OFFICECENTRAL PANDUAN PENGGUNA BAHASA MELAYU AUTHENTIC VENTURE SDN BHD. VERSION 2 REVISION 1 (150907)

Transcription

1 OFFICECENTRL PNDUN PENGGUN HS MELYU UTHENTIC VENTURE SDN HD. VERSION 2 REVISION 1 (150907) 0

2 CONTENTS 1 - Pengenalan Daftar Dan Log Masuk Ke Sistem Log Masuk... 8 Log Masuk... 8 Mengapa?... 9 Lupa Kata Laluan?... 9 Pendaftaran Permulaan Susun tur plikasi Konfigurasi Sistem Konfigurasi kaun Tukar Kata tau Kata Laluan (Sekiranya Perlu) Cara Menukar alamat E-mel () Cara Menukar Kata Laluan () Profil Syarikat Cara Menukar Logo Syarikat Jabatan-Jabatan Dalam Syarikat (Departments) Senarai jabatan-jabatan dalam syarikat Cara Menambah Jabatan (Department) aru Cawangan-Cawangan tau Lokasi Dalam Syarikat (Locations) Menambahkan Lokasi Dalam Syarikat Cara Menambah Lokasi aru Jawatan-Jawatan Dalam Syarikat (Designations) Cara Menambah Jawatan aru Klasifikasi Kerja Dalam Syarikat (Job Classifications) Cara Menambahkan Klasifikasi Kerja Dalam Syarikat Cuti Umum Menambahkan Cuti Umum Yang Diikuti Oleh Syarikat Cuti Negeri Menambahkan Cuti Negeri Yang Diikuti Oleh Syarikat User ssignments (Tugasan PENGGUN) Mengapa? Cara Menambahkan Pengguna aru Cara Melihat Dan Mengubahsuai Data Cara Memadam Data uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 1

3 4.9 Lesen Kredit (License Credit) Mengapa? Senarai Lesen Kredit Transaksi ulanan Human Resource Management System (Sistem Pengurusan Pekerja) Staffs Management (Pengurusan Pekerja) Pengurusan Maklumat Pekerja Mengapa? Cara Menambah Pekerja Dan Maklumat Pekerja Leaves Management (Pengurusan Cuti) Pengurusan Maklumat Cuti Pekerja Leave Entitlement Settings (Konfigurasi ilangan Kelayakan Cuti) Konfigurasi ilangan Cuti Pekerja Mengapa? Cara Konfigurasi Leave Entitlements Processing (Pemprosesan Kelayakan Cuti) Memproses Pengiraan Kelayakan Cuti Yang Diberikan Kepada Pekerja ll Leave pplications (Senarai Permohonan Cuti) Senarai Permohonan Cuti kses Modul Your Leave Entitlement (Kelayakan Cuti nda) Senarai Kelayakan Cuti kses Modul pprove Leave (Meluluskan Permohonan Cuti) pply Leave (Permohonan Cuti) ttendance Management (Pengurusan Maklumat Kehadiran) Maklumat Kedatangan Pekerja kses Modul Movement Management (Pengurusan Pergerakan Pekerja) Pengurusan Pergerakan Pekerja Mengapa? kses Modul Courses (Kursus) Penetapan (setup) Permohonan Kursus Meluluskan Kursus Payroll (Sistem Pengurusan Gaji) uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 2

4 6.1 Konfigurasi Konfigurasi MELIHT SENRI NK YNG D Konfigurasi ank Konfigurasi Matawang Konfigurasi JENIS-JENIS ELUN/POTONGN GJI Konfigurasi KUMPULN GJI Konfigurasi Kumpulan Gaji (Payroll Groups) elaun dan potongan gaji elaun dan potongan gaji kses Modul IMPORT CLIM import claim Profil Gaji Profil Gaji Pekerja kses Modul Slip Gaji Slip Gaji Pekerja Pemprosesan Gaji Kewangan Modul Kewangan Tuntutan Pekerja (Claim) Tuntutan Pekerja Mengapa? Menambah Claim Pendahuluan (dvances) Pendahuluan Mengapa? kses Modul Permohonan ayaran (Payment Requisition) Permohonan ayaran Mengapa? kses Modul aucer Pembayaran (Payment Vouchers) aucer Pembayaran Mengapa? kses Modul uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 3

5 7.5 aucer ayaran Tunai Runcit (Petty Cash Vouchers) aucer ayaran Tunai Runcit Mengapa? kses Modul Modul Pengurusan Hubungan Pelanggan (Customer Relationship Management / CRM) Cara kses Penggunaan Pemilihan (Selections) Kategori DFTR Harga (Pricebook Categories) Indeks Pencapaian PEKERJ (Key Performance Index / Kpi) uku Harga (Pricebook) Inventori (Inventory) uku Contact (Contact ook) Leads ccounts Contacts Potensi Jualan/Projek (Potentials) Komunikasi (Communications) Dashboard Perjumpaan (Meetings) Panggilan Telefon (Phone Call) Invoicing Dashboards Express View Sebut Harga (Quotations) Order cceptances Delivery Order (Tempahan Penghantaran) Invoice Invoice Schedulers Receipts Perakaunan (ccounting) Pengenalan Keperluan minimum untuk perakaunan Tetapan wal (Initial Configurations) Menetapkan Tempoh Perakaunan (ccounting Period) Menetapkan Chart of ccount secara automatik Menetapkan Chart of ccount Secara Manual uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 4

6 Menambah ccount Header dan ccount Detail Transaksi Perakaunan Pengeluaran Invois (Issue Invoice) Menerima Invois (Receive Invoice) Membuat ayaran (Issue Payment) Menerima ayaran (Receive Payment) Transaksi Lain (Other Transaction) Import Transaksi (Import Transaction) Import Data Gaji (Import Payroll Data) Import Invois (Import Invoices) Import Tuntutan (Import Claims) Import aucar ayaran (Import Payment Vouchers) Import aucar Tunai (Petty Cash) Meluluskan Transaksi (pprove Transactions) Transaksi jenis lain (Custom Transaction) Laporan Perakaunan (ccounting Reports) Jenis-jenis Laporan (Report Types) Yang Disokong Panduan Umum Laporan Profit & Loss Laporan alance Sheet (alance Sheet Report) Laporan Trial alance (Trial alance Report) Laporan liran Tunai (Cash Flow Report) Laporan Lejar m (General Ledger) Laporan Journal Listing Penyesuaian ank (ank Reconcilations) Cukai GST Keperluan minimum untuk menjana laporan GST (GST Return) Langkah 1: Menyediakan laporan GST Langkah 2: Penghantaran laporan GST Perakaunan Pelbagai Lokasi (Multiple Locations) Tetapan wal Untuk erbilang Lokasi (Initial Setup for Multiple Locations) Perolehan (Procurement) Pendahuluan Point Of Sales Pendahuluan Tetapan awal Melakukan proses jualbeli uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 5

7 11.4 Menambah stok ataupun produk Log Masuk OfficeCentral Dengan Menggunakan Telefon Pintar Tetapan wal Memohon cuti Modul claim- (Untuk melihat claim yang dibuat dan menambah claim) Menambah mesyuarat ataupun melihat mesyuarat Menambah pergerakan (movement) uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 6

8 1 - PENGENLN OfficeCentral merupakan satu sistem yang menggunakan teknologi awan (internet cloud-based software) dan merangkumi modul-modul penting untuk menguruskan sesebuah syarikat iaitu HRMS, Kiraan Gaji (Payroll), kaun dan Pengurusan Pelanggan (CRM). OfficeCentral adalah satu aplikasi web yang direka khas untuk syarikat-syarikat industri kecil dan sederhana untuk membantu mereka menguruskan syarikat mereka dengan lebih mudah dan lancar. antuan atas talian Kami ada menyediakan bantuan atas talian bagi membantu anda mempelajari OfficeCentral secara atas talian. Laman web khas untuk tujuan support adalah seperti berikut: Hubungi Kami uthentic Venture Sdn. hd. ( H) 906, Tingkat 2, lok D Kompleks Diamond, angi usiness Park andar aru angi Selangor, Malaysia. P: / E: sales@ventures.com.my Sekiranya anda memerlukan sebarang bantuan/pertanyaan berkenaan system OfficeCentral, sila hubungi kami atau di support@ventures.com.my. Hakcipta Terpelihara uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 7

9 2 DFTR DN LOG MSUK KE SISTEM OfficeCentral merupakan aplikasi web yang direka khas untuk syarikat-syarikat industri kecil dan sederhana untuk membantu mereka menguruskan syarikat mereka dengan baik. Untuk mengakses sistem ini, para pengguna boleh menggunakan Google Chrome atau Mozilla Firefox (atau mana-mana Internet rowser yang bersesuaian). OfficeCentral mengandungi beberapa modul seperti berikut: ccounting Finance CRM Payroll Point of Sale (POS) HRMS OfficeCentral Procurement 2.1 LOG MSUK Gambar 2.1 Log Masuk ke Sistem OfficeCentral LOG MSUK Untuk log masuk ke sistem, sila layari ke Masukkan nama pengguna (username) dan juga kata laluan (password) anda untuk mengakses sistem OfficeCentral uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 8

10 Keterangan: Sila masukkan yang telah didaftarkan. Sila masukkan kata laluan yang didaftarkan. MENGP? Dengan menggunakan nama pengguna dan kata laluan, hanya anda yang boleh akses akaun anda. Pastikan anda tidak berkongsi kata laluan anda dengan orang lain untuk mengelakkan penyalahgunaan akaun dan data. Sekiranya anda khuatir bahawa kata laluan anda telah diketahui oleh orang lain, anda boleh menukarkan kata laluan anda setelah log masuk ke sistem. LUP KT LLUN? Sekiranya anda lupa kata laluan anda, anda boleh tekan butang Lost Password? dan isikan nama pengguna (username) anda dalam ruang yang disediakan dan tekan butang Send. Sistem akan menghantarkan yang mengandungi kata laluan yang baru ke anda yang berdaftar dengan OfficeCentral. Masukkan alamat e- mel pengguna (Username) anda di sini Tekan butang Send untuk dapatkan kata laluan yang baru Gambar 2.2 nda lupa kata laluan? Keterangan: Sila masukkan alamat e-mel pengguna (username) anda disini. Tekan butang Send untuk mendapatkan kata laluan yang baru. Sistem akan menghantar kata laluan anda kepada alamat e-mel pengguna yang telah dimasukkan uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 9

11 PENDFTRN Sekiranya anda masih belum mempunyai nama pengguna, boleh mendaftar dengan menekan link Click here to Register di bahagian atas dan isikan data yang diperlukan. akan digunakan sebagai username. Semasa pendaftaran, anda boleh memilih sama ada ingin gunakan percubaan percuma ( free trial ) ataupun terus membuat pembayaran. Sekiranya anda menggunakan percubaan percuma, anda akan mendapat 3 lesen kredit (license credit) untuk satu bulan secara percuma. Ini akan membolehkan anda menggunakan 3 pengguna ( user ) untuk satu bulan. C D E F G Gambar 2.3: Pendaftaran untuk Sistem OfficeCentral agi pengguna yang tidak mempunyai akaun, anda perlulah mendaftar untuk menjadi pengguna yang sah. Hal ini penting bagi membolehkan anda log masuk ke dalam sistem. Keterangan: C D E F G Klik Registration Type dan pilih Free trial (3 license * 1 Month) agi maklumat pendaftaran, sila masukkan selain daripada syarikat anda. Untuk Company Name, sila masukkan nama syarikat anda yang sebenar. Sila masukkan nombor pendaftaran syarikat yang telah anda daftarkan dengan pihak berwajib (contohnya seperti Suruhanjaya Syarikat Malaysia (SSM). Sila masukkan nama anda. Untuk ruangan Password, sila masukkan katalaluan yang baru. Sila pastikan anda ingat katalaluan anda. Untuk ruangan Confirm Password sila masukkan kataluan yang sama. Fungsi ini penting untuk mengesahkan kata laluan yang anda masukkan di (6). Sila klik butang Click Here to Register uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 10

12 Nota: Sekiranya anda telah mempunyai akaun OfficeCentral sebelum ini dengan menggunakan yang sama, kata laluan anda akan mengikut kata laluan yang lama dan bukan yang baru. 3 - PERMULN Seperti sistem-sistem aplikasi web yang lain, OfficeCentral dibahagikan kepada beberapa bahagian untuk memudahkan user untuk menggunakan dan melayari modul-modul yang ada dalam sistem tersebut. Setiap bahagian dan data di dalam sistem OfficeCentral dibahagikan seperi berikut. Dengan menggunakan susun atur yang seragam ini membolehkan anda menguruskan akaun anda dengan mudah dan berkesan. 3.1 SUSUN TUR PLIKSI ) Menu Utama ) Submenu Keterangan: Gambar 3.1 : Susun atur aplikasi OfficeCentral C) Pautan Pantas C Menu Utama merangkumi 6 bahagian iaitu HRMS, Payroll (Gaji), Finance (Kewangan), CRM (Pengurusan perhubungan pelanggan), Procurement (Perolehan), dan Global Settings. Pengguna boleh klik mana-mana pautan yang berkaitan. Sub menu mengandungi hyperlinks, enjin carian, info pengguna dan juga butang logout. Info pengguna yang diletakkan di sini adalah nama pengguna yang sedang log masuk dan juga nama syarikat yang sedang digunakan. Ini untuk mengelakkan sebarang kekeliruan sekiranya ada pengguna yang menggunakan beberapa akaun syarikat dalam OfficeCentral. Pautan pantas adalah fungsi yang memudahkan pengguna untuk pilih 3 fungsi yang biasa digunakan oleh pengguna. Ianya termasuklah HRMS, kewangan dan Pengurusan perhubungan pelanggan (CRM). Pengguna boleh terus ke pautan yang ini tanpa klik di menu utama uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 11

13 4 KONFIGURSI SISTEM 4.1 KONFIGURSI KUN TUKR KT EMIL TU KT LLUN (SEKIRNY PERLU) Selepas anda pergi ke menu Settings, pergi ke bahagian ccount seperti gambar di bawah: Gambar 4.1 : Settings > ccount CR MENUKR LMT E-MEL () 1. Isikan anda di bahagian kiri dan tekan butang Change Sila pastikan anda dieja dengan betul kerana kesemua notifikasi berkenaan OfficeCentral akan dihantar ke ini. 3. Nama pengguna anda masih menggunakan nama pengguna yang asal walaupun anda menukar anda di sini. Nota : Perlu diingatkan bahawa sekiranya anda mengubah , username anda untuk login tidak akan berubah. CR MENUKR KT LLUN () nda boleh menukar katalaluan jika anda merasakan katalaluan yang asal tidak selamat digunakan. 1. nda boleh menukar password anda jika anda merasakan password yang asal tidak selamat digunakan. 2. nda perlu isikan kata laluan sekarang (Current Password) dan juga kata laluan yang baru sebanyak dua kali. (New Password & Confirm New Password) uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 12

14 3. pabila telah selesai isi maklumat yang diperlukan, tekan Submit di bahagian bawah halaman muka surat. 4. Dengan ini, kata laluan anda telah ditukar. nda perlu menggunakan kata laluan yang baru ketika ingin log masuk ke sistem OfficeCentral selepas ini. Sekkiranya anda mempunyai akses kepada lebih dari satu syarikat dengan menggunakan username yang sama, anda boleh pergi ke Login profile dan pilih profil yang anda ingin gunakan dan tekan link di sebelah kanan (). PROFIL SYRIKT Setelah selesai, anda pergi ke bahagian seterusnya iaitu Profil Syarikat. nda perlu tekan submenu Company Profile. nda akan dapat lihat paparan seperti gambar di bawah. Profil syarikat adalah penting untuk diisikan kerana ia akan digunakan dalam laporan dan juga sebarang dokumen seperti sebutharga dan invois yang dikeluarkan melalui OfficeCentral Klik Company Profile Gambar 4.2 : Settings > ccount > Company Profile asic Information: Informasi tentang syarikat. Informasi ini penting kerana kesemua reports di dalam OfficeCentral akan menggunakan data di sini. Contact Person Information: Orang yang boleh dihubungi sekiranya terdapat apa-apa terbaru tentang OfficeCentral. ddress: Masukkan alamat syarikat yang ingin ditunjukkan dalam report, sebutharga dan sebagainya yang disediakan melalui OfficeCentral. Financial Information: Masukkan nombor pendaftaran syarikat untuk institusi-institusi tersebut untuk kegunaan menyediakan laporan gaji dan kewangan. dditional Information: Masukkan data syarikat untuk membolehkan OfficeCentral menyediakan statistik penggunaan OfficeCentral uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 13

15 nda wajib penuhkan nama syarikat anda. Sila isikan no pendaftaran syarikat anda. Sila masukkan no telefon. Sila masukkan syarikat anda Nota : nda wajib penuhi maklumat yang bertanda * GST Number DTE GST VERIFIED DTE GST EFFECTIVE GST PERIOD pabila telah selesai semuanya, tekan butang Save Changes di bahagian atas kanan halaman tersebut untuk memastikan kesemua data telah dimasukkan ke dalam sistem uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 14

16 CR MENUKR LOGO SYRIKT 1. nda juga boleh meletakkan lambang/logo syarikat dengan pergi ke bahagian Logo seperti gambar di bawah. Klik upload sekiranya anda telah memilih logo. Klik choose file untuk pilih fail bagi logo anda Gambar 4.3: Logo Syarikat 2. Sekiranya anda pernah muat naik sebarang gambar ataupun logo sebelum ini, anda akan dapat lihat gambar atau logo yang dipaparkan. Sekiranya anda tidak pernah memuatnaik sebarang gambar atau logo sebelum ini, hanya ruangan kosong akan ditunjukkan di bahagian Current Picture. 3. Jika anda ingin memilih atau menukar gambar, tekan butang Choose File dan pilih gambar yang anda mahukan dari computer anda. 4. Selepas itu, anda tekan butang Upload dan logo company akan ditunjukkan seperi dalam gambar di atas. 5. pabila telah selesai semuanya, tekan butang Save Changes di bahagian atas kanan halaman tersebut. 6. Dengan ini, semua maklumat berkenaan dengan syarikat anda telah pun diisi beserta dengan logo/lambang syarikat. Nota : Perlu diingatkan bahawa logo yang boleh dimuat turun hanyalah kurang daripada 100 K sahaja uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 15

17 agi mengetahui adakah gambar anda boleh dipilih untuk dimuat turun. Sila lihat cara dibawah: Cara untuk melihat saiz logo 1. Klik pada gambar anda. 2. Klik kanan dan pilih properties. 3. nda boleh lihat saiz fail anda (Perlulah kurang daripada 100 K). Sekiranya lebih dari 100kb, anda akan menghadapi masalah untuk muatnaik fail tersebut. 4.2 JTN-JTN DLM SYRIKT (DEPRTMENTS) SENRI JTN-JTN DLM SYRIKT Dalam OfficeCentral, anda boleh menambahkan jabatan-jabatan di dalam syarikat anda. Ini bagi membolehkan setiap pekerja di syarikat anda direkodkan ke dalam jabatan yang betul. Untuk menambahkan jabatan-jabatan (departments) dalam syarikat anda pergi ke bahagian Settings di dalam menu Settings. 1. Pergi ke Settings tersebut dan anda akan lihat isi kandungan didalamnya seperti Departments, Locations, Designations, Job Classifications, Public Holidays dan State Holidays. 2. Tekan di Departments. 3. nda akan lihat departments yang telah sedia ada. Jika ada tambahan departments di syarikat anda, tekan sahaja dia butang dd di bahagian atas. C Gambar 4.4: Departments uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 16

18 Keterangan: C Tekan butang ini untuk tambahkan jabatan yang baru. Tekan butang ini untuk mengemaskini data untuk jabatan tersebut. Tekan butang ini untuk memadamkan jabatan ini. Walau bagaimanapun, harap maklum bahawa sesebuah jabatan hanya boleh dipadamkan sekiranya masih belum digunakan lagi. Sekiranya ia telah digunakan, ia tidak boleh dipadamkan. CR MENMH JTN (DEPRTMENT) RU Gambar 4.5: Tambah jabatan baru 1. Sila isikan nama jabatan yang ingin anda tambah. 2. Di bahagian description sila isi penerangan yang berkaitan dengan jabatan yang anda tambah. 3. Untuk bahagian parent pula sekiranya jabatan anda itu merupakan sub jabatan yang lain. 4. Tekan ack to list untuk kembali ke senarai jabatan 5. pabila telah selesai, tekan butang Save di bahagian kanan atas halaman tersebut 4.3 CWNGN-CWNGN TU LOKSI DLM SYRIKT (LOCTIONS) OfficeCentral membenarkan anda menambahkan cawangan-cawangan dan lokasi dalam syarikat anda. Hal ini kerana kebanyakan syarikat mempunyai lebih dari satu lokasi ataupun cawangan. Dengan menamakan lokasi atau cawangan yang baru selaras dengan lokasi-lokasi yang wujud di syarikat anda, anda dapat mengklasifikasikan perkerja anda dengan lebih mudah. Hal ini juga membolehkan sistem mengira cuti dengan automatik dengan mengambilkira public holiday dan state holiday berdasarkan lokasi pekerja uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 17

19 MENMHKN LOKSI DLM SYRIKT Pergi ke Settings tersebut dan anda akan lihat isi kandungan di dalamnya seperti Departments, Locations, Designations, Job Classifications, Public Holidays dan State Holidays. Tekan Locations. Klik locations C Gambar 4.6: Locations Keterangan: C Tekan butang ini untuk tambahkan cawangan atau lokasi yang baru. Tekan butang ini untuk mengemaskini data untuk cawangan atau lokasi tersebut. Tekan butang ini untuk memadamkan lokasi atau cawangan ini. Walau bagaimanapun, harap maklum bahawa sesebuah lokasi/cawangan hanya boleh dipadamkan sekiranya masih belum digunakan lagi. Sekiranya ia telah digunakan, ia tidak boleh dipadamkan uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 18

