MS Excel 2007 jätkukursus

Transcription

1 MS Excel 2007 jätkukursus Tallinn 2008

2 2

3 Erinevate andmetüüpide sisestamine, probleemid ja vead Positiivsed numbrid Tavaliselt kirjutad ikka positiivseid numbreid ehk lihtsalt 1 või 2. Siin pole plussmärki vajagi kirjutada. Pealegi kui kirjutad näiteks +4, siis programm eemaldab ise selle plussi: Teinekord on aga väga-väga vaja, et see pluss alles jääks. Eriti just pealkirjades (+18% KM). Plussiga (ja võrdusmärgiga) algavat lahtri sisu käsitleb programm valemina. Mida siis ikkagi teha plussi alles jätmiseks? Siin on lahenduseks ülakoma kasutamine. Nimelt pead kirjutama nii: 1. ülakoma (klahvilt ) 2. + märk 3. ja siis ülejäänud numbrid (ja vajadusel ka tühikud ja tekst). NB! Ülakoma printides ei tule. Sellel on vaid abistav ülesanne. Nulliga algavad numbrid Enam telefoninumbrites nulli ees ei kasutata ja sellega jääb nulliga algavate numbrite hulk kindlasti palju väiksemaks. Samas James Bond jääb ikka 007-ks. Kui üritad kirjutada lahtrisse 007, siis sisestuse kinnitamiseks Enter vajutades kustuvad need nullid seitsme eest ära. Mida teha? Antud juhul on need nullid ju väga vajalikud. Siingi pead kasutama ülakoma ja kirjutama nii: Kas siis see sisestus on programmi jaoks tekst (jäi ju lahtris vasakule)? Tegelikult tõlgendab programm seda ikkagi numbrina (saab teha nii loendeid, kui ka kasutada viitena valemites). Vajadusel saad ülakomaga alustatud numbrid joondada lahtris paremale nupuga. 3

4 Negatiivsed numbrid On väga loogiline, et negatiivsele numbrile pead kirjutama miinuse ette. Miinuse ja numbri vahele ei ole mõtet tühikut kirjutada, sest programm eemaldab selle automaatselt. Programm peab ka sulgudesse kirjutatud numbrit negatiivseks (4) = -4 Murrud Murdusid läheb küll üsna harva vaja, aga mõnikord siiski. Põhimõtteliselt on olemas kahte liiki murdusid: 1. Need, milledel on ka täiskoht olemas (näiteks 3 4/5 või 1 2/3). Neid murde peadki nii kirjutama nagu piltidel näed: Kirjutad täisosa 3 Vajutad tühikule Kirjutad 4/5 Siin on just suurim eksimus, et unustatakse tühik lisamata. Pane tähele, et 34/5 (ei ole ju sama, mis 3 4/5 2. Teise grupi moodustavad murrud, kus täisosa puudub (näiteks 1/3 või 7/8). Siin pead kirjutama nii: Täisosa asemele kirjutad 0 Vajutad tühikule Kirjutad 1/3 Siin on juba kaks põhilist eksimust: ei kirjutata nulli ja ka tühik jääb enamasti sisestamata. Aga miks ei või siis ainult 1/3 kirjutada? Põhjus on selles, et 1/3 on Excelis kuupäeva vorming ehk 1. märts! 4

5 NB! Murdudega on nii, et lahtris näed arvu murruna, aga valemireal on näha hoopis arvutatud tulemus: Kuupäevad Kuupäeva tähendus ei ole Exceli jaoks samasugune, nagu see on teie jaoks. Teie jaoks tähendab päeva, kuud ja aastat. Exceli jaoks on see aga seerianumber Esimene seerianumber 1 tähistab kuupäeva 1. jaanuar Sealt Exceli kalender algabki. Iga päev pärast seda kuupäeva on ühe numbri võrra suurem. Näiteks 2. jaanuar 1900 salvestatakse seerianumbrina 2. Kui te tippisite lahtrisse kuupäeva , salvestab Excel selle seerianumbrina See tähendab, et kui 1. jaanuarile 1900 lisada päeva, saame tulemuseks 22. augusti Kuupäevade salvestamine seerianumbritena võimaldab Excelil kuupäevaaritmeetikat teha. Nii näete kuupäevi teie. Nii näeb kuupäevi Excel. 5

6 Kuupäevi saad klaviatuurilt päris kahel-kolmel meetodil: 1. Kasutad punkti või 2. Kasutad kaldkriipsu (nn. jagamismärki). Mõlemal juhul käsitleb programm lahtri sisestust kuupäevana Tänase kuupäeva saad aga klahvikombinatsiooniga Ctrl+Shift+ ; (semikoolon) Kellaajad Kella pead kirjutama kooloniga: Praeguse kellaaja saad klahvikombinatsiooniga Ctrl+Shift+Koolon 6

7 Vormingu kustutamine Kui soovid numbri pesast eemaldada, siis tavaliselt kasutad Delete klahvi. Kui aga oled lahtrisse sisestanud kuupäeva, siis seda Delete ga sealt ära ei saa. Vormindus ikkagi säilib! Näiteks: Kui kirjutad valesti murdu 3/5 (õige oleks 0 3/5), siis programm arvab, et soovisid kirjutada <3. mai> ja nii teebki programm asenduse. Sa võid küll selle <3. mai> sealt lahtrist Deletega ära kustutada ja kuupäev tõesti kustub. Kui aga hakkad nüüd sinna lahtrisse näiteks 7 kirjutama, siis näed, et programm asendab selle <7.jaanuariga.>. Täpsemalt veel isegi 7. jaanuariga 1900! Vorminduse saad aga lahtrist eemaldada, kui klõpsad Clear (Tühjenda) Formats (Vormingud), või kui valid vormingute loetelust General (üldine) vorming. Nüüd jääb pesasse alles ainult 7. Teksti sisestamine Kui numbrid pead kuidagi ühte lahtrisse ja veel ühele reale mahutama, siis tekstiga on õnneks natuke paindlikumad lood. Teksti võid kirjutada ühte lahtrisse mitmele reale Siin on heaks lahenduseks klahvikombinatsioon Alt+Enter. Millisel hetkel seda klahvikombinatsiooni kasutad, sõltub eelkõige sellest, et millised sõnad soovid ühele reale jätta. 7

