PROJEKT INOVÁCIE SLEDOVANIA DOCHÁDZKY V REÁLNYCH PODMIENKACH

Transcription

1 PROJEKT INOVÁCIE SLEDOVANIA DOCHÁDZKY V REÁLNYCH PODMIENKACH Ing. Peter Malega, PhD. Bc. Marián Maguška Technická univerzita v Košiciach Strojnícka fakulta Katedra priemyselného inžinierstva a manažmentu Němcovej 32, Košice, peter.malega@tuke.sk Abstract The goal of the paper is to design innovative process of attendance and accesses monitoring in selected business. The work is divided into 4 chapters. First part is focused on the selected business. Second part deals with the analysis of current situation of warning and notifying systems in selected business. Third part of the paper proposes the innovative process of attendance and accesses monitoring. The last fourth part is oriented on the expected benefits of the proposed innovation. Key words: project, innovation, attendance monitoring, business, system Úvod Stupeň rozvoja vedomostí, výskumu, vývoja, vzdelanosti a inovácií predstavuje v dnešnej dobe jeden z kľúčových faktorov, ktorý spôsobuje rozdielnosť vo výkonnosti ekonomiky. Vo vyspelých ekonomikách patrí systémový prístup a koordinácia inovačných stratégií a aktivít k základným úlohám štátu v trhovej ekonomike. Zároveň sú inovácie primárne podnikateľským javom a vznikajú v podnikateľskej sfére. [3] Práve podniky sú považované za hnaciu silu inovácií v ekonomike, pretože sú nútené inovovať v podstate v každej svojej činnosti, čo vyplýva predovšetkým z tlaku konkurencie, ktorý je čoraz silnejší. [4] Charakteristika podniku ako inovatívneho podniku Telegrafia, a.s. sídli v Košiciach a má pobočky v Bratislave a vo Zvolene. Je výrobcom a teľom špičkových produktov a riešení v oblasti varovných a vyrozumievacích systémov, ktoré boli vyvinuté na vývojovom oddelení Telegrafie. Okrem nosnej produktovej skupiny sa spoločnosť zameriava na poskytovanie služieb v oblasti IT vzdelávania a dodávok komplexných podnikových informačných systémov, založených na produkte Microsoft Dynamics NAV. [8] V oblasti varovných a vyrozumievacích systémov sú nosným prvkom produkcie elektronické sirény PAVIAN a GIBON, evakuačné rozhlasy AMADEO a JOHAN, kompaktná siréna SCREAMER, mobilná a solárna rada sirén, bezdrôtový obecný rozhlas TIBOR a špecializovaný softvér pre dispečerské centrá VEKTRA. Všetky tieto produkty boli vyvinuté vo vývojovom oddelení Telegrafie. Telegrafia ako prvá uviedla na globálny trh inovatívny modulárny produktový rad ascada, ktorý umožňuje efektívnu tvorbu profesionálnych riešení v oblasti ozvučovania vnútorných a vonkajších priestorov. Telegrafia a., s. napĺňa nasledujúce znaky inovačného podniku [8]: 1. Vysoký podiel investícií do výskumu, know-how, technológií a automatizácie výroby. 2. Kvalifikované pracovné sily a inovačné zdroje. 3. Minimalizácia nadbytočnosti pri všetkých typoch zdrojov. 4. Pružnosť umožňujúca variabilitu a rýchle zmeny vo výrobe a zmena kapacity výroby v závislosti od dopytu. 