Priprava projektnih prijav

Transcription

1 Priprava projektnih prijav Lidija Fras Zemljič, Iztok Palčič Univerza v Mariboru, Fakulteta za strojništvo

2 Predstavitev predavanja Kazalo: Osnovni pojmi Priprava projekta za prijavo na razpis Celosten razvoj ideje Od ideje k projektu Osnovni elementi projektne prijave Viri sredstev Prijava projekta Pisanje projekta Razvoj in koordinacija projektnega partnerstva 2

3 Osnovni pojmi Raziskovalni projekti Kaj sploh je raziskovalna dejavnost? Na kratko bi jo lahko definirali kot sistematično ustvarjanje, pridobivanje, poglabljanje in razširjanje znanja ter kot prenos dosežkov znanosti v družbeno prakso. Značilno za raziskovalno dejavnost je, da temelji na ustvarjalnosti, uporablja znanstvene metode, njeni rezultati pa vsebujejo prvine izvirnosti ali novosti. Ločimo temeljne (bazične), uporabne (aplikativne) inrazvojne raziskave. Zavse navedene vrste je značilno medsebojno prepletanje in oplajanje. Temeljno raziskovalno delo je usmerjeno k iskanju novih občih spoznanj in zakonitosti in daje prispevek k občizakladnicičlovekovega znanja. Uporabno raziskovalno delo je namenjeno reševanju konkretnih problemov. Temelji na spoznanjih temeljnih raziskav, išče možnosti in rešitve za uporabo teh spoznanj v praksi ter je hkrati vir novih znanstvenih problemov in spoznanj. Vedeti pa moramo, da znanost ne more reševati problemov sveta, lahko pa k reševanju prispeva. Razvoj je sistematična uporaba znanja, pridobljenega s temeljnim in bazičnim raziskovalnim delom in je usmerjen k ustvarjanju novih materialov, naprav, sistemov in metod. 3

4 Naslov Osnovni pojmi Horizon2020 TRL: Technology Readiness Levels 4

5 Priprava projekta za prijavo na razpis Priprava projekta Metodologija dela naj zajema: Razvoj projektne ideje. Pisanje projektnega osnutka (glavni elementi prijave). Iskanje ustreznega vira sofinanciranja. Razvoj in koordinacija projektnega partnerstva. Priprava stroškovnega plana. Razdelitev dela med projektne partnerje. Priprava projektne dokumentacije za konkreten razpis in oddaja projekta. 5

6 Celosten razvoj ideje Projektna ideja raziskovalna tematika (raziskovalno področje): Temelj ideje: Kaj želimo s to idejo doseči? Kateri problem bomo rešili? Kako? Je ideja atraktivna? Inovativna? Skladna z razvojno vizijo inštituta/podjetja? Strateški cilj? Financiranje? Infrastruktura, itd. Podlaga za dobro projektno idejo: poznavanje stanja problemov, potreb ter priložnosti v družbenem okolju ter širših strateških ciljev družbe. 6

7 Celosten razvoj ideje Kot smo že povedali, nas pri oblikovanju projektnih idej vodijo strateški cilji oz. poslanstvo organizacije; hkrati pa se je zelo pomembno zavedati, da vsaka projektna ideja rešuje neki problem. Alirečeno drugače, uspešne (financirane) projektne ideje so le tiste, ki zelo natančno opredelijo in utemeljijo problem ter pojasnijo, kako in s katerimi aktivnostmi bo projekt ta problem rešil. Za snovanje projektne ideje je zato zelo pomembna problemska analiza, kijo lahko izvajamo na različne načine, eden izmed njih je tudi oblikovanje problemskega drevesa ali pa možganska nevihta (angl. brainstorming). 7

8 Celosten razvoj ideje Problemsko drevo se gradi od sredine navzven. Na sredini, v sredino zapišemo problem, kot ga vidimo v danem trenutku. Ta problem predstavlja deblo drevesa. Navzdol od tega debla vejamo korenine, ki predstavljajo vzroke za nastanek problema. Vejamo jih na več nivojih, tako da poleg vzrokov zapišemo tudi vzroke vzrokov, vzroke vzrokov teh vzrokov in tako naprej. Navzgor pa vejamo veje, ki predstavljajo posledice opaženega problema. Tudi teh ne zapišemo le na enem nivoju, ampak navedemo tudi posledice teh posledic, posledice posledic in tako naprej. Problemsko drevo nam pomaga odgovoriti na več vprašanj: Kaj je pravi problem? S katerimi drugimi problemi je povezan? Kakšne so lahko rešitve problema? Kaj bi s temi rešitvami rešili, kaj so učinki? 8

9 Celosten razvoj ideje Ko je problemsko drevo narejeno, obkrožimo vzrok ali skupino vzrokov, na katere se želimo s projektom osredotočiti, in prav tako posledico ali skupino posledic, ki jih želimo spremeniti. Pri iskanju vzrokov bodimo pozorni na svoje poslanstvo in strateški načrt. Posledice pa nam pomagajo določiti, na katere probleme s svojim projektom poleg osnovnega še naslavljamo naš projekt. Prav tako nam problemsko drevo ponudi usmeritev, na katere razpise lahko svojo projektno idejo prijavimo. Pasti Ob oblikovanju problemskega drevesa se lahko srečamo tudi z različnimi pastmi: Ko pripravljamo problemsko drevo, je treba upoštevati korake. Zaradi morebitnega izpuščanja faz je analiza lahko nepravilna. Pomembno je tudi, da korakov ne zamenjujemo. Neki problem zapišemo večkrat, vendar vsakič z drugimi besedami. Analiza je zato neuspešna oziroma nepopolna. Več problemov predstavimo kot enega. Zato so vzročno posledična razmerja med problemi nepravilno opredeljena. Namesto problema izrazimo rešitev in jo predstavimo kot problem. "Premalo denarja" je rešitev, ki je predstavljena kot težava z dobrim projektom bomo sredstva zagotovo dobili. 9

10 Celosten razvoj ideje Raziskovalna ideja: IZVIRNOST IDEJE Nujno preveriti: Trenutno stanje raziskav (angl. State of the art) ter nazorno podati Več (Preko) kot trenutno stanje raziskav (angl. Beyond state of the art). Slednje je izrazitega pomena, saj nakazuje inovativnost ideje: (pregled literature, patentov, zaključenih in sedanjih projektov na to temo, vzpostavljenih tehnologij, itd.) baze po katerih iščemo: sipo.si/uil/dejavnosti/baze podatkov/;