8 Tekstiga on nii, et kui samasugune tekst on juba veeru eelnevas lahtris olemas, siis programm pakub juba selle automaatselt ise välja: Kui ongi seda sõna vaja, mida programm pakub, siis vajuta Enter. Kui aga soovid teist sõna, siis lihtsalt kirjuta oma sõna edasi. Programmis on selleks teksti pakkumiseks olemas täiesti eraldi seadistus. Saad teha nii, et programm pakub lahendust (märkeruut täidetud) või ei paku lahendust (märkeruut tühi). Asub see seadistus Excel Options menüüs: Advance kategooria, märkeruut Automaatsed parandused Programmis on mitmed automaatse korrektuuri vahendid. Eelkõige on nende paranduste mõte ära hoida kõikvõimalikke näpuvigu. Teine, ja ma ütleks, et täiendav võimalus, on õpetada ise programm teatud situatsioonides sinu vajadustele vastavalt käituma. See teine võimalus on aga jäänud enamasti tavakasutajal tabamata. Need parandused leiad Excel Options menüüs, kategoorias Proofing,valikust AutoCorrect Options(Automaatkorrektuuri suvandid). Avanevas seadistuste aknas on viis märkeruutu, mille abil saab määrata, kas käsk rakendub või mitte. 8

9 ehk Paranda KAks ALgustähte - Suurtähesta lausete esitähed Kui paranduse märkeruut on täidetud, siis hakkab programm teksti sisestamisel peale punkti järgmist tähte suureks tegema. - Suurtähesta nädalapäevad - Paranda klahvi capslock vale kasutus. - Asenda teksti tippimise ajal Siin mõte on selles, et sageli kirjutad mitmesuguseid pikki tekste. Näiteks mina kasutan tihti sõnu: <Arkadi Bojarsinov> või <Põhja-Eesti Regionaalhaigla>. Neid sõnu pidevalt kirjutada on ju väga tüütav, arvestades, et seda tuleb teha päevas vahel isegi mitmeid kordi. Oleks ju mugavam, kui ma saaksin need sõnad ainult mõne üksiku klahvi vajutusega!? 9

10 Töö käik on selline, et: 1. Replace (Asendatav) lahtrisse kirjutad nn. parooli ehk selle sõna (võib ka üks täht või number olla), mille asendab programm teise sõnaga. Selle asendaja sõna kirjutad lahtrisse With (Asendaja). 2. Täienduse kinnitamiseks klõpsad Add (Lisa) nuppu. Nüüd programm teab, et <perh> asemele peab ta panema sõna Põhja-Eesti Regionaalhaigla, võid selle täienduste akna kinni panna. Üheks heaks asenduseks on väiketähtede asendus suurte tähtedega: nt 10

11 Aritmeetika valemid Excelile annavadki tegelikult mõtte valemid, mille abil tehakse andmetega arvutused ja kuvatakse kohe ka arvutuste tulemused. Vaatame valemi koostamist: Valemi kirjutamist alustame alati võrdusmärgiga! Valemis võib kasutada konstante ja viiteid lahtritele. Lahtriviiteid võib valemisse kas kirjutada või märkida hiireklõpsuga viidataval lahtril. Valemites kasutatavad tehtemärgid ja sulgude kasutamine on sama kui tavalises aritmeetikas. Mõned tehtemärgid on erinevad sellest, mida oleme näinud kalkulaatoril. Kasutatakse ainult tavalisi sulge, ka mitu taset üksteise sees. Kandilisi ega loogelisi sulge ei kasutata. Tehete järjekord valemites: Tehte nimetus Tehtemärk Tehte järjekord Astendamine ^ 1 AltGr+ää Korrutamine * 2 Jagamine / 2 Liitmine + 3 Lahutamine

12 Nimede kasutamine Excel võimaldab lahtritele ja lahtriplokkidele nimesid panna. Seejärel saab valemites kasutada nimesid lahtriviite asemel. Nimede kasutamine annab järgmised eelised: Mingit sisulise tähendusega plokinime (Nt: Tulud, Kulud) on kergem meelde jätta, kui lahtri aadressi. Nimed teevad valemid lihtsamini mõistetavaks. Nimed kehtivad tavaliselt terves töövihikus ja on defineeritud absoluutse aadressiga. See lubab kasutada nimega andmeid teistel töölehtedel. Nimekast valemiriba vasakus otsas lubab lihtsalt liikuda nimega lahtri juurde või märgistada nimega plokki. Nimede moodustamise reeglid: Nimi peab algama tähega, numbrid on lubatud nime sees. Nimi ei tohi sisaldada tühikuid. Nimi ei tohi sisaldada märke.,:;?!* ja enamikku teisi sarnaseid. Nime moodustamine nimekastis Märgi lahter või plokk, millele tahad nime anda. Kirjuta aadressikasti nimi. Lõpeta nime loomine Enter klahviga. Nime kustutamine Vali menüü Formulas Vajuta nuppu Name Manager Vali dialoogiaknast kustutatav nimi Vajuta nuppu Delete 12

13 Nime muutmine Nime muutmiseks vali aknas Name Manager soovitud nimi ja vajuta Edit redigeerimine kustutamine 13

14 Valemite kuvamine Valemite printimiseks peate valemid töölehel kuvama. Klõpsake menüü Formulas käsku Formula Auditing Mode NB! Valemite kuvamine võib aidata vigu kergemini leida Arvutikaubad NR Kaup hind kogus summa 1 Videokaart =D5*C5 2 Laserprinter =D6*C6 3 CD-ROM =D7*C7 4 Helikaart =D8*C8 5 Hiir 65 3 =D9*C9 6 Hiir rulliga =D10*C10 7 Hiirematt =D11*C11 kokku KOKKU =SUM(E5:E11) +18% =E13*D14 =SUM(E13:E14) Viited teistele töölehtedele Vastav võimalus on olemas alates Exceli versioonist 5.0. Viite üldkuju on järgmine: 14

15 Töölehtedel Detsember kuni Veebruar töötajate palgaarvestus detsembrist veebruarini. Töölehele KOOND tahetakse teha kokkuvõtet kvartali kohta =dets!d3+jaan!d3+veebr!d3 15

16 Funktsioonid Excelis Funktsioonid on omamoodi valemid, mis on programmi autorite poolt kasutajate mugavuse huvides juba eelnevalt valmis tehtud. Need valemid arvutavad teatud väärtusi, kasutades selleks kindlas järjekorras kindlaid algandmeid, mida kutsutakse funktsiooni argumentideks. Argumentideks võivad olla numbrid, tekst, lahtriaadressid, valemid või teised funktsioonid. Kui mingi funktsioon on mõne teise funktsiooni argumendiks, siis sellist olukorda nimetatakse liitfunktsiooniks. Mõned reeglid Funktsioon algab võrdusmärgiga Funktsiooni süntaks algab funktsiooni nimega. Funktsiooni argumendid paigutatakse alati sulgudesse. Omavahel eraldatakse argumendid semikooloniga (;) Näiteks: =SUM(A5;A10) Excelis on funktsioone olemas üle 300. Et sellises hulgas on raske orienteeruda, siis on need jagatud teatud tunnuste järgi gruppidesse. Põhigruppid on järgmised: Viimasena kasutatud funktsioonid (Most Recently Used)- selles grupis hoitakse kümmet enim kasutust leidnud funktsiooni; Kõik funktsioonid (All)- selles grupi alt leiame kõikide funktsioonide nimed; Rahandusalased funktsioonid (Financial); Kuupäeva ja kellaajaga seotud funktsioonid (Date & Time); Matemaatilised ja trigonomeetrilised funktsioonid (Math & Trig); Statistilised funktsioonid (Statistical); Otsingufunktioonid (Lookup & Reference)- võimaldavad loetelu või tabeli piires otsida mingit kindlat väärtust jms; Andmebaasifunktsioonid (Database); Tekstifunktsioonid (Text); Loogikafunktsioonid (Logical) ja Informatsiooni töötlemisega seotud funktsioonid (Information). 16