20 CR MENMH LOKSI RU 1. Isikan maklumat yang diperlukan. Keterangan: 1 Sila masukkan kod lokasi baru anda. 2 Masukkan nama syarikat atau cawangan baru anda. 3 Pilih negara syarikat anda beroperasi. 4 Pilih negeri syarikat anda beroperasi. 5 Sila tanda hari cuti bagi syarikat. 6 Masukkan kenyataan bagai syarikat itu. 7 agi fungsi parent, sekiranya cawangan yang baru ditambah adalah sub kepada mana-mana lokasi. 8 pabila telah selesai, tekan butang Save di bahagian kanan atas page. Nota : nda wajib penuhi maklumat yang bertanda * uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 19

21 4.4 JWTN-JWTN DLM SYRIKT (DESIGNTIONS) Dalam sistem OfficeCentral, setiap pekerja boleh menjawat satu jawatan. Oleh itu, anda boleh menambahkan jawatan-jawatan yang terdapat dalam syarikat anda di bahagian Designations. Kebanyakan syarikat mempunyai lebih dari satu jawatan. Dengan menamakan jawatan yang baru selaras dengan jawatan-jawatan yang wujud di syarikat anda, anda dapat merekodkan jawatan perkerja anda dengan lebih mudah. Pergi ke Settings kembali dan klik di Designations. Klik Designations Sistem akan memaparkan jawatan-jawatan yang telah sedia ada dalam sistem. C Keterangan: C Tekan butang ini untuk tambahkan jawatan yang baru. Tekan butang ini untuk mengemaskini data untuk jawatan tersebut. Tekan butang ini untuk memadamkan jawatan tersebut. Walau bagaimanapun, harap maklum bahawa sesuatu jawatan hanya boleh dipadamkan sekiranya masih belum digunakan lagi. Sekiranya ia telah digunakan, ia tidak boleh dipadamkan uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 20

22 CR MENMH JWTN RU 1 2 Gambar 4.8: Tambah Jawatan baru 1. Sila masukkan nama jawatan baru yang ingin ditambah. 2. Masukkan maklumat mengenai jawatan baru yang ingin ditambah. 3. pabila telah selesai, tekan butang Save di bahagian kanan atas page. 4. Tekan butang ack to List untuk kembali ke senarai jawatan. 4.5 KLSIFIKSI KERJ DLM SYRIKT (JO CLSSIFICTIONS) Dalam sistem OfficeCentral, anda boleh menambahkan klasifikasi kerja dalam syarikat. Dengan ini, anda dapat mengklasifikasikan pekerja anda dengan lebih mudah. Klasifikasi pekerja digunakan untuk memberikan keistimewaan yang berlainan untuk klasifikasi pekerjaan yang berlainan seperi jumlah cuti tahunan dan sebagainya. Jika semua pekerja diberi cuti yang sama sahaja, maka tidak perlu untuk membuat apa-apa penambahan pada bahagian ini. Settings dan klik di Job Classification uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 21

23 C Gambar 4.10: Tambah Job Classification baru Keterangan: C Tekan butang ini untuk tambahkan jawatan yang baru. Tekan butang ini untuk mengemaskini data untuk jawatan tersebut. Tekan butang ini untuk memadamkan jawatan tersebut. Walau bagaimanapun, harap maklum bahawa sesuatu jawatan hanya boleh dipadamkan sekiranya masih belum digunakan lagi. Sekiranya ia telah digunakan, ia tidak boleh dipadamkan. CR MENMHKN KLSIFIKSI KERJ DLM SYRIKT Jika anda ingin membuat sebarang penambahan pada bahagian ini, tekan pada butang dd. Tekan pada link Delete untuk memadam mana-mana cuti yang tidak diperlukan. Link Edit pula digunakan sekiranya ingin mengubahsuai data tersebut. 1 2 Gambar 4.10: Tambah Job Classification baru 1. pabila telah selesai, tekan butang Save di bahagian kanan atas page. 2. Tekan butang ack to List untuk kembali ke senarai klasifikasi kerja. 3. Tekan butang dd untuk tambahkan lagi klasifikasi kerja yang lain. Lakukan ini berulang kali sehingga kesemua klasifikasi kerja dalam syarikat anda telah ditambah uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 22

24 4.6 CUTI UMUM Public Holiday adalah bertujuan untuk meletakkan apa-apa cuti yang diisytihar didalam negara (cuti umum) yang diikuti oleh syarikat. Dengan memasukkan cuti ke dalam sistem, sistem akan mengira bilangan cuti yang diambil oleh pekerja secara automatik. Jika terdapat sebarang cuti lain yang diambil selain dari cuti yang terdapat didalam sistem ini, anda boleh menambah cuti tersebut. Settings dan klik di Public Holidays Gambar 4.12: Tambah cuti umum baru C Keterangan: C Tekan butang ini untuk tambahkan cuti umum yang baru. Tekan butang ini untuk mengemaskini data untuk cuti umum tersebut. Tekan butang ini untuk memadamkan cuti umum tersebut. Walau bagaimanapun, harap maklum bahawa sesuatu jawatan hanya boleh dipadamkan sekiranya masih belum digunakan lagi. Sekiranya ia telah digunakan, ia tidak boleh dipadamkan uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 23

25 MENMHKN CUTI UMUM YNG DIIKUTI OLEH SYRIKT nda boleh menekan butang dd untuk menambah cuti-cuti lain yang diperlukan dan link Delete untuk memadam mana-mana cuti yang tidak diperlukan. Link Edit pula digunakan sekiranya ingin mengubahsuai data tersebut Keterangan: Gambar 4.13: Tambah Public Holiday baru 1 Sila pilih negara syarikat beroperasi. 2 Masukkan nama cuti tersebut. 3 Sila pilih tarikh cuti tersebut. 4 Masukkan keterangan tentang cuti tersebut Nota: nda perlu masukkan senarai cuti umum yang diikuti oleh syarikat anda setiap tahun. Sistem tidak melakukan ini secara automatik kerana banyak cuti yang tidak mempunyai tarikh yang tetap setiap tahun dan tidak kesemua syarikat mengikuti cuti yang sama. 4.7 CUTI NEGERI State Holiday bertujuan untuk meletakkan apa-apa jenis cuti yang diikuti oleh syarikat anda mengikut negeri masingmasing. Dengan memasukkan cuti ke dalam sistem, sistem akan mengira bilangan cuti yang diambil oleh pekerja secara automatik. Jika terdapat sebarang cuti lain yang diambil selain dari cuti yang terdapat didalam sistem ini, anda boleh menambah cuti tersebut. Oleh itu, sekiranya anda mempunyai pekerja yang bekerja di negara yang berlainan, anda masih boleh menggunapakai OfficeCentral dengan berkesan uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 24

26 C Keterangan: C Tekan butang ini untuk tambahkan cuti negeri yang baru. Tekan butang ini untuk mengemaskini data untuk cuti negeri tersebut. Tekan butang ini untuk memadamkan cuti negeri tersebut. Walau bagaimanapun, harap maklum bahawa cuti tersebut hanya boleh dipadamkan sekiranya masih belum digunakan lagi. Sekiranya ia telah digunakan, ia tidak boleh dipadamkan. MENMHKN CUTI NEGERI YNG DIIKUTI OLEH SYRIKT nda boleh menekan butang dd untuk menambah dan link Delete untuk memadam mana-mana cuti yang tidak diperlukan. Link Edit pula digunakan sekiranya ingin mengubahsuai data tersebut Masukkan negeri dimana syarikat beroperasi. 2. Masukkan nama cuti yang ingin diambil mengikut negeri. 3. Pilih tarikh untuk cuti tersebut 4. Masukkan maklumat megenai cuti tersebut uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 25

27 4.8 USER SSIGNMENTS (TUGSN PENGGUN) User ssignments bertujuan untuk menyambungkan pengguna dan pekerja yang berkaitan. Di modul ini juga anda boleh menambahkan pengguna baru. MENGP? Dengan menambahkan pengguna (atau user) di dalam sistem, ini membolehkan lebih banyak pengguna akses ke sistem OfficeCentral. Pengguna-pengguna ini boleh menggunakan sistem OfficeCentral untuk menjalankan kerja-kerja mereka dengan lebih pantas dan efektif. Setiap pengguna disambungkan dengan setiap pekerja bagi membolehkan aktiviti-aktiviti pengguna tersebut dihadkan berdasarkan pekerja-pekerja yang berkaitan. Klik global settings, pilih user assignments di menu Untuk membuat sebarang perubahan pada data nda boleh melihat senarai pengguna yang ada dalam syarikat anda. Kesemua pengguna yang disenaraikan akan menggunakan 1 lesen kredit untuk setiap bulan. Di sini anda boleh melihat senarai pengguna yang ada dalam syarikat anda. Kesemua pengguna yang disenaraikan akan menggunakan 1 lesen kredit untuk setiap bulan. Untuk menambahkan pengguna yang baru, tekan butang Create. Untuk menyambungkan pengguna dengan pekerja yang berkaitan, tekan butang ssign User. Tekan butang Details untuk melihat meklumat pengguna. Tekan butang Unassign untuk padamkan pengguna tersebut. Dengan memadamkan pengguna, lesen kredit anda tidak akan ditolak untuk bulan berikutnya untuk pengguna tersebut uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 26

28 CR MENMHKN PENGGUN RU Untuk menambahkan pengguna baru, anda hendaklah menekan butang Create dan masukkan data seperti di bawah: Cara memasukkan data: Username Password Confirm Password Staff : Nama pengguna yang digunakan ketika ingin log masuk ke sistem. kesemua notifikasi OfficeCentral akan dihantar ke ini. : Kata laluan untuk akses ke OfficeCentral : Isikan kata laluan lagi sekali untuk tujuan pengesahan : Pilih staf untuk disambungkan dengan pengguna ini. Jika tiada staf,anda dikehendaki menambah staf di bahagian HRMIS (dd new staff) uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 27

29 CR MELIHT DN MENGUHSUI DT nda boleh melihat dan mengubahsuai maklumat data dengan menekan butang Details pada data yang hendak dilihat atau diubahsuai. Setelah selesai mengubahsuai maklumat, tekan butang Save di bahagian atas kanan halaman tersebut. Untuk update roles, anda boleh mengemaskini Gambar 4.18: Senarai pengguna OfficeCentral CR MEMDM DT nda boleh juga memadam mana-mana pengguna yang tidak diperlukan dengan menekan butang Unassign pada data yang hendak dipadam. Dengan memadamkan data pengguna yang tidak diperlukan, sistem tidak akan menolak lesen kredit dari jumlah lesen kredit syarikat anda uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 28

30 4.9 LESEN KREDIT (LICENSE CREDIT) License Credit merupakan lesen kredit yang digunakan untuk merekodkan jumlah lesen yang digunakan oleh syarikat anda. Satu lesen kredit akan digunakan bagi setiap satu pengguna setiap bulan. Lesen kredit juga mempunyai tarikh luput (expiration date), oleh itu, ia perlu digunakan dalam satu tempoh masa tertentu. Untuk menjimatkan penggunaan lesen kredit, anda disarankan untuk memadam (unassign) pengguna-pengguna yang tidak lagi digunakan atau pengguna-pengguna yang disambungkan kepada pekerja yang telah berhenti. MENGP? Dengan menggunakan sistem lesen kredit, anda akan mendapat lebih banyak fleksibiliti dari segi penambahan atau pengurangan bilangan pengguna pada sesuatu masa. Sebagai contoh, sekiranya anda membeli 5 pengguna untuk 12 bulan, anda akan mendapat 60 lesen kredit dengan tarikh luput selama 1 tahun kemudian. Jika anda hanya menggunakan 3 pengguna semasa bulan pertama anda gunakan OfficeCentral, anda akan mempunyai baki 57 lesen kredit untuk digunakan dalam bulan seterusnya. Oleh itu, jika anda perlu tiba-tiba gunakan lebih dari 5 pengguna dalam sesuatu bulan, anda boleh gunakan tanpa bayaran tambahan, dengan syarat, anda masih mempunyai baki lesen kredit. SENRI LESEN KREDIT Pergi ke Global settings, dan klik menu License Credit erikut merupakan maklumat kredit: Gambar 4.19: Maklumat kredit untuk syarikat erikut pula merupakan transaksi kredit lesen yang berlaku dalam akaun syarikat anda: uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 29

31 Gambar 4.20: Senarai transaksi kredit lesen dalam syarikat anda TRNSKSI ULNN Lesen kredit ditolak setiap bulan berdasarkan bilangan pengguna yang ada. nda boleh melihat transaksi lesen kredit secara bulanan seperti di bawah: Gambar 4.21: Transaksi bulanan Lesen Kredit uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 30

32 5 - HUMN RESOURCE MNGEMENT SYSTEM (SISTEM PENGURUSN PEKERJ) OfficeCentral Human Resource Management System merupakan sistem pengurusan pekerja dan mengandungi beberapa module seperti berikut: Leave Management (Pengurusan Cuti) ttendance Management (Kedatangan) Movement Management (Pergerakan) Staff Management (Pengurusan Pekerja) OfficeCentral HRMS Trainings Management (Kursus) 5.1 STFFS MNGEMENT (PENGURUSN PEKERJ) PENGURUSN MKLUMT PEKERJ Untuk mengakses module Human Resources Management System, pergi ke butang Human Resource (lambang orang) dan klik pada Staff di bahagian tersebut. MENGP? Dengan memasukkan maklumat pekerja ke dalam sistem, segala butiran-butiran penting disimpan di dalam sistem dan akan memudahkan pencarian maklumat pada masa hadapan. Hal ini akan menjimatkan masa berbanding perlukan masa untuk membuka dan membelek maklumat dalam fail pekerja tersebut di pejabat. CR MENMH PEKERJ DN MKLUMT PEKERJ Dalam OfficeCentral, anda boleh menambahkan bilangan pekerja dan maklumat pekerja untuk tujuan pengurusan sumber manusia. Ikuti langkah-langkah berikut utk melihat senarai pekerja: 1. Klik pada List of Staffs. Tujuannya untuk menambah bilangan pekerja yang bekerja di syarikat. 2. nda boleh menekan butang dd untuk menambahkan pekerja. Tekan butang Edit untuk mendapatkan maklumat mengenai pekerja tersebut uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 31

33 C D E Gambar 5.1: Senarai pekerja dalam syarikat anda Keterangan: C D E Tekan link dd ini untuk tambahkan pekerja yang baru. Tekan link Edit ini untuk mengemaskini data untuk pekerja tersebut. Tekan link Resign ini sekiranya pekerja tersebut berhenti. Tekan link Deactivate ini sekiranya ingin memadam nama pekerja tersebut dari sistem dan anda tidak akan nampak lagi nama pekerja tersebut dalam sistem ini. Walau bagaimanapun, data pekerja tersebut masih disimpan. Untuk mengakses data pekerja yang tidak aktif, anda boleh memilih Inactive Only dalam filter F. Tekan link Suspend ini sekiranya pekerja ini masih aktif dan anda hanya ingin menggantung pembayaran gaji. Pada kebiasaannya digunakan sekiranya pekerja ini mengambil cuti tanpa gaji dalam tempoh yang panjang uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 32

34 Ikuti langkah-langkah berikut untuk memasukkan maklumat pekerja yang baru. 1. Isikan semua maklumat yang diperlukan berkaitan dengan staff tersebut. Gambar 5.2: Maklumat berkaitan staff Keterangan Penting: Date Joined Tag Masukkan tarikh pekerja ini mula bekerja. Tarikh ini penting dan perlu dipastikan ia adalah betul termasuk tahunnya kerana tarikh ini akan digunakan untuk mengira gaji dan juga bilangan cuti tahunan. Tag adalah nota yang pendek dan ringkas. 2. pabila telah selesai, tekan butang Save di bahagian kanan atas page. 3. Selapas itu, pergi ke bahagian More Information dibahagian kiri bawah page tersebut. Tujuannya adalah untuk manambah maklumat-maklumat lain berkaitan dengan staff tersebut dan memudahkan CEO atau mana-mana kakitangan menghubungi staff tersebut. Klik disini untuk menambah maklumat lain mengenai staff tersebut. Gambar 5.3: Maklumat Tambahan berkaitan staff uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 33

35 4. nda akan lihat page seperti dibawah. Tekan butang dd New (yang ditandakan dengan huruf seperti dalam gambar di bawah) untuk menambah maklumat baru untuk pekerja tersebut. C Gambar 5.4: Maklumat tambahan untuk menghubungi pekerja Keterangan: C Tekan butang ini untuk tambahkan data yang baru. Tekan link Edit ini untuk mengemaskini data tersebut. Tekan link Delete ini untuk memadamkan data tersebut. Ingin diingatkan bahawa data yang telah dipadam tidak boleh didapatkan semula. 5. Isikan maklumat yang diperlukan di page tersebut. C D E F uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 34

36 Gambar 5.5: Maklumat tambahan berkaitan staff Keterangan: C D E F Masukkan deskripsi maklumat perhubungan ini. Contohnya seperti Emergency Contact ataupun Permanent Contact Masukkan nama individu tersebut. Pada kebiasaannya, untuk Emergency Contact, pekerja akan berikan nama ahli keluarga mereka. Masukkan nombor telefon tetap individu tersebut. Masukkan nombor telefon mudah alih individu tersebut. Masukkan alamat emel individu tersebut. Masukkan alamat individu tersebut. 6. pabila telah selesai, tekan butang Save di bahagian kanan atas page. 7. Seterusnya, anda perlu menetapkan approver untuk pekerja-pekerja anda. 8. nda akan nampak butang pprovers pada bahagian kiri halaman tersebut. Tekan butang pprovers tersebut dan anda akan lihat page seperti di bawah. Gambar 5.7: Level of approvers uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 35

37 9. Tujuannya adalah untuk melihat siapakah approver untuk staff tersebut. pprover merupakan orang yang meluluskan permohonan untuk staff tersebut. Dalam OfficeCentral, anda boleh menambahkan bilangan approvers dan juga level of approval untuk setiap staff. Level of pproval: ilangan tingkat kelulusan. Untuk syarikat yang mempunyai lebih dari 1 level kelulusan, kesemua level perlu lulus terlebih dahulu sebelum permohonan tersebut diluluskan. ilangan approver dalam satu level yang sama: Salah seorang daripada approver boleh meluluskan permohonan untuk membolehkan permohonan tersebut diluluskan. 10. Jika ingin membuat penambahan approver, tekan pada butang dd pprover dan isikan maklumat yang diperlukan. Gambar 5.8: Untuk menambah level of approvers 11. pabila telah selesai, tekan pada butang Save di bahagian kanan atas page. 12. Untuk melihat semula,pergi ke pprover dan lihat penambahan yang telah dibuat. 13. Untuk memadamkan seseorang approver, tekan butang X pada nama approver tersebut. 5.2 LEVES MNGEMENT (PENGURUSN CUTI) PENGURUSN MKLUMT CUTI PEKERJ Dalam modul ini, anda boleh menguruskan maklumat cuti pekerja termasuklah cuti tahunan dan sebagainya. Sistem OfficeCentral membolehkan para pekerja memasukkan permohonan cuti dan supervisor pula boleh meluluskan permohonan mereka secara online. OfficeCentral boleh mengira bilangan cuti yang diberikan dan tidak membenarkan pekerja memohon cuti melebihi had yang ditetapkan uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 36

38 Untuk akses ke modul ini, anda pergi ke Leave Management dan klik pada Leave Types. 1. nda akan melihat jenis-jenis cuti yang terdapat didalam syarikat mengikut kta Pekerjaan 1955 yang telah ditetapkan oleh kerajaan. 2. Sekiranya anda ingin menambah jenis cuti lain, pergi ke butang dd untuk menambah jenis cuti. C Gambar 5.9: Untuk tambah cuti baru Keterangan: C Tekan butang ini untuk tambahan jenis cuti yang baru. Tekan link Edit ini untuk mengemaskini data tersebut. Tekan link Delete ini untuk memadamkan data tersebut. Hanya data yang belum digunakan sahaja yang boleh dipadam. Data yang sudah dipadam tidak boleh dikembalikan semula. 3. Masukkan maklumat yang diperlukan uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 37

39 C D E F Gambar 5.10: Untuk tambah cuti baru Keterangan: Masukkan nama jenis cuti yang terlibat. Masukkan deskripsi maklumat jenis cuti. Contohnya seperti Medical Leave. C D E F Masukkan berapa hari pekerja perlu mohon cuti tersebut. Masukkan jumlah cuti yang diberi kepada pekerja. Untuk bahagian ini, sila tanadakan mana-mana bahagian yang berkenaan. Pilih parent jika ada kaitan dengan cuti yang dimohon. 4. Contoh: Name : Comppasionate Leave Description : Sekiranya berlaku kematian Minimum days to apply : -7 Leave allocation : nnually Setting : llow probation Leave type parent : None uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 38