11 Celosten razvoj ideje Motivacija. Zakaj iskati projektne ideje? Ker je financiranja za temeljno dejavnost vse manj. Ker je treba razpršiti finančne vire, da nas zmanjšanje financiranja iz enega vira preveč ne prizadene. Ker je vedno več poudarka na inovativnosti. Mreženje (tudi z možnimi investitorji in kupci, itd.) Nove zaposlitve. Razvoj. mages%2fmotivacija.jpeg 11

12 Ni nacionalnih virov financiranja. Tekmovati z najboljšimi v mercedes ligi. Prodor na evropski prostor; internacionalizacija ter vpetost v EU smernice. Izkušnje vodenja in dostop do mreže znanja in ustrezne infrastrukture. Vzpostavljanje kreativnega okolja. Prebojne tehnologije. European Training Academy

13 Od ideje k projektu Najlažje je pridobiti finančna sredstva za izvedbo ideje, ki je načrtovana in se je razvila še pred razpisom. Zato je najbolje, da se takoj, ko se ideja porodi, oblikuje projektni načrt (osnutek). Tako je že vse pripravljeno na to, da se lahko projektna ideja prijavi in ustrezno prilagodi na različne razpise. Pravilo: Prijava na razpis in pridobitev sredstev mora biti posledica in ne povod za definiranje projektov! 13

14 Od ideje k projektu Oblikovanje projekta /projektnega osnutka Projekt je časovno omejena namera z jasnimi cilji; je enkratna, razdeljena na posamezne korake in vpeta v čas,kadrovanjeinstroške.projektjetorejnamera skupine ljudi, da v najkrajšem možnem času ustvari edinstven proizvod, tehnologijo ali storitev. O projektu govorimo, če: je opravilo enkratno, zajema nove vidike, ima jasne cilje, ima rok je časovno omejeno in ima opredeljen proračun. Pri oblikovanju projekta vedno izhajamo iz problemov: na katere probleme naš projekt odgovarja? Katera pričakovanja želimo zadovoljiti? Zato na začetku oblikovanja projektne ideje vedno opravimo analizo problema. Tehnik za to je veliko, vse pa sledijo istemu principu, ki je analiza v več stopnjah. Kaj je pravi oziroma glavni problem? Kaj je vzrok zanj, oziroma kateri problemi vodijo h glavnemu problemu? Ko probleme pretvorimo v rešitve, smo začeli pisati projekt (namen projekta!). 14

15 Osnovni elementi projektne prijave Problemska analiza Namen Možganska nevihta, problemsko drevo, itd. Odgovori: Kaj je pravi problem? S katerimi drugimi problemi je povezan? Kakšne so lahko rešitve problema? Kaj bi se s temi rešitvami rešilo; doprinos? 15

16 Osnovni elementi projektne prijave Analiza ciljev in rezultatov Določanje ciljev najpomembnejši del načrtovanja projektov. Analiza ciljev omogoči rešitev problemov; cilje razvrstimo po hierarhiji, skladno z analizo problemov. Cilji morajo biti dosegljivi in realni. Ločimo: splošne in specifične cilje. Splošni cilj določa celosten razvoj, h kateremu bodo prispevali specifični cilji. 16

17 Naslov Specifični cilji so neposredno povezani s cilji programa: kakšni bodo učinki projekta na določeno ciljno skupino/območje in zlasti, kaj bodo dosegli posamezni projektni partnerji. Povedano drugače, specifični cilji naj bi razložili, kaj natanko bo v projektu doseženo, kakšne sopričakovane koristi za ciljno skupino. Cilji (splošni in specifični) morajo biti usklajeni. Cilje projekta je treba s tem projektom doseči do zaključka projekta. Cilji projekta morajo odražati ozadje projekta (utemeljitev): projekt upošteva sedanje stanje, probleme, priložnosti in ciljne skupine. Projekt mora biti ustrezen v luči lokalnih, regionalnih, nacionalnih in evropskih strategij ter politik. 17

18 Osnovni elementi projektne prijave Analiza strategij Do cilja vodijo različne poti oziroma strategije. Analizo strategij oblikujemo tako, da izdelamo seznam meril, s katerimi ocenimo ukrepe za doseganje ciljev, ki smo jih zastavili. Opozarjamo na strateške dokumente, ki jih je smiselno upoštevati pri opredeljevanju meril za izbor strategij oziroma za preverjanje projekta. Ukrepe projekta primerjamo s cilji omenjenih strategij, primerjava pa je usmerjena v preverjanje učinkov, ki jih ima projekt za doseganje ciljev, določenih v strateškem dokumentu. EU policy objectives here Preberi brošuro! 18

19 Osnovni elementi projektne prijave Določanje ciljev in rezultatov DOBRO DOLOČEN CILJ: Kaj želimo doseči? Kako bomo to dosegli? Kdo bodo glavni uporabniki? SMART metoda (Specific, Measurable, Achievable, Realistic, Time) Cilj mora: i) biti jasno opisan, biti merljiv, biti uresničljiv, biti realističen in imeti končen rok. 19

20 Osnovni elementi projektne prijave Povezava med cilji, aktivnostmi in rezultati Cilje dosežemo z določenimi aktivnostmi. Gre za dejavnosti, ki jih bomo izvedli zato, da bomo dosegli specifične cilje. Ti pripeljejo do rezultatov, ki nastanejo na treh nivojih: 1) Vpliv (angl. impact): dolgoročna sprememba, ki prispeva k splošnemu cilju. 2) Izid (angl. deliverables): srednjeročna sprememba, ki doseže projektne cilje. Če so doseženi prispevajo k splošnemu cilju. 3) Proizvod, izdelek, storitev (angl. output): takojšnji rezultati izvedenih aktivnosti, ki vodijo k srednjeročnim rezultatom, ti. Izidom. 20