17 Funktsioonide kasutamine Funktsiooni kasutamiseks võib selle sisestada lahtrisse kas käsitsi või abimehe abil. Abimees on eelistatud siis, kui funktsiooni täpne nimi või süntaks ei ole teada. Funktsiooni sisestamiseks abimehe abil tuleb 1. valida lahter, kuhu soovitakse tulemust saada; 2. klõpsata hiirega valemiriba alguses nupul 3. avanenud aknas otsida sobiv funktsioon ja määrata selle argumendid. 17

18 Loendusfunktsioonid Loendamine =COUNT, =COUNTA Need kaks funktsiooni erinevad selle poolest, et esimene (COUNT) loendab oma argumendiks näidatud lahtrite alas vaid numbrilise väärtusega täidetud lahtreid, teine (COUNTA) aga kõiki lahtreid, mis pole tühjad. =COUNTBLANK loendab piirkonna tühjade lahtrite arvu. Tingimuslik loendamine =COUNTIF Kui sul on terve tulp igasuguseid arve või sõnu ja sa tahad teada kui palju selles tulbas on mingit sõna või numbrit, siis sisesta näiteks valem: =COUNTIF(A1:A30;3). Sõna <Countif> näitab millegi loendamist <A1:A30> näitab, et sa tahad otsida otsitavat piirkonnast A1-st, kuni A30-ni. Piirkond võib olla ükskõik kui suur. Number <3> on otsitav. Kui sa tahad aga sellest piirkonnast leida mingit sõna näiteks kapsas, siis tuleb see sõna valemis panna jutumärkidesse. Näiteks: =COUNTIF(A1:A30; kapsas ). Kui sa sõna jutumärkidesse ei pane siis arvuti ei saa aru mida otsima peab. =COUNT(a3:h12) Loendab lahtrite blokist a3:h12 arvulise väärtusega lahtrite arvu. =COUNTA(a3:h12) Loendab lahtrite blokist a3:h12 täidetud lahtrite arvu. =COUNTBLANK(a3:h12) Loendab lahtrite blokist a3:h12 tühjade lahtrite arvu. =COUNTIF(a3:h12; M ) Loendab lahtrite blokist a3:h12 lahtrite arvu, mille sisuks on M- täht. =COUNTIF(a3:h12; >10 ) Loendab lahtrite blokist a3:h12 lahtrite arvu, mille väärtus on 10-st suurem. 18

19 Tingimuslik summeerimine: =SUMIF Summeerib etteantud kriteeriumile vastavad lahtrid Funktsiooni SUMIF argumendid on: Range Criteria Sum_range piirkond, kust otsida; väärtus mida otsida; piirkond, millest väärtused summeerida Summeeritakse nendes positsioonides asuvad lahtrid, millistes positsioonides olevad lahtrid vahemikus Range vastavad tingimusele Criteria 19

20 Loogiline funktsioon IF IF funktsioon tagastab ühe väärtuse, kui etteantud tingimus on täidetud ja teise väärtuse kui etteantud tingimus ei ole täidetud. Tulemuseks on tingimus õige (TRUE) Tingimus tingimus ei ole õige (FALSE). Väärtus A Väärtus B Funktsioon IF kasutab järgmisi argumente: loogilisuse_test: tingimus, mida soovite kontrollida väärtus_kui_tõene: tagastatav väärtus, kui tingimus on tõene väärtus_kui_väär: tagastatav väärtus, kui tingimus on väär Loogilisuse test (ehk loogikaavaldis) on tingimus, mis määrab ära erinevad olukorrad. A10=100 on loogikaavaldis: kui väärtus lahtris A10 on võrdne 100-ga, on avaldise väärtus tõene. Vastasel korral on avaldise väärtuseks väär. B5>8: kui väärtus lahtris B5 on suurem kaheksast, on avaldise väärtus tõene, kui väärtus lahtris on väiksem või võrdne kaheksast, on loogikaavaldise väärtus väär. Väärtus_kui_tõene väärtus, mis tagastatakse, kui loogikaavaldise väärtus on tõene. Argument väärtus_kui_tõene võib olla muu valem, arv või tekst. Väärtus_kui_väär väärtus, mis tagastatakse, kui loogikaavaldise väärtus on väär. Argument väärtus_kui_väär võib olla muu valem, arv või tekst. Keerukamate loogiliste testide korral võib argumentide value_if_true ja value_if_false kohal kasutada IF-funktsiooni kuni 7 tasemel. 20

21 Näide 1 Näide 2 21

22 Tingimusvorming Tingimusvormingu eesmärk on panna programmi ennast vormindama lahtreid soovitud stiili. Näiteks kui lahtrisse ilmub negatiivne number, siis teeb programm selle lahtri kollase taustaga. Kui aga number on üle 100, siis tuleb lahter helesinine. Vormingu seadmise esimeseks sammuks on selle ala määratlemine, millele soovid tulevikus hakata neid tehtavaid vorminguid kasutama. Siin pean igaks juhuks hoiatama, et mõne numbrile esitatud tingimusega võib ka tekst minna vastavasse vormingusse. Seega võib vahel parem olla, kui jätad pealkirja read sellest tingimuse alast välja. 22

23 Klõpsake menüüs Home nuppu Conditional Formatting, seejärel käsku Highlight Cells Rules (Tõsta lahtrid esile), nüüd valige soovitud tingimus. Tingimuse seadmisel on valida seitse variandi vahel. Mõnel neist tuleb tingimusena täita kaks lahtrit (nt Between), mõnel juhul üks (nt Great Than) 1. Great Than - Suurem kui Less Than -Väiksem kui Between -Vahemikus 4. Equal to -Võrdub (tekstiga või numbriga) 5. Text that Contains -Võrdub tekstiga, mis sisaldab A date Occurring -Kuupäev 7. Duplicate Values -Dubleeritud väärtused More rules rohkem tingimusi Võtame tingimus Great Than, kuna tahame esile tõsta lahtrid, kus Kolesteroolitase suurem kui 6,0 23

