PERSONAL DATA PROTECTION POLICY AND NOTICE

Size: px

Start display at page:

Download "PERSONAL DATA PROTECTION POLICY AND NOTICE"

Dustin Phelps
6 years ago
Views:

1 PERSONAL DATA PROTECTION POLICY AND NOTICE BUSS CONSULTING (M) SDN BHD ( Buss ) respects the privacy of individuals with regard to personal data. This Personal Data Protection Policy and Notice ( Notice ) is formulated in accordance with the Personal Data Protection Act 2010 ("Act"). For the purpose of this Notice, "Personal Data" shall have the meaning as ascribed to it in the Act. Unless otherwise stated, capitalized terms herein shall have the same meaning as prescribed to it under the Act. 1. Types of Personal Data: Buss may, from time to time, collect, store, maintain, use and/or process the following information in relation to you for any of the purposes listed under Paragraph 2 below: your full name; your identity card number / passport number; your date of birth; your gender; your contact details (including address, telephone number, mobile number, facsimile number and address); and/or your photograph, (collectively, Personal Data ), and includes Personal Data which Buss may have collected or may be collecting from you or the company or entity you are representing (as the case may be) or which you or the company or entity you are representing (as the case may be) may have provided or may be providing to Buss. Your Personal Data is necessary to us. If you do not provide all the information as requested, Buss may not be able to keep a complete record of information about you or the company or entity you are representing, thereby affecting the capacity of Buss to accomplish the purposes stated in Paragraph 2 below of this Notice. Please note that in the event that sufficient Personal Data is not supplied, or is not satisfactory to Buss then Buss reserves the right to request and you hereby agree to provide any such additional information as requested, so long as such further requests complies with the Act. 2. Purposes of collecting and processing your Personal Data: Buss shall collect, store, maintain, use and/or process your Personal Data in such manner as may be necessary for the following purposes or any of them: opening, maintaining and administering an account containing records of the dealings between Buss and you or the company or entity you are representing (as the case may be); fulfilling the obligations of Buss under any contract between Buss and you or the company or entity you are representing (as the case may be), which may include but without limitation to the payment of any fees to you or the company or entity you are representing (as the case may be); managing the business relationship between Buss and you or the company or entity you are representing (as the case may be); for internal accounting and administration; to invite or notify you or the company or entity you are representing (as the case may be) of our events, seminars, meetings or programs;

2 (g) (h) (i) (j) conducting research and/or statistical analysis; contacting you or the company or entity you are representing (as the case may be) in relation to the business dealings between Buss and you or the company or entity you are representing (as the case may be); investigating complaints and/or suspicious transactions; to create databases whether for publication or not; where the collection, use, storage, maintenance, processing or disclosure of the Personal Data is: (i) (ii) (iii) required under the laws, rules, regulations, bylaws and/or guidelines (whether or not having the force of law) of Malaysia and/or under the laws to which Buss and/or you or the company or entity you are representing (as the case may be) is subject to; required by any governmental or non-governmental bodies, authorities, agencies and/or departments under any jurisdiction; is necessary to respond to any claims or legal process or to enforce the law; and/or (k) for such other purposes incidental or associated with the above. 3. Disclosure of your Personal Data Buss may disclose and transfer (whether in Malaysia or abroad) your Personal Data (to the extent necessary) to the following parties: (g) (h) our related and associated companies; our professional advisers; co-organisers of events, business partners and/or service providers; auditors, financial institutions, insurers, tax agents and/or other professional firms or entities; Allianz Life Insurance Malaysia Berhad and/or its associated companies; governmental and/or non-governmental bodies, authorities, agencies and/or departments and courts if: (1) Buss is required to do so by the requirements of any applicable law; (2) in Buss s good faith judgment, such action is reasonably necessary to comply with legal process; (3) to respond to any legal claims or actions; (4) to protect the rights of Buss, its associated companies and/or the public; such persons, bodies, authorities, agencies and/or departments in order to investigate, prevent or take action regarding illegal activities, suspected fraud, situations involving potential threats to the physical safety of any person, or as otherwise required by law; any other person and/or entity as notified by Buss to you or the company or entity you are representing, from time to time.