40 5. Minimum days to apply adalah dimana pekerja perlu meminta cuti sebelum/selepas dari hari yang telah ditetapkan oleh syarikat. Jika 3,bermaksud pekerja perlu memohon cuti selewat-lewatnya 3 hari sebelum cuti tersebut. Jika -3 (nombor negatif), bermakna perkerja perlu meminta cuti selewat-lewatnya 3 hari selepas cuti tersebut. 6. pabila telah selesai, tekan butang Save di bahagian kanan atas page. 7. Maklumat tambahan: Leave llocation: Cara bilangan cuti diberikan kepada pekerja. Sekiranya nnually, bermaksud pekerja mendapat keseluruhan cuti pada waktu awal bekerja. Sekiranya anda menggunakan sistem pro-rate, maka, anda perlu memilih Daily sebagai leave allocation anda. llow Probation?: Sila tandakan / pada kotak ini sekiranya anda membenarkan staff di bawah tempoh percubaan untuk memohon cuti ini. Leave Type Parent: Sekiranya balance cuti tersebut bergantung kepada cuti yang lain, sila pilih cuti yang lain tersebut sebagai Leave Type Parent. Sebagai contoh, sekiranya anda inginkan setiap kali staff memohon Emergency Leave ditolak dari nnual Leave, anda letakkan nnual Leave sebagai Leave Type Parent kepada Emergency Leave semasa sesi konfigurasi LEVE ENTITLEMENT SETTINGS (KONFIGURSI ILNGN KELYKN CUTI) KONFIGURSI ILNGN CUTI PEKERJ Seterusnya, anda pergi ke Leave, Entitlement Settings dan klik pada link tersebut. nda akan lihat seperti gambar dibawah. Entitlement Settings merupakan konfigurasi bilangan cuti berdasarkan klasifikasi kerja, jenis cuti dan juga bilangan tahun bekerja di syarikat tersebut. MENGP? Dengan menggunakan Leave Entitlement Settings ini, anda boleh melakukan tetapan di dalam sistem OfficeCentral untuk mengira bilangan cuti secara automatik berdasarkan klasifikasi dan maklumat pekerja tersebut. Ini akan menjimatkan masa yang anda perlukan untuk mengira bilangan cuti untuk setiap staff berdasarkan maklumat masingmasing seperti tarikh masuk kerja dan juga klasifikasi kerja. CR KONFIGURSI Kemudiaan Klik pada ulk Create untuk mengisi maklumat secara pukal dalam satu-satu masa. nda boleh rujuk pada gambar di bawah uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 39

41 Gambar 5.11 : Entitlement settings Keterangan: Tekan butang ini untuk tambahan cuti. Tekan butang ini untuk tambah maklumat secara banyak. 1. nda boleh tekan butang dd untuk tambah, butang Edit untuk mengubahsuai data dan butang Delete untuk memadam data. Klik disini untuk tambah maklumat cuti secara banyak Gambar 5.12 : ulk Create 1. Jika anda ingin membuat apa-apa penambahan, tekan butang dd dan anda akan lihat seperti di bawah. 2. Isikan segala maklumat yang diperlukan uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 40

42 C D E F G Gambar 5.13: Untuk tambah Default Leave Entitlements Keterangan: C D E Pilih cuti yang ingin ditambah. Pilih jawatan yang terlibat. Masukkan tahun mula bekerja. Masukkan tahun akhir bekerja. Masukkan jumlah cuti yang ingin diberi. F Sila nyatakan sekirany ada. G Sekiranya ada maklumat tambahan, sila naytakan di bahagian ini. 3. pabila telah selesai, tekan butang Save di bahagian kanan LEVE ENTITLEMENTS PROCESSING (PEMPROSESN KELYKN CUTI) MEMPROSES PENGIRN KELYKN CUTI YNG DIERIKN KEPD PEKERJ 1. Seterusnya, pergi ke Leaves dan klik pada Entitlement. 2. Di sini, anda boleh memproses bilangan cuti (leave entitlement) untuk diberikan kepada pekerja anda. Mereka hanya boleh memohon cuti sekiranya mereka mempunyai leave entitlement uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 41

43 3. Jika anda ada membuat apa-apa penambahan pada Leave Types atau sebarang modifikasi terhadap Default Leave Entitlement Settings, anda hendaklah klik pada Reprocess untuk memproses bilangan kelayakan cuti yang baru kepada para pekerja anda LL LEVE PPLICTIONS (SENRI PERMOHONN CUTI) SENRI PERMOHONN CUTI Dalam OfficeCentral, anda boleh melihat senarai permohonan cuti. Tujuannya adalah untuk melihat kesemua cuti yang telah dihantar oleh pekerja. KSES MODUL 1. Seterusnya, pergi kepada Leaves dan ll Leaves pplication. Gambar 5.15: Untuk tambah cuti Keterangan: Tekan butang ini untuk tambahan permohonan cuti. Perlu diingatkan bahawa ini adalah untuk tatapan admin. dmin boleh membuat permohonan untuk staf. Tekan butang ini untuk sebarang penapisan permohonan cuti samada mengikut lokasi, jabatan staf yang terlibat. 2. Masukkan segala maklumat yang diperlukan. C D E Gambar 5.16: Untuk tambah cuti uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 42

44 C D E Sila pilih staf yang ingin dipohon cuti. Sila pilih jenis cuti yang teribat. Sila masukkan tarikh bermula cuti. Sila masukkan tarikh akhir cuti tersebut. Sila pilih ya atau tidak sekiranya ingin dipautkan cuti ke . Nota: Perlu diingatkan bahawa semua yang bertanda * wajib diisi. Sekiranya anda tidak memenuhi ruang yang diperlukan anda tidak boleh simpan maklumat dan sistem akan memaparkan ralat. 3.pabila telah selesai, tekan butang Save di bahagian kanan atas page YOUR LEVE ENTITLEMENT (KELYKN CUTI ND) SENRI KELYKN CUTI Dalam OfficeCentral, anda boleh melihat senarai kelayakan cuti (leave entitlement) anda, jumlah cuti, bilangan cuti yang telah digunakan dan bilangan cuti yang masih ada. KSES MODUL 1. Seterusnya, pergi kepada Leaves dan klik pada Your Entitlement. 2. Page ini akan memaparkan jenis-jenis cuti yang ada dan jumlah baki cuti yang masih ada. Gambar 5.17: Maklumat mengenai cuti uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 43

45 5.2.5 PPROVE LEVE (MELULUSKN PERMOHONN CUTI) 1. Seterusnya, anda pergi ke Leaves dan klik pada pprove Leave pplications. 2. Tujuannya adalah untuk kita meluluskan cuti yang diminta oleh pekerja kita. Hanya admin dan approver sahaja yang dibenarkan untuk meluluskan cuti tersebut. 3. Untuk meluluskan permohonan cuti, tekan pprove. Untuk menolak permohonan tersebut, tekan Reject. Untuk melihat maklumat lanjut, tekan butang Details Gambar 5.18: Untuk meluluskan cuti C Keterangan: C Tekan butang ini untuk luluskan permohonan cuti. Tekan butang ini untuk menolak atau reject transaksi. Tekan butang ini untuk melihat permohonan secara lanjut uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 44

46 5.2.6 PPLY LEVE (PERMOHONN CUTI) Seterusnya anda pergi kepada Leaves dan klik pada Your Leaves. 1. Halaman ini adalah untuk kita memohon cuti untuk diri kita sendiri. 2. nda boleh tekan butang dd untuk memohon cuti. C D E Keterangan: C D E Tekan butang ini untuk tambah permohonan cuti. Tekan butang ini untuk membuat penapisan jenis cuti yang dipohon. Tekan butang ini untuk cancel permohonan anda. Tekan butang ini untuk melihat permohonan secara lanjut. Tekan butang ini sekiranya anda ingin memuat turun cuti yang dipohon. iasanyauntuk merekod staf dan cuti yang dipohon. F C H G D E I Gambar 5.19 : Permohonan cuti uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 45

47 C D E F G H I Sila pilih jenis cuti yang ingin dipohon. Masukkan tarikh bermula bercuti Sila nyatakan adakah cuti tersebut separuh hari atau sepanjang hari utnuk tarikh mula bercuti. Masukkan tarikh akhir bercuti. Sila nyatakan adakah cuti tersebut separuh hari atau sepanjang hari utnuk tarikh akhir bercuti. Sila masukkan nombor telefon untuk dihubungi. Sila nyatakan no MC, jika peroleh MC dari mana-mana klinik atau hospital. Masukkan alamat untuk dihubungi. Sila nyatakan alasan bercuti. - Masukkan segala maklumat yang diperlukan. - pabila telah selesai, tekan butang Save di bahagian kanan atas page. 5.3 TTENDNCE MNGEMENT (PENGURUSN MKLUMT KEHDIRN) MKLUMT KEDTNGN PEKERJ Dalam OfficeCentral, anda boleh melihat senarai maklumat kehadiran pekerja. Dalam modul ini, anda boleh merekodkan masa masuk dan keluar pekerja-pekerja anda. Maklumat dari modul ini boleh digunapakai semasa pengiraan gaji nanti sekiranya diperlukan. KSES MODUL 1. Pergi ke bahagian ttendance dan klik pada Daily. 2. Tujuannya adalah untuk merekod kedatangan pekerja-pekerja di dalam syarikat. 3. nda boleh mengisi maklumat yang berkaitan mengenai kehadiran pekerja tersebut. Gambar 5.20 Rekod kedatangan pekerja 4. pabila telah selesai, anda boleh klik pada butang Update ttendance Record pada bahagian atas kanan uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 46

48 5.4 MOVEMENT MNGEMENT (PENGURUSN PERGERKN PEKERJ) PENGURUSN PERGERKN PEKERJ Dalam OfficeCentral, anda boleh melihat senarai pergerakan pekerja anda. Pekerja anda boleh merekodkan pergerakan mereka dalam OfficeCentral. MENGP? Dengan menggunakan modul ini, anda boleh memantau pergerakan pekerja anda. Ini akan memudahkan anda untuk memantau perkara-perkara yang dilakukan oleh pekerja anda ketika mereka keluar dari pejabat. Modul ini juga boleh disambungkan dengan module Claims dalam Finance. KSES MODUL 1. Pergi ke bahagian Movement dan klik pada ll Movements. 2. Tujuannya adalah untuk melihat setiap pergerakan yang dibuat oleh pekerja-pekerja di syarikat anda. Gambar 5.21 : Untuk tambah pergerakan didalam syarikat C Keterangan: D C D Tekan butang ini untuk melihat Pergerakan movement yang telah dibuat. Tekan butang ini untuk mengubah pergerakan yang dibuat. Tekan butang ini sekiranya anda ingin memuat turun pergerakan tersebut. Tekan butang ini jika anda ingin memadam pergerakan tersebut. 3. Jika anda ingin menambah apa-apa pergerakan didalam syarikat. Tekan butang dd uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 47

49 4. Isikan kesemua maklumat yang diperlukan. C D 3. Gambar 5.22: Isikan maklumat berkaitan pergerakan Keterangan: C D Sila pilih jenis pergerakan yang berkaitan. Sila nyatakan tujuan pergerakan itu. Sila masukkan tarikh bermula pergerakan tersebut. Sila masukkan tarikh tamat pergerakan tersebut. 4. Contoh : Name : Mohamad Khairulnaqib Movement type : Company purpose Purpose : Meeting with client Start date : 12 Feb, :00 End date : 12 Feb, :00 5. pabila telah selesai, tekan Save di bahagian kanan atas uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 48

50 .5.5 COURSES (KURSUS) PENETPN (SETUP) Menggunakan peranan pengguna (role) sebagai dmin bagi modul HRMS, anda dapat membuat penetapan bagi kursus. 1 - Untuk membuat penetapan kursus, klik pada menu HRMS -> Course -> Create Course. Keterangan bagi proses data input ditunjukkan seperti berikut: 1. Course Information Name: Nama kursus Description: Keterangan berkenaan kursus 2. Contact Information Contact Person: Nama pegawai yang bertanggungjawab (person-incharge, PIC) Contact Number: Nombor telefon PIC Contact lamat e-mel PIC 3. dditional Information Staff can apply?: Menetapkan sama ada staf boleh memohon kursus tersebut atau tidak Internal Training/External Training: Pilihan sama ada latihan luaran atau dalaman Prerequisites: Kelayakan minimum untuk penyertaan kursus Targeted People: Golongan sasaran 2 3 Course Session Date time from: Tarikh/masa permulaan kursus Date time to: Tarikh/masa tamat kursus Location: lamat/lokasi kursus Trainer: Nama pengajar kursus llow: Pilhan sama ada staf boleh memohon sesi yang disenaraikan *Tekan butang + (berwarna biru) untuk menambah sesi-sesi kursus uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 49

51 1. Klik butang Create apabila selesai memasukkan data untuk mendaftarkan kursus anda. 2. Klik HRMS -> COURSE -> ll Courses untuk melihat senarai kursus yang ada. 3. Klik HRMS -> COURSE -> ll Course pplication untuk melihat senarai permohonan kursus yang ada. PERMOHONN KURSUS Semua staf boleh membuat permohonan bagi menghadiri kursus. Untuk proses permohonan, staf berkenaan boleh mengikut langkah-langkah seperti berikut: 1. Klik menu HRMS -> COURSE -> pply. 2. Klik pada butang Details untuk melihat maklumat lanjut 3. Klik pautan pply untuk memohon kursus. 4. pprover anda atau admin harus log masuk ke dalam OfficeCentral bagi tujuan menyemak dan meluluskan permohonan anda. MELULUSKN KURSUS Hanya supervisor dan admin sahaja boleh meluluskan segala permohonan kursus. 1. [Untuk pprover] Sila ke menu HRMS -> COURSE -> pprove Course pplications untuk menyemak dan meluluskan kursus. 2. [Untuk Supervisor] Sila ke menu HRMS -> COURSE -> Your Supervisees -> View Course pplications untuk menyemak dan meluluskan permohonan dari staf anda uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 50

52 6- PYROLL (SISTEM PENGURUSN GJI) OfficeCentral juga mempunyai modul pengurusan gaji pekerja (Payroll). Dalam modul ini, anda boleh mengira gaji pekerja, menyediakan laporan gaji dan juga menyediakan borang-borang statutori yang perlu dihantarkan ke badanbadan kerajaan pada setiap bulan. 6.1 KONFIGURSI KONFIGURSI Dalam OfficeCentral, anda boleh melakukan konfigurasi sistem untuk menyesuaikan OfficeCentral dengan polisi pengiraan gaji syarikat anda. Dalam modul ini, anda boleh menambahkan bank untuk pembayaran gaji, matawang dan sebagainya. MELIHT SENRI NK YNG D Dalam module Payroll, anda boleh menambahkan bank-bank yang digunakan untuk tujuan pembayaran gaji. Ini adalah bank-bank untuk akaun pekerja anda. Untuk melihat senarai bank yang ada dalam syarikat anda, anda perlu: 1. Pergi ke bahagian Payroll, pergi ke Settings, pergi ke anks dan seterusnya tekan View List. 2. Di sini anda akan dapat melihat senarai bank yang terdapat dalam syarikat anda Gambar 6.1: Senarai bank yang didaftarkan dalam syarikat Keterangan: Nombor Keterangan 1 Tekan butang dd untuk tambahkan bank baru 2 Tekan butang Edit untuk melakukan sebarang modifikasi terhadap bank yang sedia ada 3 Tekan butang Delete untuk padamkan bank yang telah sedia ada. Walau bagaimanapun, bank tersebut hanya boleh dipadamkan sekiranya ia masih belum digunakan. Harap maklum bahawa data yang telah dipadamkan tidak boleh didapati semula uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 51

53 KONFIGURSI NK Dalam modul ini, anda boleh menambahkan jenis-jenis bank yang ada dalam syarikat anda. ank ini adalah bank syarikat anda dan juga bank yang digunakan oleh pekerja anda untuk pembayaran gaji. 1. Pergi ke bahagian Payroll, Settings pergi ke anks dan tekan pada dd New. 2. Isikan maklumat yang diperlukan pada halaman tersebut untuk menambahkan bank baru yang masih belum ada di dalam sistem Gambar 6.2: Untuk daftarkan bank baru dalam syarikat anda uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 52

54 3. Maklumat yang diperlukan Nombor Keterangan 1 Nama ank 2 Nama pendek untuk bank tersebut. Contohnya jika Maybank, pada kebiasaannya organisasi kebanyakannya gunakan M sebagai nama pendek. 3 Nota berkenaan dengan bank tersebut 4 lamat cawangan bank tersebut sekiranya syarikat mempunyai akaun di bank ini 5 Nombor akaun syarikat sekiranya syarikat mempunyai akaun di bank ini 6 Pilih jenis bank untuk tujuan penyediaan TXT file yang dihantarkan ke bank untuk tujuan pembayaran gaji. 4. pabila telah selesai, tekan butang Create di bahagian bawah atau tekan butang Save di bahagian kanan atas page. ank tersebut akan ditambahkan dalam senarai bank. KONFIGURSI MTWNG Dalam OfficeCentral juga, anda boleh melakukan konfigurasi matawang yang digunakan untuk tujuan pembayaran gaji. Dalam sistem ini, anda boleh melihat matawang yang sudah sedia ada dalam sistem dan anda juga boleh menambahkan matawang baru yang digunakan dalam syarikat anda. 1. Untuk melihat senarai matawang dalam syarikat anda, klik pada Currencies dan pilih View List. 2. nda akan dapat melihat senarai matawang seperti di bawah: Gambar 6.3: Senarai matawang yang terdapat dalam syarikat anda Keterangan: Nombor Keterangan 1 Tekan butang dd untuk tambahkan bank baru 2 Tekan butang Edit untuk melakukan sebarang modifikasi terhadap bank yang sedia ada 3 Tekan butang Delete untuk padamkan bank yang telah sedia ada. Walau bagaimanapun, bank tersebut hanya boleh dipadamkan sekiranya ia masih belum digunakan. Harap maklum bahawa data yang telah dipadamkan tidak boleh didapati semula uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 53

55 Seterusnya, untuk menambahkan matawang baru, sila ikuti langkah-langkah berikut: 1. Pergi ke Currencies dan tekan dd New 2. Tujuannya adalah untuk memasukkan jenis mata wang yang digunakan dalam syarikat untuk pembayaran gaji. 1 2 Gambar 6.4: Untuk tambah matawang lain 3. Maklumat yang diperlukan Nombor Keterangan 1 Nama Matawang 2 Simbol Matawang KONFIGURSI JENIS-JENIS ELUN/POTONGN GJI Dalam OfficeCentral, anda boleh juga menambahkan jenis-jenis elaun atau potongan gaji yang dikira semasa pemprosesan gaji. Untuk mengakses modul ini, anda perlu lakukan langkah-langkah berikut: 1. Pergi ke modul Payroll dan pilih Settings. 2. Seterusnya, anda klik pada bahagian djustment Purpose. Di sini, anda boleh melihat senarai jenis-jenis elaun atau potongan gaji yang ada dalam syarikat anda uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 54

56 1 2 3 Gambar 6.5: Untuk tambah elaun-elaun lain yang diberikan kepada pekerja Keterangan: Nombor Keterangan 1 Tekan butang dd untuk tambahkan jenis elaun/potongan baru 2 Tekan butang Edit untuk melakukan sebarang modifikasi terhadap bank yang sedia ada 3 Tekan butang Delete untuk padamkan bank yang telah sedia ada. Walau bagaimanapun, bank tersebut hanya boleh dipadamkan sekiranya ia masih belum digunakan. Harap maklum bahawa data yang telah dipadamkan tidak boleh didapati semula. Untuk menambahkan jenis-jenis elaun atau potongan gaji yang baru, sila ikuti langkah-langkah di bawah. 1. Klik pada butang dd untuk menambah jenis djustment Purpose yang baru. 2. Isikan maklumat yang diperlukan uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 55

57 Gambar 6.6: Isikan semua maklumat yang berkenaan dengan elaun Keterangan: Nombor Keterangan 1 Nama elaun tersebut 2 Nama pendek elaun tersebut untuk ditunjukkan di dalam slip gaji. Contohnya, untuk TRVEL LLOWNCE boleh gunakan TRVLLW. Tiada format yang piawai yang perlu diikuti dan perkara ini bergantung kepada syarikat anda sendiri. 3 Maklumat tambahan tentang alaun tersebut uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 56

58 4 Sila pilih djustment Type dalam pilihan tersebut. Ini digunakan untuk menghasilkan laporan-laporan berkaitan untuk jenis-jenis elaun/potongan gaji tersebut. Sekiranya elaun/potongan tersebut tidak berkaitan dengan mana-mana pilihan yang disediakan, sila pilih Others. Contoh-contoh elaun yang masuk ke dalam Others adalah seperti Elaun Kedatangan dan Elaun Makan. 5 Sekiranya jenis elaun/potongan ini merupakan potongan, sila tandakan / dalam kotak tersebut. 6 Tekan dalam kotak untuk tandakan / sekiranya anda ingin elaun/potongan ini dikira untuk potongan EPF / KWSP (Kumpulan Wang Simpanan Pekerja). 7 Tekan dalam kotak untuk tandakan / sekiranya anda ingin elaun/potongan ini dikira untuk potongan SOCSO/PERKESO. 8 Tekan dalam kotak untuk tandakan / sekiranya anda ingin elaun/potongan ini dikira untuk potongan PC (Potongan cukai bulanan) 9 Tekan dalam kotak untuk tandakan / sekiranya anda ingin elaun/potongan ini dikira untuk potongan Zakat. 10 Tekan dalam kotak untuk tandakan / sekiranya anda ingin elaun/potongan ini dikira untuk sumbangan syarikat kepada PSM (Pembangunan Sumber Manusia erhad). 3. pabila telah selesai, tekan butang Save di bahagian kanan atas. 6.2 KONFIGURSI KUMPULN GJI KONFIGURSI KUMPULN GJI (PYROLL GROUPS) Dalam OfficeCentral, anda boleh menambah beberapa kumpulan gaji yang berbeza sekiranya anda mempunyai cara pengiraan gaji yang berlainan untuk pekerja anda. Jika cara pengiraan gaji untuk setiap pekerja adalah sama sahaja, anda boleh meletak satu sahaja kumpulan pada bahagian ini. 1. Untuk akses ke modul ini, anda perlu pergi ke Payroll, pilih Groups dan seterusnya Payroll Groups uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 57