24 Ekraanile ilnub aken, Sisestage kasutatav väärtus (6,0) ja seejärel valige vorming. Valmis! Omapärane on, et tekst võidakse arvestada samuti numbrite hulka. Näiteks tingimuse "Suurem kui 6" järgi vormindataks ka tabeli veeru (tabeli) pealkiri või tabelis olevad sõnad. Tuletan meelde, et pealkirja võid esimese sammuna nimetatud märkimisest välja jätta. Ainult ülemiste ja alumiste väärtuste vormindamine Lahtritevahemiku suurima ja vähima väärtuse saate leida tingimusvormingu abil. Nt saate leida 5 esimest müügiartiklit aruandes, viimase 15% hulka kuuluvad kaubad kliendiuuringus või 7 kõige suurema palga saajat osakonnas. 1) Valige lahtrivahemik 2) Klõpsake menüüs Home nuppu Conditional Formatting, seejärel käsku Top/Bottom Rules (Ülemiste/alumiste reeglid), nüüd valige soovitud reegel (nt Top 10 Item - 10 esimest üksust) a) Top 10 Items - 10 esimest üksust b) Top 10 % - ülemised 10% c) Bottom 10 Items - 10 viimast üksust d) Bottom 10 % - alumised 10 % e) Above Average üle keskmise f) Below Average alla keskmise 24

25 NB! Lahtrivahemikule saab määrata mitu tingimust. Mis toimub, kui lahtri sisu vastab mitmele tingimusvormingu reeglile? Reeglid võivad olla vastuolus või mitte. Vastuoluta reeglid kui näiteks ühe reegliga vormindatakse lahtris paks font ja teise reegliga punane värv, siis tulemusena on lahtri vorminguks paks font ja punane värv. Kuna kahe vormingu vahel puudub konflikt, siis rakendatakse mõlemad. 25

26 Vastuolus reeglid nii on näiteks juhul, kui ühe reegli järgi seatakse fondi värviks punane ja teise järgi roheline. Kuna kaks reeglit on vastuolus, saab rakendada vaid ühte. Rakendatakse reegel, mis on reeglite järjestuses eespool (ehk lisatud viimasema) Tingimusvormingu eemaldamine Tingimusvormingute eemaldamiseks klõpsake nuppu Conditional Formatting ning seejärel käsku Clear Rules. Edasi on kaks varianti Clear Rules from Selected Cells tingimusvormingu eemaldamine valitud lahtrivahemikust Clear Rules from Entire Sheet tingimusvormingu eemaldamine terve töölehelt Funktsioonide kasutamine teksti redigeerimiseks Sõnade suurtähestamiseks ei pea neid ümber tippima ning lisatühikuid ei pea kustutama käsitsi. Seda on eriti kasulik teada, kui teil tuleb redigeerida väga pikki tekste, mis asuvad erinevates lahtrites. Tekstide ühendamine -& Näiteks: (="aaa" & "bbb") annab tulemuseks (aaabbb) Kui lahtris A1 on tekst ESKO ja lahtris B1 on tekst NET, siis (=A1& ja &B1) annab tulemuseks (ESKO ja NET) 26

27 Suurtähestamine Kujutlege, et Excel on avatud ja seal on rühm korrastamata nimesid Selle asemel, et teha kümneid või tuhandeid eraldi parandusi, võite ainult ühe valemi abil kindlustada, et iga sõna esimene täht suurtähestatakse. Selleks tuleb kõigepealt lahtrisse B2 tippida järgmine valem: =PROPER(A2) Võrdusmärk (=) ütleb Excelile, et tegemist on valemiga. Funktsioon PROPER on valmis valem, mille abil suurtähestatakse lahtri iga sõna esimene täht ning muudetakse kõik ülejäänud tähed väiketähtedeks, mis on tavapärane inimeste ja kohanimede kirjaviis. Et muuta ka kõik ülejäänud nimed samasuguseks, oleks kõige kiirem lahendus äsja kasutatud valem üle terve veeru kopeerida. 27

28 Funktsiooninimi UPPER LOWER Kasutatakse suurtähtede rakendamiseks väiketähtede rakendamiseks Liigse tühiku eemaldamine Nagu illustratsioonilt näha, võib teistest programmidest imporditud tekstis leiduda palju vigaseid lisatühikuid Nende kustutamiseks tuleb jälle alustada ühest lahtrist, tippides lahtrisse B2 järgmise valemi: =TRIM(A2) Funktsioon TRIM kustutab kõik tekstis olevad tühikud peale sõnade vahel asuvate ühekordsete tühikute. Nii suurtähestamise vigu kui ka lisatühikuid saab parandada ka ühe valemi abil. Selleks tippige lahtrisse B2 pesastatud valem, mis kasutab ühe funktsiooni tulemit teise funktsiooni argumendina: =PROPER(TRIM(A2)) 28

29 Teksti eraldamine Kuna veerus A on kolme erinevat sorti teavet, ei ole seda veergu väga mugav kasutada. Selleks, et eraldada tellimuste numbrid eraldi veergu, tuleb lahtrisse B2 tippida järgmine valem: =LEFT(A2;5) Funktsiooni LEFT abil saab otsida ja kuvada lahtri esimesed märgid; täpselt nii mitu, kui te ise määrate. Selles näites on tellimuste ID-d viie märgi pikkused, mistõttu otsitakse funktsiooni LEFT abil lahtri A2 esimest viite vasakpoolset märki, mis kuvatakse seejärel lahtris B2. Kogu loendi tellimuste ID-de eraldamiseks tuleb valem üle kogu veeru kopeerida. Hinna eraldamine funktsiooni RIGHT abil: 29

30 Eesnime eraldamine funktsiooni FIND abil Kujutlege, et koostate meililisti, kus eraldate eesnimed ja perekonnanimed eraldi veergudesse, nii et nii ees- kui ka perekonnanime saaks vormkirja tervituses kasutada. Erinevalt tellimuste ID-numbritest on nimed erineva pikkusega. Seega ei saa siin kasutada valemit, kus märkide arv on määratud. Eesnime eraldamiseks tippige lahtrisse B2 järgmine valem: =LEFT(A2;FIND(" ";A2)-1) Jutumärkide vahel olev tühik ütleb funktsioonile FIND, et otsida tuleb lahtris A2 asuvat tühikut. (Argumendiga -1 kustutatakse see tühik tulemist.) Funktsiooni tulemis näidatakse teksti, mis jääb sellest tühikust vasakule. See ongi eesnimi. Perekonnanime eraldamine funktsiooni RIGHT abil Kuidas leiab Excel perekonnanimed, kui perekonnanimede pikkused on erinevad? Selleks kasutab ta tühikut, millele perekonnanimi järgneb. Perekonnanime eraldamiseks tippige lahtrisse B2 järgmine valem: =RIGHT(A2;LEN(A2)-FIND(" ";A2)) 30