5. Kontinuálne usporiadanie materiálového toku. 6. Decentralizácia riadenia. Analýza súčasného stavu sledovania dochádzky v spoločnosti V rámci tohto príspevku bude analyzovaný proces sledovania dochádzky a prístupu v spoločnosti Telegrafia, a.s, pretože na základe situačnej analýzy v spoločnosti sa zistilo a následne sa aj rozhodlo, že tento proces si vyžaduje inováciu. Zamestnanci spoločnosti pracujúci na centrále v Košiciach pracujú v dvoch samostatne stojacich budovách na Lomenej 1 a Lomenej 7, ktoré stoja pri spoločnom parkovisku. [5] Pri vstupe do každej z budov je kniha príchodov a odchodov, do ktorej zamestnanci zaznamenávajú čas príchodu a čas odchodu. Pri prerušení pracovnej doby, napr. pri návšteve lekára, zákazníka, odchode na obed, atď. tiež zaznamenávajú čas príchodu a odchodu. Ak prechádzajú z jednej budovy do druhej napr. na porady, konzultácie, vyzdvihnúť tovar zo skladu, vyúčtovať služobnú cestu a podobne, odchod a príchod do knihy nezapisujú. Rovnako sa do knihy nezapisujú odchod a príchod v čase fajčiarskych prestávok (v oboch budovách je zakázané fajčiť a pre fajčenie je vymedzený priestor na parkovisku). Tým sa skresľuje evidencia času stráveného mimo pracoviska. 121

2 Kontrola dochádzky sa robí ručným spočítavaním týždenného pracovného času podľa knihy príchodov a odchodov. Robí sa nepravidelne, iba na požiadanie líniových alebo vrcholových manažérov. Plánovanie a schvaľovanie dovoleniek (Obr. 1) je realizované prostredníctvom programu Microsoft Outlook. Každý zamestnanec má svoje konto, do ktorého sa prihlasuje menom a heslom. Pri plánovaní dovolenky zamestnanec zaznamená do svojho kalendára v programe Microsoft Outlook, na ktorý deň a od ktorej do ktorej si plánuje dovolenku. Celodenná dovolenka je plánovaná ako 8 za sebou idúcich hodín a poldňová dovolenka ako 4 za sebou idúce hodiny. Dovolenka môže byť plánovaná aj ako opakovaná akcia, ktorá môže prechádzať z mesiaca na nasledujúci mesiac. Dovolenku zamestnanec plánuje formou schôdze v programe Microsoft Outlook, kde ako účastníka schôdze pozve konto Dovolenky. Obr. 2 Konto dovolenky v programe Microsoft Outlook Po kliknutí na priečinok s názvom oddelenia sa zobrazí obsah priečinka jednotlivé žiadosti o schválenie dovolenky zaslané zamestnancami. Líniový manažér kliknutím na tlačidlo Schváliť (Accept) schváli dovolenku (viď Obr. 3) a kliknutím na tlačidlo Odmietnuť (Decline) žiadosť o dovolenku zamietne. Zamestnanec je informovaný o schválení alebo zamietnutí dovolenky om, ktorý mu automaticky zašle program Microsoft Outlook. Obr. 1 Plánovanie dovolenky prostredníctvom programu Microsoft Outlook Plánovanú dovolenku schvaľujú línioví manažéri. Pokiaľ pracovník pracuje aj na projektoch riadených projektovými manažérmi, líniový manažér pred schválením dovolenky prekonzultuje schválenie s projektovými manažérmi. Línioví manažéri schvaľujú dovolenku prijatím pozvánky na schôdzku v programe Microsoft Outlook. Konto Dovolenky majú pridané ako ďalšie konto a v priečinku Došlá pošta (Inbox) sa zobrazuje počet nevyriešených žiadostí o dovolenku ako počet neprečítaných správ. Požiadavky od zamestnancov sa ukladajú do priečinkov pre jednotlivé oddelenia podľa priradení zamestnanca do oddelenia, ako ukazuje Obr. 2. Obr. 3 Schvaľovanie dovolenky v programe Microsoft Outlook Do piateho kalendárneho dňa v každom mesiaci asistentka prichystá pre externú firmu, ktorá zabezpečuje mzdovú agendu formou outsourcingu, informácie o čerpanej dovolenke na základe informácií: schválených dovolenkách z konta Dovolenky v programe Microsoft Outlook, spolu s údajmi o počte dní práceneschopnosti, celodennom ošetrení, atď podľa dokladov doručených zamestnancami, a spracované údaje zasiela om do externej firmy. 122

