Pengenalan Tahniah untuk anda kerana memiliki naskhah ini. Ianya sebenarnya adalah milik bahagian Sumber Manusia syarikat yang mahu rekrut pekerja baru tentang bagaimana membuat persediaan temuduga. Kami keluarkan sebahagian maklumat khas untuk persediaan calon temuduga bagi mengetahui apa yang berlaku di belakang sesi temuduga Penemuduga akan dibekalkan dengan skop penilaian dan tentatif perjalanan temuduga untuk melancarkan proses temuduga dan yang paling penting untuk memilih calon yang paling layak. Naskhah ini adalah tambahan kepada rujukan utama temuduga yang anda beli di Rahsia Temuduga Kerajaan (Link diskaun di http://goo.gl/q7tvdf ) Rujuk naskhah dalam pakej yang anda beli terlebih dahulu kerana semua key components ada di sana manakala naskhah ini hanya sebagai komponen tambah nilai untuk anda. Salam sukses untuk anda Tim Infokerjaya Blog: http://rujukankerjaya.com Forum: http://sembangkerjaya.com Facebook: https://www.facebook.com/timinfokerjaya www.sembangkerjaya.com 2
Di mana nak cari Calon? Siarkan sesi temuduga di akhbar (tempatan/nasional) Siarkan kekosongan melalui siaran atas talian (online) Buka booth di pameran/konvensyen kerjaya Melalui agensi kerja Melalui siaran dalaman/hebahan oleh staf Melalui cross-hebahan syarikat usahasama etc Cara Permohonan Melalui CV/Resume - Terlalu banyak maklumat - Peluang untuk calon menyembunyikan kelemahan mereka - Maklumat umum yang terlalu mencapah Melalui Borang Permohonan - Kita kawal maklumat yang kita perlukan - Lebih spesifik kepada maklumat penting - Fokus kepada maklumat penyesuaian kepada jawatan Apa yang anda kena lihat dalam CV? Anda perlu ambil sedikit masa untuk meneliti resume/cv calon. Pastikan anda tahu terlebih dahulu skop atau keperluan jawatan yang anda perlukan. Pilih calon yang menepati kriteria yang ditetapkan Ada 3 perkara penting yang tidak harus diabaikan dan anda perlu beri perhatian kepada perkara ini; Kekosongan dalam CV o Contohnya Huda bekerja di syarikat Z pada tahun 2004-2007 dan syarikat Y pada tahun 2010-2012 o Apa yang berlaku pada 2008-2009? Adakah beliau dibuang kerja? Cuti belajar? atau tidak mampu meneruskan pekerjaan? www.sembangkerjaya.com 3
o Tanya soalan ini semasa sesi temuduga. Anda tidak mahu memilih calon yang tidak kompetitif! Ubah Angin dalam CV o Contohnya Huda bekerja sebagai wartawan di syarikat Z, pengurus stor di syarikat Y dan memohon untuk jawatan Pegawai Sumber Manusia di syarikat anda o Anda harus bertanya apa yang dimahukan dalam kerjaya beliau Ketidakseragaman/ exaggerative o Calon menulis CV dengan pengharapan untuk mengisi jawatan di syarikat anda o Anda harus baca CV dengan teliti untuk kesan ketidakseragaman data yang ditulis o Tanya calon untuk kepastian semasa sesi temuduga Merangka Proses Temuduga Dalam merangka sesi temuduga, pihak Sumber Manusia (HR) harus meneliti perjalanan sesi temuduga mengikut kesesuaian jumlah calon dan masa penemuduga. 5 Soalan ini sebagai panduan merangka proses temuduga Berapa peringkat temuduga yang sepatutnya? (1 sesi 1 hari untuk seorang calon) Berapa jumlah calon dalam setiap sesi? Siapa harus mengendalikan temuduga? Berapa orang penemuduga untuk setiap calon? Berapa lama jangka masa untuk setiap calon? Ia juga bergantung kepada 1. Jumlah kekosongan yang perlu diisi 2. Jumlah permohonan calon 3. Fasiliti (bilik temuduga etc) www.sembangkerjaya.com 4