31 Valem kasutab funktsiooni LEN selleks, et määrata lahtri A2 teksti pikkus. See on 13 märki. Seejärel leiab funktsioon FIND lahtri A2 tühiku (" "). Excel lahutab tühiku asukoha (kuus märki vasakult) lahtri A2 teksti pikkusest ning funktsioon RIGHT kasutab seda tulemit märkide arvuna, et kuvada kõik märgid, mis jäävad tühikust paremale. Seega, 13 6=7 ehk "Davolio" (lahtri viimased seitse märki). Kopeerimise ja kleepimise lisavõimalused Sageli lihtsustab tööd käsu Copy kasutamine paaris käsuga Paste Special. Sel juhul on võimalik valida kleepimise lisavõimalusi. Paremklõps!! 31

32 Avanev aken koosneb kahest põhiosast Paste ja Operation, võimalusega määrata mida kleebitakse ja millised matemaatilised tehted kattuva alaga sooritatakse. Paste võimalused (mida kleebitakse) All (kõik) - Kleebib kogu lahtri SISU ja VORMINGU (Valemis muutub viide). Formulas (Valemid)- Kleebib ainult valemid, sellisena nagu need on sisestatud (muutub muidugi viide). Values (Väärtused) - Kleebib ainult väärtused, nagu need on lahtris kuvatud. See on oluline just valemite puhul ehk programm ei kopeeri mitte valemi koostamise eeskirja vaid valemi järgi arvutatud tulemust. Formats - Kleebitakse näidatud alale ainult lahtri vorming, teisi paremeetrid arvestamata. Comments - Kleebitakse näidatud alale ainult lahtrite kohta käivad kommentaarid. All expect borders (kõik v.a. raamid) kopeerib lahtrite sisu koos vormindusega. Ainult raame ei kopeerita. Column widths (Veerulaiused) Kopeerib veeru laiused. 32

33 Operation võimalused Kui kopeerid ühed numbrid teiste peale, siis saab ka nii teha, et olemasolevaid numbreid ei asendata mitte uutega vaid tehakse hoopis arvutustehe. None - Matemaatilisi tehteid ei sooritata (siinses näites vastuseks 1, 2, 3). Add - Liidetakse kattuvad lahtrid (7, 9, 11). Subtract - Lahutatakse alla jäävast lahtrist pealmine (5, 5, 5). Multiply - Korrutatakse kattuvad lahtrid (6, 14, 24). Divide - Jagatakse alla jääv lahter pealmisega (6, 3,5 2,67). Akna alumises ääres on võimalik määrata lisaparameetrid Skip Blanks ja Transpose. Skip blanks ehk Jäta tühjad vahele on tehtud just selle mõttega, kui soovid kopeerimise käigus kasutada arvutamist (eelkõige korrutamist, jagamist ja lahutamist), siis programm tühja lahtriga seda arvutust ei tee ja sellesse lahtrisse jääb alles see number, mis seal enne kopeerimist asus. Transpose - Võimaldab muuta telgede asetust 33

34 MS Exceli andmebaas Mis on andmebaas? Andmebaas on loogiliselt seotud ja koos salvestatud andmete kogumik. Need lihtsustavad inimeste tööd ja vähendavad andmete sorteerimiseks kuluvat aega. Näiteid andmebaasidest: praktikumis osalejate nimekiri, firma töötajate andmed, telefonikataloog, raamatukogus olevate raamatute nimekiri, haiguslood haiglas jne. Andmebaas võib olla nii Exceli tabel kui ka mõni muu programmi tabel (nt MS Accessi andmebaas või Oracle andmebaas). Andmebaase kasutatakse, et: arhiveerida aja jooksul kogenud informatsiooni; otsida kogutud andmete hulgast vajalikku infot; töödelda ja süstematiseerida kogutud andmeid aruannete koostamiseks ja tuleviku planeerimiseks Exceli tööleht on kujundatud andmebaasi stiilis, kui: 1. esimeses reas on veergude pealkirjad; 2. veergude pealkirjad on kujundatud muudest andmetest erinevalt; 3. veeru pealkirjade ja andmete vahele pole jäätud tühja rida; 4. ühel töölehel on ainult üks andmetabel; 5. vahekokkuvõtteid tehakse teisel töölehel; 6. pole tühje ridu ja veerge andmetabeli sees; 7. lahtrit täites ei tohi sõna alustada tühikuga. Andmebaasis nimetatakse: veergu (tulp, Column) väljaks ehk Field rida (rivi, Row) kirjeks ehk Record Andmebaasi funktsioonid Microsoft Excel sisaldab 12 andmebaasi funktsiooni. Need võimaldavad andmeid töödelda mitmete kitsendavate tingimuste alusel. Andmete järjestuse muutmine andmetabelis ei mõjuta vastust. DAVERAGE DCOUNT DCOUNTA DGET DMAX Aritmeetiline keskmine Loendab numbreid sisaldavaid välju Loendab mittetühje välju Ühe tingimusele vastava kirje eraldamine Maksimumi leidmine 34

35 DMIN DPRODUCT DSTDEV, DSTDEVP DSUM DVAR, DVARP Miinimumi leidmine Korrutamine Standardhälve Summeerimine Dispersioon Andmebaasi funktsioonide valimiseks 1. klõpsa nupul Insert Function 2. vali Database kategooria 3. vali funktsioon Database funktsioonide loetelus on sulle juba varem tuttavad statistika ja matemaatika funktsioonid. Nende nimed erinevad vaid D-tähe poolest sõna alguses. Suurem erinevus selgub nende kasutamisele võtmisel. Database funktsioonid vajavad kolme argumenti: 1. Database - viide andmebaasi piirkonnale. See ala peab sisaldama andmebaasi andmeid koos veergude pealkirjadega. 2. Field - veerg, milles olevaid andmeid soovitakse funktsiooni abil töödelda. Välja määramiseks: a) trüki veeru järjekorra numbri (näiteks 5). Trükkida tuleb just number, mitte täht! b) trüki veeru pealkiri jutumärkide vahele (näiteks "Summa") c) klõpsa hiirega veeru pealkirjal 3. Criteria - viide tingimusele. Selle abil määratakse ära, millised andmed meid huvitavad. 35

36 Criteria (tingimus) tuleb koostada töölehel ja peab sisaldama vähemalt kahte lahtrit: 1. veeru pealkirja (sama pealkiri peab olema ka andmebaasi ühe veeru pealkiri) 2. otsitavat väärtust, mille järgi andmebaasis olevaid andmeid töödelda. Kasutan järgnevate näidete puhul antud tabelit: Tingimused: Lihtne tingimus, millele tuleb viidata, kui soovitakse töödelda vaid detsembri kuu andmeid. Liittingimus, kus soovid töödelda detsembri või jaanuari või veebruari andmeid. Kuu Aasta Regioon Dets 2005 Tallinn NB! Kui tingimused on ühel real, siis need peavad toimima üheaegselt (nö. ja ehk and tingimus): Liittingimus, kui soovid töödelda andmeid mitme välja järgi. Töödeldakse Tallinna ja 2005 aasta ja detsembri andmeid. Kuu Aasta Regioon Dets 2005 Tallinn NB! Kui on vajalik, et tingimus kehtiks vaid üks, siis tuleb need paigutada erinevatele ridadele. (nö. või ehk or tingimus): Töödeldakse detsembri või aasta või Tallinna andmeid. 36