21 Osnovni elementi projektne prijave Povezava med cilji, aktivnostmi in rezultati 21

22 Osnovni elementi projektne prijave Kazalniki Indikatorji kazalci uspešnosti (pokažejo rezultate) določajo ambicijo projekta (to je ciljano količino in kakovost storitev ter koristi) in skupaj z viri preverjanja tvorijo osnovo za merjenje uspešnosti. Koraki: Identifikacija indikatorjev in virov preverjanja za merjenje uspešnosti Indikator določa: kakovost ciljne skupine lokacijo količino čas S kazalniki merimo izvajanje projekta oz. doseganje ciljev. Kazalnike je mogoče razdeliti tudi po vsebini. Kazalniki izdelkov so povezani z izvajanjem aktivnosti projekta, merijo pa fizične in finančne enote projekta (npr. število tiskanih publikacij in izvedenih delavnic). Kazalniki rezultatov odsevajo neposredne in takojšnje učinke projekta, torej spremembe v delovanju, obnašanju in podobno (npr. število udeležencev delavnic ali bralcev publikacije). Kazalniki vpliva odražajo učinke, ki jih ima izvedeni projekt na prejemnike projektnih rezultatov. So tisti, ki se sicer odrazijo šele čez nekaj časa po koncu projekta, vendar so kljub vsemu projektni rezultat (npr. udeležba na delavnici o pisanju projektov poveča znanje udeleženca in zato tudi število uspešnih projektnih prijav). Kazalniki sredstev oziroma vložkov odsevajo finančna sredstva, ki smo jih vložili v izvajanje projekta. H ttps://yt3.ggpht.com/ H4c3YUpxfmY/AAAAAAAAAAI/AAAAAAAAAAA/RF2pACZSeo0/s88 c k no/photo.jpg 22

23 Osnovni elementi projektne prijave Primer kazalnikov Število novih čezmejnih turističnih destinacij. Število novih naravnih in kulturnih virov, vključenih v trajnostno turistično ponudbo. Število projektov na področju razvoja turizma in podeželja. Število projektov, ki podpirajo sodelovanje med MSP in organizacijami za raziskave in razvoj. Število projektov, ki vplivajo na povečanje čezmejne trgovine. Število skupnih kulturnih prireditev, ki jih program podpira. Število projektov, ki povečujejo sodelovanje med civilnimi združenji, itd. 23

24 Osnovni elementi projektne prijave Logični okvir je mednarodno uveljavljen standard za zasnovo, načrtovanje, izvajanje in ocenjevanje projektov. Logični okvir projekta je format, v katerem predstavimo projekt kratko in jedrnato ter mu omogočimo primerljivost s podobnimi projekti. Je orodje za pripravo, vodenje in oceno projektov skozi analizo ciljev, aktivnosti in pričakovanih rezultatov. Je v naprej definirana dvodimenzionalna tabela (stolpci in vrstice) na eni A4 strani ter zahteva horizontalno in vertikalno usklajenost definicij. Ko logični okvir pripada razpisni dokumentaciji, se morate držati predpisanega obrazca in ga ne smete spreminjati. Z logičnim okvirjem se zagotavlja logična notranja struktura projektov, njihovo spremljanje, vrednotenje in preverjanje rezultatov. Značilen za dodelan projekt (zadnja faza). Uporaba metode logičnega okvira omogoča zasnovo kakovostnega projekta z logičnimi povezavami med vsebinskimi sestavinami projekta. 24

25 Osnovni elementi projektne prijave 25

26 Osnovni elementi projektne prijave 26

27 Osnovni elementi projektne prijave Analiza deležnikov (analiza oseb in organizacij, na katere bo projekt vplival in obratno) 1 korak: Prepoznavanje deležnikov 2 korak:določitev pomembnosti deležnikov 3 korak: Spoznavanje najpomembnejših deležnikov Za partnerje naj velja,da: so močni, se zanimajo za projekt, se njihovimi motivi skladajo z našimi, je njihova dejavnost komplementarna naši, so možni izvesti svoj del projekta. udel1.jpg 27

28 Osnovni elementi projektne prijave Upravičenost Relevantnost projekta s cilji razpisa Identifikacija potreb in omejitev v ciljanih državah ali regijah Vmesni in končni uporabniki / ciljne skupine (kvalitativna in kvantitativna ocena) Razlogi za izbor ciljnih skupin 28

29 Osnovni elementi projektne prijave Analiza SWOT Ime analize izhaja iz prvih črk elementov analize v angl. jeziku (Strenght, Weakness, Oppotunities and Threats). Je učinkovit način prepoznavanja prednosti, slabosti, morebitnih priložnosti in nevarnosti ter pomaga menedžmentu, da se osredotoči naključne kompetence, aktivnosti in področja, kjer je organizacija močna in so največje priložnosti. Prednosti in slabosti se nanašajo na notranje faktorje organizacije, nevarnosti in priložnosti pa so povezane z zunanjimi faktorji. Informacije o organizaciji in projektnem timu 29

30 Osnovni elementi projektne prijave Organizacija lahko s pomočjo analize SWOT razbere več strategij in izbere tisto, ki ji najbolj ustreza oziroma je najbolj obetavna. SWOT analiza nudi izhodišče za nadgrajevanje prednosti, odpravljanje pomanjkljivosti, izkoriščanje priložnosti ter izogibanje nevarnostim. Primera SWOT analize dveh projektov 30

31 Osnovni elementi projektne prijave Vpliv projekta in izidi: vpliv na ciljne skupine Pomen za razvoj znanosti oziroma stroke. Neposredni pomen projekta za gospodarstvo in družbo. Posredni pomen projekta za družbo. Ekonomski pomen za partnerje, deležnike, itd. Trajnost projekta. Večkratni učinek, itd. European Training Academy 31

32 European Commission EU Policy Your project EU Funding programmes Your impact Beneficiaries EU politicians European impact Their Impact impact European Training Academy

33 Osnovni elementi projektne prijave Vplivi projekta European Training Academy 33

34 Osnovni elementi projektne prijave Opredelitev delovnih paketov in razdelitev dela med partnerje Razvoj dogodkov v obliki akcijskega plana (v skladju z projektnim osnutkom). Posamezne akcije podrobno razdelamo, določimo partnerje, ki bo specifične aktivnosti izvajal ter časovnice. Za vsak delovni sklop podamo predvidne rezultate (indikatorji rezultatov), kakor tudi mejnike (kontrolne točke). Pri planiranju aktivnosti imejmo v mislih kategorijo upravičenih stroškov, kajti le tako bodo stroški naših aktivnosti povrnjeni s strani programa. 34