3 Z analýzy vyplynuli nasledujúce požiadavky, ktoré by mal inovovaný systém sledovania dochádzky spĺňať. Išlo o tieto skutočnosti [5]: zaznamenávať objektívne informácie o príchodoch a odchodoch z pracoviska, dostupnosť informácií o odpracovanom čase, nadčasoch, čerpaní a zostatku dovolenky, návštevách lekárov a iných prerušeniach pracovnej doby v reálnom čase, minimalizácia manuálnej práce a tým aj možnosti vzniku chýb, automatické prepojenie na mzdový systém. Po ukončení prestavby budovy na Lomenej 1 sa situácia zmení. Všetci zamestnanci centrály v Košiciach sa postupne presťahujú do budovy na Lomenej 1, čím sa odbúra nutnosť prechádzania medzi budovami pri bežných pracovných činnostiach. Návrh inovácie systému sledovania dochádzky v spoločnosti Požiadavky vyplývajúce z analýzy spĺňa prepojenie existujúceho mzdového a personálneho systému s novo implementovaným dochádzkovým systémom. Technické vybavenie, ktoré požaduje dochádzkový systém sa dá využiť aj pre prístupový systém v rámci budovy, a preto je vhodné riešiť zavedenie týchto systémov v jednom inovačnom projekte. Navrhované prepojenie systémov je znázornené na Obr. 4. [5] Dochádzkový systém Mzdový a personálny systém Prístupový systém Pohyb návštevníkov po budove bude možný iba po zaevidovaní návštevníka (zaevidovanie mena návštevníka a jeho čísla občianskeho preukazu), pridelení návštevníckej karty a po budove sa bude môcť pohybovať iba v sprievode zamestnanca spoločnosti. Obr. 5 Turniket s prístupom Turniket musí spĺňať nasledujúce požiadavky: identifikáciu osôb pomocou čítačky bezkontaktných identifikačných kariet alebo čipov, pripojenie k počítaču s možnosťou diaľkového ovládania, funkcia antipanika s možnosťou voľného priechodu osôb vo vybranom smere v prípade potreby. Prístup na jednotlivé poschodia bude možný po priložení karty k jednoduchému snímaču kariet doplnenému o klávesnicu (Obr. 6). Prístup do chránených zón bude riešený cez terminál (Obr. 7), ktorý musí spĺňať nasledujúce požiadavky: identifikácia prostredníctvom odtlačku prsta, hesla, PINu alebo identifikačnej karty pre jednoznačnosť autorizácie používateľa, intuitívne ovládanie, odolnosť proti poškrabaniu, nárazu a vibráciám. Podnikový informačný systém Obr. 4 Prepojenie existujúcich a novo navrhnutých systémov Vstup do budovy bude možný iba cez turnikety (Obr.5), ktoré umožnia vojsť iba osobám s identifikačnou čipovou kartou. Príchod a odchod z budovy bude zároveň informáciou pre dochádzkový systém. Pri odchode z budovy bude možné zadať dôvod odchodu (návšteva zákazníka, služobná cesta, návšteva lekára, atď.). Identifikačná karta sa bude používať aj na prístup na jednotlivé poschodia. Vstup zo schodišťa alebo z výťahu na poschodie bude možný iba po priložení identifikačnej karty ku snímaču. Vstup bude umožnený iba osobám, ktoré majú v systéme definované prístupové práva na dané poschodie. Obr. 6 Snímač kariet Obr. 7 Terminál pre vstup 123

4 Plán inovačného projektu Na zavedenie nového dochádzkového a prístupového systému a ich prepojenie na existujúci mzdový a personálny systém a podnikový informačný systém (ERP systém) navrhujeme vytvoriť inovačný projekt. Projekt bude riešený na oddelení ERP a manažérom projektu bude líniový manažér oddelenia ERP. Ciele projektu Globálny cieľ projektu bude zavedenie dochádzkového a prístupového systému, ktoré spĺňajú požiadavky uvedené v návrhu riešenia. Globálny cieľ je v súlade so strategickým cieľom spoločnosti. Špecifické ciele projektu navrhujeme definovať takto [5]: 1. vybrať teľa dochádzkového a prístupového systému, 2. uviesť do prevádzky dochádzkový systém, 3. uviesť do prevádzky prístupový