4. Jumlah penemuduga 5. Tarikh temuduga yang menepati masa penemuduga dan HR Iklan Pengiklanan untuk menarik calon yang berkelayakan Pastikan iklan spesifik untuk menarik calon yang sesuai untuk jawatan CV / Borang permohonan Penerimaan permohonan calon Calon ditapis untuk menepati keperluan/kesesuaian jawatan yang dimahukan 1st Round Calon dipanggil untuk sesi pertama temuduga Ianya adalah OPTIONAL (mengikut jumlah calon) Jika calon terlalu ramai, peringkat ini diperlukan untuk menyingkirkan calon 2nd Round Sesi kedua temuduga Untuk mencari calon terbaik bagi mengisi kekosongan jawatan Berjaya Calon terbaik yang menepati kehendak jawatan dipilih Steps Pengambilan Calon di Syarikat Anda www.sembangkerjaya.com 5
Variasi Soalan Kepada Calon Soalan TERBUKA o Bertujuan untuk menggalak calon bercakap o Mendengar pengalaman calon o Soalan harus ditanya dalam bentuk yang luas supaya jawapannya tidak berakhir dengan jawapan YA atau TIDAK o Contoh soalan dalam skop ini; Apa yang menyebabkan awak memohon jawatan ini? Why do you read the newspaper you read? Apa yang awak tahu tentang syarikat/kementerian ini? Tell me about a time you felt angry? Soalan TERTUTUP o Soalan sebegini bertujuan untuk memastikan sesuatu fakta o Membantu calon membuang debaran mereka. Penting untuk penemuduga mengawal situasi dan membantu calon o Soalan yang membawa kepada jawapan ringkas seperti YA atau TIDAK / X atau Y o Contoh soalan dalam skop ini; Dalam pembacaan, suratkhabar apakah yang anda baca? You were promoted to a supervisory role two years ago, weren t you? Berapa lama notis berhenti kerja awak? When did you leave that last job? Soalan REFLEKSI o Soalan untuk memastikan apa yang anda faham selari dengan apa yang diterangkan oleh calon o Memberikan keyakinan untuk calon yang anda mendengar apa yang diucapkan o Contoh soalan dalam skop ini; Jadi apa yang awak maksudkan adalah... Would I be right to say that you... www.sembangkerjaya.com 6
Bunyinya seperti awak sangat memahami situsi... So it affects you very personally when people criticize... Soalan CABARAN o Calon kadang memberikan pernyataan yang OVER mengenai situasi mereka dan menjadi tugasan anda untuk memerangkap mereka dengan pernyataan ini o Contoh pernyataan yang calon keluarkan Saya TIDAK PERNAH melakukan kesilapan SEMUA ORANG setuju dengan pendapat saya Saya SENTIASA memuaskan hati pelanggan o Contoh Soalan CABARAN TIDAK PERNAH melakukan kesilapan? Sepanjang hidup awak 28 tahun ini adakah awak tidak pernah langsung melakukan kesilapan? Tak pernah ada situasi di dunia ini SEMUA ORANG setuju dengan kita.. Awak pasti yang awak SENTIASA memuaskan hati pelanggan? Siapa di kalangan pelanggan awak yang paling kurang complaint (rungutan)? Penilaian Kompetensi Anda boleh menilai setiap perkara yang anda perlukan dengan susun soalan anda menerusi 4 skop ini. Ianya bermula dengan soalan TERBUKA untuk membuka skop yang lebih luas kemudian dikecilkan dan dikecilkan lagi sehingga anda mencapai matlamat penilaian 4 Skop tersebut mencakupi; a. Mula dengan soalan TERBUKA untuk memberikan skop yang lebih besar bagi calon berbicara b. Contohnya; i. Ceritakan bagaimana anda menguruskan program latihan keusahawanan bulanan di syarikat anda? www.sembangkerjaya.com 7