35 Kreiranje DS WP: Device Development The focus is on the development and testing of usable, economic and privacy preserving access control platforms based on the use of biometrics, smart cards, or other devices. WP: Testing of Smart The solutions are to be installed and tested in Service a broad band network, giving access to smart services running over networks with state ofthe art security, avoiding single points of failure. Proposed work should include the management of the access rights in particular WP: Access for the service rights providers, ensurethe WP: security Secure and cloud privacy of the databases, management facilitate a timely breach notification databases and remediation to the user, and reduce the insider threat. The proposed solutions have to guarantee interoperability and portability between systems and services, WP: sparing Interoperability theusertohaveto install a platform, service or country specific technology. Proposed work could assist the objective of implementing a secure information sharing network. WP: Business plans European Training Academy

36 Osnovni elementi projektne prijave 36

37 Osnovni elementi projektne prijave 37

38 Osnovni elementi projektne prijave Poleg naštetih osnovnih elementov razpisna dokumentacija običajno vsebuje vsaj še časovnico, ki govori o tem, kdaj bomo izvajali določene aktivnosti in sevedafinančno konstrukcijo. Priprava in oddaja projekta glede na razpisni obrazec! 38

39 Osnovni elementi projektne prijave Izgled projekta European Training Academy 39

40 Viri sredstev Viri sredstev za financiranje projektne ideje Javni viri: razpisi občin, različnih ministrstev, FIHO, direktorati Evropske komisije, evropski strukturni skladi, Svet Evrope.. Mednarodni viri: švicarski prispevek, norveški mehanizem.. Neodvisne fundacije: organizacije, ki namenjajo finančno podporo organizacijam, delujočim na specifičnem vsebinskem in geografskem področju. Med njimi so fundacije, kot na primer: Trust for Civil society in CEE, Charles Stewart Mott Foundation, Sigrid Rausing Trust. Neodvisne fundacije so sicer veliko bolj pogoste v ZDA in Veliki Britaniji, vendar pa mnoge finančno podpirajo tudi organizacije, ki delujejo v nekaterih specifičnih geografskih področjih, npr. na Balkanu. Podjetja, ki želijo s pomočjo koncepta družbene odgovornosti zadovoljevati potrebe potrošnikov ob sočasni skrbi za zaposlene, dobavitelje in skupnost, v kateri delujejo. Tovrstna podjetja se skoraj izključno osredotočajo na podpiranje lokalnih aktivnosti, ki imajo dolgoročni vpliv na skupnost. Premožni posamezniki tako kot fundacije in podjetja se tudi mnogi posamezniki odločijo podpirati skupnost na različne načine. Finančna podpora, ki pride s strani premožnega posameznika, je običajno zaznamovana z željo točno določene spremembe v družbi. Tak posameznik želi preko finančne podpore pomagati skupnosti ali skupini ljudi oz.»vrniti svoj dolg skupnosti«(primera za to sta 40 Fundacija Vincenca Drakslerja za odvisnike in Janez Škrabec).

41 Viri sredstev Osnovne razlike med javnimi in neodvisnimi viri v EU Značilnosti javnih virov: Različna področja financiranja (kultura, izobraževanje, mladinski programi, človekoljubna pomoč, podjetništvo, šport, zdravje, promet, energetika itn.) Projekti morajo imeti izrazito civilno družbeno komponento. Finančna podpora preko projekta vpliva na spremembo v družbi, ki vključuje tudi evropsko dimenzijo. Oblike podpore vključujejo različne oblike projektov (od publikacij, seminarjev, konferenc do turističnih, energetskih in drugih objektov, ki vplivajo na kvaliteto življenja skupnosti). Finančna podpora je večinoma projektna in upravičeni stroški se le v določenem odstotku nanašajo na osnovna sredstva organizacije. Poudarek na partnerstvu med več organizacijami ali mreženju organizacij. 41

42 Viri sredstev Značilnosti neodvisnih virov: Specifična in določena interesna področja financiranja (značilno predvsem za fundacije in posameznike donatorje) Različne oblike (finančne) podpore (šolnine, štipendije, sponzorska sredstva, materialna podpora, različne oblike raziskav, športne in arheološke odprave ipd.) Ni poudarka na partnerstvu ali mreženju. Finančna podpora ima vpliv na spremembe v lokalni skupnosti. Finančna podpora se lahko nameni za osnovna sredstva v organizaciji (vzdrževanje prostorov, plače delavcev ipd.) Različna motivacija fundacij in podjetij (družbena odgovornost, davčna olajšava, osebni interes vodilnih v podjetju ali fundaciji, ugled v javnosti ipd.) Promocijski interes donatorja ali sponzorja. 42

43 Viri sredstev Razpisi: Raziskave in razvoj Nacionalni razpisi (domači in mednarodni) pisi/; roznic/okroznice_razpisi_in_javna_narocila/javni_razpisi/ EUREKA in EUROSTARS programi ERA NET programi STRUKTURNI IN KOHEZIJSKI SKLADI HORIZON 2020 ( rtunities/h2020/master_calls.html) Priloga ostalih programov 43

44 Horizon 2020 EU program Politicians Policies European Commission In line with the EU policies! Impact Funding Programmes i BSN Guide Chapter II Beneficiaries EU policy objectives here Read the Brochures! European Training Academy

45 Kako deluje EU program? TREATIES: POLICIES: INSTRUMENTS: - EU LEGISLATION - NAT. LEGISLATION - FUNDING PROGRAMS Treaty of Nice Treaty of Amsterdam Accession Treaties Lisbon Treaty etc.. Foreign Policy Agricultural Policy Health Policy Enterprise Policy Social Policy Environ. Policy Regional Policy Research policy.. FUNDING PROGRAMS COSME HORIZON 2020 EIDHR EUROPE FOR CITIZENS ERASMUS PLUS Structural Funds etc Grants, funds and programmes by EU policy - European Training Academy

46 Horizon 2020 Klasifikacija programov H2020 structure and budget (ca. 79 billion): European Training Academy

47 Prijava projekta Elementi razpisov Elementi razpisa: Ime razpisovalca in razpisa Predstavitev ozadja razpisa Cilji razpisa Prednosti Višina sredstev za so/financiranje projektov Najmanjši in najvišji znesek sofinanciranja Največji odstotek sofinanciranja Kriteriji upravičenosti in Način prijave + prijavni obrazec Temeljito preberi in preglej razpisno dokumentacijo! 47