systém, 4. prepojiť dochádzkový a prístupový systém s existujúcim mzdovým systémom, 5. prepojiť dochádzkový systém s existujúcim ERP systémom, 6. vyškoliť používateľov na používanie dochádzkového a prístupového systému, prepojenia s ERP systémom. Dekompozícia činností projektu a Ganttov diagram Dekompozícia prác v projekte vychádza z definovaných špecifických cieľov. Jednotlivé úlohy projektu sú rozdelené do balíkov úloh, ktoré sú zhodné so špecifickými cieľmi projektu. Jednotlivé úlohy v balíkoch úloh sú uvedené v Ganttovom diagrame na Obr. 8. Obr. 8 Ganttov diagram inovačného projektu pre zavedenie dochádzkového a prístupového systému [5] 124

5 Školenia používateľov Prepojenie s ERP systémom Prepojenie so mzdovým systémom Dodávka prístupového systému Dodávka dochádzkového systému Výberové konanie Balíky úloh projektu Vedenie TLG Projektový manažér Dodávateľ dochádzkové ho systému Dodávateľ prístupového systému Konzultant ERP Programátor Používatelia Transfer inovácií 31/ Zdroje projektu a matica zodpovednosti Pre prácu na projekte navrhujeme nasledujúce zdroje projektu: projektový manažér líniový manažér oddelenia ERP spoločnosti Telegrafia, a.s., vedenie TLG vedenie spoločnosti Telegrafia, a.s., oddelenie nákupu oddelenie nákupu spoločnosti Telegrafia, a.s., telia potenciálni telia dochádzkového a prístupového systému oslovení oddelením nákupu pre prezentovanie produktu a zaslanie cenovej ponuky, teľ DS vybraný teľ dochádzkového systému, používatelia zamestnanci spoločnosti Telegrafia určení na testovanie dodaného systému, teľ PS vybraný teľ prístupového systému, konzultant ERP konzultant spoločnosti Tab. 1 Matica zodpovednosti za projekt [5] Členovia projektového tímu schvaľuje, výstupy schvaľuje dodané, výstupy výstupy, 125

6 Telegrafia, a.s. pridelený na prácu na projekte, programátor člen vývojového oddelenia alebo oddelenia ERP pridelený na prácu na projekte Po schválení navrhovaného plánu projektu búdu do projektu doplnené konkrétne mená pre všetky pracovné zdroje, ktoré sú zamestnancami spoločnosti Telegrafia, a.s. Po ukončení výberového konania a podpísaní zmluvy s teľmi bude v prílohe každej zmluvy definovaný projektový tím a projektový manažér teľa spolu s kontaktmi na všetkých členov teľského tímu. Matica zodpovednosti určuje zodpovednosť jednotlivých členov projektového tímu na balíkoch úloh projektu. Matica zodpovednosti pre inovačný projekt je v Tab. 1 a bude priebežne aktualizovaná počas realizácie projektu. Plán kontroly projektu a riziká projektu Projekt navrhujeme kontrolovať projektovým manažérom priebežne. Raz týždenne navrhujeme kontrolu v spolupráci s projektovým manažérom teľa. Vedenie spoločnosti Telegrafia by malo projekt kontrolovať iba pri míľnikoch projektu, ktoré sú uvedené v Ganttovom diagrame projektu. Očakávané riziká v inovačnom projekte sú uvedené v Tab. 2. a Tab. 3. Obsahujú návrh opatrení pre všetky riziká, ktoré majú veľkú pravdepodobnosť výskytu, alebo veľký dosah na projekt. Tab. 2 Riziká projektu [5] Riziko Dodávatelia dochádzkového a prístupového systému nedodajú systém načas alebo podľa požiadaviek Problematické a finančne náročné vzájomné prepojenie systémov. Pravdepodobnosť výskytu veľká veľká Dosah na projekt stredný veľký Dlhá dodacia doba turniketov, snímačov a terminálov stredná stredný Stav prestavby budovy neumožní montovanie turniketov, snímačov a terminálov podľa plánu Dodané turnikety, snímače a terminály nebudú