarat-syarat tertentu dan jangkamasa yang munasabah. 12. Dengan menghubungi atau berurusniaga dengan MMHE, anda dengan ini bersetuju terhadap penggunaan Data Perbadi anda oleh MMHE seperti yang dinyatakan di atas. 13. Sila ambil maklum bahawa dari masa kesemasa kami mungkin memohon data baru dari anda dan dengan pemberian Data Peribadi anda, kami menganggapkan bahawa anda memberi kebenaran kepada kami untuk menggunakan data tersebut.

6 14. Notis Data Peribadi ini disediakan dalam kedua-dua versi Bahasa Inggeris dan Bahasa Melayu. Sekiranya berlaku pencanggahan di antara kedua-duanya, versi Bahasa Inggeris akan digunapakai.