48 Prijava projekta Razpisni obrazec Overview Part B Section 1: Excellence 1.1 Objectives 1.2 Relation to the work programme 1.3 Concept and approach 1.4 Ambition Section 2: Impact 2.1 Expected impacts 2.2 Measures to maximise impact Section 3: Implementation 3.1 Work plan Work packages, deliverables and milestones 3.2 Management structure and procedures 3.3 Consortium as a whole 3.4 Resources to be committed Section 4: Members of the consortium 4.1. Participants (applicants) 4.2. Third parties involved in the project Section 5: Ethics and Security 5.1 Ethics 5.2 Security European Training Academy 48

49 Prijava projekta Razpisne dokumentacije se med seboj razlikujejo (različni obrazci, različna globina obravnave problema ipd.), ampak vsi prijavni obrazci vsebujejo glavne elemente projektne ideje: Prijavitelj, partner, podizvajalec Namen projekta (splošni cilji) Specifični cilji Aktivnosti Proizvod, izdelek, storitev (output) Učinki, izid (outcome) Vpliv (impact) Kazalniki Logični okvir Diseminacija Konzorcij.. 49

50 Naslov Prijava projekta Primer Eureka: pregled razpisne dokumentacije zpisi/?tx_t3javnirazpis_pi1%5bshow_single%5d=

51 Praktični del Primer Horizon2020 Identificiraj projektno idejo, najdi ustrezen razpis in analiziraj razpis!

52 esktop/en/home.html European Training Academy 52

53 Najdi ustrezen razpis Projektna ideja Identificiran program H2020? Primer: You are a university department and you want to develop a portable device for security clearance in a wide range of application scenarios, usable world wide and based on secure cloud servers. European Training Academy 53

54 The Secure Access Device Get access to all security restricted areas: banks, airports, or public administration based on a once and only security clearance. European Training Academy

55 European Training Academy

56 DS : Access Control je ustrezen. Razpis je Innovation Actions 3m 8m EURO Naslednji koraki: 1. Analiziraj tekst, osnovni elementi teksta 2. Kreiraj DS (angl. WPs) 3. Partnerska vloga glede na tematiko 4. Vpliv(angl.Impact) analizo European Training Academy

57 The focus is on the development and testing of usable, economic and privacy preserving access control platforms based on the use of biometrics, smart cards, or other devices. The solutions are to be installed and tested in a broad band network, giving access to smart services running over networks with state ofthe art security, avoiding single points of failure. Proposed work should include the management of the access rights in particular for the service providers, ensure the security and privacy of the databases, facilitate a timely breach notification and remediation to the user, and reduce the insider threat. The proposed solutions have to guarantee interoperability and portability between systems and services, sparing the user to have to install a platform, service or country specific technology. Proposed work could assist the objective of implementing a secure information sharing network. European Training Academy

58 WP: Device Development The focus is on the development and testing of usable, economic and privacy preserving access control platforms based on the use of biometrics, smart cards, or other devices. WP: Testing of Smart The solutions are to be installed and tested in Service a broad band network, giving access to smart services running over networks with state ofthe art security, avoiding single points of failure. Proposed work should include the management of the access rights in particular WP: Access for the service rights providers, ensurethe WP: security Secure and cloud privacy of the databases, management facilitate a timely breach notification databases and remediation to the user, and reduce the insider threat. The proposed solutions have to guarantee interoperability and portability between systems and services, WP: sparing Interoperability theusertohaveto install a platform, service or country specific technology. Proposed work could assist the objective of implementing a secure information sharing network. WP: Business plans European Training Academy

59 Work Packages and adeqate Partner Profiles WP: Device Development WP: Testing of Smart Service WP: Access rights management WP: Secure cloud databases WP: Interoperability WP: Business pans Hardware, microsystems Service provider Secure software development S/W development for Clouds More service providers in different countries IT Solution provider European Training Academy

60 Izidi angl. Impact Vednopreberizahteve, jih podčrtaj in ustrezno uporabi Expected Impact: Actions supported under this objective will deliver secure, but user friendly, access to ICT systems, services and infrastructures, resulting in a consumerisation of devices or access control. The level of security of online services and critical infrastructures protected by these access systems should be demonstratably higher than by thestate of the art approach. The proposed solutions are expected to support the creation of commercial services making use of electronic identification and authentication. European Training Academy

61 Pisanje projekta Primer: Expected impact: Experimental capability at European level that covers a variety of networking technology areas and allows tens of experiments to be run on top of them each year. The proposed project will achieve this impact because A reliable, diversified infrastructure of approximately ten world class experimental facilities and platforms, covering different aspects of advanced networking and applications. The proposed project will develop an infrastructure with 12 experimental facilities Potential to experiment without the constraints of the physical location or access to a specific experimental facility. Our infrastructure. Development of common architectures across the various prototypes and experiments across a variety of settings and/or application areas. European Training Academy 61

62 Samostojna naloga Tematika: Food processing, Food packaging Topic: Innovative solutions for sustainable novel food processing: SFS Call title: Sustainable Food Security Status:Closed Call identifier: H2020 SFS Deadline: European Training Academy

63 Scope: Proposals could comprise activities such as prototyping, testing, demonstrating and piloting in a (near to) operational environment, aswell as experimental production, all with a view to paving the way for subsequent market replication. Proposals may, possibly, include limited R&D activities. In cases where there are clear market failures or barriers to uptake, proposals could comprise activities such as validating the benefits for the users/buyers of the first application in real life operating conditions, validating technical and economic performance at system level, validating standards, as well as activities to prepare market uptake and ensuring optimal access to and dissemination of results. ParticipationofSMEs is encouraged. The Commission considers that proposals requesting a contribution from the EU in the range of EUR 2 million would allow this specific challenge to be addressed appropriately. Nonetheless, this does not preclude submission and selection of proposals requesting other amounts. European Training Academy

64 Naslov Expected impact: Wider and faster deployment of innovative solutions for sustainable novel food processing resulting from greater user acceptance, higher visibility of innovative solutions and the creation of scalable markets. Improved competitiveness as well as opportunities for growth, diversification and job creation for the EU food (equipment) sector in general and SMEs in particular. Type of action: Innovation actions 64