vyhovovať požiadavkám Používatelia nebudú k dispozícii na testovanie z dôvodu čerpania dovolenky malá malá stredná stredný veľký veľký Tab. 3 Návrh opatrení pre vybrané riziká [5] Riziko Problematické a finančne náročné vzájomné prepojenie systémov Dodávatelia dochádzkového a prístupového systému nedodajú systém načas alebo podľa požiadaviek. Dodané turnikety, snímače a terminály nebudú vyhovovať požiadavkám Používatelia nebudú k dispozícii na testovanie z dôvodu čerpania dovolenky Návrh opatrení Pri výbere teľov vybrať rovnakého teľa pre oba systémy, ideálne rovnakého teľa ako pre existujúci mzdový systém. Pri inom teľovi požadovať referenciu na ním dodané riešenie spoločnosťou požadovaným prepojením systémov a overiť ju. Ošetriť v zmluve o dielo. Vyžiadať referencie a overiť ich. Požiadať o predvedenie ponúkaných snímačov a terminálov v rámci prezentácie riešenia. Pri vytváraní projektového tímu zohľadniť plán dovoleniek. Pravidelne aktualizovať priradenie podľa zmien v projekte. 126

7 Očakávané prínosy navrhovanej inovácie Navrhovaná inovácia sa bude týkať zmeny organizácie vnútrofiremných procesov. Jedná sa o inováciu s prelomovou intenzitou zmeny. Podľa úrovne zmien ide o novosť v rámci podniku. Životný cyklus inovácie je vo fáze prípravy. Inovačný proces je vo fáze tvorby inovácie. Pri inovačnom projekte bude použitý útvarový projektový manažment. Podľa metodiky UNIDO (United Nations Industrial Development Organization) je inovačný projekt v predinvestičnej fáze. Podľa delenia na fázy podľa normy STN ISO (1) je inovačný projekt vo fáze koncepcie projektu, kde v rámci tejto práce bol definovaný projekt a vytvorený projektový zámer. [5] Záver Podniky sú považované za hnaciu silu inovácií. Aj keď sú inovácie pre podniky rizikom, najväčším rizikom je neinovovať. Do inovácií podniky tlačí nielen konkurencia, ale aj nové požiadavky zákazníkov. [6] Inovácie si vyžadujú nielen inovatívne nápady a kvalifikované pracovné sily, ktoré ich vedia pretaviť do inovatívnych projektov a nových výrobkov a služieb, ale aj financie nutné na ich realizáciu. [2] Inovácia je proces a preto je ju potrebné riadiť. Na riadenie inovačných projektov sa používa štandardná metodika riadenia projektov. Čím vyššia úroveň zmien je pri inovácii, tým je vyššie riziko inovácie, a preto je pri inovačných projektoch zvlášť dôležité sledovať a neustále vyhodnocovať riziká projektu. [1, 7] Literatúra [1] CHROMJÁKOVÁ, F.: Projektové riadenie. [online]. [cit ]. Dostupné na internete: [2] KOVÁČ, M. a kol.: Tvorba a riadenie inovácií. Košice: Strojnícka fakulta Technickej univerzity, Vydanie prvé. ISBN [3] KOVÁČ, M.: Inovácia a technická tvorivosť. Košice: Technická univerzita, ISBN [4] KYSEĽÁKOVÁ, D.: Inovačná stratégia SR a inovačný potenciál podnikov v podmienkach budovania znalostnej ekonomiky. [online]. [cit ]. Dostupné na internete: iselakova.pdf [5] MAGUŠKA, M.. Inovácia ako nástroj rozvoja podniku. Bakalárska práca. Košice. 52 s [6] SABOL, T., MACEJ, P.: Projektový manažment, Košice: Technická univerzita, 2001, ISBN [7] VŠETEČKA, P.: Životný cyklus projektu. In: efoxus 2/2007. [online]. [cit ]. Dostupné na internete: [8] Príspevok bol riešený v rámci projektu 079TUKE-4/2013: Inovácia laboratórnych výučbových technológií v študijnom programe Priemyselné inžinierstvo a v rámci projektu 004TUKE-4/2013: Intenzifikácia modelovania vo výučbe II. a III. stupňa v študijnom odbore Priemyselné inžinierstvo. 127