59 2. erikut merupakan paparan skrin tersebut: Gambar 6.7: Senarai kumpulan Payroll di syarikat anda Keterangan: Nombor Keterangan 1 Tekan butang dd untuk tambahkan jenis kumpulan gaji baru 2 Tekan butang Edit untuk melakukan sebarang modifikasi terhadap data yang sedia ada 3 Tekan butang Delete untuk padamkan kumpulan gaji yang telah sedia ada. Walau bagaimanapun, data tersebut hanya boleh dipadamkan sekiranya ia masih belum digunakan. Harap maklum bahawa data yang telah dipadamkan tidak boleh didapati semula. Untuk tambahkan kumpulan gaji yang baru, sila lakukan langkah-langkah berikut: 1. Tekan butang dd seperti dalam gambar di atas. 2. nda akan dapat melihat paparan skrin seterusnya seperti berikut: Gambar 6.8: Paparan skrin untuk menambahkan kumpulan gaji yang baru uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 58

60 Keterangan: Nombor Keterangan 1 Nama kumpulan tersebut 2 Maklumat berkenaan dengan kumpulan tersebut 3 Pemilihan cara pengiraan gaji. Gambar 6.9: Opsyen-opsyen untuk memilih cara pengiraan gaji Fixed number of days per month Pilih opsyen ini sekiranya anda mengira gaji berdasarkan bilangan hari yang tetap setiap bulan, contohnya 26 hari. Dengan memilih opsyen ini, cara pengiraan 1 cuti tanpa gaji (unpaid leave) akan dikira berdasarkan 1/(bilangan hari) * gaji pokok. Oleh itu, sekiranya bilangan hari tersebut adalah 26 hari dan gaji pokok adalah RM2000/bulan, pengiraan 1 hari cuti tanpa gaji adalah seperti berikut: 1/26*2000. Pengiraan overtime juga akan mengikut kadar yang sama, iaitu gaji satu hari bekerja dikira sebagai 1/26 * ased on total number of days in the month Pilih opsyen ini sekiranya anda mengira gaji berdasarkan bilangan hari yang ada dalam bulan tersebut. Contohnya, dalam bulan Jun dikira sebagai 30 hari manakala dalam bulan Julai dikira sebagai 31 hari. Dengan memilih opsyen ini, cara pengiraan 1 cuti tanpa gaji (unpaid leave) akan dikira berdasarkan 1/(bilangan hari dalam bulan tersebut) * gaji pokok. Oleh itu, sekiranya bulan tersebut adalah bulan Jun dan mempunyai 30 hari dalam sebulan, dan gaji pokok adalah RM2000/bulan, pengiraan 1 hari cuti tanpa gaji adalah seperti berikut: 1/30* uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 59

61 Pengiraan overtime juga akan mengikut kadar yang sama, iaitu gaji satu hari bekerja dikira sebagai 1/30 * ased on total number of days between cutoff Pilih opsyen ini sekiranya anda mengira gaji berdasarkan bilangan hari yang ada antara Start Date dan Cutoff Date. Dengan memilih opsyen ini, cara pengiraan 1 cuti tanpa gaji (unpaid leave) akan dikira berdasarkan 1/(bilangan hari antara 2 tarikh tersebut) * gaji pokok. Contohnya, sekiranya anda pilih 27 ugust 2015 sebagai start date dan 26 September 2015 sebagai cutoff date, sistem akan kira sebagai 31 hari. Sekiranya gaji pokok adalah RM2000/bulan, pengiraan 1 hari cuti tanpa gaji adalah seperti berikut: 1/31*2000 Pengiraan overtime juga akan mengikut kadar yang sama, iaitu gaji satu hari bekerja dikira sebagai 1/31 * ased on 5 working days (Monday-Friday) per week in a month Pilih opsyen ini sekiranya anda mengira gaji berdasarkan bilangan hari bekerja yang ada dalam bulan tersebut berdasarkan 5 hari bekerja (Isnin - Jumaat) dalam seminggu. Dengan memilih opsyen ini, cara pengiraan 1 cuti tanpa gaji (unpaid leave) akan dikira berdasarkan 1/(bilangan hari bekerja dalam bulan tersebut) * gaji pokok. Contohnya, sekiranya anda untuk bulan Ogos 2015, sistem akan kira sebagai 21 hari kerana terdapat 21 hari bekerja (Isnin-Jumaat) dalam bulan Ogos Sekiranya gaji pokok adalah RM2000/bulan, pengiraan 1 hari cuti tanpa gaji adalah seperti berikut: 1/21*2000. Pengiraan overtime juga akan mengikut kadar yang sama, iaitu gaji satu hari bekerja dikira sebagai 1/21 * ased on 5 working days (Monday-Friday) per week between cutoff dates Pilih opsyen ini sekiranya anda mengira gaji berdasarkan bilangan hari bekerja yang ada antara 2 tarikh (Start date dan Cutoff Date) berdasarkan 5 hari bekerja (Isnin - Jumaat) dalam seminggu. Dengan memilih opsyen ini, cara pengiraan 1 cuti tanpa gaji (unpaid leave) akan dikira berdasarkan 1/(bilangan hari bekerja antara 2 tarikh tersebut) * gaji pokok. Contohnya, sekiranya anda pilih 27 ugust 2015 sebagai start date dan 26 September 2015 sebagai cutoff date, sistem akan kira sebagai 22 hari. Sekiranya gaji pokok adalah RM2000/bulan, pengiraan 1 hari cuti tanpa gaji adalah seperti berikut: 1/22*2000. Pengiraan overtime juga akan mengikut kadar yang sama, iaitu gaji satu hari bekerja dikira sebagai 1/22 * uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 60

62 ased on 5.5 working days (Mon-Fri, Halfday on Saturdays) per week in a month. Pilih opsyen ini sekiranya anda mengira gaji berdasarkan bilangan hari bekerja yang ada dalam bulan tersebut berdasarkan 5.5 hari bekerja (Isnin Jumaat, separuh hari bekerja pada hari Sabtu) dalam seminggu. Dengan memilih opsyen ini, cara pengiraan 1 cuti tanpa gaji (unpaid leave) akan dikira berdasarkan 1/(bilangan hari bekerja dalam bulan tersebut) * gaji pokok. Contohnya, sekiranya anda untuk bulan Ogos 2015, sistem akan kira sebagai 21 hari kerana terdapat 23 hari bekerja (Isnin-Jumaat) dalam bulan Ogos Sekiranya gaji pokok adalah RM2000/bulan, pengiraan 1 hari cuti tanpa gaji adalah seperti berikut: 1/23*2000. Pengiraan overtime juga akan mengikut kadar yang sama, iaitu gaji satu hari bekerja dikira sebagai 1/23 * ased on 5.5 working days (Mon-Fri, Halfday on Saturdays) per week between start date and cutoff date. Pilih opsyen ini sekiranya anda mengira gaji berdasarkan bilangan hari bekerja yang ada antara 2 tarikh (Start date dan Cutoff Date) berdasarkan 5.5 hari bekerja (Isnin Jumaat, separuh hari pada hari Sabtu) dalam seminggu. Dengan memilih opsyen ini, cara pengiraan 1 cuti tanpa gaji (unpaid leave) akan dikira berdasarkan 1/(bilangan hari bekerja antara 2 tarikh tersebut) * gaji pokok. Contohnya, sekiranya anda pilih 27 ugust 2015 sebagai start date dan 26 September 2015 sebagai cutoff date, sistem akan kira sebagai 25 hari. Sekiranya gaji pokok adalah RM2000/bulan, pengiraan 1 hari cuti tanpa gaji adalah seperti berikut: 1/25*2000. Pengiraan overtime juga akan mengikut kadar yang sama, iaitu gaji satu hari bekerja dikira sebagai 1/25 * ased on 6 working days(mon- Saturday) per week in a month. Pilih opsyen ini sekiranya anda mengira gaji berdasarkan bilangan hari bekerja yang ada dalam bulan tersebut berdasarkan 6 hari bekerja (Isnin - Sabtu) dalam seminggu. Dengan memilih opsyen ini, cara pengiraan 1 cuti tanpa gaji (unpaid leave) akan dikira berdasarkan 1/(bilangan hari bekerja dalam bulan tersebut) * gaji pokok. Contohnya, sekiranya anda untuk bulan Ogos 2015, sistem akan kira sebagai 21 hari kerana terdapat 25 hari bekerja (Isnin-Sabtu) dalam bulan Ogos Sekiranya gaji pokok adalah RM2000/bulan, pengiraan 1 hari cuti tanpa gaji adalah seperti berikut: 1/25*2000. Pengiraan overtime juga akan mengikut kadar yang sama, iaitu gaji satu hari bekerja dikira sebagai 1/25 * uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 61

63 ased on 6 working days (Mon-Saturday) per week between start date and cutoff date. Pilih opsyen ini sekiranya anda mengira gaji berdasarkan bilangan hari bekerja yang ada antara 2 tarikh (Start date dan Cutoff Date) berdasarkan 6 hari bekerja (Isnin Sabtu) dalam seminggu. Dengan memilih opsyen ini, cara pengiraan 1 cuti tanpa gaji (unpaid leave) akan dikira berdasarkan 1/(bilangan hari bekerja antara 2 tarikh tersebut) * gaji pokok. Contohnya, sekiranya anda pilih 27 ugust 2015 sebagai start date dan 26 September 2015 sebagai cutoff date, sistem akan kira sebagai 27 hari. Sekiranya gaji pokok adalah RM2000/bulan, pengiraan 1 hari cuti tanpa gaji adalah seperti berikut: 1/27*2000. Pengiraan overtime juga akan mengikut kadar yang sama, iaitu gaji satu hari bekerja dikira sebagai 1/27 * ased on staff s location s working days in a month ased on staff s location s working days between cutoff Cara ini menggunakan cara yang sama seperti di atas dalam bulan pengiraan gaji tersebut tetapi mengikut tetapan hari bekerja yang ditentukan di setiap lokasi tertentu. Sebagai contoh, sekiranya di negeri Kelantan, hari bekerja adalah had Khamis. Oleh itu, untuk negeri ini disarankan menggunakan opsyen ini untuk pengiraan gaji (sekiranya tidak menggunakan bilangan hari yang tetap seperti opsyen pertama dan kedua). Cara ini menggunakan cara yang sama seperti di atas iaitu pengiraan hari bekerja antara 2 tarikh (start date dan cutoff date) tetapi mengikut tetapan hari bekerja yang ditentukan di setiap lokasi tertentu. Sebagai contoh, sekiranya di negeri Kelantan, hari bekerja adalah had Khamis. Oleh itu, untuk negeri ini disarankan menggunakan opsyen ini untuk pengiraan gaji (sekiranya tidak menggunakan bilangan hari yang tetap seperti opsyen pertama dan kedua). 4 Masukkan nombor bilangan hari bekerja dalam sebulan. Opsyen ini hanya disediakan sekiranya pengguna memilih untuk menetapkan bilangan hari secara tetap, seperti 26 hari sebulan. 5 Masukkan bilangan jam bekerja dalam satu hari. Maklumat di sini digunakan untuk pengiraan pekerjaan lebih masa (overtime) sekiranya ada. Seterusnya, di sini anda juga boleh melakukan konfigurasi untuk pengiraan kerja lebih masa. Pengiraan ini hanya akan digunakan sekiranya pekerja tersebut telah di setkan mempunyai overtime dalam profil gaji mereka uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 62

64 Gambar 6.10 : Paparan skrin untuk konfigurasi kerja lebih masa (overtime) untuk pengiraan yang menggunakan kaedah penggandaan. Nombor Keterangan 1 Masukkan berapa gandaan untuk overtime bagi setiap jam untuk kerja yang dilakukan selepas tamat jam bekerja. Contohnya, sekiranya gaji overtime yang diberikan adalah sama seperti waktu bekerja, masukkan nombor 1 dalam kotak tersebut. Sekiranya syarikat memberikan 1.5 kali ganda gaji, masukkan nombor 1.5 dalam kotak tersebut. 2 Masukkan berapa gandaan untuk overtime bagi setiap jam untuk kerja yang dilakukan pada hari rehat seperti pada hari had. Contohnya, sekiranya gaji overtime yang diberikan adalah sama seperti waktu bekerja, masukkan nombor 1 dalam kotak tersebut. Sekiranya syarikat memberikan 2 kali ganda gaji, masukkan nombor 2 dalam kotak tersebut. 3 Masukkan berapa gandaan untuk overtime bagi setiap jam untuk kerja yang dilakukan pada hari cuti umum seperti pada hari cuti merdeka pada 31 Ogos Contohnya, sekiranya gaji overtime yang diberikan adalah sama seperti waktu bekerja, masukkan nombor 1 dalam kotak tersebut. Sekiranya syarikat memberikan 3 kali ganda gaji, masukkan nombor 3 dalam kotak tersebut. 4 Masukkan berapa gandaan untuk overtime bagi setiap hari untuk kerja yang dilakukan selepas tamat jam bekerja. Contohnya, sekiranya gaji overtime yang diberikan adalah sama seperti waktu bekerja, masukkan nombor 1 dalam kotak tersebut. Sekiranya syarikat memberikan 1.5 kali ganda gaji, masukkan nombor 1.5 dalam kotak tersebut. 5 Masukkan berapa gandaan untuk overtime bagi setiap hari untuk kerja yang dilakukan pada hari rehat seperti pada hari had. Contohnya, sekiranya gaji overtime yang diberikan adalah sama seperti waktu bekerja, masukkan nombor 1 dalam kotak tersebut. Sekiranya syarikat memberikan 2 kali ganda gaji, masukkan nombor 2 dalam kotak tersebut. 6 Masukkan berapa gandaan untuk overtime bagi setiap hari untuk kerja yang dilakukan pada hari cuti umum seperti pada hari cuti merdeka pada 31 Ogos Contohnya, sekiranya gaji overtime yang diberikan adalah sama seperti waktu bekerja, masukkan nombor 1 dalam kotak tersebut. Sekiranya syarikat memberikan 3 kali ganda gaji, masukkan nombor 3 dalam kotak tersebut uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 63

65 Sekiranya anda ingin menetapkan satu fixed amount untuk overtime seperti elaun sahaja, anda boleh tandakan / dalam kotak Use Fixed Value for Overtime Gambar 6.11: Tetapan untuk pengiraan gaji kerja lebih masa Keterangan: Nombor Keterangan 1 Masukkan berapa amaun bayaran untuk overtime bagi setiap jam untuk kerja yang dilakukan selepas tamat jam bekerja. Contohnya, sekiranya gaji overtime yang diberikan adalah pada kadar RM10 sejam, masukkan nombor RM10 dalam kotak tersebut. 2 Masukkan berapa amaun bayaran untuk overtime bagi setiap jam untuk kerja yang dilakukan pada hari rehat seperti pada hari had. Contohnya, sekiranya gaji overtime yang diberikan adalah pada kadar RM10 sejam, masukkan nombor RM10 dalam kotak tersebut. 3 Masukkan berapa amaun bayaran untuk overtime bagi setiap jam untuk kerja yang dilakukan pada hari cuti umum seperti pada hari cuti merdeka pada 31 Ogos Contohnya, sekiranya gaji overtime yang diberikan adalah pada kadar RM10 sejam, masukkan nombor RM10 dalam kotak tersebut. 4 Masukkan berapa amaun bayaran untuk overtime bagi setiap hari untuk kerja yang dilakukan selepas tamat jam bekerja. Contohnya, sekiranya gaji overtime yang diberikan adalah pada kadar RM10 sejam, masukkan nombor RM10 dalam kotak tersebut. 5 Masukkan berapa amaun bayaran untuk overtime bagi setiap hari untuk kerja yang dilakukan pada hari rehat seperti pada hari had. Contohnya, sekiranya gaji overtime yang diberikan adalah pada kadar RM10 sejam, masukkan nombor RM10 dalam kotak tersebut uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 64

66 6 Masukkan berapa amaun bayaran untuk overtime bagi setiap hari untuk kerja yang dilakukan pada hari cuti umum seperti pada hari cuti merdeka pada 31 Ogos Contohnya, sekiranya gaji overtime yang diberikan adalah pada kadar RM10 sejam, masukkan nombor RM10 dalam kotak tersebut. Seterusnya, anda juga boleh menetapkan sama ada bayaran gaji overtime ini disumbangkan untuk bayaran statutori ataupun tidak. Gambar 6.12: Paparan skrin tetapan untuk bayaran statutori dari gaji lebih masa Di sini anda boleh melakukan tetapan sama ada gaji lebih masa tersebut perlu disumbangkan ke badan-badan statutori seperti EPF, SOCSO, Income Tax, Zakat dan PSM. Sekiranya gaji tersebut perlu disumbangkan, anda perlu tandakan / dalam kotak tersebut. 6.3 ELUN DN POTONGN GJI ELUN DN POTONGN GJI Dalam OfficeCentral, anda boleh melakukan masukkan elaun dan potongan gaji untuk pekerja anda. Elaun dan potongan gaji ini mestilah dimasukkan terlebih dahulu sebelum memproses gaji. KSES MODUL Ikuti langkah-langkah berikut untuk mengakses modul ini: 1. Untuk akses module ini, klik pada djustment dan seterusnya pilih djustments uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 65

67 2. Di sini anda boleh melihat senarai elaun atau potongan gaji yang diberikan kepada pekerja anda Gambar 6.13: Paparan skrin senarai elaun/potongan Keterangan: Nombor Keterangan 1 Tekan butang dd untuk tambahkan jenis kumpulan gaji baru 2 Tekan butang Edit untuk melakukan sebarang modifikasi terhadap data yang sedia ada 3 Tekan butang Delete untuk padamkan kumpulan gaji yang telah sedia ada. Walau bagaimanapun, data tersebut hanya boleh dipadamkan sekiranya ia masih belum digunakan. Harap maklum bahawa data yang telah dipadamkan tidak boleh didapati semula. Seterusnya, anda boleh menambahkan elaun atau potongan ntuk pekerja anda: Sila ikuti langkah-langkah berikut: 1. Klik pada butang dd untuk memilih dan memasukkan elaun atau pengurangan kepada pekerja anda. 2. nda akan sampai ke halaman yang memerlukan anda masukkan maklumat tentang elaun atau potongan tersebut. 3. Isikan maklumat yang diperlukan. Sila rujuk gambarajah di bawah uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 66

68 Gambar 6.14: Isikan maklumat berkaitan dengan elaun/potongan pekerja yang dipilih Keterangan: 1 Pilih staff yang anda ingin tambahkan elaun atau potongan 2 Pilih jenis elaun atau potongan 3 Sekiranya jenis elaun/potongan tersebut masih belum ada, tekan butang ini untuk tambahkan jenis yang baru 4 Masukkan maklumat berkenaan elaun/potongan tersebut. 5 Masukkan apa-apa maklumat tambahan berkenaan dengan elaun/potongan tersebut. 6 Masukkan nombor rujukan sekiranya ada. Pada kebiasaannya nombor rujukan ini digunakan (sebagai nombor akaun) sekiranya potongan ini berkaitan dengan PTPTN, Tabung Haji dan sebagainya. Nombor rujukan ini akan ditunjukkan di dalam laporan elaun/potongan gaji. 7 Pilih cara pengiraan yang betul untuk elaun ini uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 67

69 Pilih Fixed Value sekiranya elaun/potongan adalah tetap. Contohnya, elaun/potongan tersebut adalah sentiasa RM100. Maka, pilih Fixed Value dan masukkan nombor 100 dalam kotak bernombor 8. Pilih ased on Salary Calculation Formula sekiranya pengiraan elaun/potongan tersebut adalah mengikut pengiraan gaji. Contohnya, sekiranya cara pengiraan gaji ada penolakan untuk cuti tanpa gaji, elaun ini juga akan dipotong mengikut formula yang sama mengikut bilangan cuti tanpa gaji tersebut. Pilih Percentage of asic Salary sekiranya elaun/potongan tersebut dikira berdasarkan peratus dari gaji pokok. Contohnya, sekiranya peratusan tersebut adalah 10% dan gaji pokok pekerja tersebut adalah RM2000, maka elaun/potongan tersebut akan automatik dikira sebagai RM200. Pilih Percentage of gross salary sekiranya elaun/potongan tersebut dikira berdasarkan peratus dari gaji kasar. Contohnya, sekiranya peratusan tersebut adalah 10% dan gaji kasar pekerja tersebut pada bulan tersebut setelah mengambilkira cuti tanpa gaji adalah RM1850, maka elaun/potongan tersebut akan automatik dikira sebagai RM Masukkan amaun tersebut dalam nombor 8 berdasarkan pilihan anda dari nombor 7: Fixed Value : Masukkan amaun elaun/potongan tersebut. Sistem akan menggunakan amaun ini tanpa sebarang perubahan untuk pengiraan semasa pemprosesan gaji. ased on Salary Calculation Formula : Masukkan amaun elaun/potongan tersebut. Sistem akan menggunakan formula yang sama dengan pengiraan gaji untuk mengira jumlah elaun atau potongan tersebut. Percentage of asic Salary : Masukkan jumlah dalam bentuk peratusan dari gaji pokok. Sekiranya 10%, masukkan nombor 10 dalam kotak tersebut uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 68