65 Naslov Smernice za uspešen projekt 65

66 Prijava projekta Pred odločitvijo o sodelovanju pri razpisu upoštevajte naslednje: za slabo prijavo je škoda porabljenega časa; prijava projekta zahteva dosledno upoštevanje vseh razpisnih pogojev; kasnejše dopolnitve prijav največkrat niso mogoče; izkoristite razpoložljivo pomoč in pripravite dober/izvrsten predlog projekta. 66

67 Prijava projekta Prijavo morajo odlikovati: Celovitost prijave projekta ključni sestavni deli. Skladnost in logična medsebojna povezanost posameznih vsebinskih delov. Ustreznost po ocenjevalnih kriterijih. Formalna popolnost: Prijava naj vsebuje izpolnjene prav vse rubrike v prijavnici, v pravem zaporedju. Priložene naj bodo vse zahtevane priloge. 67

68 Prijava projekta Vsebinska logika projekta Skladnost in logična povezanost vsebinskih delov projekta: predvideni rezultati uresničujejo zastavljene cilje; in rešujejo obstoječe probleme / izpolnjujejo potrebe; predvidene dejavnosti omogočajo dosego rezultatov; finančni načrt omogoča izvedbo načrtovanih dejavnosti; sestava in usposobljenost projektne skupine zagotavlja uspešno izvedbo vseh dejavnosti. 68

69 Pisanje projekta v Projekt vsebina naslavlja naj pomembna vprašanje, vključuje končne uporabnike in strategijo kako jih najti, kvaliteten partnerski konzorcij, realističen, jasno strukturiran, merljivi rezultati, odličen povzetek, dobra angleščina, inovativen ter evropsko naravnan. 69

70 Pisanje projekta Osnovna pravila všečnega pisanja in uspešne oddaje projekta Ustrezna organizacija pri pripravi in oddaji projekta! Načelo: projekt ne sme biti suhoparen, dati mu moramo človečnost, energijo! Razvidna mora biti inovativnost. Nobene megle, evidentno in dokazljivo pisanje. Kratki in jasni opisi brez ponavljanja, v pravem zaporedju (brez dolgovezenja,itd.) Vizualni izgled dokumentacije, urejenost dokumentacije, berljivost, natančnost 70

71 Pisanje projekta Priprava mape Projektno okolje (podporni o.) Relevantne EU police, taktike, zakonodaje, strategije, referenčni dokumenti, tržna analiza, analiza potreb, raziskovalni rezultati, članki, patenti, projekti in ostali dokumenti vezani na projektno idejo/projektni osnutek. Priprava mape Prijavni obrazci in dokumentacija Razpisna dokumentacija, prijavni obrazci, ocenjevalni kriteriji, stavki in ključne besede iz razpisne dokumentacije, osnovni elementi prijave itd.. European Training Academy

72 Priprava mape Prijavni obrazci in dokumentacija 1. Ozadje projekta 2. Prijavni obrazec 3. Navodila; GFA Guidelines for applicants 4. Dodaj ocenjevalne kriterije,kjer možno 5. Kopiraj Zahtevano področje (angl. Scope) in vplive (angl. Impact) iz razpisne dokumentacije. Naslovi vse te zahteve pri pisanju projekta. European Training Academy

73 Pisanje projekta Ocenjevalni kriteriji! European Training Academy 73

74 Kako pripraviti najboljši projekt? 4 naj očitnejši problemi doslej: Površno branje navodil (prekoračitev strani). Navedbe brez evidentne podpore (kazalniki). Premalo razdelane aktivnosti. Nekonsistenten tekst. European Training Academy

75 Naslov Pisanje projekta Primeri 75

76 Navedbe brez evidentne podpore Primer Here s an example from an EU Work Programme: Bla, bla, bla [We want] close cooperation with at least 3 European outstanding. partnering organisations. [Their italics, not mine!] outstanding so you must provide the evidence! So do not write Our three European partners are outstanding and expect evaluators to believe you! European Training Academy

77 Premalo razdelan, natančen tekst Primer Compare these two examples of training visit texts: One of our young R&D scientists will spend one month in project year 1 at Institute X in Paris to be trained in how to use an ABC machine. Needs analysis Activity description Impact analysis Our institute currently has no ABC machine, though we plan to buy one in project Year 1, as it is essential to develop the diagnostic tests of Objective 4. Thus, 1 of our talented scientists will work in the institute of Dr X in Paris for 1 month immediately before commissioning the ABC machine. Dr X has used ABC since 1998 and she has two machines, one of which is regularly used to trainvisitingworkers.uponreturn toourinstitute,theyoungr&dscientistwill help commission the new ABC machine and give training in its use to others to ensure dissemination and sustainability of the newly acquired expertise. So, make sure you define the activities sufficiently to give the evidence that objectives will be achieved. European Training Academy

78 Konsistentnost Primer Ensure consistency in what you say throughout your proposal. For example: If you give improving staff management skills as a project objective, make sure you describe activities somewhere in the rest of the proposal to achieve this! If you refer to a website dissemination activity at the end under project impact, make sure your project website is already described in a previous section of the proposal! It is very easy to make mistakes in consistency because you write the text bit by bit, but evaluators read your whole proposal in just a few hours. European Training Academy

79 Razdelane aktivnosti Primer Primer iz projekta: Task 3.4 Management and organization of a destination. Main activities should encompass the following: Selection of mountain areas and households; Networking of the farms and networking with the relevant stakeholders (in tourism sector); Definition of acceptable guidelines and standards for sustainable development; Identification of sources for funding and provision of technical support. What are your thoughts on it? Make sure your text makes it clear what work will be done: what, how, by whom, for whom, when, where, how many... European Training Academy I

80 Primer: A small scale project for your first proposal (e.g. a staff training visit) would need more description of day to day activities than a large international collaborative project by experienced staff. For conference dissemination activities you could say: We plan two stakeholder conferences to discuss the issues. We shall plan do a 3-day field trials international wheat stakeholder with 24 varieties conference and two in drought Belgradetreatments in year 1 and using another plot shelters 3-day event and drip in Milan irrigation. in year 2 We plan shall to sow invite wheat keyat Ministry 5 cm spacing representatives in rows 15 cm andapart. EU experts. We plan shall to prepare discuss seed key packets problems with of methods 50 uniform on seeds day 1 and to sow to in a Cernozem present potential soil, at solutions 5 cm spacings implemented in rows, in EU states on day 2... You have to decide which level of detail is appropriate, but you must convince evaluators that objectives will be achieved. European Training Academy