3 4. Transfer of Personal Data Your Personal data may be transferred to countries that have different levels of data protection laws. Your Personal Data may be transferred to and between the associated companies or to the business partners of Buss located in different countries and/or such other third parties based in other countries so that they may process your Personal data on behalf of Buss. Any Personal Data transferred shall be used for the purposes as set out in Paragraph 2 above. Buss will take appropriate measures to maintain security of your Personal Data both during transit and at the receiving location. Further thereto, Buss shall ensure that anyone processing your Personal Data outside the country you are based shall be required to implement measures to protect your Personal Data and is only entitled to process your Personal Data in accordance with the instructions of Buss. 5. Access, corrections and complaints From time to time Buss may request you to review and update your Personal Data that is in possession of Buss in order to ensure that it remains accurate and up-to-date. However, you shall be entitled to request access to your Personal Data in the possession of Buss, on payment of a prescribed fee (if applicable), by sending your request in writing to the following address: BUSS CONSULTING (M) SDN BHD No. 50, Jalan Metro Pudu 2 Fraser Business Park Off Jalan Yew Kuala Lumpur Address: operations@bussasia.com Attention: Shia Kim Choy Buss will use reasonable efforts to provide you with a copy of the requested Personal Data within 30 days of receiving your request. Further thereto, you may also request for your Personal Data that is inaccurate, incomplete, misleading or not up-to-date, to be deleted, corrected or revised by sending your request in writing to the address stated hereinabove. Please be advised that Buss shall have the discretion to require you in providing Buss with such relevant documentary evidence prior to allowing any deletion, correction or revision of your Personal Data to avoid fraud and inaccuracy. If you have any enquiries and/or complaints regarding this Notice and/or your Personal Data or if you wish to withdraw your consent to Buss for the processing of your Personal Data for the purposes set out in this Notice or for the transfer of your Personal Data to third parties as stated in this Notice, you may send your request in writing at the abovementioned address. 6. Safety of Personal Data Buss takes all reasonable efforts and practical steps to keep your Personal Data secured, upto-date and protected against any loss, misuse, modification, unauthorized or accidental access or disclosure, alteration or destruction, and require all third parties that handle or process your Personal Data on behalf of Buss to do the same. Access to your Personal Data is restricted to prevent unauthorised access, modification or misuse and is only permitted among Buss s employees, agents and/or partners on a need-to-know basis.

4 7. Storage and Retention of Personal Data Your Personal Data will be kept by Buss only for as long as is reasonably necessary for the fulfilment of the purposes stated in Paragraph 2 above or is required to satisfy legal, regulatory and/or accounting requirements or to protect the interests of Buss. After this period, your personal information will be deleted from all systems of Buss. 8. Changes to this Notice Buss may review and update this Notice from time to time to reflect changes in the law and changes in Buss s business practices, procedures and structure. The latest version of this Notice is available on the website of Buss at or you can contact Buss at the address stated above to obtain the latest version of this Notice at any time. 9. Acknowledgment and Consent Save as you inform us otherwise, by receiving this Notice, you hereby consent for Buss to process your Personal Data for the purposes and to the extent stated in this Notice.