70 Percentage of asic Salary : Masukkan jumlah dalam bentuk peratusan dari gaji kasar. Sekiranya 10%, masukkan nombor 10 dalam kotak tersebut. 9 Masukkan tarikh efektif elaun/potongan tersebut. Sistem akan mengira elaun/potongan ini secara automatik semasa pemprosesan gaji berdasarkan tarikh efektif ini. 10 Masukkan tarikh luput elaun/potongan tersebut. Sistem tidak akan mengira elaun/potongan ini selepas tarikh luput ini secara automatik. Oleh itu, anda tidak perlu nyahaktifkan elaun ini apabila telah selesai. 6.4 IMPORT CLIM IMPORT CLIM Dalam OfficeCentral, anda boleh pilih untuk membuat pembayaran claim melalui gaji dengan menggunakan module Import Claim. Untuk akses modul ini, anda boleh pilih yang berikut: 1. Pergi ke modul Payroll. 2. Pergi ke djustments dan pilih Import Claims. 3. nda akan dapat lihat paparan skrin seperti di bawah. Di sini, anda hanya akan dapat melihat senarai claims yang sudah diluluskan di semua peringkat sahaja Gambar 6.15: Paparan skrin untuk halaman import claims uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 69

71 Keterangan: Nombor Keterangan 1 Pilih jenis elaun/potongan. Dalam kes ini, anda dinasihatkan untuk menambahkan jenis elaun dalam djustment Purposes untuk tujuan claims. (Contoh: CLIMS) Pilih jenis tersebut dalam ruangan ini. 2 Pilih pay run number untuk memasukkan claims ini, contohnya, sekiranya bayaran claims dibayar dengan gaji yang pertama pada bulan tersebut, pilih nombor 1. 3 Pilih tarikh efektif claim tersebut. Pada kebiasaannya adalah sama dengan tarikh efektif pengiraan gaji. 4 Pilih tarikh luput claim tersebut. Disebabkan claim merupakan satu kali bayaran dan lain dari elaun, masukkan tarikh yang sama dengan tarikh efektif (atau mana-mana tarikh dalam bulan yang sama dengan pemprosesan gaji sebelum cutoff date) untuk mengelakkan dari sistem mengira pembayaran claim yang sama lebih dari satu kali. 5 Tekan / di sini sekiranya anda ingin sistem terus kemaskini status claim tersebut sebagai telah dibayar. 6 Tekan / di sini sekiranya anda ingin masukkan kesemua claims tersebut sebagai satu jenis adjustment sahaja untuk setiap pekerja. Setelah selesai melakukan yang di atas, anda perlu memproses gaji bagi memastikan perkara tersebut dikira semasa pemprosesan gaji. Sekiranya anda telah memproses gaji baru anda masukkan claims, anda perlu memproses gaji tersebut semula. 6.5 PROFIL GJI PROFIL GJI PEKERJ Dalam OfficeCentral, setiap pekerja yang dibayar gaji perlu mempunyai profil gaji. Segala maklumat gaji seperti jumlah gaji pokok, nombor akaun bank, matawang gaji dan sebagainya direkodkan di dalam profil gaji ini. KSES MODUL 1. Untuk melihat senarai profil gaji, anda perlu pergi ke bahagian Payroll Profiles dan klik pada View List. 2. Untuk melihat profil gaji mengikut perkerja, klik pada Payroll Profile pada nama pekerja tersebut uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 70

72 Gambar 6.16: Untuk masukkan maklumat gaji berkaitan pekerja. Tekan link Payroll Profile seperti yang ditandakan dengan nombor 1 untuk melihat maklumat profil gaji untuk staff tersebut. 3. Isikan segala maklumat yang berkaitan dengan pekerja tersebut Gambar 6.17: Isikan maklumat berkaitan gaji pekerja Keterangan: Nombor Keterangan 1 Pilih jenis gaji sama ada gaji harian, mengikut jam atau bulanan. Daily: Sekiranya anda pilih daily, anda perlu masukkan gaji harian dalam ruangan basic salary. Sekiranya gaji harian pekerja tersebut adalah RM80 sehari, masukkan 80 dalam ruangan basic salary. Hourly: Sekiranya anda pilih hourly, anda perlu masukkan gaji pengikut jam dalam ruangan basic salary. Sekiranya gajinya adalah RM10 sejam, anda perlu masukkan 10 dalam ruangan basic salary. Monthly: Sekiranya anda pilih monthly, anda perlu masukkan gaji bulanan dalam ruangan basic salary. Sekiranya gajinya adalah RM2000/bulan, anda perlu masukkan 2000 dalam ruangan basic salary. 2 Pilih berapa kali anda bayar gaji dalam sebulan uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 71

73 Sekiranya anda memilih gaji bulanan (monthly) tetapi memilih 2 kali pembayaran dalam sebulan, sistem akan mengira gaji untuk setiap bayaran sebagai gaji bahagi kepada 2. Contohnya, sekiranya gaji adalah RM2000 sebulan dan anda memilih 2 kali pembayaran, sistem akan mengira RM1000 secara automatic untuk setiap satu kali bayaran. 3 Pilih kumpulan kiraan gaji untuk pekerja ini. 4 Masukkan amaun untuk fixed allowance sekiranya anda ada memberikan elaun tetap kepada pekerja anda. Elaun tetap ini akan mengikut amaun yang dimasukkan dan tiada perubahan meskipun terdapat cuti gaji. Elaun tetap yang dimasukkan di sini tidak dikira dalam sumbangan-sumbangan lain seperti EPF, SOCSO, etc. 5 Tekan / di sini sekiranya pekerja ini mempunyai kiraan untuk kerja lebih masa atau overtime. 6 Pilih bank untuk tujuan pembayaran gaji untuk pekerja ini 7 Masukkan nombor akaun bank pekerja tersebut berdasarkan bank yang dipilih. 8 Pilih matawang gaji tersebut. Seterusnya, masukkan juga maklumat-maklumat lain yang diperlukan seperti sumbangan kepada badan-badan berkanun seperti EPF, SOCSO, PC, Zakat dan PSM. Gambar 6.18: Maklumat-maklumat berkenaan gaji pekerja tersebut yang perlu dimasukkan. 4. pabila telah selesai, tekan butang Save di bahagian kanan atas halaman tersebut uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 72

74 6.6 SLIP GJI SLIP GJI PEKERJ Setelah selesai pemprosesan gaji, OfficeCentral akan menyediakan slip gaji pekerja secara automatic. Sekiranya pekerja anda mempunyai akses ke OfficeCentral, mereka akan dapat memuat turun slip gaji ini dengan mudah tanpa perlu mengganggu Jabatan Sumber Manusia di syarikat anda. PEMPROSESN GJI 1. Untuk memproses gaji, anda perlu pergi ke Salary Slips dan klik pada View ll. 2. Selepas itu, klik pada butang Process untuk memasukkan maklumat berkanaan gaji pekerja anda. 3. Masukkan maklumat-maklumat yang berkenaan berkaitan dengan pages tersebut. 4. Seterusnya, tekan butang proses untuk memproses gaji pada bulan tersebut. Ini sekaligus akan menyediakan slip gaji secara automatik tanpa memerlukan kerja tambahan Gambar 6.19: Masukkan maklumat untuk kiraan gaji Keterangan: Nombor Keterangan 1 Pilih tahun untuk pengiraan gaji 2 Pilih bulan untuk pengiraan gaji 3 Pilih nombor bayaran dalam bulan tersebut 4 Pilih tarikh mula untuk pengiraan gaji 5 Pilih tarikh akhir untuk pengiraan gaji 6 Tekan butang proses untuk memproses gaji 7 Tekan butang ini untuk mengambil maklumat overtime dari module ttendance dalam HRMS dan juga maklumat cuti tanpa gaji dari module Leave Management dalam HRMS uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 73

75 -Tekan butang Process seperti dalam nombor 6 untuk memproses gaji. Sekiranya anda mempunyai bilangan pekerja yang ramai, proses ini mungkin akan mengambil sedikit masa. -Setelah selesai proses, anda akan dapat melihat seperti paparan skrin di bawah. Gambar 6.20: Senarai slip gaji pekerja. 4. nda boleh menekan link Detail untuk melihat maklumat pengiraan gaji tersebut. 5. nda boleh tekan link Finalize sekiranya jumlah dan maklumat adalah betul supaya tiada sebarang perubahan boleh dilakukan terhadap gaji tersebut. 6. nda boleh juga memuat turun maklumat slip gaji pekerja dengat menekan lambang PDF untuk format PDF, WORD untuk format WORD dan EXCEL untuk format EXCEL. Pekerja yang mempunyai akses pula hanya boleh memuat turun slip gaji dalam format PDF uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 74

76 7 - KEWNGN MODUL KEWNGN OfficeCentral juga mempunyai modul kewangan untuk merekodkan data-data berkenaan dengan kewangan seperti claim dan pembayaran. Pergi ke menu utama dan klik Finance. nda boleh akses modul kewangan seperti berikut: Gambar 7.1: Modul Kewangan (Finance) Ini adalah sub menu untuk menu kewangan. Terdapat 5 modul iaitu Claim (tuntutan), dvances (pendahuluan), Payment Requisition (permintaan pembayaran), Payment Voucher (baucar bayaran), 7.1 TUNTUTN PEKERJ (CLIM) TUNTUTN PEKERJ Setelah anda masuk ke modul kewangan, tekan Claims untuk mengakses modul Tuntutan Pekerja. Dalam modul ini, anda boleh melihat kesemua tuntutan yang telah dihantar oleh pekerja anda. MENGP? Tanpa sistem pengurusan tuntutan yang berkesan, masalah-masalah seperti tuntutan yang salah atau dihantar dua kali berkemungkinan berlaku. Dengan menggunakan OfficeCentral, anda boleh melihat kesemua tuntutan yang telah dihantar oleh pekerja anda dan juga memantau kesemua tuntutan supaya tiada penyalahgunaan berlaku. Selain itu, pekerja anda juga dapat menyemak status kelulusan dan pembayaran melalui OfficeCentral tanpa perlu mengganggu Jabatan Kewangan di syarikat anda. Hal ini akan menjimatkan masa dan kos operasi uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 75

77 MENMH CLIM Pengguna boleh memilih sama ada untuk melihat details, edit atau padam data. Gambar 7.2: Untuk tambah claim ) Jika anda ingin menambahkan tuntutan, tekan butang dd seperti di atas Gambar 7.3: Maklumat mengenai tuntutan 1. Sila masukkan jenis tuntutan yang ingin dibuat. 2. Masukkan tajuk yang berkaitan. 3. Masukkan kenyataan jika berkenaan. 4. Masukkan pendahuluan (advance) jika ada 5. Masukkan pergerakan (movement) jika ada. 6. Tekan butang create. Untuk makluman anda, anda boleh memilih dvance yang berkaitan sekiranya tuntutan tersebut adalah untuk pendahuluan (advance) yang pernah diambil sebelum ini. Sekiranya tuntutan tersebut adalah berdasarkan pergerakan (movement) pekerja, anda boleh memilih movement yang berkaitan. Nota: nda wajib penuhi ruang yang bertanda * uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 76

78 nda dapat lihat seperti gambar di bawah. Nyatakan item yang berkenaan Masukkan tarikh resit Masukkan kenyataan tuntutan Masukkan jumlah bayaran Untuk menambah item Gambar 7.4: Isikan butiran tuntutan (claim) Gambar 7.5: Maklumat mengenai claim - nda akan lihat data yang dimasukkan tadi. Seterusnya, anda boleh Edit untuk melakukan sebarang modifikasi atau Delete untuk memadam data yang salah. Pengguna juga boleh memuat turun tuntutan yang dibuat uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 77

79 Untuk meluluskan claim sila pergi claim dan pilih pprove Claim Jika anda lihat di Your claim bahagain Status, anda akan dapati status claim anda Pending. Setiap claim mestilah diluluskan terlebih dahulu. Gambar 7.6: Tekan approve atau reject untuk meluluskan atau menolak tuntutan nda juga boleh membuat tuntutan untuk staf lain dengan menggunakan fungsi Submit for Staff uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 78

80 7.2 PENDHULUN (DVNCES) PENDHULUN Setelah anda masuk ke modul kewangan, tekan dvances untuk mengakses module Permohonan Pendahuluan. Dalam modul ini, anda boleh melihat kesemua permohonan pendahuluan yang telah dihantarkan oleh pekerja anda. MENGP? Tanpa sistem permohonan pendahuluan yang berkesan, masalah-masalah seperti pendahuluan yang salah atau dihantar dua kali berkemungkinan berlaku. Dengan menggunakan OfficeCentral, anda boleh melihat kesemua permohonan pendahuluan yang telah dihantar oleh pekerja anda dan juga memantau kesemua pendahuluan supaya tiada penyalahgunaan berlaku. Selain itu, pekerja anda juga dapat menyemak status kelulusan dan pembayaran melalui OfficeCentral tanpa perlu mengganggu Jabatan Kewangan di syarikat anda. Hal ini akan menjimatkan masa dan kos operasi. (Gambar 7.7: Pendahuluan dvances) KSES MODUL ) Untuk menambah pendahuluan, anda boleh klik butang add seperti gambar diatas uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 79

81 1 3 2 Gambar 7.8: Maklumat mengenai pendahuluan (advances) 1. Masukkan nama pendahuluan yang ingin dibuat. 2. Masukkan kenyataan yang berkaitan. 3. Seterusnya klik butang save. Nota: anda wajib penuhi maklumat yang bertanda * Pihak yang meluluskan boleh meluluskan sebarang pendahuluan yang dipohon oleh pekerja anda dengan pergi ke pprove dvances. Gambar 7.9: Meluluskan atau menolak permohonan pendahuluan uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 80

82 nda juga boleh membuat pendahuluan untuk staf lain dengan menggunakan fungsi Submit for Staff di submenu dvances 7.3 PERMOHONN YRN (PYMENT REQUISITION) PERMOHONN YRN Setelah anda masuk ke modul kewangan, tekan Payment Requisitions untuk mengakses modul Permohonan ayaran. Dalam modul ini, anda boleh melihat kesemua permohonan bayaran yang telah dihantarkan oleh pekerja anda. Modul ini biasanya digunakan oleh pegawai yang bukan dari jabatan kewangan untuk memohon bayaran untuk pihak ketiga seperti kontraktor atau pembekal. MENGP? Tanpa sistem permohonan bayaran yang berkesan, masalah-masalah seperti permohonan bayaran yang salah atau dihantar dua kali berkemungkinan berlaku. Dengan menggunakan OfficeCentral, anda boleh melihat kesemua permohonan bayaran yang telah dihantar oleh pekerja anda dan juga memantau kesemua permohonan supaya tiada penyalahgunaan berlaku. Selain itu, pekerja anda juga dapat menyemak status kelulusan dan pembayaran melalui OfficeCentral tanpa perlu mengganggu Jabatan Kewangan di syarikat anda. Hal ini akan menjimatkan masa dan kos operasi uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 81

83 KSES MODUL 1. Selepas itu, anda pergi ke Payment Requisitions dan klik pada ll Payment Requisition. 2. Tujuannya adalah untuk melihat dan membuat permohonan pembayaran. Gambar 7.10: Menambahkan permohonan bayaran yang baru uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 82

84 Gambar 7.12: Isikan maklumat mengenai permohonan bayaran tersebut 1. Sila pilih staf yang ingin membuat permohonan pembayaran. 2. Sila pilih pembayaran yang ingin dibuat. Ianya samada syarikat atau staf. 3. Nyatakan tujuan permohonan pembayaran yang dibuat. Contohnya: Pembayaran bil elektrik 4. Nyatakan apa sahaja yang melibatkan permohonan pembayaran yang ingin dibuat. 5. agi maklumat bank, kepada siapa pembayaran itu dibuat. Contohnya: Er Global Supplies 6. Masukkan nama bank. Contohnya: Maybank. 7. Masukkan nombor akaun bank yang terlibat 8. Tekan butang create dan butang save di bahagian atas penjuru kanan uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 83

85 Untuk meluluskan Payment Requisition sila pergi ke pprove Payment Requisition untuk meluluskan segala permohonan pembayaran. Jika anda lihat di Your payment requisition bahagian Status, anda akan dapati status permohonan anda Pending. Setiap permohonan pembayaran mestilah diluluskan terlebih dahulu. Untuk meluluskan permohonan pembayaran, anda dikehendaki pergi ke Payment Requisition dan klik pprove payment Requistion uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 84

86 7.4 UCER PEMYRN (PYMENT VOUCHERS) UCER PEMYRN Setelah anda masuk ke module kewangan, tekan Payment Vouchers untuk mengakses module aucer Pembayaran. Dalam modul ini, anda boleh melihat kesemua baucer pembayaran yang telah dikeluarkan oleh pekerja anda. MENGP? Tanpa sistem permohonan bayaran yang berkesan, masalah-masalah seperti bayaran yang salah atau dibayar dua kali berkemungkinan berlaku. Dengan menggunakan OfficeCentral, anda boleh melihat kesemua baucer bayaran yang telah dikeluarkan. Selain itu, anda juga dapat mencari baucer pembayaran dengan mudah sekiranya diperlukan pada masa hadapan. Hal ini akan menjimatkan masa dan kos operasi. KSES MODUL 1. Untuk akses ke modul ini, anda perlu pergi ke Payment Vouchers dan klik pada View List. 2. Tujuannya adalah untuk membuat apa-apa jenis bayaran. 3. nda boleh juga membuat bayaran untuk Payment Requisition, Claims dan dvances menggunakan Payment Vouchers tersebut uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 85

87 ) Untuk menambah baucar bayaran sila pergi ke Payment Voucher dan klik dd New Gambar 7.14: Isikan maklumat mengenai baucer bayaran 1. Masukkan nombor rujukan. 2. Masukkan kepada siapa pembayaran ingin dibuat. 3. Masukkan tarikh baucar bayaran dibuat. 4. Masukkan tujuan baucar bayaran dibuat. 5. agi maklumat bank, sila masukkan nama bank yang ingin digunakan. 6. Masukkan kepada siapa pembayaran ingin dibuat. Contohnya: ayaran Khu catering 7. agi jenis pembayaran, sila masukkan jenis pembayaran. nda boleh pilih sama ada tuntutan, pendahuluan atau pun permohonan pembayaran. 8. Sila pilih staf yang terlibat. 9. Klik Save. Nota: nda wajib memenuhi maklumat yang bertanda * uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 86

88 - Setiap baucar bayaran yang dibuat mestilah diluluskan terlebih dahulu. Jika anda lihat di Payment Vouchers bahagain Status, anda akan dapati status permohonan anda Pending. Setiap baucar bayaran mestilah diluluskan terlebih dahulu. Untuk meluluskan baucar bayaran, sila klik pprove List di Payment Voucher nda boleh klik pprove untuk meluluskan baucar bayaran ataupun klik Reject jika tidak mahu teruskan baucar bayaran tersebut. 7.5 UCER YRN TUNI RUNCIT (PETTY CSH VOUCHERS) UCER YRN TUNI RUNCIT Setelah anda masuk ke module kewangan, tekan Petty Cash Vouchers untuk mengakses module aucer Tunai Runcit. Dalam modul ini, anda boleh melihat kesemua baucer tunai runcit yang telah dikeluarkankan oleh pekerja anda. MENGP? Tanpa sistem baucer bayaran yang berkesan, masalah-masalah seperti bayaran yang salah atau dibayar dua kali berkemungkinan berlaku. Dengan menggunakan OfficeCentral, anda boleh melihat kesemua baucer bayaran yang telah dikeluarkan. Selain itu, anda juga dapat mencari baucer pembayaran dengan mudah sekiranya diperlukan pada masa hadapan. Hal ini akan menjimatkan masa dan kos operasi uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 87

89 KSES MODUL 1. Untuk akses modul ini, anda perlu pergi ke Petty Cash Vouchers dan klik pada View List. 2. Tujuannya adalah untuk membuat apa-apa jenis bayaran secara tunai menggunakan tunai runcit. 3. Kebiasaannya pembayaran secara tunai adalah untuk amaun yang kecil Gambar 7.16: Untuk tambah petty cash vouchers 1. Masukkan kepada siapa pembayaran ingin dibuat. 2. Masukkan tarikh pembayaran dibuat. 3. Masukkan kenyataan jika berkenaan. 4. Masukkan jumlah bayaran uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 88

90 5. Contoh Pay to : Pustaka uku Date issued : 20 Feb 2014 Total : 40 Description : eli alatan tulis dan buku 6. Masukkan jenis pembayaran. nda boleh pilih samada tuntutan, pendahuluan atau permohonan pembayaran. 7. Tekan butang Save untuk simpan data dan ack to the list untuk melihat senarai bayaran yang dibuat. Jika anda lihat di Petty Cash Vouchers bahagain Status, anda akan dapati status anda Pending. Setiap baucar bayaran tunai runcit mestilah diluluskan terlebih dahulu uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 89

91 8.0 MODUL PENGURUSN HUUNGN PELNGGN (CUSTOMER RELTIONSHIP MNGEMENT / CRM) Dalam OfficeCentral, terdapat juga satu modul pengurusan hubungan pelanggan atau lebih dikenali sebagai Customer Relationship Management. Dalam modul ini, anda boleh menguruskan maklumat dan data berkenaan dengan pelanggan-pelanggan anda dan juga memantau hubungan antara syarikat anda dan para pelanggan anda. CR KSES Untuk akses modul ini, anda perlu tekan menu utama Customer Relationship Management PENGGUNN Pertama sekali, anda perlu menyediakan konfigurasi yang betul untuk membolehkan anda menggunakan sistem ini secara lebih efektif dan besesuaian dengan polisi syarikat anda. 8.1 PEMILIHN (SELECTIONS) ahagian pemilihan ini membolehkan anda menetapkan kategori barangan anda seperti Jenis kaun,sumber Utama dan banyak lagi. Untuk di bahagian CRM ini yang pertama sekali anda mestilah melakukan pilihan. 1. Klik dibahagian Setting. 2. kemudian pilih pada Selection dan klik pada View List pabila anda memilih View List, anda akan lihat segala maklumat seperti didalam gambar di bawah uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 90