81 Urejenost teksta Note: I find information easier to assimilate (take in or understand fully) when written in Arial fonts and not in Times New Roman fonts. European Training Academy

82 Filozofija uspešnega projekta 1. Natančno preberi navodila. 2. Ne posplošuj (brez megle). Pisanje z evidentnimi dokazi sklici na ustrezne dokumente, jedrnato, kratko, itd. 3. Preveri vse ocenjevalne kriteriji, ki so na razpolago; izhodišče pri pisanju. 4. Vrhunsko in inovativno raziskovalno delo ter odličen konzorcij. 5. Signifikanten vpliv na celoten EU prostor. 6. Impresioniraj evaluatorje z vsebino in izgledom vloge. Na ta način boš kreiral vrhunski projekt, in. European Training Academy

83 Razvoj in koordinacija projektnega partnerstva Projektni konzorcij 83

84 Razvoj in koordinacija projektnega partnerstva Projektni konzorcij: partnerji projekti Partnerje izbiramo glede na njihov tehnični in vsebinski prispevek k projektu, ki ga prijavljamo. Dobro je čim bolj (s)poznati zgodovino in delo partnerskih organizacij, v vlogo za sredstva pa ne pozabimo priložiti tudi potrdila o partnerskem sodelovanju, ki naj bo potrjeno s strani vseh sodelujočih organizacij v projektu. Preverimo tudi, kakšne so izkušnje partnerskih organizacij z izbranim donatorjem. 84

85 Razvoj in in koordinacija projektnega partnerstva partnerstva Kaj naj velja za partnerje? Partnerji naj bodo močni. Močni partnerji so v družbi prepoznavni in imajo več referenc. S takšnimi ima projekt veliko več možnosti, da bo sploh odobren. Partnerji naj se za projekt zanimajo. Izvedba projekta bo od partnerjev zahtevala tudi določen vložek; tu ne gre nujno za denar, vložek je lahko tudi čas, znanje, prostor ipd. Če partnerja projekt ne zanima, njegov vložek, ne glede na morebitni profit in stopnjo tveganja, veliko težje pričakujemo. Njihovi motivi se skladajo z našimi. Partner naj ima približno enake vrednote in interese, saj bomo ob nestrinjanju že na načelni ali osnovni vsebinski ravni z njim zelo težko sodelovali. Njihova dejavnost naj bo komplementarna naši dejavnosti. Partner, ki izvaja dejavnost, zelo podobno naši, je v bistvu naš konkurent! Premislimo, zakaj sploh potrebujemo takšnega partnerja in kaj bomo od tega imeli. Tisti partnerji, ki pa izvajajo dejavnosti, ki so komplementarne našim dejavnostim, nas s tem dopolnjujejo in podpirajo. Naj bodo zmožni izvesti svoj del projekta. Če pri projektu pade en partner, običajno pade kar cel projekt. Projektna skupina je tako močna, kot je močan njen najšibkejši člen. Dobro je, da med partnerji vlada zaupanje v to, da bo vsak opravil svoj del naloge. 85

86 Razvoj in in koordinacija projektnega partnerstva partnerstva Projektni partnerji; pravila čimprej in čimbolj pozorno izberite partnerje; uskladite interese in cilje; prijavo projekta pripravite skupaj; upoštevajte načelo koristi za vse ; jasno razdelite odgovornosti in vloge partnerjev; posamezne dejavnosti projekta in delitev stroškov. 86

87 Razvoj in koordinacija projektnega partnerstva Kriteriji za selekcijo Interes in motivacija. Ekspertiza (strokovno znanje in izkušnje) iz področja. Viri v splošnem. Kritična masa na specifičnem področju. Dostopnost do trga, kontaktnih točk. Obvlada angleški jezik. Prejšnje izkušnje vodenje oz. sodelovanja v projektih. Ima dobro mrežo v Bruslju, itd. European Training Academy

88 Razvoj in koordinacija projektnega partnerstva Osnovni pojmi Prijavitelj: organizacija, ki sama ali s partnerji prijavi projektni predlog na razpis, mora razpisovalcem dokazati, da je kadrovsko in finančno sposoben izvesti projekt, mora izpolnjevati razpisne pogoje, ki se nanašajo na lastnosti organizacije biti mora upravičen do sofinanciranja. 88

89 Razvoj in koordinacija projektnega partnerstva Podizvajalec: Ni aktivno udeležen v izvedbo celotnega projekta, ampak je odgovoren le za izvedbo določene aktivnosti. Za izvedbo odgovarja prijavitelju ali partnerju. Njegovi stroški sodijo med zunanje projektne stroške. 89

90 Razvoj in koordinacija projektnega partnerstva Vodenje projektov Koordinator: Projektni menedžment = veščina vodenja in koordiniranja človeških in materialnih virov skupek vodstvenih nalog: organizacija, vodenje, upravljanje, nadzorovanje. 90

91 Razvoj in koordinacija projektnega partnerstva Projektno vodenje obsega: Vodenje delovne skupine in srečanj: Funkcije vodenja se nanašajo na postavljanje ciljev, organiziranje, motiviranje, razvoj ljudi, sporazumevanje, merila in analiziranje. Skupina se srečuje glede na načrtovane aktivnosti in urgentnost situacije. Priporočljivo je, da se skupina sreča vsajenkratmesečno. Koordinator projekta ali vodja posamezne aktivnosti organizira sestanek delovne skupine z jasnim dnevnim redom in cilji sestanka. Komunikacijo z ostalimi pomembnimi akterji: Glede na naravo in potek projekta je pomembno, da se vzdržuje permanentna komunikacija obveščanje in vključevanje pomembnih, ki lahko veliko prispevajo k uresničitvi posamezne akcije in celotnega projekta. Če pride do spremembe, je nujno obvestiti financerja o nastalih spremembah. Rešitve je treba predlagati skupaj z razpisanimi pogoji in jih ne oblikovati izven konteksta zastavljenega projekta. Reševanje konfliktov, problemov, ki se pojavljajo med izvedbo projekta: Če prihaja do težav in nesporazumov pri načrtu, jih je treba sproti reševati. Neprestano moramo biti osredotočeni na izvajanje načrta in ne smemo dovoliti, da nas nastali konflikti odvrnejo od tega. 91