5 NOTIS DAN POLISI PERLINDUNGAN DATA PERIBADI BUSS CONSULTING (M) SDN BHD ( Buss ) menghormati privasi individu berkenaan dengan data peribadi. Notis dan Polisi Perlindungan Data Peribadi ( Notis ) ini dirumuskan selaras dengan Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 ( Akta ). Bagi maksud Notis ini, "Data Peribadi" mempunyai erti yang sama seperti yang ditetapkan kepadanya di bawah Akta. Melainkan dinyatakan sebaliknya, istilah yang berhuruf besar yang digunapakai dalam Notis ini mempunyai erti yang sama seperti yang telah ditetapkan kepadanya di bawah Akta. 1. Jenis Data Peribadi Buss boleh dari masa ke semasa, mengumpul, menyimpan, mengekalkan, menggunakan dan/atau memproses maklumat berikut berkaitan anda bagi mana-mana maksud yang disenaraikan di dalam Perenggan 2 di bawah: Nama penuh anda; Nombor kad pengenalan / nombor pasport anda; Tarikh lahir anda; Jantina anda; Maklumat untuk menghubungi anda (termasuk alamat, nombor telefon, nombor telefon bimbit, nombor faksimili dan alamat e-mel); dan/atau Gambar anda, (secara kolektif, Data Peribadi ), dan termasuk Data Peribadi yang telah atau akan dikumpul oleh Buss daripada anda atau syarikat atau entiti yang anda mewakili (mengikut mana yang berkenaan) atau Data Peribadi yang anda atau syarikat atau entiti yang anda mewakili (mengikut mana yang berkenaan) mungkin telah atau akan memberikan kepada Buss. Data Peribadi anda adalah penting bagi kami. Jika anda tidak memberikan semua maklumat seperti yang diminta, Buss mungkin tidak dapat menyimpan rekod lengkap maklumat anda atau syarikat atau entiti anda mewakili, sekali gus menjejaskan keupayaan Buss untuk mencapai tujuan yang dinyatakan di dalam Perenggan 2 di bawah Notis ini. Sila ambil perhatian bahawa sekiranya Data Peribadi yang dibekalkan kepada Buss tidak mencukupi atau tidak memuaskan, Buss berhak untuk meminta dan anda dengan ini bersetuju untuk memberikan apa-apa maklumat tambahan seperti yang diminta, selagi mana permintaan tersebut mematuhi Akta. 2. Tujuan pengumpulan dan pemprosesan Data Peribadi anda: Buss akan mengumpul, menyimpan, mengekalkan, menggunakan dan/atau memproses Data Peribadi anda mengikut cara sebagaimana perlu bagi maksud yang berikut atau mana-mana maksud berikut: membuka, mengekalkan dan mentadbir akaun yang mengandungi rekod-rekod urusan antara Buss dan anda atau syarikat atau entiti yang anda mewakili (mengikut mana yang berkenaan); memenuhi tanggungjawab Buss di bawah mana-mana kontrak antara Buss dan anda atau syarikat atau entiti yang anda mewakili (mengikut mana yang berkenaan), termasuk tanpa terhad kepada pembayaran mana-mana yuran kepada anda atau syarikat atau entiti yang anda mewakili (mengikut mana yang berkenaan); menguruskan hubungan perniagaan di antara Buss dengan anda atau syarikat atau entiti yang anda mewakili (mengikut mana yang berkenaan);