92 C Keterangan: C Tekan butang ini untuk tambahkan pilihan yang baru. Tekan butang ini untuk mengemaskini data tersebut. Tekan butang ini untuk memadamkan data ini. Walau bagaimanapun, harap maklum bahawa data tersebut hanya boleh dipadamkan sekiranya masih belum digunakan lagi. Sekiranya ia telah digunakan, ia tidak boleh dipadamkan. Seterusnya, apabila anda memilih untuk menambahkan pilihan yang baru, anda akan pergi ke halaman berikut: C Gambar 8.2: Maklumat di dalam Selections \ uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 91

93 Keterangan: Masukkan nama pilihan tersebut Pilih jenis pilihan tersebut. Maklumat adalah seperti berikut: ccount Type: Jenis kaun Lead Source: Sumber maklumat prospek Lead Status: Status Prospek Lead Type: Jenis Prospek Potential Type: Jenis Prospektif / Potensi / Peluang Potential Stage: Peringkat Prospektif / Potensi / Peluang Task Status: Status Kerja C Tekan butang ini untuk memasukkan data baru ini. 8.2 KTEGORI DFTR HRG (PRICEOOK CTEGORIES) Kategori Pricebook adalah kategori produk atau perkhidmatan yang anda tawarkan kepada pelanggan anda. nda perlu menetapkan kategori yang bersesuaian dengan syarikat anda untuk menjadikan penggunaan sistem lebih efektif dan bersesuaian dengan polisi syarikat. 1. Pergi ke bahagian Settings 2. Untuk melakukan ini, sila klik pada Settings dan pilih Pricebook Categories. nda akan dapat melihat senarai kategori daftar harga seperti di bawah: C Keterangan: C Tekan butang ini untuk tambahkan kategori yang baru. Tekan butang ini untuk mengemaskini data tersebut. Tekan butang ini untuk memadamkan data ini. Walau bagaimanapun, harap maklum bahawa data tersebut hanya boleh dipadamkan sekiranya masih belum digunakan lagi. Sekiranya ia telah digunakan, ia tidak boleh dipadamkan uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 92

94 Seterusnya, apabila anda klik dd New () untuk membuat kategori pricebook baru. nda akan melihat paparan berikut: 1. nda boleh menentukan Name dan Description kategori yang baru Gambar 8.3: Maklumat Pricebook Category Keterangan: Masukkan nama kategori tersebut. Masukkan maklumat berkenaan kategori tersebut. 8.3 INDEKS PENCPIN PEKERJ (KEY PERFORMNCE INDEX / KPI) Modul ini untuk menilai keupayaan seseorang jurujual secara individu untuk mencapai sasaran yang ditetapkan dalam sistem OfficeCentral. 1. Untuk mengakses modul ini, pergi ke modul CRM dan pilih bahagian KPI uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 93

95 8.3.1) DSHORD 1. Pilih bahagian Dashboard 1 2. Sistem ini juga akan dapat menghasilkan Dashboard untuk tatapan maklumat pencapaian syarikat secara menyeluruh: C D Keterangan: C D Paparan ini menunjukkan bilangan prospek dan pelanggan anda Paparan ini menunjukkan bilangan sebutharga dan invois yang telah diisukan oleh syarikat anda Paparan ini menunjukkan pelanggan-pelanggan anda yang diplotkan di atas peta secara automatik. Walau bagaimanapun, ingin diingatkan bahawa plot ini hanya dapat dilakukan sekiranya anda menyimpan butiran alamat pelanggan tersebut. Paparan ini menunjukkan bilangan mesyuarat yang dijalankan oleh syarikat anda uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 94

96 8.3.2) DSHORD KPI Dashboard KPI digunakan untuk melihat KPI terhadap jualan setiap dari staff dalam syarikat. Pilih bahagian Dashboard KPI dan anda boleh melihat jualan sasaran dan jualan sebenar setiap staff anda 8.3.3) SLESPEOPLE KPI pabila anda memilih bahagian Salespeople KPI dalam bahagian KPI di CRM, anda boleh melihat sejauh mana staff anda mencapai KPI masing-masing. 1. Pilih bahagian Salespeople KPI dan View List Klik pada Salespeople KPIs dan klik View List seperti yang ditunjukkan dalam di atas untuk melihat butiran KPI mereka atau untuk mengemaskini KPI mereka. Keterangan: Tekan butang ini untuk melihat secara keseluruhan uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 95

97 C Gambar 8.4: Maklumat berkenaan KPI pekerja Keterangan: C Klik butang ini untuk melihat status KPI jurujual. Klik butang ini untuk menambahbaikan. Paparan ini untuk memaparkan laporan KPI. -nda boleh menetapkan Sasaran tahunan dan bulanan dengan menggerakkan kursor anda ke Contact ook Leads akan dikira berdasarkan bilangan leads yang baru ditambah ke dalam sistem. ccounts akan dikira berdasarkan bilangan akaun yang baru ditambah ke dalam sistem. Meetings akan dikira berdasarkan bilangan mesyuarat yang dihadiri dan direkodkan dalam Meetings di dalam sistem. Potentials akan dikira berdasarkan amaun potensi projek yang direkodkan dalam OfficeCentral. Sales akan dikira berdasarkan amaun jualan uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 96

98 8.3.4) KPI RECORDS 1. Klik pada bahagian KPI Records pada bahagian KPI dalam CRM Klik butang ini untuk melihat senarai rekod KPI. 2. Pada halaman ini, anda akan dapat melihat rekod KPI jurujual untuk tarikh tertentu. 3. nda juga dapat melihat pencapaian KPI pekerja anda melalui timeline seperti berikut: Gambar 8.6: Rekod KPI pekerja dalam bentuk timeline uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 97

99 8.4 UKU HRG (PRICEOOK) 8.4.1) STOCK LIST Pada bahagian Stock List ini, anda boleh melihat bahagian stok dalam syarikat anda sama ada boleh dijual atau tidak boleh dijual dan juga anda boleh melihat berapa unit produk anda masuk dan keluar. 1. Pilih bahagian Stock List dalam Pricebook 1 Untuk menambah, klik pada bahagian Create C D E F F G H I J uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 98

100 Pilih vailable for Purchase jika barang tersebut sedia untuk dijual. Jika anda hanya ingin memasukkan data tetapi belum mula menjual, sila pilih Not vailable for Purchase. Sekiranya anda pilih opsyen ini, anda boleh masukkan data yang anda ingin masukkan, namun, anda tidak dapat memilih barang tersebut semasa membuat sebutharga dan sebagainya. C D E F G Sila pilih untuk pengesanan stok ataupun tidak mahu mengesan stok. Paparan ini untuk memaparkan laporan KPI. Sila masukkan jenis kod. Sila nyatakan keterangan stok yang berkenaan. Sila masukkan kos per unit Sila masukkan unit item itu. H Sila pilihkod tax yang terlibat. Conothnya: SR (6%) I J Sila masukkan kos MISC jika ada. Sila masukkan nilai komision dalam (%) jika ada uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 99

101 8.4.2 (PRICEOOK) Pricebook adalah senarai barangan yang dijual oleh syarikat. Contohnya produk syarikat. Untuk menyenaraikan produk syarikat, anda perlu klik pada butang dd di bahagian Pricebook. Pilih bahagian Pricebook dan dd New dalam Pricebook dalam CRM 1. Pilih bahagian Pricebook, dalam Pricebook dan klik View List untuk lihat semua pricebook Tekan butang ini untuk melihat butiran pricebook. 2 Tekan butang ini untuk menambah senarai pricebook. 3 Tekan butang ini sekiranya anda ingin import senarai pricebook. Perlu diingatkan bahawa pricebook yang ingin diimport mestilah dalam format excel serta mengandungi ruangan yang terlibat. 4 Tekan butang ini sekiranya anda ingin melihat butiran pricebook. 5 Tekan butang ini untuk mengedit mana-manasenarai pricebook. 6 Tekan butang ini sekiranya anda ingin memadam mana-mana yang berkenaan. Sila klik butang save jika anda ada melakukan sebarang perubahan pada maklumat uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 100

102 2. Pilih bahagian dd untuk menambah pricebook. C D E F I G K H L J Keterangan: Pilih vailable for Purchase jika barang tersebut sedia untuk dijual. Jika anda hanya ingin memasukkan data tetapi belum mula menjual, sila pilih Not vailable for Purchase. Sekiranya anda pilih opsyen ini, anda boleh masukkan data yang anda ingin masukkan, namun, anda tidak dapat memilih barang tersebut semasa membuat sebutharga dan sebagainya. C D E F G H I J K Pilih Track Stock sekiranya anda inginkan sistem untuk menyimpan data keluar masuk barangan ini untuk tujuan pengurusan inventori. Pilih kategori yang bersesuaian untuk barangan ini. Letakkan kod barangan tersebut. Masukkan nama barangan tersebut. Nama ini akan digunapakai dalam resit dan sebagainya. Masukkan maklumat tentang barangan tersebut. Masukkan harga barangan tersebut. Pilih kod cukai yang berkaitan untuk barangan tersebut. Masukkan harga kos setiap unit barangan tersebut. Masukkan kod MSIC barangan tersebut. Kod ini akan digunakan apabila GST-03 dikeluarkan. Masukkan unit barangan tersebut seperti kg, meter, sentimeter, dozen dan sebagainya uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 101

103 L Masukkan jumlah komisen yang diberikan kepada pekerja (jika ada) dalam peratusan dari harga barangan. 8.5 INVENTORI (INVENTORY) Inventori adalah senarai bilangan barangan atau produk yang dijual oleh syarikat. Inventori perlu ditambah apabila ada pembelian yang baru dan sistem akan tolak bilangan dalam inventori secara automatik apabila terdapat sebarang pembelian ataupun Delivery Order yang dikeluarkan melalui sistem. 1. Pilih bahagian Inventory dalam Pricebook dalam CRM 2. Sila klik butang add untuk menambah inventori yang baru. C D E F uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 102

104 Keterangan: C D E F Sila tekan butang ini untuk menambah inventori yang baru. Sila pilih pricebook yang terlibat. Sila pilih lokasi inventori samada HQ atau pun lokasi lain. Sila nayatakan kuantiti barangan atau produk yang terlibat. Sila nyatakan penerangan item. Sila masukkan harga kos per unit. 3. Tekan Save apabila anda selesai mengisi. 4. Tekan View List untuk anda melihat senarai inventori syarikat anda. 8.6 UKU CONTCT (CONTCT OOK) LEDS 1. Leads adalah peluang jualan (sama ada syarikat atau individu) yang dikumpulkan dari pelbagai sumber semasa proses pemasaran. Mereka Contoh: Pertukaran kad perniagaan semasa majlis ataupun seminar berlangsung. Individu itu mungkin menjadi pelanggan anda. 2. pabila anda berada di dalam modul CRM, gerakkan kursor anda ke "CONTCT OOK", dan pilih "Leads" seterusnya, klik "dd New". 3. Klik pada dd New dan anda boleh menambah Leads yang baru uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 103

105 Sila penuhkan maklumat lead yang diperlukan. Title: Sila masukkan jenis lead yang terlibat. First name: Sila masukkan nama lead. Nota: Perlu diingatkan bahawa anda wajibkan penuhi maklumat yang bertanda *. Sila penuhkan maklumat yang diperlukan. Untuk bahagian jenis lead, terdapat 3 kategori iaitu: Hot, Warm, Cold. nda boleh memilih kategori Hot untuk prospek yang betul-betul ingin membeli produk anda, Cold untuk bakal pelanggan yang tidak memberi respon yang baik kepada produk anda manakala Warm adalah untuk pelanggan yang menunjukkan minat yang sederhana uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 104

106 Gambar 8.10: Convert Lead to ccount Keterangan: Sila tekan butang ini untuk menukar Lead kepada ccount. Nota: Leads boleh diubah kepada ccount sebaik sahaja anda mendapati prospek itu berpotensi untuk melakukan urusan jualbeli dengan syarikat anda. 4. Selepas menukar lead kepada ccount, sila pergi ke back to list. nda boleh rujuk gambar dibawah: D C Gambar 8.11: Leads Details C D Sila tekan butang untuk menapis maklumat berdasarkan keperluan pilihan anda. Sila tekan butang ini untuk melihat butiran lengkap. Tekan butang ini untuk mengedit data. Tekan butang ini untuk membuang data yang terlibat uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 105

107 8.6.2 CCOUNTS 1. ccounts syarikat (atau individu) yang mempunyai peluang jualan. Mereka mungkin pelanggan masa lalu, atau mereka juga mungkin bakal pelanggan anda. 2. Semua ccounts adalah pelanggan anda. ccounts syarikat bergantung kepada perniagaan anda, ccounts juga boleh digunakan untuk merekod maklumat individu yang merupakan pembayar servis anda. 3. Pilih bahagian Contact book dan klik ccounts dan tekan View List pabila anda memilih bahagian View List, anda dapat melihat senarai pelanggan dalam bahagian ccounts seperti dalam paparan di bawah: Tekan butang ini untuk menambah maklumat ccount uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 106

108 Gambar 8.12: Isikan Maklumat yang berkaitan Keterangan: 1 Sila masukkan nama akaun. nda wajib memenuhkan maklumat yang bertanda *. 2 Sila pilih jenis akaun yang terlibat. 3 Sila masukkan nombor pendaftaran. 4 Tekan butang ini untuk membuang data yang terlibat. 5 Sila masukkan nombor tag yang terlibat. 6 Sila nyatakan industri syarikat anda. 7 Sila nyatakan jumlah pekerja dalam syarikat anda. 8 Masukkan yang terlibat. 9 Masukkan nombor telefon. 10 Masukkan nombor fax uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 107

109 8.6.3 CONTCTS Contacts adalah individu yang berada dalam hubungan yang berkaitan dengan ccounts anda. Contacts mungkin individu, mungkin kenalan tambahan selain daripada pelanggan. 1. Pergi ke bahagian Contacts dalam Contact ook dan klik View List C D Keterangan: C D Tekan butang ini untuk menambah maklumat contact. Tekan butang ini untuk memadama mana-mana maklumat yang tidak digunakan. Tekan butang ini untuk melihat butiran lanjut. Tekan butang ini untuk mengedit maklumat Contact uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 108

110 2. pabila anda memilih bahagian View List dalam Contacts,anda boleh melihat senarai Contacts anda. Klik bahagian dd untuk menambah senarai kenalan anda Untuk menambah senarai kenalan, caranya sama seperti menambah maklumat ccount seperti yang diterangkan di atas. Gambar 8.13: Isikan maklumat yang berkaitan di bahagian Contact Information uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 109

111 8.4.4 (GROUPS) Groups digunakan untuk membolehkan anda membuat kumpulan mengikut kehendak masing-masing. Sebagai Contoh,anda mempunyai ramai pelanggan,anda boleh membuat kumpulan mengikut negeri-negeri atau cawangan perniagaan anda. 1. Pergi ke Contact ook dan pilih Groups dan tekan dd New Keterangan: Tekan butang ini untuk menambah kumpulan yang baru. Sila masukkan nama kumpulan yang berkenaan uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 110

112 8.7 POTENSI JULN/PROJEK (POTENTILS) Potentials merupakan senarai projek atau jualan yang berpotensi untuk syarikat anda. Contoh: Tender. 1. nda boleh melihat potensi jualan syarikat anda dengan memilih bahagian Sales Projection seperti di (). 2. pabila anda memilih Sales Projection,anda boleh melihat graf potensi jualan syarikat anda seperti contoh di bawah : nda boleh klik pada butang Potentials dan klik d bahagian dd New untuk membuat senarai potensi jualan seperti di (b) ataupun projek Potentials yang baru. Isikan segala maklumat yang berkaitan di ruang kosong yang disediakan. Setelah selesai isikan segala maklumat yang berkaitan, anda mestilah klik pada butang Save untuk menyimpannya uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 111

113 1. Sila rujuk gambar dibawah. C D E F G Keterangan: C D E F G Sila masukkan nama potential samada senarai projek, tender, jualan. Sila masukkan jumlah yang diperoleh. Sila masukkan tarikh yang dijangka projek siap. Masukkan peratus syarikat peroleh projek. Sila pilih maklumat akaun yang terlibat. Sila pilih maklumat potential. Sila pilih jenis potential yang terlibat uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 112

114 8.8 KOMUNIKSI (COMMUNICTIONS) Dalam modul Communications, anda dapat merekodkan segala aktiviti mesyuarat dan rekod panggilan telefon yang telah berlangsung dengan kenalan didalam Contact. Communications secara automatik akan disertakan dengan ccounts hubungi, anda hendaklah memastikan semua komunikasi direkodkan dengan betul. DSHORD Dashboard digunakan untuk memudahkan sesebuah perniagaan melihat setiap aktiviti. Sebagai contoh adalah, merekod meeting yang akan datang dan boleh juga merekod dalam kalendar yang disediakan. 1. Pilih bahagian Dashboard dalam Communications. 2. pabila anda memilih Dashboard, anda akan melihat setiap perjalanan perniagaan anda sebagai contoh Meeting, Calendar uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 113

115 PERJUMPN (MEETINGS) Meeting (Perjumpaan) membolehkan sesbuah syarikat merekod setiap perjumpaan pada masa akan datang. 1. Pilih bahagian Meetings dalam Communication dan klik My Meetings seperti di (). 2. nda boleh menambah senarai Meetings dengan menekan bahagian dd seperti di (). 3. Isi ruangan yang anda perlukan untuk menambah. C D H E F G uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 114

116 Keterangan: C D E F G H Sila pergi ke link meeting dan pilih my meeting untuk melihat senarai meeting yang ada. Contohnya: perjumpaan dengan TN. Tekan butang add untuk menambah senarai meeting. Sila masukkan nama meeting. Contohnya perjumpaan dengan TN. Sila masukkan keterangan tentang meeting yang terlibat. Sila pilih tarikh mula meeting Sila pilih tarikh akhir meeting Sila nyatakan lokasi meeting yang terlibat. Sila pilih contact yang terlibat. Di bahagian ini, hanya kenalan yang ditambah dalam bahagian Contact sahaja akan muncul sebagai senarai kenalan. -nda juga boleh melihat semua Meetings dengan memilih bahagian ll Meetings 4. Ulang langkah seperti mana dalam My Meetings untuk menambah maklumat uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 115

117 Nota tambahan: Sebelum anda isikan maklumat di ruang Meeting, anda mestilah memasukkan senarai nama pelanggan anda diruang Contacts ook terlebih dahulu. Setelah mengisikan maklumat diruangan Contact ook, Isikan maklumat dan tekan butang Create atau Save. Untuk makluman anda, setelah anda mengisi makluman di ruangan Meeting, secara automatik segala pergerakan akan keluar di ruangan Movement di bahagian HRM. PNGGILN TELEFON (PHONE CLL) 1. Klik pada Communications, pilih Phone Call dan klik My Phone Calls untuk melihat panggilan telefon. untuk diri sendiri. 2. Untuk menambah, klik dd C D E F G uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 116

118 Keterangan: C D E F G Sila pilih kenalan anda. Sila pilih lead yang terlibat. Sila nyatakan tujuan panggilan. nda boleh pilih samada inbound ataupun outbound. Inbound merupakan panggilan masuk manakala outboubnd merupakan panggilan keluar. Masukkan keterangan panggilan. Sila pilih tarikh bermula panggilan. Sila nyatakan hasil panggilan. Tekan butang Create untuk menambah maklumat. * pabila telah selesai, tarikh akhir hubungan dengan pelanggan juga akan dikemaskini oleh sistem secara automatik. 8.9 INVOICING DSHORDS Dashboards dalam Invoicing membolehkan pengguna melihat keseluruhan perjalanan syarikat uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 117

119 EXPRESS VIEW Express View membolehkan anda melihat proses aliran Invoicing sama ada berada dalam proses Quatation (Sebut Harga) atau lain-lain. 1. Pergi ke Invoicing dan pilih Express View 2. nda dapat melihat senarai transaksi melalui Express View seperti di () uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 118

120 1. liran Proses invois. Quotation Order cceptance Delivery Order Invoice Receipt Gambar 8.19: Proses aliran Invoicing uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 119

121 SEUT HRG (QUOTTIONS) 1. Quotations adalah dokumen yang anda hantar kepada pelanggan berpotensi untuk memberikan harga produk anda. Ia juga dikenali sebagai Sebut Harga. 2. Klik pada Invoicing, pilih Quotations dan klik dd New seperti di (). 3. Isikan semua bidang-bidang lain seperti yang dikehendaki. nda boleh menambah butiran barangan sebut harga tersebut dan klik Save selepas selesai mengisi ruangan yang diperlukan. Contoh : C D E G F H uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 120

122 Keterangan: C D E F G H Tekan butang dd new untuk menambah maklumat sebutharga. Sila pilih contact. Perlu diingatkan bahawa hanya contact yang disimpan sahaja akan dipaparkan. Sekiranya anda mempunyai contact yang baru, anda perlu menambah di bahagian Contact book dan pilih Contact. Ini merupakan nombor rujukan untuk sebutharga. Perlu diingatkan bahawa, anda tidak boleh untuk mengubah nombor rujukan ini. Sila pilih tarikh anda isu sebutharga ini. Sila pilih tarikh tamat sebutharga ini. Sila pilih jurujual yang terlibat. Jika ingin menambah senarai jurujual, sila pergi modul HRMS, pilih dd Staff. Sila nyatakan subjek sebutharga ini. Sila penuhkan ruangan untuk item sebutharga ini. pabila sebut harga telah di buat, anda akan dapat melihat butiran sebut harga dengan memilih Details di Quotation seperti rajah di bawah uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 121