37 Täiustatud filtreerimine ehk Advanced Filter Kui Autofiltrist jääb väheks, tuleks kasutada täiustatud filtreerimist ehk Advanced Filter, mida saab Data menüüst. Advanced filtril on võrreldes automaatfiltriga kolm täiendavat võimalust: 1.Keerukam filtreerimiskriteerium; 2.Arvutatud filtreerimiskriteerium; 3.Võimalik on ka filtreeritavad read koheselt kopeerida soovitud kohta. Filtreerimine 1. Kõige esimeseks sammuks on kursori viimine sellele töölehele, kuhu soovid filtreerimise tulemust saada! Enamasti on sul nii tabel ise kui ka kriteerium samal töölehel ja siin samas soovid ka selle tabeli ära filtreerida. Sel juhul sul juba ongi vajalik tööleht aktiivne ehk siin asubki kursor. 2. Teiseks klõpsad Data menüüst Advanced nuppu, ilmub Advanced Filter dialoogiaken 37

38 a) List range (Loendivahemik) näitab, kus asub see tabel, mida soovid filtreerida. Näitad selle ala lahtriaadressidena (või nimena!). Seejuures ka veergude pealkirjad peavad selle ploki sisse jääma. b) Criteria range (Kriteeriumivahemik) näitab, kus asuvad filtreerimiskriteeriumid. Needki näitad lahtriaadressidena. Ka siin on arvatavasti parimaks lahenduseks kursori väljale maha klõpsamine ja siis hiirega kriteeriumilahtrite ära märkimine 3.Action (Tegevus) täpsustab filtreerimise tulemust. Siin on kaks võimalust: Filter the list, in-place (Filtreeri loend, kohapeal). Copy to another location (Kopeeri teise asukohta). Kui soovid filtreeritud tulemuse kuhugi mujale paigutada, siis pead vaid klõpsama aktiivseks raadionupu Copy to another location. Peale seda muutub aktiivseks ka akna allosas olev Copy to (Kopeeri asukohta). Siia pead näitama vaid filtreeritud tabeli uue asukoha alguslahtri. Arvatavasti on sedagi välja hea näidata hiirega soovitud lahtris klõpsates. Kriteeriumi koostamine Advanced filtrit ei saa sisse lülitada suvalisel hetkel, vaid ikka alles peale seda, kui oled mõningast eeltööd teinud. Siin on selleks eeltööks filtreerimistingimuste (kriteeriumite) töölehele kirjutamine. NB! AdvancedFiltri kriteeriumi koostamine on väga sarnane andmebaasi kriteeriumi koostamisega! Kriteerium koosneb kahest osast: 1. Esimeses reas on veeru pealkiri, mis läheb kokku tabeli selle veeru pealkirjaga, kust soovid hakata andmeid võtma. 2. Alates teisest reast tulevad kriteeriumid (väärtused, mille järgi soovitakse filtreerida) 38

39 Kriteerium võib olla: Väärtuseline tekst või number (nt. puu, karp, 4 jne.). Võrdleva väärtusega (kasutades märke <, >, =, ><, >=, <=). Valemiga Põhimõtteliselt võid kirjutada kriteeriumi suvalisse kohta töölehel, vaid kriteerium ei tohiks olla päris kõrvuti teiste tabelitega - vajalik nö. ümbritsev tühi ring. Kasutan järgnevate näidete puhul seda tabelit Filtreerimise rakendamise reeglid Kui tingimused on ühel real, siis need peavad toimima üheaegselt (nö. ja ehk and tingimus) Tingimusele vastab kaks rida (5 ja 9) 39

40 Kui on vajalik, et tingimustest kehtiks vaid üks, siis tuleb need paigutada erinevatele ridadele. (nö. või ehk or tingimus). tingimus: Grupp Pakend aed lahtine Tingimusele vastab neli rida (4,5,7 ja 9) Filtreerib read, kus grupp on aed ja ka need read, kus on lahtine pakend. Need, eks, on kõik ükskikud tingimused, mitte ei toimi samaaegselt. Tingimusele vastab neli rida (3,4,5,9) tingimus: Filtreerib read, kus artikkel on pirn, read kus grupp on aed ja ka need read, kus on pakendiks kott. Pane tähele, et veerunimed võivad kriteeriumipiirkonnas korduda. Seda läheb vaja, kui soovid ühe veeru kohta esitada samaaegselt mitu tingimust. Valemite järgi arvutatav filtreerimistingimus... on üheks suuremaks erifiltri eeliseks. Kriteeriumi pealkiri tuleks kirjutada teistsugune ehk mitte kasutada veeru pealkirja. Ega hästi ei saagi seda ju kasutada, sest arvutatud tulemus on ju hoopis midagi muud. Valem algab võrdusmärgiga. Kui valem valmis, siis asendub lahtri sisu sõnaga True või False. 40

41 Vaata järgnevaid näited: Siin filtreerib programm need read, kus artiklite müügist teeniti üle 40 krooni. Siin näites jälle saad need read, kus müüdi alla 25 krooni. Ridade/veergude külmutamine ekraanile Kujutage ette, et te kerite Exceli töölehte allapoole. Kerimise ajal kaovad aga veerupealkirjad ekraanilt. See võib tekitada olukorra, kus te ei tea enam, kas arvud veerus G tähendavad ühikuid laos või tellimisel olevaid ühikud: Esimese rea veerupealkirjad. Paar rida allapoole kerides kaovad veerupealkirjad ekraanilt. 41

42 Külmutamine Paanide külmutamiseks klõpsake menüü View käsku Freeze Panes (Külmuta paanid). Paigale ei saa külmutada mitte ainult veerupealkirju, vaid ka reapealkirju või mõlemaid korraga. Külmutamiseks tehke järgmist 1. Ridade lukustamiseks valige rida (klõps rea numbril), millest ülespoole jäävad read soovite lukustada. 2. Veergude lukustamiseks valige veerg (hiireklõps veeru tähel), millest vasakule jäävad veerud soovite lukustada. 3. Ridade ja veergude samaaegseks lukustamiseks valige lahter, millest ülespoole jäävad read ja vasakule jäävad veerud soovite lukustada. Kui teil esimesel korral midagi valesti läheb, saate lihtsa vaevaga paanid jälle vabastada ning uuesti proovida. Selleks klõpsake käsku Unfreeze Panes. Kokkuvõtete tegemine ehk Subtotals Korraldus Subtotals võimaldab andmetabelisse lisada automaatseid vahe- ja lõppkokkuvõtteid: summad, keskmised, korrutised, miinimumid, maksimumid jne. NB! Enne korralduse rakendamist peab lähtetabel olema sorteeritud selle veeru väärtuste järgi, mille väärtuste muutumisel on vaja saada vahekokkuvõtteid. Kokkuvõtete tegemiseks tuleb: 1) read vajalikul viisil järjestada (sortida) 2) kursor viia tabeli suvalisele pesale ja anda menüüst Data korraldus Subtotals 3) avanevas dialoogikastis tuleb näidata, millise välja sisu muutumise järel tuleb teha vahekokkuvõte, milliseid funktsioone ja milliste veergude kohta rakendada 42