6 (g) (h) (i) (j) untuk maksud perakaunan dan pentadbiran dalaman; untuk mengajak dan/atau memaklumkan anda atau syarikat atau entiti yang anda mewakili (mengikut mana yang berkenaan) mengenai aktiviti-aktiviti, seminar-seminar, mesyuarat-mesyuarat atau program-program kami; menjalankan penyelidikan dan/atau analisis statistik; menghubungi anda atau syarikat atau entiti yang anda mewakili (mengikut mana yang berkenaan) berhubung dengan urusan perniagaan di antara Buss dan anda atau syarikat atau entiti yang anda mewakili (mengikut mana yang berkenaan); menyiasat aduan dan/atau transaksi yang mencurigakan; untuk memasukkan ke dalam pangkalan data, samada untuk penerbitan atau tidak; di dalam keadaan di mana pengumpulan, penggunaan, penyimpanan, penyelenggaraan, pemprosesan atau pendedahan Data Peribadi: (i) (ii) (iii) dikehendaki di bawah undang-undang, kaedah-kaedah, peraturan-peraturan, undang-undang kecil dan/atau garis panduan di Malaysia (sama ada mempunyai atau tidak mempunyai kuasa undang-undang) dan/atau tertakluk di bawah undang-undang yang mana Buss dan/atau anda atau syarikat atau entiti yang anda mewakili (mengikut mana yang berkenaan ) terikat kepada; yang diperlukan oleh mana-mana badan-badan kerajaan atau bukan kerajaan, pihak berkuasa, agensi dan/atau jabatan-jabatan di bawah mana-mana bidangkuasa; dan/atau adalah perlu untuk bertindak terhadap sebarang tuntutan atau proses undangundang atau untuk menguatkuasakan undang-undang; (k) bagi apa-apa maksud lain yang bersampingan atau berkaitan dengan perkara-perkara di atas. 3. Penzahiran Data Peribadi anda Buss boleh menzahirkan dan memindahkan (sama ada di dalam Malaysia atau di luar negara) Data Peribadi anda (setakat mana yang perlu) kepada pihak-pihak yang berikut: syarikat berkaitan kami dan syarikat bersekutu kami; penasihat profesional kami; penganjur bersama bagi aktiviti-aktiviti, rakan-rakan perniagaan dan/atau pembekal perkhidmatan; juruaudit, institusi kewangan, syarikat insurans, agen cukai atau firma profesional dan/atau entiti-entiti lain; Allianz Life Insurance Malaysia Berhad dan/atau syarikat bersekutu / berkaitannya; badan-badan kerajaan dan/atau bukan kerajaan, pihak berkuasa, agensi dan/atau jabatan-jabatan dan mahkamah sekiranya: (1) Buss dikehendaki berbuat demikian di bawah mana-mana peruntukan undang-undang yang berkaitan; (2) di dalam pertimbangan suci hati Buss, tindakan tersebut adalah secara munasabah perlu untuk mematuhi proses undang-undang; (3) untuk bertindak terhadap apa-apa tindakan atau

7 tuntutan undang-undang; (4) untuk melindungi hak-hak Buss, kumpulan syarikat Buss dan/atau orang awam; (g) (h) orang perseorangan, badan-badan, pihak berkuasa, agensi dan/atau jabatan-jabatan untuk menyiasat, mencegah, atau mengambil tindakan terhadap aktiviti-aktiviti yang menyalahi undang-undang, penipuan yang disyaki, situasi yang melibatkan ancaman kepada keselamatan fizikal mana-mana orang, atau sebagaimana yang dikehendaki oleh undang-undang; Mana-mana orang lain dan/atau entiti seperti yang diberi notis oleh Buss kepada anda atau syarikat atau entiti yang anda mewakili, dari semasa ke semasa. 4. Pemindahan Data Peribadi Data Peribadi anda mungkin dipindahkan ke negara yang mempunyai tahap undang-undang perlindungan Data Peribadi yang berbeza. Data Peribadi anda boleh dipindahkan ke dan di antara kumpulan syarikat Buss atau ke rakan perniagaan Buss yang terletak di negara yang berbeza dan/atau pihak ketiga yang berpusat di negara lain supaya pihak-pihak tersebut dapat memproses Data Peribadi anda bagi pihak Buss. Sebarang Data Peribadi yang dipindahkan akan digunakan bagi tujuan yang dinyatakan dalam Perenggan 2 di atas. Buss akan mengambil langkah-langkah yang sewajarnya untuk mengekalkan keselamatan Data Peribadi anda semasa penghantaran dan juga di lokasi penerimaan. Tamabahan lagi, Buss akan memastikan bahawa mana-mana pihak yang memproses Data Peribadi anda di luar negara dikehendaki melaksanakan langkah-langkah sewajarnya untuk melindungi Data Peribadi anda dan hanya berhak untuk memproses Data Peribadi anda menurut arahan Buss. 5. Akses, pembetulan dan aduan Dari semasa ke semasa, Buss boleh meminta anda untuk menyemak semula dan mengemas kini Data Peribadi anda di dalam milikan Buss bagi memastikan ia kekal tepat dan terkini. Walau bagaimanapun, anda berhak untuk meminta akses kepada Data Peribadi anda di dalam milikan Buss, dengan membayar fi yang ditetapkan (jika berkenaan), dengan menghantar permintaan secara bertulis kepada alamat berikut: BUSS CONSULTING (M) SDN BHD No. 50, Jalan Metro Pudu 2 Fraser Business Park Off Jalan Yew Kuala Lumpur Alamat E-mel: operations@bussasia.com Perhatian: Shia Kim Choy Buss akan berusaha secara munasabah untuk memberi anda sesalinan Data Peribadi anda yang telah diminta dalam tempoh 30 hari dari tarikh penerimaan permintaan anda. Selanjutnya, anda juga boleh meminta untuk memadam, membetulkan atau meminda Data Peribadi anda yang didapati tidak tepat, tidak lengkap, mengelirukan atau tidak terkini, dengan menghantar permintaan anda secara bertulis kepada alamat yang dinyatakan diatas. Sila ambil perhatian bahawa Buss mempunyai kuasa budi bicara untuk mengkehendaki anda memberikan bukti dokumentari kepada Buss sebelum membenarkan mana-mana pemadaman, pembetulan atau penyemakan Data Peribadi anda untuk mengelakkan sebarang penipuan dan ketidaktepatan. Jika anda mempunyai sebarang pertanyaan dan/atau aduan mengenai Notis ini dan/atau Data Peribadi anda atau jika anda ingin menarik balik kebenaran anda yang diberikan kepada Buss untuk memproses Data Peribadi anda bagi maksud yang dinyatakan di dalam Notis ini atau bagi pemindahan Data Peribadi anda kepada pihak ketiga seperti yang terkandung di dalam Notis ini,