123 6. Senarai Quotations. Gambar 8.22: Quotations Details Edit Delete Finalize Generate Order cceptance : Untuk melihat butiran sebut harga. : Untuk mengubah suai maklumat sebut harga dan barangan : Untuk memadam sebut harga : Untuk memuktamadkan sebut harga, yang bermaksud bahawa petikan ini tidak boleh lagi diubah suai. : Untuk menjana Perintah Penerimaan secara automatik berdasarkan maklumat sebut harga ini. ORDER CCEPTNCES 1. Order cceptance adalah sama dengan Purchase Order di mana pelanggan boleh mendaftar pada Order cceptance untuk menunjukkan bahawa mereka bersetuju dengan sebutharga yang telah dihantarkan dan ingin membuat pesanan. 2. Dengan menggunakan Order cceptance, pelanggan anda tidak perlu menyediakan Purchase Order. Walaubagaimanapun, jika pelanggan anda menyediakan satu, anda boleh masih merekodkan nombor rujukan Purchase Order sebagai rujukan di dalam Order cceptance dengan melaksanakan nombor Purchase Order dalam Nombor Rujukan semasa membuat Order cceptance uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 122

124 3. nda boleh menambah Order cceptance butiran barangan selepas anda klik butang "add new". Contoh : C D E uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 123

125 Keterangan: C D E Tekan butang ini untuk menambah penerimaan pesanan. Untuk bahagian ini, nda hanya boleh pilih samada nombor rujukan sebut harga yang pernah anda buat sebelum ini ataupun masukkan nombor rujukan sebutharga yang lain dengan memilih other quotation. Sila pilih senarai contact yang sedia ada. Jika ingin menambah, sila pergi ke bahagian contact book. Masukkan subjek penerimaan pesanan yang terlibat. Untuk bahagian ini, sila penuhkan maklumat berkenaan item penerimaan pesanan yang terlibat. nda boleh memilih bahagian View List untuk melihat senarai Order cceptance anda. 7. Maklumat Tambahan: Details Edit Delete Finalize Generate Delivery Order : Untuk melihat butiran Order cceptance. : Untuk mengubah suai maklumat Order cceptance dan barangan. : Untuk memadam Order cceptance. : Untuk memuktamadkan Order cceptance, yang bermaksud bahawa ini Order cceptance tidak boleh lagi diubahsuai. : Untuk menjana Delivery Order secara automatik berdasarkan maklumat Order cceptace uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 124

126 DELIVERY ORDER (TEMPHN PENGHNTRN) 1. Klik pada Invoicing, pilih Delivery Order dan klik dd New seperti di (). 2. Isikan semua bidang-bidang lain seperti yang dikehendaki. Cara yang sama digunakan seperti Contoh : keterangan diatas unutk menambah order acceptance. C D nda boleh menambah lebih dari satu item dalam satu Delivery Order uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 125

127 Keterangan: C D Tekan butang ini untuk menambah tempahan penghantaran. Sila nyatakan subjek tempahan penghantaran. Sila penuhkan maklumat item tempahan penghantaran. nda boleh menambah lebih dari satu item tempahan penghantaran. nda boleh memilih bahagian View List untuk melihat senarai Delivery Order anda. 3. Maklumat Tambahan: Details Edit Delete Finalize : Untuk melihat butiran Delivery Order : Untuk mengubah suai maklumat Delivery Order dan barangan. : Untuk memadam Delivery Order. : Untuk memuktamadkan Delivery Order, yang bermaksud bahawa ini Delivery Order tidak boleh lagi diubahsuai. Generate Invoice : Untuk menjana Invoice secara automatik berdasarkan maklumat Delivery Order uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 126

128 INVOICE 1. Invois adalah dokumen yang diberikan kepada pelanggan untuk mendapatkan pembayaran. 2. Invois berhubung dengan Order cceptance dan Delivery Order. 3. Pergi ke Invoicing dan pilih bahagian Invoices dan klik dd New seperti di Isikan semua maklumat seperti yang dikehendaki uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 127

129 5. Klik View List untuk melihat senarai Invoices yang dikeluarkan kepada pelanggan anda 6. Keterangan : Details Edit Delete Finalize Generate Receipt : Untuk melihat butiran Invois : Untuk mengubah suai maklumat Invois dan barangan : Untuk memadam Invois : Untuk membincangkan Invois, yang bermaksud bahawa Invois ini tidak lagi diubah suai. : Untuk menjana Resit secara automatik berdasarkan maklumat yang Invois itu. 7. Status akan menjadi unpaid selagi resit tidak dikeluarkan uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 128

130 INVOICE SCHEDULERS 1. Invoice Schedulers membolehkan sesebuah syarikat mengeluarkan invois mengikut jadual yang ditetapkan dalam Invoice Schedulers 2. Pergi ke Invoicing dan pilih Invoice Schedulers dan klik dd New 1 3. Isi ruangan yang diperlukan uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 129

131 Keterangan: 1 Tekan butang ini untuk menambah invois jadual. 2 Sila pilih invois yang anda mahu membuat invois jadual. 3 nda dikehendaki memilih sama ada mahu membuat jadual mengikut hari, bualan atau tahun. 4 Sila nyatakan berapa hari anda mahu sistem menjana invois ini. RECEIPTS 1. Klik pada Invoicing, pilih Receipt dan klik dd New. 1 Gambar 9.25 : Receipt 2. Isikan semua maklumat seperti yang dikehendaki uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 130

132 Keterangan: 1 Tekan butang ini untuk menambah resit. 2 Silia pilih senarai nombor rujukan invois. 3 Ini adalah bahagian nombor rujukan. nda tidak boleh mengubah nombor rujukan ini. 4 Sila pilih tarikh resit ini dikeluarkan. 5 Sila pilih senarai jurujual yang terlibat. 6 Sila nyatakan subjek resit. 7 Sila penuhkan maklumat item resit yang terlibat. nda boleh melihat senarai resit dengan memilih bahagian View List C D Keterangan: C D Tekan butang ini untuk memadam mana-mana data yang berkenaan. Tekan butang ini untuk melihat butiran dengan lebih jelas. Tekan butang ini untuk mengedit maklumat yang berkaitan. Tekan butang ini memuktamadkan resit yang bermaksud resit ini tidak boleh diubahsuai uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 131

133 CR PNTS UNTUK MENJN INVOIS 1)Keluarkan Order acceptance dari Quatations KLIK GENERTE ORDER CCEPTNCE UNTUK CR PNTS KELURKN ORDER CCEPTNCE 2)Keluarkan Delivery Order dari Order cceptance KLIK GENERTE DELIVERY OREDER UNTUK CR PNTS KELURKN DELIVERY ORDER uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 132

134 3)Keluarkan Invoices dari Delivery Order KLIK GENERTE INVOICE UNTUK CR PNTS KELURKN INVOICES 4)Keluarkan Receipt dari Invoices KLIK GENERTE INVOICE UNTUK CR PNTS KELURKN INVOICES uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 133

135 9.0 PERKUNN (CCOUNTING) PENGENLN Modul perakaunan (ccounting) OfficeCentral dibangunkan untuk pengguna dari pelbagai latar belakang ICT. Oleh itu, anda tidak semestinya perlu mempunyai latar belakang perakaunan untuk membuat transaksi dalam OfficeCentral. KEPERLUN MINIMUM UNTUK PERKUNN Untuk perakaunan biasa dan juga memfailkan laporan GST, anda perlu setup akaun anda seperti berikut: ccounting Period Chart of ccount o Cash and/or ank ccount o Debtor o Creditor o Revenue ccounts o Overhead Received Invoices Issued Payments Issued Invoices Received Payments ccounting Period ialah satu tempoh masa yang digunakan untuk mengira data perakaunan (Profit & Loss, Cash Flow dan sebagainya). ccounting Period yang biasa digunakan ialah 1 Januari 31 Disember dan juga 1 Julai 30 Jun. Chart of ccount (Co) ialah senarai akaun yang digunakan untuk menunjukkan pergerakan kewangan dalam syarikat anda. Ia membolehkan kita untuk merekodkan pembelian dan pendapatan dengan lebih tepat. Co terdiri daripada Header yang berfungsi sebagai rumah untuk akaun-akaun tersebut dan juga Detail iaitu sesebuah akaun tersebut. Cash ccount ialah sejenis akaun yang digunakan untuk pengendalian wang tunai. Contohnya, wang tunai di pejabat anda boleh direkodkan dengan akaun Detail CSH IN OFFICE dalam Co anda. ank ccount ialah akaun bank yang terdapat dalam syarikat anda. Contohnya, jika syarikat anda mempunyai tiga akaun bank, anda akan mempunyai tiga akaun Detail dalam Header ank ccounts Debtor ialah senarai akaun-akaun yang mempunyai hutang dengan anda. Contohnya, jika anda mengeluarkan invois berjumlah RM 1,000 kepada Customer, kemudiannya akaun Customer tersebut akan ditunjukkan mempunyai uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 134

136 Debit sebanyak RM 1,000. Ia menunjukkan bahawa Customer mempunyai hutang sebanyak RM 1,000 kepada anda. Creditor pula ialah akaun untuk syarikat/orang perseorangan yang anda mempunyai hutang dengannya. Ini termasuklah pembekal utiliti (seperti elektrik dan telefon), penyewa premis pejabat dan juga pembekal barangan anda. Revenue ccounts ialah akaun untuk anda merekodkan pendapatan anda. Overhead ialah akaun-akaun yang mengandungi perbelanjaan pejabat seperti jumlah gaji yang dibayar dan juga pembelian office equipment uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 135

137 9.1 TETPN WL (INITIL CONFIGURTIONS) Sebelum menggunakan module ccounting dalam OfficeCentral, anda perlu menetapkan atau mengubah beberapa tetapan. Dengan membuat tetapan awal, anda dapat menyesuaikan OfficeCentral bagi memenuhi keperluan spesifik anda. Jika anda perlu untuk menggunakan Co yang berbeza bagi setiap lokasi anda, sila rujuk pada topik 9.8 PERKUNN ERILNG LOKSI. Syarikat-syarikat biasanya mempunyai senarai akaun bagi menunjukkan pergerakan data kawangan antara akaunakaun tersebut. kaun-akaun ini (juga dikenali sebagai Details) disimpan dalam Header. Nota penting: Sebelum melakukan apa-apa transaksi dalam modul ccounting, anda perlu setup perkara-perkara berikut: 1) ccounting Period dan 2) Chart of ccounts. MENETPKN TEMPOH PERKUNN (CCOUNTING PERIOD) 1. Untuk mengakses module perakaunan, klik pada pautan ccounting dalam ikon-ikon modul di atas. 2. Kemudian, pergi kepada submodul Chart of ccounts dan klik pada Chart of ccounts (Main). Paparan skrin akan muncul seperti berikut: 3. Kemudiannya, klik Start ccounting Period. Sebuah tetingkap baru akan muncul seperi skrin di bawah: uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 136

138 4. PIlih tarikh mula dan tamat accounting period. Nota: Tarikh tamat hanyalah jangkaan. nda mungkin memerlukan lebih masa untuk melakukan pengubahan sebelum menutup accounting period anda. 5. Sila masukkan maklumat yang diperlukan dan tekan butang Submit untuk menetapkan accounting period anda. MENETPKN CHRT OF CCOUNT SECR UTOMTIK Chart of ccount anda boleh ditetapkan secara automatik. OfficeCentral akan mengisi senarai Header berdasarkan senarai Header yang biasa digunakan dalam perakaunan syarikat. 1. Untuk menetapkan senarai Header secara automatik, klik pada menu Chart of ccounts (Main) yang boleh didapati di submodule Chart of ccounts. 2. Pada laman Chart of ccounts, klik pada butang SETUP CCOUNT (DEFULT) seperti yang ada dalam paparan di atas. Kemudiannya, senarai Header akan tertulis. 3. Header tersebut berfungsi sebagai rumah untuk akaun-akaun Detail. NOT Proses ini hanya akan menjana senarai Header, bukannya Detail. Oleh itu, anda perlu menetapkan setiap akaun Detail yang akan anda gunakan. Header yang tidak mempunyai Detail boleh dibiarkan tanpa sebarang Detail di bawahnya. MENETPKN CHRT OF CCOUNT SECR MNUL Jika anda telah mempunyai Chart of ccount anda sendiri, anda boleh memasukkan data Chart of ccounts anda secara manual dalam modul ccounting OfficeCentral uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 137

139 1. Klik pada menu Chart of ccounts (Overall) dalam submodule CHRT OF CCOUNTS. 2. Klik + DD HEDER untuk menambah Header atau Detail dalam Chart of ccount anda. NOT Walaupun ccount Code di ccount Information dijana secara automatik, anda boleh untuk meletakkan kod akaun anda sendiri jika anda mahu. nda perlu memilih Location (lokasi) yang tepat untuk akaun anda. nda perlu memilih jenis akaun yang betul di kotak What is this ccount. MENMH CCOUNT HEDER DN CCOUNT DETIL Untuk melaksanakan transaksi perakaunan, anda perlu menetapkan beberapa Header dan Detail. pabila anda menambah Header atau Detail yang baru, tetingkap yang berikut akan ditunjukkan seperti paparan berikut: uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 138

140 Masukkan data yang diperlukan bagi menetapkan Header atau Detail yang baru. Langkah-langkahnya adalah seperti berikut: Untuk ccount Type, sila klik pada pilihan yang betul (sama ada Header atau Detail). ccount code dan ccount Name boleh ditukar mengikut pilihan anda. Sila pilih lokasi yang tepat untuk akaun anda. Untuk kotak What is this ccount, sila pilih jenis akaun yang betul bagi memastikan ketepatan maklumat dalam akaun nanti. Contoh: Jika anda ingin membuat akaun Revenue, anda boleh menggunakan panduan seperti di bawah: Parent Information ccount Type ccount Information: ccount Name Location What is this account? SLES REVENUE Detail Revenue Headquarters (tick one only) Revenues -> Sales Revenues (tick one only) 9.2 TRNSKSI PERKUNN Dalam modul ccounting OfficeCentral, transaksi-transaksi perakaunan perlu direkodkan untuk menjamin ketepatan data, terutamanya untuk bahagian Reports nanti. PENGELURN INVOIS (ISSUE INVOICE) Pengeluaran invois (Issue Invoice) dilaksanakan apabila syarikat perlu menjana invois untuk diberikan kepada pelanggan. Pengguna OfficeCentral boleh menjana invois dengan dua cara iaitu 1) Menjana terus invois melalui modul ccounting. Pilihan ini membolehkan data perakaunan dimasukkan secara terus untuk transaksi yang dibuat. 2) Menjana invois melalui modul CRM dan mengimport masuk ke dalam modul ccounting. Jika anda mempunyai staf yang hanya membuat billing sahaja dan bukan ccounting, sila gunakan pilihan ini. kaun-akaun yang diperlukan: Debtor (Debit) dan Revenue (Credit) Untuk mengeluarkan invois, sila ikuti langkah-langkah berikut: 1. Sila ke menu Revenue -> Issue Invoices -> dd New uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 139

141 2. Sila pilih Customer (pelanggan) dan masukkan data-data yang diperlukan. 3. Ruangan wajib: Issue To (Customer: Debtor ccount), Invoice Number, Date Issued, Date Due, Subject 4. Ruangan tidak wajib: ddress, GST Reg No, Contact Person 5. pabila selesai memasukkan data, klik pada butang Save di bahagian atas kanan skrin. Paparan yang kelihatan serupa akan ditunjukkan tetapi apabila anda scroll ke bawah, anda akan melihat ruangan baru iaitu Transaction Details yang mengandungi pemilihan akaun Debit dan juga Credit uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 140

142 6. Sila pastikan ccount yang dipilih ialah akaun yang tepat bagi tujuan Debit dan juga Credit. 7. Sekiranya ada perubahan yang dibuat, anda harus klik butang Save sekali lagi. 8. Pergi kepada menu pprove Transaction untuk meluluskan transaksi tersebut. Hal ini kerana hanya transaksi yang diluluskan akan muncul dalam laporan perakaunan nanti. NOT Opening alance Invoice: Select this if you are entering invoice data EFORE opening balance date. Untuk melihat senarai invois yang telah dikeluarkan, sila pergi kepada menu Revenue -> Issued Invoice -> View List. Debit Notes dan juga Credit Notes harus dicatat daripada invois tersebut. Oleh itu, untuk mencatat Debit Notes dan juga Credit Notes, anda harus ke menu Revenue -> Issued Invoice -> View List uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 141

143 MENERIM INVOIS (RECEIVE INVOICE) pabila anda membuat pembelian untuk syarikat anda atau menerima bekalan, anda akan menerima invois daripada pembekal anda. Kemasukan data dalam Received Invoice adalah perlu demi memastikan Input Tax yang dibayar akan direkodkan dengan tepat, terutamanya bagi tujuan menuntut kembali Input Tax Credit (ITC). kaun yang diperlukan: Inventory / Cost of Goods Sold / Overhead (Debit) and Creditor (Credit) Untuk memasukkan data penerimaan invois, sila ikuti langkah-langkah berikut: 1. Sila ke menu Expenses -> Received Invoices -> dd New. nda akan ditunjukkan paparan seperti berikut: 2. Sila pilih supplier / biller dan masukkan data yang diperlukan. 3. Ruangan wajib diisi: : Receive From (Creditor ccount), Invoice Number, Date Received, Date Due, Subject 4. Ruang tidak wajib diisi: ddress, Import Document No 5. pabila selesai memasukkan data, klik butang Save pada bahagian atas, kanan laman tersebut. Paparan yang kelihatan serupa akan ditunjukkan tetapi apabila anda scroll ke bawah, anda akan melihat ruangan baru iaitu Transaction Details yang mengandungi pemilihan akaun Debit dan juga Credit uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 142

144 6. Sila pastikan ccount yang dipilih ialah akaun yang tepat bagi tujuan Debit dan juga Credit. 7. Sekiranya ada perubahan yang dibuat, anda harus klik butang Save sekali lagi. 8. Pergi kepada menu pprove Transaction untuk meluluskan transaksi tersebut. Hal ini kerana hanya transaksi yang diluluskan akan muncul dalam laporan perakaunan nanti. NOT Opening alance Invoice: Select this if you are entering invoice data EFORE opening balance date uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 143

145 MEMUT YRN (ISSUE PYMENT) pabila kita memasukkan data untuk Receive Invoice, ia tidak bermakna kita akan membuat bayaran secara automatik. Oleh itu, untuk membuat bayaran, kita perlu menggunakan menu Issue Payment. Nota: Fungsi Receive Payment boleh digunakan untuk transaksi tunai yang dibuat dengan pembekal anda. Maklumat GST akan direkodkan secara automatik. 1. Pilihan 1: Membuat bayaran bagi Received Invoice: Sila ke menu Expenses -> Received Invoices -> View List. Pada barisan yang sama dengan invois berkaitan, klik Issue Payment pada tab ction. 2. Pilihan 2: Membuat bayaran tanpa invois: Sila ke menu Expenses -> Issued Payments -> dd New. 3. Pilih akaun yang tepat untuk Issued From dan Issued To. 4. Jika anda membuat bayaran menggunakan Pilihan 1, anda tidak perlu mengubah apa-apa. 5. Untuk Pilihan 2, anda perlu memasukkan maklumat dalam kotak Receipt Items. 6. Ruangan wajib diisi: Date Issue, Subject, Quantity, item, Price Per Unit and Tax Code. 7. pabila selesai memasukkan data, klik butang Save pada bahagian atas, kanan laman tersebut. 8. pabila selesai memasukkan data, klik butang Save pada bahagian atas, kanan laman tersebut. Paparan yang kelihatan serupa akan ditunjukkan tetapi apabila anda scroll ke bawah, anda akan melihat ruangan baru iaitu Transaction Details yang mengandungi pemilihan akaun Debit dan juga Credit uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 144

146 9. Pergi kepada menu pprove Transaction untuk meluluskan transaksi tersebut uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 145

147 MENERIM YRN (RECEIVE PYMENT) Untuk merekodkan bayaran yang diterima, anda harus menggunakan menu Receive Payment dalam modul perakaunan OfficeCentral. Nota: Fungsi Receive Payment boleh digunakan untuk transaksi tunai yang dibuat dengan pembekal anda. Maklumat GST akan direkodkan secara automatik. 1. Pilihan 1: Menerima bayaran untuk Issued Invoice: Sila ke menu Revenue -> Issued Invoices -> View List. Pada barisan yang sama dengan invois berkaitan, klik pada pautan Receive Payment di tab ction. 2. Pilihan 2: Menerima bayaran tanpa Issued Invoice: Sila ke menu Revenue -> Received Payments -> dd New. 3. Pilih akaun yang tepat untuk Receive In dan juga From. 4. Jika anda menerima bayaran melalui Pilihan 1, tidak perlu untuk mengubah apa-apa. 5. Jika anda memilih Pilihan 2, anda perlu memasukkan maklumat tambahan dalam kotak Receipt Items. 6. Ruangan wajib diisi: Date Issue, Subject, Quantity, item, Price Per Unit dan Tax Code. 7. pabila selesai memasukkan data, klik butang Save pada bahagian atas, kanan laman tersebut. Paparan yang kelihatan serupa akan ditunjukkan tetapi apabila anda scroll ke bawah, anda akan melihat ruangan baru iaitu Transaction Details yang mengandungi pemilihan akaun Debit dan juga Credit uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 146