43 Järgnev andmetabel on edasise näite aluseks. Eesmärgiks on saada kuude kaupa kokkuvõtted väljale Makstud Sorteerime tabeli Kuu järgi, sel moel saavad kõik read, millele vahekokkuvõtet soovime, kokku rühmitatud. Tulemuseks saame: Nüüd aktiveerime tabeli mingi lahtri, ning valime menüüst Data töökäsk Subtotals 43

44 Avanevas aknas valime Kuu, Sum, ja siis Makstud siis saame: 44

45 PivotTable-aruannete koostamine (ehk Risttabelid) Risttabelid on sageli kõige mugavam, lihtsam ning ülevaatlikum võimalus oma andmetest kokkuvõtete tegemiseks. PivotTable-aruanne muudab kõik andmed väikesteks sisutihedateks aruanneteks, millest saate kätte just vajaliku teabe. Risttabel ehk pöördtabel on interaktiivne tööleht, mille abil on lihtne summeerida ja töödelda suuri andmemassiive mõnelt teiselt töölehelt. Pöördtabeli sees võib tabeli struktuuri muuta (pöörata ridu veergudeks ja vastupidi). Muutes andmeid originaal töölehel, muutuvad need ka pöördtabelis. Enne PivotTable-aruandega töö alustamist tuleb veenduda, et Exceli tööleht on aruandeks hästi ette valmistatud töölehel asuv tabel peab olema kujundatud andmebaasina. Veenduge, et lähteandmete töölehe esimesel real oleks igal veerul tiitel. Pealkirjade all olevad read peaksid sisaldama veeru piires sarnaseid üksusi. Näiteks peaks tekst olema ühes veerus, arvud teises ning kuupäevad kolmandas veerus. Teiste sõnadega, nt arve sisaldav veerg ei tohiks sisaldada teksti jne. Lõpetuseks, PivotTable-aruande jaoks kasutatavad andmed ei tohiks sisaldada tühje veerge ega ridu. 45

46 Risttabeli koostamine 1. Aseta aktiivne lahter andmete peale. 2. Vali Insert menüüst PivotTable Choose the data yhat you want to analyze - Iseloomusta, mis tüüpi on andmed, mida soovid analüüsida? Select a table or Range - Näita, kus asuvad andmed, mida soovid kasutada? Kui eelmises etapis valisid esimese variandi, siis selekteerib Excel ise vajalikud andmed. Choose where you want the PivotTable report... Kuhu risttabel paigutatakse? Aruande asukoha jaotises on juba valitud raadionupp Uuele töölehele (kui te ei soovi, et aruanne asetataks uuele töölehele, võite klõpsata raadionuppu Olemasolevale töölehele). New Worksheet - uuele töölehele Existing Worksheet - olemasolevale töölehele Vajuta OK, ekraanile ilmub tühi risttabel! 46

47 Nüüd koosta oma risttabeli struktuur! Ühel pool asub PivotTable-aruandeks valmis paigutusala, teisel aga PivotTable-liigendtabeli väljaloend. Loendis on esitatud lähteandmete veergude tiitlid. PivotTable-aruande koostamiseks tuleb teisaldada mis tahes väli PivotTable-aruande paigutusalale. Seda saab teha kas märkides välja nime juures asuva ruudu või paremklõpsates välja nime ning valides asukoha, kuhu välja teisaldada; või lohistamisega, - mis mulle tundub kõige lihtsam! Lohista akna paremas servas asuvaid väljade nimetusi vasakul olevasse diagrammi! Drop ROW - rea pealkiri Aasta Drop COLUMN - veeru pealkiri Regioon Drop DATA - ala, mis töötleb andmeid (andmetele rakendatakse funktsioon) tehingu summa Drop PAGE aruandefilter. Aruandefiltri abil keskendutakse aruandes mingile andmete alamhulgale. Kui kasutate välja Kategooria aruandefiltrina, on teil võimalik kuvada aruannet eraldi Piimatoodete ja Lihatoodete kohta või kahe toodekohta korraga NB! Tihti kõiki alasid ei pea kasutama, vaid ala DATA on kohustuslik täita! 47

48 Tulemuseks peab olema risttabel: Aruandefilter Aruandefilter Pööra tabel ringi! Neid tabeleid nimetatakse ka pöördtabeliteks, sest nende veerge võib muuta ridadeks ja vastupidi. Selleks tuleb lohistada aasta regiooni asemele ja regioon sinna, kus enne oli aasta. Risttabeli värskendamine Kui andmetabelis on algandmeid muudetud, tuleb risttabeli sisu värskendamiseks klõpsida tabelil hiire parema klahviga ja valida Refresh. 48

49 Erinevate funktsioonide kasutamine PivotTable aruandes Risttabelis võib teha arvutusi - summeerida andmeid, leida nende keskmise, maksimumi või miinimumi jm. Kokkuvõtva funktsiooni muutmiseks tee topeltklõps jooksva funktsiooni nimel (vaikimisi SUM) ning vali nimekirjast sobiv funktsioon Topeltklõps Sum väärtuste summa Count sagedus e. loendamine (kirjete arv) Average aritmeetiline keskmine Max maksimaalne väärtus Min minimaalne väärtus Product korrutis CountNums arvuliste väärtuste arv StdDev hinnang üldkogumi standardhälbele StdDevp valimi standardhälve Var hinnang üldkogumi dispersioonile Varp valimi dispersioon 49

50 Loendus risttabeli abil Mitu tehingut on teostanud iga müügimees? Sellele küsimusele vastuse saamiseks võib kasutada risttabelit! Excel valib ise arvandmete puhul summeerimise ja tekstandmete puhul loendusfunktsiooni. Vali Insert-PivotTable ja paiguta väljad järgmiselt: ROW = "Müügimees" DATA = "Müügimees" 50

51 Exceli tabeli viimine MS Wordi Kui tabel on saadud kopeerimise ja kleepimisega, aga on kasutatud käsku Paste Special ja tekkinud aknast valitud Microsoft Office Excel Worksheet Object...siis tulemuseks on aktiivne tabel, millega saab Wordis teha arvutusi Exceli vahenditega! Korraldus Paste Special Wordis: 51