8 anda boleh menghantar permintaan anda secara bertulis kepada alamat yang dinyatakan di atas. 6. Keselamatan Data Peribadi Buss akan berusaha secara munasabah dan mengambil langkah-langkah praktikal untuk memastikan Data Peribadi anda selamat, terkini dan dilindungi daripada sebarang kehilangan, salah guna, pengubahsuaian, akses atau pendedahan yang tidak dibenarkan atau secara tidak sengaja, pengubahan atau pemusnahan, dan memerlukan semua pihak ketiga yang mengendalikan atau memproses Data Peribadi anda bagi pihak Buss untuk melakukan perkara yang sama. Akses kepada Data Peribadi adalah terhad untuk menghalang capaian yang tidak dibenarkan, pengubahsuaian atau penyalahgunaan dan hanya dibenarkan di kalangan pekerja, ejen dan/atau rakan kongsi Buss di atas dasar perlu sahaja. 7. Penyimpanan dan Pengekalan Data Peribadi Data Peribadi anda akan disimpan oleh Buss hanya selama mana yang perlu secara munasabah untuk memenuhi tujuan yang dinyatakan di dalam Perenggan 2 di atas atau dikehendaki bagi memenuhi keperluan undang-undang, peraturan dan/atau keperluan perakaunan atau untuk melindungi kepentingan Buss. Selepas tempoh tersebut, maklumat peribadi anda akan dipadamkan daripada semua sistem Buss. 8. Perubahan kepada Notis ini Buss boleh mengkaji semula dan mengemas kini Notis ini dari semasa ke semasa untuk mencerminkan perubahan peruntukan undang-undang dan perubahan di dalam amalan perniagaan, prosedur dan struktur Buss. Versi terbaru Notis ini boleh didapatkan di laman web Buss di atau anda boleh menghubungi Buss di alamat yang dinyatakan di atas untuk mendapatkan versi terbaru Notis ini pada sebarang masa. 9. Pengakuan dan Perihalan Kecuali anda memaklumkan pihak kami sebaliknya, dengan menerima Notis ini, anda bersetuju untuk Buss memproses Data Peribadi anda untuk tujuan-tujuan dan kepada tahap yang dinyatakan di dalan Notis ini.

For more information with regard to this Notice, you may reach us at

For more information with regard to this Notice, you may reach us at Dear Sir/Madam, Pursuant to the Personal Data Protection Act 2010 of Malaysia that came into force on 15 November 2013, we are writing to inform you that we will process your personal data in accordance