a. Setelah soalan SITUASI tadi, sambung dengan soalan mengecilkan skop b. Contoh soalan; i. Apa sumbangan dan skop tugasan awak dalam menguruskan program latihan tersebut? a. Kesinambungan dari soalan TUGASAN tadi, kecilkan lagi skop untuk penilaian anda. Ianya berkaitan apa tugasan yang beliau lakukan dan apa tindakan dalam mnyelesaikan tugasan/masalah tersebut. b. Contoh soalan; i. Apa langkah yang awak ambil untuk memastikan program latihan itu berjalan dengan lancar? a. Bertanya apa hasil TINDAKAN yang beliau lakukan b. Contoh soalan; i. Bagaimana hasil yang awak perolehi dari langkah yang awak katakan proaktif tadi? Bagaimana ianya membantu? Fokus soalan anda kepada skop TINDAKAN. Anda mahu nilai dirinya pada tindakannya. Tanya soalan bertalu dalam skop TINDAKAN ini. Contohnya; Bagaimana awak melakukannya? Jelaskan semula Satu persatu bagaimana awak melakukannya Nyatakan dengan spesifik apa yang awak lakukan Langkah pertama yang anda kena lakukan adalah kenalpasti terlebih dahulu apa yang anda mahu nilai kemudian anda boleh bina soalan berdasarkan 4 skop ini Diakhirnya anda sudah boleh membuat kesimpulan penilaian anda. Seksyen selepas ini ditunjukkan contoh bagaimana membina soalan menggunakan 4 skop ini untuk menilai sesuatu perkara www.sembangkerjaya.com 8
Contoh soalan yang anda boleh rangka menggunakan 4 komponen ini Kemahiran Merancang dan Pengurus a. Dalam pengalaman awak sebelum ini, ceritakan mengenai tugasan yang awak rancang dan jalankan. Terangkan dari mula hingga akhir b. Bila ianya berlaku? a. Bagaimana awak diberikan tugasan ini? a. Apa yang awak lakukan semasa merancang dan menyusun atur? b. Bagaimana awak memastikan yang perancangan awak berjalan dengan lancar? a. Apa maklumbalas yang awak terima setelah ianya selesai dilaksanakan? Anda boleh tambah soalan yang bersesuaian, dan pastikan anda fokus kepada TINDAKAN kerana poin penilaian berada di sana. Pada akhir soalan skop HASIL, anda boleh membuat kesimpulan bagaimana keadaan calon dalam penilaian Kemahiran Merancang dan Mengurus www.sembangkerjaya.com 9
Pemikiran Analitikal a. Pernahkah awak diberikan tugasan menganalisis data? b. Bila ianya berlaku? Ceritakan dengan ringkas a. Apa sebenarnya tugas yang awak perlu selesaikan? a. Bagaimana awak menganalisis data? Adakah ianya menggunakan apa-apa perisian? b. Ceritakan dengan detail apa yang awak lakukan dalam menganalisis data? c. Apa masalah yang awak hadapi ketika menjalankan tugasan ini? a. Apa yang awak cadangkan kepada syarikat hasil dari analisis awak? Kesungguhan a. Dalam pengalaman awak, apakah perkara yang awak rancang tetapi tidak berlaku seperti perancangan awak? Huraikan untuk kami a. Apa fungsi awak dalam cerita yang awak huraikan tadi? a. Bagaimana awak menangani kesulitan itu? b. Apa lagi masalah yang menyebabkan kegagalan itu? c. Apa yang awak lakukan untuk memperbetulkan keadaan? d. Apa inisiatif awak dalam menangani kesulitan ini? a. Adakah ianya berkesan? Apa hasilnya? www.sembangkerjaya.com 10
Bekerja Berkumpulan a. Pernah awak memberikan sumbangan dalam aktiviti berkumpulan awak? Bila ianya berlaku? b. Ceritakan secara detail a. Apa objektif yang mahu dicapai oleh pasukan awak? a. Apakah impak yang awak bawa pada kumpulan/pasukan awak? b. Ceritakan dengan lebih lanjut apa sumbangan awak pada pasukan itu a. Bagaimana dan apakah yang dilakukan oleh pasukan anda untuk mencapai objektif yang ditetapkan Inisiatif Meningkatkan Diri a. Awak pernah dikritik? Bila dan kenapa awak dikritik? a. Ceritakan lebih lanjut situasi yang menyebabkan awak dikritik a. Apa respon awak terhadap kritikan itu? b. Apa yang awak lakukan selepas dikritik? c. Tindakan awak atas kritikan itu? a. Ceritakan bagaimana kritikan itu menambahbaik keadaan anda www.sembangkerjaya.com 11