52 Exceli tabel saab ka linkida oma dokumenti. Protsess algab Excelis tavalise kopeerimisega, kuid jätkub Wordis käsuga Paste Special ja avanenud aknast tuleks nüüd valida Paste link ja näidata, et tegemist on Exceli tabeliga Microsoft Office Excel Worksheet Object 52

53 Ridade ja veergude peitmine Lõpetatud tabel võib sageli palju pilkupüüdvam välja näha, kui sellel varjata vaheandmeid sisaldavad lahtrid, nii et näha jäävad vaid olulised sisendandmed ja tulemused. Kui on vaja, saab tabeli veergu (või rida) peita! Selleks valige peidetavad read või veerud 2. paremklõpsake märgistatud alal 3. ilmunud kiirmenüüs valige Hide (peita) Nüüd valitud piirkond on peidetud! Peidetud veergu (või rida) saab uuesti taastada järgmiselt: 1. märgistage peidetud veergude naaberveerud neist vasakul ja paremal 2. paremklõps 3. ilmunud kiirmenüüs valige Unhide 53

54 Töölehe kaitsmine Töölehe kaitsmine tähendab kõigi töölehe kaitstud lahtrite ja objektide kaitsmist. Üksikud lahtrid või lahtrivahemikud võivad ka kaitstud lehel olla kaitsmata (osaline kaitsmine). Üldine kaitsmine Terve töölehe kaitsmiseks vali menüükäsk Review >Protect Sheet: Ilmub dialoogiaken, mis soovib teada parooli NB! Seda parooli peab teadma, kui soovid töölehe kaitse eemaldada. Kaitse eemaldamiseks vali uuesti Review->Unprotect Sheet Kui tööleht on kaitstud, ei saa: Lisada ühtegi objekti või diagrammi Vormindada ühtegi lahtrit Lisada rida või veergu Redigeerida ja muuta lahtri sisu 54

55 Muuta töölehe mis tahes sisu Töölehe osaline kaitsmine Vaikimisi on kõik töölehe lahtrid kaitstud, kuid see toimib siis, kui sisse lülitada töölehe kaitse (ülalmainitud korraldus Protect Sheet). See tähendab, et kui sa lahtri omadustes teisiti ei määra, kaitstakse töölehe kaitsmise sisselülitamise järel kõiki lahtreid. Kui soovid kaitsta ainult teatud lahtreid, tuleb vaikimisi kaitse kõigi lahtrite puhul korraga välja lülitada. Kui soovid näiteks, et enamikku lahtritesse saaks kasutaja andmeid sisestada, siis eemalda nende puhul märge kastist Locked (Kaitstud), kuid säilita see nende lahtrite puhul, mille muutmist sa ei soovi (näiteks pealkirjad). See tähendab, et ainult teatud lahtrite kaitsmiseks on vajalik ette võtta kolm sammu: 1) eemaldada kõigi lahtrite kaitse, 2) valida lahtrid, mida soovid kaitsta, ja nende kaitse sisse lülitada 3) ning seejärel kaitsta kogu tööleht. 55

56 Töökäik on järgmine, kõigi lahtrite kaitse eemaldamiseks: 1) Selekteeri hiirega terve tööleht 2) Klõpsa menüü Home rühma Font dialoogiakna käivitit 3) Avanenud aknas vali vahekaart Protection 4) eemalda märge kastist Locked (kõigi lahtrite kaitse eemaldamiseks) ja vajuta OK Nüüd ongi kõik lahtrid kaitseta! 5) Edasi vali kaitstavate lahtrite piirkond 6) Klõpsa menüü Home rühma Font dialoogiakna käivitit 7) Ilmuvas dialoogiaknas vali vahekaart Protection ning märgi ära kast Locked ja klõpsa OK. NB! Kõik eelpooltoodu aga ei kaitse veel töölehte. Nüüd tuleb sisse lülitada töölehe kaitse: Review-> Protect Sheet. Siin saab anda ka parooli, mille abil saab pärast kaitset maha võtta. 56

57 Lahtri valemi peitmine Sul võib tekkida soov varjata oma valem, et keegi ei näeks, kuidas sa lahtrisse tulemuse said. Vaikimisi on lahtrid kaitstud ja peitmata. Samas tuleb ka siin meeles pidada, et need omadused toimivad õieti alles siis, kui kaitstud on ka tööleht ise. Lahtri valemi peitmiseks 1) vali vajalik lahter või lahtrivahemik 2) Klõpsa menüü Home rühma Font dialoogiakna käivitit 3) vali kaart Protection ning märgi kast Hidden Kui seejärel kaitsed ka töölehe (Review->Protect Sheet), jäävad valemi tulemused näha, valem ise aga mitte. Kui mõlemad kastid Hidden ja Locked on märgitud, siis on valem pärast töölehe kaitsmist nähtamatu ning lahtri sisu ei saa muuta. Kui kast Hidden on märgitud, aga kast Locked mitte, siis on valem pärast töölehe kaitsmist küll nähtamatu, aga lahtri sisu saab muuta. 57

58 Avamisparool Dokumendi võite parooli abil lukustada juhul, kui te ei taha, et teised kasutajad seda vaadata saaksid. Klõpsake Microsoft Office'i nuppu ja seejärel käsku Save As. Klõpsake menüü Toos käsku General options NB! Enda parooli meelespidamine on väga oluline. Parooli unustamise korral ei saa Microsoft seda teie jaoks taastada! Suvand Password to Open (avamisparool) on mõeldud dokumentide kaitsmiseks. Suvand Password to Modify (Muutmisparool) ei ole oma olemuselt turvafunktsioon. Selle eesmärgiks on ära hoida dokumentide tahtmatu muutmine. 58

59 Microsoft Exceli kiirklahvid CTRL+SHIFT+& Rakendab valitud lahtritele välisäärise CTRL+SHIFT_ Eemaldab valitud lahtritelt välisäärise CTRL+SHIFT+~ Rakendab üldise arvuvormingu CTRL+SHIFT+: Sisestab praeguse kellaaja CTRL+SHIFT+; Sisestab tänase kuupäeva CTRL+5 Rakendab või eemaldab läbikriipsutuse CTRL+F Kuvab dialoogiboksi Find (Otsing) CTRL+N Loob uue tühja töövihiku CTRL+P Kuvab dialoogiboksi Printimine CTRL+Z Kasutab käsku Undo (Võta tagasi ) CTRL+F2 kuvab akna Prindi eelvaade ALT+F1 loob praeguses vahemikus olevate andmete diagrammi SHIFT+F2 lisab või redigeerib lahtri kommentaari SHIFT+F3 kuvab dialoogiboksi Funktsiooni lisamine F4 Kordab võimalusel viimast käsku või toimingut F12 Kuvab dialoogiboksi Nimega salvestamine Save As 59