148 8. Pergi kepada menu pprove Transaction untuk meluluskan transaksi tersebut. TRNSKSI LIN (OTHER TRNSCTION) Menu ini boleh digunakan untuk journal entry yang tidak termasuk dalam kategori-kategori di atas. 1. Klik pada menu Other Transaction dalam submodul TRNSCTIONS. 2. Laman untuk memasukkan data akan ditunjukkan seperti di atas. Sila masukkan semua data dan jumlah yang betul untuk debit (Dt) dan credit (Ct). 3. Klik butang Save apabila selesai uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 147

149 9.3 IMPORT TRNSKSI (IMPORT TRNSCTION) Untuk transaksi yang dibuat dalam modul-modul lain seperti Finance dan CRM, anda boleh untuk import data tersebut untuk dimasukkan dalam modul ccounting OfficeCentral. IMPORT DT GJI (IMPORT PYROLL DT) Hanya gaji yang telah dimuktamadkan boleh diimport ke dalam ccounting. 1. Menu ini masih dalam fasa pembangunan. Maklumat akan dimasukkan di sini apabila siap kelak. IMPORT INVOIS (IMPORT INVOICES) nda boleh mengimport invois yang dijana dalam modul CRM dengan mengklik menu Import Invoices dalam submodul TRNSCTIONS. Kemudian, anda akan ditunjukkan dengan skrin seperti berikut: Langkah-langkahnya adalah seperti berikut: 1. Pilih akaun yang betul dalam ruangan Default Credit to. 2. Check (tick) on the invoices that you want to import. 3. On the top-right section of the page, click the Import button uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 148

150 IMPORT TUNTUTN (IMPORT CLIMS) Nota penting: Sebelum menggunakan fungsi ini, sila pastikan anda telah memilih akaun yang tepat untuk staf berkenaan di ruangan Settings > Staffs. iasanya, akaun Detail ini diletakkan dalam bahagian Current Liabilities di dalam Chart of ccount anda. Langkah-langkah mengimport claim adalah seperti berikut: 1. Dalam submodul TRNSCTIONS, sila ke menu Import Transaction -> Import Claims from Finance. 2. Pilih akaun yang betul dalam ruangan Default Debit to field. (Contoh: Employment Expenses dalam bahagian Overhead di Co) 3. Tandakan invois yang anda ingin import. 4. Klik butang Import apabila selesai uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 149

151 IMPORT UCR YRN (IMPORT PYMENT VOUCHERS) Nota penting: Sebelum menggunakan fungsi ini, sila pastikan anda telah memilih akaun yang tepat untuk staf / akaun berkenaan di ruangan Settings > Staffs / Settings > ccounts. Langkah-langkahnya adalah seperti berikut: 1. Dalam submodul TRNSCTIONS, sila ke menu Import Transaction -> Import Payment Vouchers from Finance. 2. Pilih akaun yang betul dalam ruangan Default Credit to field. 3. Tandakan baucar bayaran yang anda ingin import. 4. Klik butang Import apabila selesai. IMPORT UCR TUNI (PETTY CSH) Nota penting: Sebelum menggunakan fungsi ini, sila pastikan anda telah memilih akaun yang tepat untuk staf / akaun berkenaan di ruangan Settings > Staffs / Settings > ccounts. Langkah-langkahnya adalah seperti berikut: 1. Dalam submodul TRNSCTIONS, sila ke menu Import Transaction -> Import Petty Cash Vouchers from Finance. 2. Pilih akaun yang betul dalam ruangan Default Credit to. 3. Tandakan baucar bayaran petty cash yang anda ingin import. 4. Klik butang Import apabila selesai uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 150

152 9.4 MELULUSKN TRNSKSI (PPROVE TRNSCTIONS) Selepas melaksanakan apa-apa transaksi, transaksi tersebut mestilah diluluskan oleh admin. Hanya transaksi yang diluluskan sahaja akan muncul dalam laporan-laporan yang dijana oleh sistem OfficeCentral. Untuk mengakses menu ini, anda perlu memilih pprove Transactions dalam submodul TRNSCTIONS. 1. nda boleh mencari transaksi yang ingin diluluskan mengikut tarikh transaksi yang ditetapkan. 2. Pilih pprove jika ingin meluluskan transaksi tersebut dan Reject jika tak mahu meluluskan transaksi tersebut. Nota: nda tidak boleh memadam sebarang transaksi. Hal ini kerana anda perlu menunjukkan kepada bahagian audit transaksi yang ditolak (rejected) sekiranya terdapat langkauan (skip) dalam urutan nombor invois anda uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 151

153 9.5 TRNSKSI JENIS LIN (CUSTOM TRNSCTION) nda boleh menetapkan jenis-jenis transaksi yang selalu dibuat dalam Transaction Types. Langkah-langkahnya adalah seperti berikut: 1. Pilih Custom Transaction dalam submodul TRNSCTION. nda akan ditunjukkan senarai jenis-jenis transaksi. 2. Klik butang + DD untuk menambah transaksi baru. Paparan skrin akan naik seperti berikut: 3. Masukkan Name, Code and Description untuk transaksi tersebut. Nota: Code akan digunakan sebagai sebahagian daripada nombor rujukan transaksi. Oleh itu, anda sewajarnya meletakkan 2 atau 3 aksara (Contoh: atau ) sahaja. 4. Pilih akaun yang betul bagi tujuan Debit dan Credit uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 152

154 9.6 LPORN PERKUNN (CCOUNTING REPORTS) Modul ccounting dalam OfficeCentral membolehkan pengguna untuk menjana laporan mengikut tempoh masa yang diingini. JENIS-JENIS LPORN (REPORT TYPES) YNG DISOKONG ccounting OfficeCentral boleh menjana laporan-laporan berikut: 1. Profit & Loss 2. alance Sheet 3. Trial alance 4. Cash Flow 5. General Ledger 6. Journal Listing PNDUN UMUM 1. Setiap laporan yang dijana dapat disimpan dalam format Microsoft Excel. Klik pada butang Microsoft Excel di bahagian kanan atas laman laporan tersebut uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 153

155 LPORN PROFIT & LOSS Dalam submodule Reports, anda boleh menjana Profit & Loss Report untuk Overall (gabungan semua lokasi) and Individual (satu lokasi sahaja). dmin for location hanya boleh melihat laporan bagi lokasinya sahaja. pabila anda klik pada menu Profit & Loss (Overall) dalam submodul Reports, skrin berikut akan terpapar: 1. Pilih level akaun yang diperlukan. 2. Masukkan Start Date dan juga End Date. 3. Klik butang Search untuk menjana laporan. 4. Klik pada butang Microsoft Excel untuk mengeksport fail laporan tersebut dan memuat turun dalam format Microsoft Excel uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 154

156 LPORN LNCE SHEET (LNCE SHEET REPORT) Dalam submodul Reports, anda boleh menjana laporan alance Sheet (alance Sheet Report) Report untuk Overall (gabungan semua lokasi) and Individual (satu lokasi sahaja). dmin for location hanya boleh melihat laporan bagi lokasinya sahaja. pabila anda klik pada menu alance Sheet dalam submodul Reports, skrin yang berikut akan terpapar: 1. Pilih level akaun yang diperlukan. 2. Masukkan Start Date dan juga End Date. 3. Klik butang Search untuk menjana laporan. 4. Klik pada butang Microsoft Excel untuk mengeksport fail laporan tersebut dan memuat turun dalam format Microsoft Excel uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 155

157 LPORN TRIL LNCE (TRIL LNCE REPORT) Dalam submodul Reports, anda boleh menjana laporan Trial alance untuk Overall (gabungan semua lokasi) and Individual (satu lokasi sahaja). dmin for location hanya boleh melihat laporan bagi lokasinya sahaja. pabila anda klik pada menu Trial alance dalam submodul Reports, skrin berikut akan terpapar: 1. Pilih level akaun yang diperlukan. 2. Pilih tarikh yang diperlukan untuk Trial alance. 3. Klik butang Search untuk menjana laporan. 4. Klik pada butang Microsoft Excel untuk mengeksport fail laporan tersebut dan memuat turun dalam format Microsoft Excel uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 156

158 LPORN LIRN TUNI (CSH FLOW REPORT) Dalam submodul Reports, anda boleh menjana laporan aliran tunai (cash flow) untuk Overall (gabungan semua lokasi) and Individual (satu lokasi sahaja). dmin for location hanya boleh melihat laporan bagi lokasinya sahaja. pabila anda klik pada menu Cash Flow dalam submodul Reports, skrin berikut akan terpapar: 1. Masukkan Start Date dan juga End Date. 2. Pilih akaun yang diingini. 3. Klik butang Search untuk menjana laporan. 4. Klik pada butang Microsoft Excel untuk mengeksport fail laporan tersebut dan memuat turun dalam format Microsoft Excel uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 157

159 LPORN LEJR M (GENERL LEDGER) Dalam submodul Reports, anda boleh menjana laporan lejar am untuk Overall (gabungan semua lokasi) and Individual (satu lokasi sahaja). dmin for location hanya boleh melihat laporan bagi lokasinya sahaja. pabila anda klik pada menu General Ledger dalam submodul Reports, skrin berikut akan terpapar: 1. Click pada kotak tersebut untuk menunjukkan/menyembunyikan akaun tidak aktif. 2. Masukkan Start Date dan juga End Date. 3. Klik butang Search untuk menjana laporan. 4. Gunakan slider untuk menunjukkan/menyembunyikan Chart of ccounts. 5. Klik pada butang Microsoft Excel untuk mengeksport fail laporan tersebut dan memuat turun dalam format Microsoft Excel uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 158

160 LPORN JOURNL LISTING Dalam submodul Reports, anda boleh menjana laporan Journal Listing untuk Overall (gabungan semua lokasi) and Individual (satu lokasi sahaja). dmin for location hanya boleh melihat laporan bagi lokasinya sahaja. pabila anda klik pada menu Journal Listing dalam submodul Reports, skrin berikut akan dipaparkan: 1. Masukkan Start Date dan juga End Date. 2. Klik butang Filter untuk menjana laporan. 3. Klik pada butang Microsoft Excel untuk mengeksport fail laporan tersebut dan memuat turun dalam format Microsoft Excel uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 159

161 PENYESUIN NK (NK RECONCILTIONS) Dalam submodul Reports, anda boleh menggunakan menu penyesuaian bank (ank Reconciliations) untuk menyemak transaksi dan baki dalam bank. pabila anda mengklik ank Reconciliations dalam submodul Reports, paparan skrin akan ditunjukkan seperti berikut: 1. Pilih akaun bank yang diingini. 2. Tekan butang Reconcile untuk memulakan proses penyesuaian bank uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 160

162 9.7 CUKI GST Menggunakan modul ccounting dalam OfficeCentral, anda boleh memantau segala cukai input dan cukai output bagi tujuan percukaian GST. KEPERLUN MINIMUM UNTUK MENJN LPORN GST (GST RETURN) Sebelum memproses laporan GST, sila pastikan anda telah memuktamadkan (finalize) perkara-perkara berikut yang berlaku sepanjang tempoh bercukai (taxable period) anda. (Contoh: 1 pril 2015 hingga 30 Jun 2015) ccounting Period Chart of ccount o Cash and/or ank ccount o Debtor o Creditor o Revenue ccounts o Overhead / Cost of Goods Sold / Inventory Received Invoices Issued Invoices LNGKH 1: MENYEDIKN LPORN GST Untuk memproses GST return, sila ikut panduan seperti di bawah: 1. Dalam submodule GST REPORTS, klik pada menu GST 03. Skrin seperti berikut akan dipaparkan: 2. Pilih tempoh kena cukai (taxable period) dan klik butang Process uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 161

163 3. Ringkasan GST akan ditunjukkan seperti di bawah: 4. Lihat pada bahagian atas, kiri untuk pilihan muat turun fail. 5. nda boleh memuat turun fail dari kiri: TP File, borang GST 03 (format PDF, Word dan Excel) 6. Klik butang ack to List kembali melihat senarai GST 03 yang dijana. 7. Klik Details pada GST 03 yang telah anda jana sebentar tadi untuk menyemak semula data (sekiranya perlu). 8. Jika anda telah membuat sebarang perubahan pada data perakaunan sepanjang tempoh kena cukai tersebut, anda boleh memproses GST kembali dengan hanya menekan butang Reprocess. 9. Sekiranya data tersebut telah muktamad, klik Finalize untuk memuktamadkan pemprosesan GST anda. 10. Klik Claim/Pay GST sekiranya bayaran telah dibuat. LNGKH 2: PENGHNTRN LPORN GST nda boleh menghantar laporan GST anda melalui dua kaedah, 1) Memuat naik fail TP ke laman web Kastam TP 2) Mencetak borang GST 03 PDF dan menghantarnya ke pejabat Kastam uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 162

164 9.8 PERKUNN PELGI LOKSI (MULTIPLE LOCTIONS) Modul ccounting dalam OfficeCentral menyokong keupayaan perakaunan untuk pelbagai lokasi. Untuk itu, anda harus menyediakan OfficeCentral dengan beberapa tetapan khas seperti yang diterangkan di bawah. TETPN WL UNTUK ERILNG LOKSI (INITIL SETUP FOR MULTIPLE LOCTIONS) Jika anda mempunyai pelbagai lokasi, anda boleh memilih salah satu daripada dua pilihan: 1) ccounting yang digabungkan untuk berbilang lokasi 2) Satu accounting bagi setiap lokasi Tetapan seperti berikut perlu dibuat sebelum menggunakan perakaunan untuk pelbagai lokasi: 1. Tetapan lokasi: agi setiap lokasi yang ada Chart of ccounts sendiri, pergi kepada modul Settings > SETTINGS > Location, tandakan (tick) pada butang Does it have it s own Chart of ccounts (ccounting)?. 2. Setiap lokasi perlu mempunyai adminnya sendiri. User Roles bagi setiap admin tersebut boleh ditetapkan di bahagian Roles dalam modul HRMS. NOT PENTING dmin bagi sesebuah lokasi hanya boleh membuat transaksi di lokasinya sendiri sahaja. Laporan perakaunan juga boleh dijana mengikut sesebuah location uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 163

165 10.0 PEROLEHN (PROCUREMENT) 10.1 PENDHULUN Model Procurement dibangunkan untuk menguruskan maklumat perolehan bagi sesebuah organisasi. Modul Perolehan juga dilihat dapat membantu menyelaraskan proses perolehan dan juga membantu proses pemilihan dan pemantauan bekalan. agi membuat perolehan, anda boleh pergi ke menu utama dan klik procurement Untuk melihat atau menambah senarai pesanan pembelian sila lihat langkah dibawah: Menambah Pesanan Pembelian Sila penuhkan maklumat yang diperlukan uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 164

166 Sila masukkan maklumat bil dan penghantaran yang terlibat. Sila nyatakan item yang terlibat, jumlah harga, diskaun jika ada Untuk setiap pesanan pembelian, anda dikehendaki membuat Delivery Order dan Invoice. Klik Finalize selepas segala maklumat telah dimasukkan uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 165

167 Untuk membuat Delivery Order atau Receive Invoice, sila ikuti langkah berikut: nda dikehendaki klik Mark as Paid dan klik Save Cara membuat Receive Invoice dan Receive Delivery Order Nota: Segala proses yang dibuat anda dikehendaki untuk Save. Pastikan anda tekan Finalize untuk setiap transaksi yang dibuat uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 166

168 11.0 Point Of Sales 11.1 PENDHULUN Modul POS (Point Of Sales) dibangunkan untuk merekod jualan runcit (retail). Keperluan minimum untuk Point Of Sales (POS) - Untuk modul POS, sebelum memulakan proses jualbeli anda dikehendaki menambah produk/ stok di Pricebook di bahagian CRM TETPN WL Untuk bahagian ini, anda perlulah menetapkan kounter dan jumlah duit yang ada. C Keterangan: C Sila pilih mana-mana kounter yang anda mahukan. Untuk bahagian ini, anda boleh nyatakan amaun wang tunai yang sedia ada dalam kaunter```. Sila klik butang ini untuk memulakan proses jualbeli uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 167

169 11.3 MELKUKN PROSES JULELI E F C D H I G J Keterangan: C D E F G H I J Sila klik butang ini untuk menyemak stok yang sedia ada. Sila nyatakan kepada siapa urusan pembelian ini. Klik butang ini untuk melihat dalam bentuk senarai (list view). Klik butang ini jika anda ingin melihat senarai dalam bentuk grid. nda boleh memilih jenis stok atau produk dengan memasukkan nama produk di bahagian ini. utang ini membolehkan anda menetapkan kaunter dan lokasi yang terlibat. Sila nyatakan jenis pembayaranyang dibuat. Sila nyatakan jumlah yang dibayar. Sistem akan menjana baki amaun selepas anda masukkan jumlah amaun Tekan butang ini untuk muat turun resit, cetak resit ataupun resit. nda boleh pilih mana-mana opsyen diatas uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 168

170 Sila klik office di Point Of Sale (POS). Untuk bahagian ini, anda boleh melakukan beberapa transaksi samada untuk menambah kounter, buat transaksi, paparkan resit ataupun melihat laporan. C D E F Keterangan: C D E F nda boleh tambah kaunter. Untuk bahagian ini, anda boleh buat transaksi jualbeli. Klik di bahagian ini, anda akan dibawa ke pautan CRM untuk menambah stok ataupun produk. nda dapat melihat transaksi inventori yang terlibat. nda dapat melihat laporan dan boleh memilih opsyen yang terlibat. Klik disini untuk menjana, muat turun resit di bahagian CRM. Untuk bahagian ini, anda boleh melihat dan memuat turun invois cukai (tax invoice) yang terlibat uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 169

171 11.4 MENMH STOK TUPUN PRODUK Untuk bahagian stockroom, anda akan dipautkan ke bahagian CRM samada untuk menambah produk ataupun inventori yang terlibat. Jika anda klik products, anda akan dipautkan terus ke CRM untuk menambah produk yang terlibat. nda tidak perlu ke bahagian CRM untuk menambah stok ataupun produk. Di POS, telah terdapat pautan ke CRM dan ia memudahkan anda Menambah kaunter C D E uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 170

172 C nda boleh tambah kaunter dengan menekan butang dd Tekan butang ini dan anda akan dipautkan ke proses jualbeli. Tekan butang ini sekiranya ingin mengedit data. Perlu diingatkan bahawa anda hanya boleh mengedit nama kaunter sahaja. D E Tekan butang ini untuk memadam data. Sila masukkan nama kaunter yang ingin anda tambah. 12 LOG MSUK OFFICECENTRL DENGN MENGGUNKN TELEFON PINTR Penerangan : nda hendaklah memuat turun aplikasi OfficeCentral di Google Play Store. OfficeCentral hanya untuk pengguna ndroid sahaja. Sila masukkan username ( pengguna ). Sila masukkan katalaluan uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 171

173 12.1 TETPN WL Tanda di bahagian ini sekiranya anda ingin menerima apa-apa sahaja pengumuman officecentral. Sila masukkan waktu mula dan tamat bekerja 6 Modul yang terlibat iaitu ttendance, Movement, Meetings, Leads, Claims, Leaves, uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 172

174 12.2 MEMOHON CUTI Tekan butang ini untuk memohon cuti. Simbol ini menunjukkan bahawa cuti anda masih dalam status pending. Tekan butang ini sekiranya anda ingin membuang permohonan anda. Selepas tekan butang (+), anda akan lihat paparan seperti di sebelah. Jika anda mahu memohon cuti tidak berbayar (unpaid leave), sila klik disitu. nda boleh memilih jenis cuti yang ingin dipohon uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 173

175 Sila masukkan tarikh mula dan tamat bercuti. nda boleh pilih samada ingin bercuti sepenuh hari ataupun separuh hari. Untuk maklumat tambahan, anda boleh nyatakan alasan bercuti MODUL CLIM- (UNTUK MELIHT CLIM YNG DIUT DN MENMH CLIM) Disini, anda dapat melihat semua claim samada sudah diluluskan, masih pending, ataupun ditolak. Jika ingin menambah claim, sila tekan butang (+) uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 174

176 Sila nyatakan tujuan claim dibuat. Sila nyatakan keterangan tentang claim tersebut. Sila pilih jenis claim tersebut Sila nyatakan pendahuluan (advance) jika ada. Sila pilih jenis projek yang terlibat Menambah kenalan sebagai lead. Sila tekan butang ini unutk menambah lead. nda juga boleh melihat senarai lead yang sedia ada uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 175

177 Untuk menambah lead anda boleh memilih beberapa opsyen seperti disebelah. Jika lead itu anda kenal melalui acara-acara rasmi, sila tekan event. Sila penuhkan maklumat yang diperlukan. Jika lead itu mempunyai kad perniagaan, anda boleh mengambil gambar kad dengan menggunakan fungsi kamera yang sedia ada uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 176

178 Tekan butang ini untuk mengedit data yang sudah sedia ada. Selepas menambah lead, anda boleh melihat senarai lead seperti disebelah. nda juga boleh mengedit maklumat dengan menekan butang edit MENMH MEETING TUPUN MELIHT MEETING Tekan butang ini untuk menambah meeting anda. nda juga dapat melihat mesyuarat akan datang uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 177

179 Sila tekan butang ini untuk simpan maklumat mesyuarat. nda boleh menambah mesyuarat dengan memenuhkan maklumat yang diperlukan. nda boleh menjemput (Invite) individu dengan menekan butang invite. Jika anda ingin menjemput lebih dari seorang, sila tanda di ruang bulatan yang disediakan uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 178

180 12.6 MENMH PERGERKN (MOVEMENT). Jika ingin menambah pergerakan baru sila tekan butang (+). Sila penuhkan maklumat yang diperlukan iaitu tarikh mula dan tamat serta maklumat tambahan iaitu nama, dan alamat pengguna. Di sini, anda dapat melihat senarai pergerakan yang terlibat uthentic Venture Sdn hd. Segala hakcipta terpelihara. 179