92 Razvoj in koordinacija projektnega partnerstva Zagotavljanje potrebnih virov: Glede na potrebe projekta in odobrena sredstva, je včasih treba zagotoviti še dodatne vire, ki so potrebni, da se uresniči zastavljeni načrt. Glede na potek dogodkov in sinergij znotraj projekta, se nam lahko na poti pojavi nova priložnost, da pritegnemo nove vire k projektu. Dokumentiranje: Pisanje vmesnih poročil je pomembno za oblikovanje končnega poročila in dokumentiranje izvajanja projekta. Tu gre za zbiranje računov, pisanje in shranjevanje zahtevkov, oblikovanje dokumentov ter poročil o opravljenem delu. Pri končnem poročilu je pogosto treba oddati fotokopije računov za posamezne postavke proračuna. Kontrolo oz. nadzor: Vključuje merjenje napredka pri doseganju ciljev in aktivnosti, ki so potrebne, da odstopanja od načrta ne vplivajo na doseganje zastavljenih ciljev. Gre za poudarek na razumevanju nepričakovanih zamud, preseganju zastavljenih finančnih postavk ali sprememb pri ciljih. V določenih časovnih intervalih je treba preveriti, ali nastajajo odstopanja od zastavljenega načrtaalipotekavsmeridoseganjanačrtovanega napredka. 92

93 Razvoj in koordinacija projektnega partnerstva Načrtovanje izvedbe in delitev nalog: Če je bila razpisna dokumentacija podrobna, bo že sama prijava na projekt vsebovala vse potrebne podatke. Sicer pa je treba po odobritvi projekta določiti: Vlogo partnerjev pri projektu. Natančen opis aktivnosti in roke za izvedbo (časovnico). Pričakovane rezultate. Komunikacijski načrt: Komunikacijski načrt je namenjen načrtovanju aktivnosti za povečanje vidnosti projekta. Namenjen je: Širitvi rezultatov projekta, tudi po njegovem zaključku. Zavedanju osebja in ciljne skupine o izvedenem delu. Seznanitvi interesnih skupin in širše javnosti z rezultati projekta. Vplivu na odločevalce. Povečanju možnosti za mednarodno sodelovanje. 93

94 Razvoj in koordinacija projektnega partnerstva Dober komunikacijski načrt je dejansko projekt v malem, saj je komuniciranje projektna aktivnost, ki podpira vse druge aktivnosti, hkrati pa je za čim boljše učinke treba premisliti o številnih elementih: Ozadje projekta Splošni in specifični cilji Ciljna skupina Strategija Metode Merilniki Finančna sredstva Odgovornosti Evalvacija Brez dobre komunikacije je projekt velikokrat le sam sebi namen, a se vendar komuniciranju pri izvajanju projekta običajno posveča še vedno premalo pozornosti. 94

95 Razvoj in koordinacija projektnega partnerstva Finančno vodenje projekta: Pravilno vodenje in arhiviranje projektne dokumentacije. Organizacija projektne mape. Načrtovanje porabe projektnih sredstev. Večina financerjev zahteva, da se projekt finančno vodi na svojem stroškovnem mestu. Tudi če tega ne zahtevajo posebej, je to priporočljiva praksa: Vsi stroški in prihodki morajo biti vodeni na svojem stroškovnem mestu. Takoj ob odobritvi projekta projektni vodja javi računovodstvu, naj odpre stroškovno mesto. Računovodja v šifrantu stroškovnih mest odpre novo stroškovno mesto z imenom projekta. Projektni vodja mora tekom projekta v računovodstvo poročati, kateri stroški in v kakšnem znesku naj se knjižijo na določen projekt. servisi.org/tiny_upload/slika4_3.png 95

96 Razvoj in koordinacija projektnega partnerstva Kako najti partnerja? pretekli ali sedanji projekti, delavnice, konference, poslovni partnerji, raziskovalni kolegi, mednarodne poslovne mreže, informativni dnevi in podobni dogodki, Javno iskanje preko: Cordis, IDEAL IST, EEN.. raziskovalni članki, patenti, znanstvene konference, internet. Pomembno je, da na udarnih spletnih straneh ustvarimo svoj lasten profil!

97 Najdi partnerje/koordinatorje iz prejšnjih projektov Poišči projekte, ki tečejo ali so zaključeni na tvojem področju raziskav eu.de/wbc (FP7 projects) Ali preko strani Cordis European Training Academy

98 Cordis: Projects and Results European Training Academy

99 Primer: Kaj je Profile in zakaj ga potrebuješ? Da vstopiš v H2020 program moraš biti partner ali vodja. Potrebuješ potencialne partnerje, ki jih želiš prepričati, da te povabijo v konzorcij. Predstavi svojo ekspertizo, veščine, ideje, opremo, izkušnje, itd. Your Profile European Training Academy

100 Profil Ključne točke Contact Details, Organization Details Topic areas in terms of H2020: For example 'e Infrastructures' or 'ICT Generic micro and nano electronic technologies [Note: Cordis is not yet using the H2020 terminology] Expertise description, Skills and competences Experience in FP projects (if applicable) Research infrastructure of the organization (if applicable) For universities: brief description of your research group (size, no of PhD students, research topics, ) European Training Academy

101 CORDIS: cordis.europa.eu/partners European Training Academy

102 An example that you should NOT follow European Training Academy

103 An example that is to the point European Training Academy

104 Hvala za pozornost! 104

105 Viri Viri: Turner, J.R The handbook of project based management, 4 th edition, The McGraw Hill Companies, London Kerzner, H Project management: a systems approach to planning, scheduling, and controlling, 11 th edition, New York: Van Nostrand Reinhold Ogden, T. E. & Goldberg I. A. Research Proposals: A guide to Success: 3rd Editions, 2002, Elsevier Science SEKULA Krstič, Darja; Kako napisati dober projekt / Darja Sekula Krstiči n Jože Gornik. Ljubljana : CNVOS Zavod Center za informiranje, sodelovanje in razvoj nevladnih organizacij, 2006 Prijava projekta na EU razpis: EU _0.pdf Priprava in vodenje projektov: ETA training: 4 February 2015; Excellence in project proposal writing; Steve Quarrie; _tda4 Palčič, Iztok Planiranje in vodenje projektov, Fakulteta za strojništvo (e gradivo v pripravi) 105