Kemahiran Komunikasi a. Pernah awak mengalami kesukaran dalam menyampaikan maklumat kepada rakan sekerja/rakan kuliah anda dahulu? a. Apakah maklumat yang anda harus sampaikan itu? b. Kenapa ianya menjadi sukar untuk disampaikan? a. Apa pilihan yang anda anda untuk menyampaikan maklumat itu? b. Bagaimana pendekatan yang anda ambil untuk memastikan maklumat itu sampai? c. Bagaimana awak memilih pendekatan yang sesuai? d. Respon daripada mereka? a. Adakah maklumat itu sampai? b. Apa maklumbalas yang anda dapat daripada mereka? Kepemimpinan a. Ada situasi di mana anda memberikan motivasi untuk pasukan anda. Ceritakan dengan lebih lanjut b. Pasukan awak berkaitan apa dan apa tugasannya? c. Bila ianya berlaku? a. Kenapa anda perlu berikan motivasi kepada mereka? a. Apa langkah yang anda ambil untuk memberikan motivasi kepada mereka? www.sembangkerjaya.com 12
b. Bagaimana anda mengambil tanggungjawab memotivasikan mereka? c. Apa lagi yang anda lakukan untuk memberikan motivasi kepada pasukan anda? a. Bagaimana respon pasukan anda terhadap langkah dan inisiatif yang anda lakukan? b. Apakah bukti yang menyatakan anda berjaya memotivasikan mereka? Kemahiran Menjual a. Ada tak situasi di mana anda bersungguh menjual/approach/pitching bakal pelanggan tetapi ianya tidak berhasil? b. Bila? Gambarkan dengan lebih lanjut a. Kenapa pelanggan itu tidak mahu membeli di akhirnya? a. Apa usaha tambahan anda untuk menyakinkan bakal pelanggan itu? b. Bagaimana dengan respon bakal pelanggan itu dengan usaha anda? a. Apa yang awak belajar dari situasi itu? Ianya positif atau negatif? www.sembangkerjaya.com 13
Mudah Menyesuaikan diri (Adaptasi) a. Berikan satu situasi di mana anda nampak peluang untuk berubah menjadi lebih baik sama ada dalam atmosfera pekerjaan anda dahulu atau semasa zaman kuliah anda a. Bagaimana anda sedar peluang itu? a. Usaha mengambil peluang adalah satu yang harus dipuji, bagaimana awak boleh ambil inisiatif berubah apabila peluang itu datang? b. Ceritakan dengan lebih lanjut satu persatu bagaimana peluang itu merubah tindakan anda c. Apakah cabaran paling besar untuk anda ambil peluang dan menyesuaikan diri dengan situasi baru hasil peluang itu? a. Apa yang awak dapat hasil perubahan /tindakan anda itu? www.sembangkerjaya.com 14
Addendum Tanya soalan yang berkait rapat dengan jawatan o Jimatkan masa, jangan terbawa-bawa dengan sentimen bersembang o Jangan banyak soalan berkaitan keluarga (peribadi) kerana ianya akan mengganggu penilaian anda (simpati etc) Tanya soalan yang berkaitan dengan pengalaman calon o Kunci kekuatan/kelemahan calon adalah pada pengalaman calon (di Universiti/tempat kerja dahulu) o Korek kekuatan/kelemahan calon melalui soalan TERBUKA Fokus kepada konsistensi jawapan calon o Untuk 1 penilaian, variasikan soalan anda dan anda menjangkakan yang jawapan akan memberikan kesimpulan yang sama (walau soalan berbeza) o Jika jawapan tidak konsisten, ada masalah pada calon itu. www.sembangkerjaya.com 15